Kadrovsko načrtovanje v organizaciji: faze, naloge, cilji, analiza

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Kadrovsko načrtovanje se izvaja v kateri koli organizaciji in v javni službi. To dejavnost izvaja izključno strokovna služba. Še vedno pa se kadrovsko načrtovanje v organizaciji izvaja le v tesni povezavi s predstavnikom delodajalca ali neposredno s samim vodjem.

Definicija in funkcija

Seveda samo vodstvo izpostavlja in uresničuje strateško usmeritev, vendar se to še vedno dogaja na podlagi izračunov, ki jih posredujejo kadrovniki. In v skladu s tem nato razvijejo nabor ukrepov za organizacijo preverjene politike in pravzaprav samih načrtov, ki jih odobri delodajalec.

Kadrovsko načrtovanje v organizaciji je skupek takih ukrepov, katerih namen je podjetju ali državnemu organu zagotoviti zaposlene, ki so sposobni reševati vse sedanje in prihodnje naloge, s katerimi se sooča njihova institucija. In tukaj je potrebnopoudarite zelo pomembno točko.

Ko v organizaciji poteka kadrovsko načrtovanje, je treba upoštevati ne le naloge, s katerimi se podjetje trenutno sooča, temveč tudi možne možnosti. Vedno moraš odgovoriti na vprašanje, kaj je naslednje?

Na primer enak trend zmanjševanja števila zaposlenih v državni službi. Ko si vodje zamislijo dogodek načrtovanja delovne sile v organizaciji, morajo seveda imeti v mislih možnost, da podjetje ne bo imelo več novih prostih delovnih mest ali pa bo morda moralo zmanjšati obstoječa in na podlagi tega pripraviti akcijski načrt.

Vprašanja

Vsako načrtovanje osebja v organizaciji vam omogoča, da rešite pet nalog.

Prvo od teh je vprašanje: "Koliko zaposlenih in kakšne kvalifikacije so, kdaj in kje jih bodo potrebovali?". To na kratko pomeni: koliko, koga in kje.

Drugo vprašanje

Kako kar najbolje izkoristiti lastnosti (zmožnosti, znanje in strokovne izkušnje), ki jih že imajo vsi zaposleni?

In tukaj se morate spomniti individualnega pristopa, to pomeni, da je vse odvisno od določenega strokovnjaka. Kako zagotoviti, da je na svojem mestu in prinese največjo možno korist podjetju, v katerem dela. Ponavljam, kadrovsko načrtovanje v organizaciji je čisto tako rekoč osebna in ne povsem prijetna zadeva. To je izkoriščanje obstoječih zaposlenih.

V tem primerudelodajalci morajo kar najbolje izkoristiti ljudi, s katerimi delajo, in to je v redu.

Prilagajanje števila zaposlenih

Tretja naloga je obravnavati vprašanje: "Kako pritegniti pravo in zmanjšati nepotrebne kadre, ne da bi pri tem povzročili družbeno škodo?".

Tudi to je zelo pomembno, saj se načrtovanje kadrovskega dela v organizaciji seveda spušča v zmanjševanje zaposlenih in samih zaposlenih. Vodje morajo razmišljati o tem, da bodo ljudje, ki jih odpustijo, do neke mere končali na ulici. Seveda se bo nekdo znašel v novem poklicu ali v istem, nekdo pa takšne ovire ne bo mogel premagati. In to pomeni družbene posledice, škodo. Zakaj potrebujemo množice brezposelnih uradnikov, ki lahko potem odidejo opravljat na primer svetovalne storitve. In to bo v organizaciji, ki recimo ni povsem prijazna do zakona.

Upoštevati je treba, da je najnevarnejši zločinec nekdanji policist. Enako velja za vse javne uslužbence. Najbolj nevarni lobisti in najbolj izkušeni GR-specialisti so nekdanji državni uslužbenci.

Zakaj bi katera koli struktura ustvarila tako nevaren precedens, bolje je, da ta trenutek zgladimo že v fazi načrtovanja kadrovskega dela v organizaciji.

Razvoj osebja

Vsako podjetje razmišlja tudi o četrtem vprašanju: "Katere aktivnosti je treba načrtovati za čim bolj učinkovit strokovni razvoj vseh zaposlenih?".

To so morda dogodki, povezani zk nadaljnjemu izobraževanju. Pa tudi nekaj izobraževalnih seminarjev na kraju službe in usposabljanj, ki niso neposredno povezana s strokovnim znanjem, ampak razvijajo osebnostne lastnosti specialistov.

V zadnjem času so prišli v modo seminarji psihološke narave in team building. Z določenimi sredstvi in politično voljo lahko vladne agencije načrtujejo te dejavnosti.

Zadnje vprašanje

Koliko bodo stanejo vse načrtovane dejavnosti?

Menadžment lahko razmišlja, kolikor hoče, vendar ima vsako podjetje omejitev proračuna. In tu se spet razkriva nov cilj kadrovskega načrtovanja v organizaciji. Vodstvo ne more preseči meja, ki jih postavljajo višje oblasti. Na primer, za zvezno agencijo je omejitev vlada sama.

Ta cilj kadrovskega načrtovanja v organizaciji izhaja iz dejstva, da nekatera podjetja nimajo možnosti zaslužka, ker niso zasebna pisarna. Zato je nujno delovati le v tistih proračunskih okvirih, ki so odobreni od zgoraj. Če torej podjetje nima predvidenih sredstev za na primer dodatno izobraževanje zaposlenih, bo treba poklicno izpopolnjevanje poskrbeti na drug način.

Paket načrtovanja

Naloge kadrovskega načrtovanja v organizaciji se v veliki meri zmanjšajo na načrtovanje potrebe po osebju, kadru in specifičnih dejavnostih. Nastavljeni so za podjetje za koledarsko leto.

In končno, najbolj tehnična naloga pri organizaciji kadrovskega načrtovanja, pri upravljanju osebja je dejavnost služb za implementacijo strokovnega kadra v podjetju. Če ste pozorni na zvezni zakon št. 79 o državni in javni upravi, potem lahko v 44. členu vidite vsa navodila državnega organa.

Najprej gre seveda za pripravo ustreznih aktov o kadrovskem vprašanju s strani predstavnika delodajalca: sklepov o sprejemu, certificiranju in odpuščanju, pa tudi napotitev za dodatno izobraževanje itd.

Drugič, to je seveda organizacija relevantnih dogodkov. Na primer ustvarjanje natečajev, izvajanje certifikacijskih in kvalifikacijskih izpitov, zagotavljanje dela komisije za uradne spore in reševanje navzkrižja interesov, pa tudi vodenje tekočih kadrovskih evidenc, vodenje delovnih knjižic, osebnih kartotek ipd..

Poleg tega ta služba v svojem okviru izvaja resno metodološko delo. To pomeni, da so kadrovniki tisti, ki določajo metodo, oziroma samo ponujajo, in seveda delodajalec sam odobri, kandidate za storitev in oceni prijavitelje. Seveda v okviru, ki ga določa zakon.

Načrtovanje kadrovske politike v organizaciji sestoji tudi iz oblikovanja metodologije za atestiranje in ocenjevanje kadrov, vključno s trenutnimi. In tu je posebnost javne službe v tem, da bi morali v različnih državnih organih te postopke po eni stranienoten, in to je zahteva zakona, po drugi strani pa v Rusiji pravzaprav ni enotnega organa, ki bi se ukvarjal s tem vprašanjem. Čeprav zakon predvideva ustanovitev ene celice, ta na zvezni ravni ne obstaja, te funkcije pa delno prevzame ministrstvo za delo. In tudi številna vprašanja so podana na milost in nemilost kadrovskim službam, vključno z metodologijo za izvajanje konkurenčnih, atestacijskih postopkov.

Za primerjavo lahko navedemo številne različne evropske države: Italijo, Francijo in tako naprej. Ustvarili so taka telesa. V Franciji je najvišja struktura državni svet, ki med drugim prevzame funkcije uprave in upravljanja javne službe. V Italiji ima vrhovni svet magistratov podobne pristojnosti.

Takšna struktura ni vedno ustvarjena v statusu ministrstva ali podobnega organa, vendar v državah, kot so Združeno kraljestvo, Združene države Amerike, Nemčija in številne druge evropske države, obstaja.

sistem načrtovanja kadrov v organizaciji

Ta politika se nanaša na vrstni red pravil, v skladu s katerimi delujejo ljudje, ki vstopijo v podjetje. To je najbolj splošna definicija in najpomembnejša komponenta kadrovskega načrtovanja v dejavnostih organizacije.

Sistem opredeljuje filozofijo in načela. In v skladu z njimi vodstvo uresničuje svoje odločitve glede človeških virov in gradi potencial kadrovske politike.

Cilj je zagotoviti optimalno ravnovesje, razmerje med procesi obnove in ohranjanjaštevilčni potencial zaposlenih ter oblikovanje njihove kvalitativne sestave in zadovoljevanje potreb organizacij, ki so določene v skladu z njenimi strateškimi in taktičnimi težnjami ter v skladu s stanjem veljavne zakonodaje in delovne trg.

Zato je proces načrtovanja delovne sile v organizaciji mogoče razlagati tako široko kot ozko.

Prva definicija

V širšem smislu je kadrovska strategija koncept zavestnih in specifičnih podob, oblikovanih in združenih z ustreznimi dokumenti, pravili in predpisi, ki splošne človeške vire usklajujejo z dolgoročno strategijo podjetja.

Zato je treba pri tej predstavitvi pozornost osredotočiti na posebnosti izvajanja zmogljivosti moči in stilov upravljanja. To določa svoj odsev, čeprav precej posredno, v filozofiji institucije, njenem poslanstvu itd.

Iz tega sledi, da vse dogodke v službi s kadri, pa naj gre za iskanje kadra, oblikovanje kadra ali standardni urnik, certificiranje, usposabljanje, napredovanje itd., v vsakem primeru načrtovati seveda vnaprej. Hkrati je treba vse to vnaprej uskladiti s strateškimi razvojnimi cilji organizacije, kot so na primer vstop na druge trge ali reševanje aktualnih težav z različnimi organi itd.

Druga definicija

Kadrovska politika v ožjem pomenu - niz določenih pravil, želja in omejitev,pogosto nezavedno, kar se izvaja tako v procesu neposredne interakcije med zaposlenimi kot v odnosu med zaposlenimi in organizacijo kot celoto. V nekem podjetju na primer zaposlijo samo ljudi z višjo izobrazbo. O tej odločitvi se posebej ne razpravlja. Tak primer kaže, kakšna je lahko smer kadrovskega načrtovanja v organizaciji v najožjem pomenu.

Na podlagi teh dveh definicij lahko ločimo naslednje vrste politik:

1. Ki temeljijo na ravni ozaveščenosti o pravilih in normativih kadrovskih dejavnosti:

• pasivno,
• reaktivno,
• preventivno,
• aktiven.

2. Glede na stopnjo odprtosti organizacije, odnos do zunanjega okolja pri oblikovanju delovnega kadra, njegovo temeljno usmerjenost na notranje ali zunanje vire zaposlovanja:

• zaprto,
• odpri.

Zdaj je čas, da se podrobneje poglobimo v ta osnovna načela.

Značilnosti kadrovskega načrtovanja v organizaciji

Začnimo s pasivnim in reaktivnim. Kaj pomenijo?

V primeru prve kadrovske politike se zdi, da je sama fraza nekakšno protislovje. Vendar pa se pogosto pojavljajo situacije, ko je vodstvo organizacije tako ali drugače prisiljeno, da ne pokaže pretiranih pobud. Če osebje podjetja nima izrazitega programa delovanja v odnosu do lastnega osebja, potem politika upravljanja na tem področjupostane pasiven. In delodajalci so v tem primeru prisiljeni delati v nujnem načinu odzivanja na izredne razmere. In tu je drugo dodatno stanje.

Reaktivna kadrovska politika je, da vodstvo podjetja obvladuje simptome negativnega stanja pri delu s kadri. V tem primeru delodajalci poskušajo predvideti vzroke za takšne situacije. In tudi vodstvo spremlja nastanek konfliktov in izvaja nekaj spremljanja usposobljene delovne sile ali motivacije osebja za visoko zmogljivo delo.

Zato se izvajajo ukrepi, ki so usmerjeni v analizo vzrokov, ki vodijo do nastanka različnih kadrovskih težav. V tem primeru strokovne storitve vključujejo spremljanje, napovedovanje in preprečevanje na seznam svojih nalog.

Tako se stopnje kadrovskega načrtovanja v organizaciji močno razširijo z reaktivno politiko.

preventivno in aktivno

To so vrste, ki so namenjene opozorilu in neposrednemu udarcu.

V pravem pomenu besede obstaja preventivna in previdnostna kadrovska politika, ko ima vodstvo učinkovito napoved razvoja določene situacije. In ko se v podjetju razvije takšno stanje in obstaja strokovna politika, lahko govorimo o analizi kadrovskega načrtovanja v organizaciji.

V tej situaciji lahko pride do takšnega stanja, ko uprava nima nobenih sredstev za določeno osebno situacijo. V tem primeru obstajatežka naloga za HR. Srednjeročno morajo napovedati stanje, ki ni predmet strateškega načrtovanja niti taktičnega odziva.

To je ena od značilnosti aktivne kadrovske politike, ki jo lahko označimo takole.

Človeški viri morajo biti sposobni razviti ciljno usmerjene programe, ki temeljijo na spremljanju specifične situacije v realnem času in prilagajanju v skladu s prejšnjimi ukrepi. Treba je razviti takšne formule, ki zagotavljajo tako napovedovanje kot regulacijo določenega rednega stanja.

To je značilnost aktivnega kadrovskega položaja, ki mora biti realističen.

Odprto in zaprto

Za odprto kadrovsko politiko je značilno, da je vsaka organizacija transparentna za zaposlene na absolutno kateri koli strukturni ravni. Odprt je tudi za potencialne zaposlene. Novo osebje lahko začne delati v organizaciji tako na najnižji kot na najvišji ravni. In v nekem, seveda, idealnem primeru, bi to podjetje s popolnoma odprto kadrovsko politiko moralo imeti možnost najeti katerega koli strokovnjaka na absolutno kateri koli ravni. Seveda le, če ima ustrezne kvalifikacije in na splošno organizacija to potrebuje. To je posebnost odprte politike.

Morda bodo tisti bralci, ki imajo izkušnje s kadrovsko strukturo, rekli, da vse to zvenidovolj utopično. Vendar v sodobnih podjetjih taka odprta politika ni tako eksotično stanje.

Danes je to tipično na primer za mnoga sodobna telekomunikacijska, avtomobilska ali radijska podjetja, ki so delala na visoki ravni in to delajo že več kot eno leto. Posebnost organizacije je, da želijo kupiti ljudi za katero koli delovno mesto, ne glede na to, ali so prej delali v tovrstnih podjetjih ali ne. Pa tudi izkušnje na splošno niso pomembne, včasih celo izobrazba.

V takih organizacijah ima odprtost kadrovske politike svojo določeno fleksibilnost, kar daje pomemben ekonomski učinek. Seveda se lahko pogoji za zaposlitev razlikujejo glede na podjetje.

Kot je navedeno zgoraj, obstaja tudi politika obratnega zaprtja. Mnogi ekonomisti menijo, da je to nekoliko zastarela oblika. A kljub temu je treba priznati, da je pri nas najbolj razširjena zaprta kadrovska politika.

Ta obrazec predpostavlja, da se organizacija osredotoča izključno na vključitev v svoje višje vodstvo samo zaposlenih iz lastnega podjetja s prejšnje ravni. To pomeni, da je to poklicna lestvica, ki je običajna v Rusiji.

Zapolnitev prostega delovnega mesta na vsaki naslednji stopnji poteka samo med zaposlenimi iste organizacije, novi obrazi pa se pojavijo šele na najnižji stopnji.

Ta format ne sme biti povezan le s konzervativizmom domačega kadrovskega okolja, sajzaprta politika je značilna za številna zahodna podjetja. Ustvarjen je bil seveda za tiste organizacije, ki so osredotočene na ustvarjanje pozitivnega korporativnega vzdušja v podjetju.