Projektna ekipa je Koncept, faze razvoja in vodenje

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Projektna ekipa je skupina ljudi, od katerih je odvisen njen uspeh. Dve glavni nalogi, ki se rešujeta pri razmišljanju o novi ideji, sta: zbrati ekipo, jo pripraviti na učinkovito delo. Ker je organizacija projektne ekipe pomemben in odgovoren dogodek, se bomo o tem vprašanju podrobneje posvetili.

Bistvo izraza

Odvisno od posebnosti, vrste, obsega obravnavane pobude lahko pri delu sodelujejo tako posamezni strokovnjaki kot več različnih organizacij. Vsi so člani projektne ekipe v najširšem pomenu besede. Med predstavniki iniciativne skupine so:

• vlagatelji;
• neposredne stranke;
• finančna podjetja;
• oblikovalci;
• poslovni svetovalci;
• dobavitelji virov in materialov;
• različni izvajalci.

Vsak od njih nekaj izvededoločene funkcije, je odgovoren za določen del dela. Med vsemi zaposlenimi je izbrana mikroskupina, ki bo reševala določene probleme v celotnem razvoju in implementaciji inovativne ideje.

Učinkovita projektna ekipa so ljudje, ki so neposredno vključeni v izvajanje nove pobude, ki poročajo vodji projekta. Njena izdelava je predpogoj za uspešno izvedbo ideje, ki prispeva k nastanku unikatnega izdelka.

Pomembne točke

Projektna ekipa je ekipa, ki se oblikuje pred izvedbo iniciative "v življenju". Razpusti se takoj po uspešno opravljeni nalogi.

Sestavo projektne ekipe izberejo profesionalci, kar je drag in dolgotrajen proces. Za dosego želenega rezultata je treba vzpostaviti prijateljske in delovne odnose med člani skupine. V nekaterih primerih se v podjetju ustvari delovna skupina za varčevanje z materialnimi sredstvi. Namen njenega dela je opraviti določeno nalogo, ki je v določenem trenutku pomembna za organizacijo.

Operacija

Struktura projektne skupine in njeno število se razlikuje glede na posebnosti ideje, ki se izvaja.

Vsak udeleženec je odgovoren za določen del projekta, hkrati pa sledi osebnim interesom.

Ustvarjanje projektne ekipe ne vključuje samo oblikovanjaskupine, pa tudi skupni trening, komunikacija. Ta pristop prispeva k doseganju želenega rezultata. Ob ugodni psihološki klimi med udeleženci se odločitve sprejemajo mobilno in uravnoteženo. Enako misleči ljudje upoštevajo zunanje in notranje dejavnike, zato je proces implementacije idej v življenje pospešen.

Načelo ustvarjanja

Kako je oblikovana projektna ekipa? Ta skupina ima številne pomembne razlike od stabilne ekipe delavcev. Ker opravlja določene funkcije le v določenem časovnem intervalu. Obstajajo določena načela njegovega oblikovanja. Oglejmo si to vprašanje podrobneje.

Glavni akterji ideje (izvajalec in naročnik) ustvarijo lastne skupine, ki jih vodijo profesionalni menedžerji. Po medsebojnem dogovoru strank je vodja vodja od naročnika ali od izvajalca.

Razvoj projektne ekipe prispeva k doseganju naloge v najkrajšem možnem času. Vodstvena funkcija managerjev je opravljati naslednje naloge:

• pri načrtovanju izvajanja pobude;
• zagotavljanje ideje s pravim osebjem;
• sistematično spremljanje dejavnosti;
• motivirajte zaposlene za doseganje določenega rezultata.

Posebna izvedba ideje

Vodenje projektne ekipe se določi ob upoštevanju posebnosti implementirane pobude. To neposredno vpliva na strukturo skupine, številopotrebni strokovnjaki, zahteve za njihove veščine in sposobnosti.

Projektna ekipa je enoten mehanizem, katerega koordinacija določa čas potrebnega dela. Na primer, če se bo načrt izvajal na področju zdravstvenega varstva, bo ekipa potrebovala pooblaščene zdravstvene skrbnike in zdravnike.

Gradbena ekipa projekta so projektanti, arhitekti, gradbeniki, dobavitelji, brez katerih si je težko predstavljati ta sektor gospodarstva.

Organizacijsko-kulturno okolje

Zunanji dejavniki pomembno vplivajo na delo podjetja. Notranji elementi vključujejo naslednje vidike: povezanost partnerjev, kolektivne norme dela, porazdelitev funkcionalnih odgovornosti, komunikacijske veščine.

Ustrezno vodenje projektne skupine pomaga zmanjšati takšne vplive. Bistvena razlika med timom in klasičnim tipom delovnega kolektiva je njegovo delovanje na podlagi strokovnosti in poslovnih kvalitet in ne uporabe tipičnega hierarhičnega načela.

Način oblikovanja

Nove pobude se lahko pojavijo tako znotraj ene organizacije (podjetja), kot tudi s sodelovanjem več majhnih podjetij hkrati. Zato se oblikovanje projektne ekipe izvaja na različne načine. To je pomemben pogoj.

Odvisno od cilja projektne ekipe se uporabljajo določena orodja in pristopi. Na primer, ko je bistvo ideje povezano s prestrukturiranjem, širitvijo, posodobitvijo znotraj določenega podjetja, projektje del vsakodnevnega dela vodje in strokovnjakov, izbranih za delo.

Classic

Upravitelj, ki ga imenuje vodja podjetja, poleg njegovih glavnih funkcionalnih nalog vodi tudi idejo, izvaja ta poseben načrt.

Ima popoln dostop do zahtevanega osebja, pooblastila za usklajevanje vseh dejanj, načrtovanje faz dela. V splošni organizacijski strukturi podjetja se pri razmišljanju o novi ideji izpostavi ločena strukturna enota.

Ta model je klasična oblika, uporablja se predvsem v velikih podjetjih. Predpostavlja prednost inovativnosti pred vsakodnevnimi aktivnostmi, saj se vodja ne dotika tipične hierarhije, vzpostavljene v podjetju. Vodja in glavni člani ekipe so za nekaj časa oproščeni svojih neposrednih funkcionalnih dolžnosti. Za kustosa skupine je imenovan vodja družbe ali njegov namestnik.

Mešana oblika

Primeren je za srednje velika podjetja. Bistvo oblikovanja projektne ekipe je, da inovacijo vodi zunanji vodja. On je tisti, ki je odgovoren za uspeh izvedbe ideje. Za dokončanje naloge, ki mu je bila dodeljena, lahko tak specialist v projekt vključi zaposlene drugih oddelkov. Razlika je v tem, da poleg dela na inovacijah še naprej izpolnjujejo glavne odgovornosti.

Če idejo izvaja več podjetij hkrati, vključuje projektno skupinopredstavniki vseh podjetij, ki jih zanima uspeh. Takšna organizacija procesa velja za standardno, v kateri se za vsako idejo ustvari ločena skupina izvajalcev.

Osnovni pristopi k izgradnji ekipe

Trenutno se uporabljajo štiri osnovna načela:

• postavljanje ciljev;
• medosebno;
• igranje vlog;
• problematično - orientacijsko.

Prva vključuje postavitev končnega cilja kot vodila za delo projektne ekipe, predhodno razmišljanje o načinih, kako ga doseči.

Medosebno načelo je v povečani pozornosti do odnosa med člani tima. Uspeh dela je neposredno odvisen od vzpostavljanja komunikacijskih zaupnih odnosov, zato se vodja projekta pogosto zateče k pomoči strokovnega psihologa.

Načelo vloge je namenjeno delitvi osnovnih moči med člani skupine, pri čemer daje vsakemu posamezniku svoje pravice in odgovornosti.

Zadnje načelo prispeva k reševanju vseh spornih vprašanj v okviru skupnih sporov, kar bistveno pospeši izvajanje načrta in poveča njegovo učinkovitost.

Merila za izbor zaposlenih

Posebna pozornost je namenjena izkušnjam in strokovnosti ljudi, ki bodo sodelovali pri razvoju in implementaciji za podjetje pomembnih novosti. Zaposleni, vključeni v projekt, morajo biti proaktivni, pripravljeni prevzeti odgovornost za odločitve, ki jih sprejemajo. Želja, da bi delu posvetili največ časa, je dobrodošla intudi samostojnost pri načrtovanju faz aktivnosti.

Pri ustvarjanju projektne ekipe ni posebnih zahtev glede starostne sestave. Da bi združil novo majhno ekipo, vodja organizira skupne dogodke: počitnice, pohodniške izlete, poslovne zabave.

Struktura je razvita ob upoštevanju funkcij, ki jih izvajajo strokovnjaki, in razmerja med njimi. Med skupinskimi procesi, ki vplivajo na učinkovitost doseganja cilja, ugotavljamo skupinski pritisk, dinamične kazalnike, razmišljanje s skupnimi odločitvami. Med dejavniki, ki negativno vplivajo na hitrost projekta, ugotavljamo pomanjkanje jasno oblikovanega cilja, delovnega načrta, nenehne notranje konflikte, pa tudi pomanjkanje sredstev in nezainteresiranost vodje za promocijo projekta.

V realnosti naše države se ob privabljanju dragocenih strokovnjakov iz drugih oddelkov v ekipo pojavljajo različni konflikti med vodji oddelkov in vodji. Največje težave se pojavijo pri mladih in perspektivnih zaposlenih, ki prejmejo odgovorno nalogo vodje. Problem v takih situacijah je treba rešiti s konstruktivnimi pogajanji, vodstvo pa bi moralo dati pravi poudarek ekipi.

Stape nastajanja in cikel "življenja"

Po nastanku zanimive ideje do uspešne implementacije v realnost poteka več zaporednih stopenj hkrati. V tem času se vzpostavljajo odnosi med zasebnimi trgovci, ki gradijo dobronamerno in učinkovitosodelovanje. Vodja opazuje procese, ki se odvijajo v skupini, ustavlja konflikte in nesporazume ter usmerja udeležence k končnemu rezultatu.

Na orientacijski stopnji se izvede začetno površno spoznavanje vseh članov nove skupine. So v stanju negotovosti in negotovosti v svojih močeh in zmožnostih, zato je pomembno, da vodja na tej stopnji ustvari pravi odnos.

Menedžer ne samo usmerja svoje somišljenike, ampak tudi odgovarja na vprašanja, oblikuje seznam pravil, cilj, metode za dosego.

V procesu komunikacije se pojavljajo konflikti in nesoglasja glede porazdelitve funkcij v timu. Vodja mora skrajšati trajanje te faze, da v najkrajšem možnem času razdeli vloge med člane skupine.

Navdušenje vsakega zaposlenega, njegova želja, da pokaže pobudo, neodvisnost in izvirnost pri načrtovanju glavnih faz dejavnosti, je neposredno odvisna od interesa samega vodje.

V fazi sodelovanja se pričakuje vzpostavljanje zaupanja vrednih odnosov, jasna porazdelitev vlog in dosledno delo pri obravnavi delovnega načrta.

Delovna faza je čas, neposreden čas za uresničitev vseh idej v resničnem življenju. Njegovo trajanje je povezano s posebnostjo obravnavane ideje, pa tudi s finančnimi zmožnostmi podjetja, ki izvaja projekt.

Zadnja faza je ocena učinkovitosti projekta, popolnosti doseganja cilja, zastavljenega na začetku dela.