Optimizacija poslovnih procesov je Metode, koraki in napake

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Optimizacija poslovnih procesov je precej priljubljena tema. Redkokdo ga zna prvič pravilno uporabiti, saj začetniki delajo napake, ki se na koncu odrazijo v praksi. Da se jim izognete, preberite naš članek. Začnimo izobraževalni program z definicijo.

koncept

Optimizacija poslovnih procesov so aktivnosti, katerih cilj je izboljšati poslovno učinkovitost.

Obstaja veliko metod optimizacije, od katerih ima vsaka svoje prednosti in slabosti.

Ogledali si jih bomo spodaj, a najprej bomo ugotovili, ali je optimizacija res potrebna.

Ali obstaja potreba?

Rekli smo že, da je optimizacija poslovnih procesov skupek aktivnosti za izboljšanje poslovne učinkovitosti. In res je.

Vsako podjetje temelji na določenih poslovnih procesih, ki jih izvajajo zaposleni v organizaciji. Sem spadajo procesi prodaje, proizvodnje in upravljanja, nabava, pisarniško delo itd. Takoj, ko podjetje začne avtomatizirati obstoječe procese, sedelo postane veliko bolj učinkovito.

Velike organizacije delujejo po sistemu vodenja določenega standarda (ISO 9001), kar kaže na visoko poslovno kulturo. Sistem je zgrajen tako, da organizira čim več procesov, hkrati pa jih poudari in razporedi.

Ker je optimizacija poslovnih procesov kompleks določenih ukrepov, bi teoretično moral to narediti specialist. Tako je v velikih podjetjih. Toda ne glede na to, kako je proces zgrajen, ga je treba občasno reorganizirati, saj se delovni pogoji spreminjajo, pojavljajo se nova prosta delovna mesta in procesi. Če optimizacija ni izvedena, nastanejo konflikti, ki onemogočajo normalno delovanje delov organizacije. In to se, kot razumete, na koncu odraža v dobičku.

Če želite razumeti, ali je treba optimizirati poslovne procese podjetja, morate preveriti, ali obstajajo težave. Spodaj je seznam in če se vsaj en element odraža v dejavnostih organizacije, bi morali razmisliti o optimizaciji.

Optimizacija bo pomagala

Torej lahko sčasoma v kateri koli organizaciji nastanejo težave. So lakmusov test, s katerim je enostavno ugotoviti potrebo po optimizaciji poslovnih procesov podjetja. Kakšne težave lahko nastanejo?

1. Poslovne obveznosti se ponavljajo. Če v isto stvar niso prisiljeni samo zaposleni, ampak tudi celotni oddelki, potem to vsekakor kaže na potrebo po reorganizaciji. To ne more trajati večno, kar pomeni, da bo rezultat kaos, nepotrebne finančne injekcije inneupravičena konkurenca med zaposlenimi in oddelki.
2. Voditelji lahko upravljajo samo. Ti šefi so večinoma neuporabni, ker ne vedo nič o marketingu, ekonomiji in managementu.
3. Podjetje nima sistema za izboljšanje veščin zaposlenih. To je resna opustitev, ki podjetje vrže nazaj. Konec koncev, če zaposleni ne prejme novega znanja, potem ne želi ničesar spremeniti in označuje čas.
4. Popolno je sovražnik dobrega. Ljudje delajo v enem načinu in se nenadoma odločijo povečati raven aktivnosti. V ta namen uvajajo informacijski sistem za upravljanje zaposlenih, prodaje ali financ. Sliši se dobro, a pogosto zaposleni to počnejo ne glede na trenutne procese organizacije ali preprosto kopirajo nekoga drugega. Posledično so bile porabljene ogromne vsote brez jasnega razloga, gospodarski učinek pa ni bil dosežen.

Kaj optimizacija poslovnih procesov pomaga doseči v organizaciji?

1. Izboljšajte uporabniško izkušnjo.
2. Zmanjša čas in stroške delovanja.
3. Omogoča doseganje novih ciljev.
4. Izboljša obvladljivost podjetja.

Vse te postavke vplivajo na končno ceno izdelkov ali storitev v smeri njenega znižanja. Poleg tega optimizirano podjetje privabi veliko več novih strank, kar pomeni, da dobički postanejo višji in konkurenčnost se poveča.

Kakršna koli uporaba materialov je dovoljena le, če obstaja hiperpovezava.

Pomembno je razumeti, da so vsi poslovni procesi med seboj povezani. Se pravi optimizacija poslovnih procesov vorganizacija bo tako ali drugače vplivala na delovanje celotnega podjetja. Da bi bilo to manj opazno, začne vodstvo podjetja najprej optimizirati majhne procese, ne da bi porabili preveč časa in denarja. Postopoma se modeliranje in optimizacija poslovnih procesov prenaša na druge oddelke.

Poskusi spreminjanja vsega naenkrat se običajno končajo zelo žalostno, v prihodnosti pa bo želja, da bi nekaj spremenili v delu podjetja, izpolnjena negativno.

Kje začeti?

Modeliranje in optimizacija poslovnih procesov se začne z dejstvom, da metode starega dela zastarijo. Optimizacija je nujna za vsako podjetje, z izjemo državnih korporacij. Hitreje ko podjetje sprejme nove načine dela in jih implementira v svoje procese, uspešnejše bo.

Tista podjetja, ki se nenehno razvijajo, imajo cel oddelek, ki se ukvarja z optimizacijo poslovnih procesov malih podjetij ali velikih organizacij. Navsezadnje je le izdatno financiranje sodobnih tehnologij ključ do uspešnega poslovanja.

Merila za ocenjevanje

Za pravilno optimizacijo morate dati prednost. Slednji so izbrani po določenih merilih. Navedeni so spodaj:

1. Pomen procesa. Pred optimizacijo dela je treba opredeliti glavne procese, katerih izboljšanje bo privedlo do visokih rezultatov. Za določitev takšnega procesa je dovolj vedeti, kakšno vlogo ima v vseh dejavnostih organizacije. Obstaja tudi slaba stran: če je proces že v ospredju in učinkovitdeluje, potem bo optimizacija neuporabna. Seveda lahko že poskusite izboljšati postopek, vendar bo to izguba sredstev, ki bi bila koristna za nekoga drugega. Bolje je porabiti čas in denar za problematične poslovne procese.
2. Težava postopka. Sliši se znano, a kaj to pomeni? V tem kontekstu je implicirana razlika med tem, kar je rezultat pridobljen, in želenimi dejanji. Se pravi, če nek proces sploh ne deluje tako, kot bi moral, potem je to jasen razlog za optimizacijo.
3. Zmožnost izvajanja sprememb procesa. Optimizacija poslovnih procesov malega ali velikega podjetja se začne z dejstvom, da je za začetek procesa izbrana najenostavnejša možnost. Na primer izberejo točno tisto, ki bo zahtevala najmanj možnih sredstev za izboljšanje, osebni čas in delovna sredstva. Prav tako je pomembno biti pozoren na negativne dejavnike, ki se bodo neizogibno pojavili, in jih upoštevati.

Tako se izkaže, da morate za uspešno reorganizacijo upoštevati vse kriterije in dejavnike. Največji procesi so praviloma predmet optimizacije, saj podjetje deluje na njihov račun.

Načela

Metode za optimizacijo poslovnih procesov so različne, a preden se odločite za eno, morate poznati principe izboljšav. Brez njihovega upoštevanja ne boste dosegli želenega učinka. Upoštevajte spodnja načela:

1. Fundacija. Preden začnete optimizirati procese, morate razumeti, kateri proces je za kaj odgovoren. To pomeni, da morate najprej razumeti strukturo podjetja in šele nato se lotiti optimizacije. Če se to ne naredi, potemni jasno, kaj je treba reorganizirati, kar pomeni, da učinka ne bo.
2. Najprej morate popraviti napake. Pred reorganizacijo podjetja je treba odpraviti majhne napake, ki bodo motile optimizacijo.
3. Dvoumne odločitve. Tako se imenuje situacija, ko optimizacija enega procesa negativno vpliva na drugega. Iz tega razloga je treba pred izboljšanjem katerega koli procesa izračunati vse pozitivne in negativne strani in šele nato sprejeti pravo odločitev.
4. Zavrnitev spremembe. Pogosto zaposleni v organizaciji niso navdušeni nad spremembami, kar pomeni, da se z vsemi močmi upirajo. Poleg tega je odpor lahko nezavesten ali izražen.

Raven optimizacije

Optimizacija poslovnih procesov na logistični ali drugih področjih je razdeljena na več nivojev, od katerih vsaka na svoj način vpliva na rezultat. Na primer, administrativni in vodstveni procesi so odgovorni za sprejemanje pravilnih odločitev in dejanj vodstvene ekipe. Zahvaljujoč njim se zbirajo informacije o poteku dela organizacije, ki je vključena v glavni poslovni proces.

Učinkovitost optimizacije poslovnih procesov je lahko različna, v vsakem primeru pa bo privedla do znižanja finančnih stroškov. Katero raven izbere podjetje, je odvisno od številnih dejavnikov. Na primer, če želi vodstvo prihraniti denar, bo izbira padla na eno raven, in ko je cilj doseči strateški rezultat, bo izbira padla na drugo.

Upoštevajte vse ravni avtomatizacije in optimizacije podjetjaprocesi:

1. Prva stopnja. Ta faza je povezana s finančnimi stroški. Vsak oddelek podjetja ustvarja stroške za svoje potrebe. Toda to raven lahko imenujemo najhitrejša, če je cilj zmanjšati stroške. To je posledica dejstva, da raven ne vpliva na interese drugih oddelkov podjetja, kar pomeni, da dodatna odobritev niso potrebna. Pomanjkljivost ravni se šteje za majhen prihranek. Praviloma ne presega 20%. Pomembno je razumeti, da niso vsi stroški pripisani enemu oddelku, nekateri nastanejo med izvajanjem naloge. En oddelek na primer naroči informacije o analitiki organizacije drugemu, v tem primeru bo izvajalec nosil vse stroške.
2. Druga raven. Primeri optimizacije poslovnih procesov druge stopnje poskrbijo, da se stroški zmanjšajo na skupen proces med naročniki in izvajalci. Raven pomeni aktivnost obeh strani, enostransko delo je preprosto nesprejemljivo. Znižanje stroškov se zgodi šele, ko se vsi udeleženci optimizacije pogovorijo in dosežejo soglasje o tem, kako bodo procesi in sodelovanje potekali. Druga raven zagotavlja prihranke več kot 20%, z njo je mogoče optimizirati različne funkcije podjetja. Glavni pogoj je, da morajo vse funkcije imeti enak rezultat in biti usmerjene v doseganje rezultata.
3. Tretja stopnja. Ta pristop k optimizaciji poslovnih procesov omogoča do 30 % prihrankov. Res je, obstajajo določene težave: če želite delati s stroški, morate razumeti celoten sistem poslovanjaorganizacijskih procesov. To je posledica dejstva, da optimizacija te ravni omogoča veliko število aktivnosti.

Optimizacijske metode

Poslovni procesi v vsaki organizaciji potekajo na svoj način, vendar to strokovnjakom ne preprečuje, da bi izpostavili glavne metode optimizacije. Razmislite jih podrobneje:

1. SWOT analiza. Bistvo metode je preučiti prednosti in slabosti poslovnega procesa. Tako se imenuje metoda strateškega načrtovanja, ki se uporablja za vrednotenje pojavov in dejavnikov, ki vplivajo na podjetje ali poslovni projekt. Za metodo je značilnih več parametrov: prednosti, priložnosti, slabosti, grožnje. Cilji optimizacije poslovnih procesov s to metodo so najti in odpraviti ranljivosti ter zmanjšati tveganja in možne grožnje.
2. Vzroki - posledice. Za metodo je značilen Ishikawa diagram ali diagram vzroka in posledice. Je eno izmed sedmih najbolj znanih orodij za ocenjevanje, nadzor, merjenje in izboljševanje kakovosti proizvodnih procesov. Metoda vam omogoča, da najdete razmerje med parametri, kar pomaga izvesti natančne študije zahtevanega poslovnega procesa. Diagram olajša prepoznavanje glavnih dejavnikov, ki vplivajo na proizvodni proces.
3. Benchmarking. Metoda vrednotenja prednosti in analize prednosti konkurentov in partnerjev za prepoznavanje najbolj produktivnih dejavnikov. Benchmarking ima nekaj skupnega z industrijskim vohunjenjem, vendar ne povsem. Za izvedbo metode zadostuje površno opazovanje in ne uvajanjetekmovalci.
4. Optimizacija in analiza poslovnih procesov na podlagi kazalnikov. Uporablja se načelo postavljanja ciljev poslovnega procesa, po doseganju katerih se cilj bodisi poveča, bodisi, če se mu ni bilo mogoče približati, analizirajo metode za njegovo izvajanje. Tehnologija za optimizacijo poslovnih procesov je taka, da se najprej analizira uspešnost.
5. Brainstorming. Metoda je aktivna razprava o nalogah z izražanjem različnih možnosti. Med vsemi predlogi je kot rezultat izbrana najuspešnejša ponudba.
6. 6 Sigma. Z zmanjšanjem števila proizvodnih napak se doseže povečanje kazalnikov produktivnosti.
7. Spreminjanje in izračun razdrobljenosti procesov. Metoda je v tem, da se komponente poslovnega procesa povečajo ali zmanjšajo.
8. Analiza poslovne logike. Cilj je odpraviti neučinkovite postopke, povezati vzporedne dejavnosti, deliti odgovornost za procese in deliti pristojnosti odločanja, zajeti informacije pri viru in jih obdelati v dejanskih dejavnostih podjetja.
9. Funkcionalna analiza stroškov. Metoda je usmerjena v doseganje najvišje funkcionalnosti predmeta na račun minimalnih stroškov tako za kupca kot za prodajalca.
10. Simulacija poslovnih procesov. Optimizacija logističnih poslovnih procesov vam omogoča, da z računalniškim modelom predstavite dejanja ljudi in uporabo tehnologij. Med simulacijo je treba upoštevati štiri faze: izgradnjo modela, izvajanje modela, analizo nastalega modela.kazalniki uspešnosti, ocena drugih možnih scenarijev. Metoda je učinkovita le, če se za izgradnjo modela uporabljajo dejanske in točne vrednosti.
11. Analiza in izračun zahtevnosti in trajanja procesa. Metoda vam omogoča izračun zahtevanega števila delavcev in obremenitve, ki so ji izpostavljeni.
12. Analiza matrike porazdelitve odgovornosti. To je funkcionalna vizualna tabela, ki razdeli organizacijo na povezave, enote itd. to pomeni, da metoda omogoča dodelitev nalog strukturnim enotam.

Koraki optimizacije

Delo na optimizaciji poslovnih procesov je razdeljeno na pet stopenj. Pogovorimo se več o vsakem od njih:

1. Opis procesov organizacije. Analiza in optimizacija poslovnih procesov sta neločljivo povezani. Brez definiranja funkcij posameznega oddelka in zaposlenega je nemogoče začeti z učinkovito optimizacijo. Zdi se, da je ta korak samoumeven, v resnici pa večina podjetij nanj pozabi in to je velika napaka. Učne procese je bolje začeti skozi vrednostno verigo. Obstajajo podjetja, ki zagotavljajo vire ali izdelke vaši organizaciji ali opravljajo dodatne funkcije, ki jih potrebuje vaša stranka. Razumeti, v kateri fazi in kako se oblikuje dodana vrednost končnega izdelka. Uporaba takšne strategije vam omogoča hiter izračun izhodnih in vstopnih točk v podjetje. Tako boste lahko preučili celoten potek dela podjetja, razložili osebju, kdo kaj počne,ločiti delovne procese, ki potrebujejo prednostno optimizacijo, odločati o načinih za izboljšanje kakovosti storitve ali izdelka. Med raziskavo boste razumeli, da poleg ključnih procesov obstajajo tudi podporni. Praviloma jih ni treba financirati, saj tvorijo infrastrukturo podjetja in pomagajo pri neprekinjenem delovanju glavnih procesov. Obstajajo tudi razvojni procesi, ki so odgovorni za prihodnji dobiček.
2. Imenovanje odgovornih oseb. Sistem optimizacije poslovnih procesov je zgrajen tako, da ne more delovati brez nadzora. Zato je imenovana oseba, odgovorna za njeno izvajanje. Poleg tega bi morala ena oseba izvajati splošno upravljanje, druge pa bi morale nadzorovati vsako stopnjo. Vodja ne sme biti le obvezen, temveč mora biti sposoben tudi usklajevati delo podrejenih. Takšne voditelje lahko primerjamo z večno baterijo, saj morajo nenehno delati in optimizirati proizvodnjo. Zato morajo biti delovne obveznosti jasno navedene, za to je dovolj, da se dolžnosti predpišejo v internih predpisih podjetja.
3. Izvedba optimizacije. Tako pridemo do optimizacije poslovnih procesov podjetja. Zanjo je rezervirana le tretja stopnja, saj se je treba najprej pripraviti. Ne mislite, da je vsaka organizacija v popolnem redu. V vsakem podjetju lahko najdete na desetine težav. In po odkritju morate ravnati v skladu z načrtom. Najprej morate oceniti vse procese podjetja, pa tudi odpraviti ponavljanje delovnih obveznosti. naslednji korakbo izračun časa za vsak od poslovnih procesov, primerjalna analiza s povprečnimi kazalniki, prilagoditev realnim kazalnikom. Nato morate organizirati operativno analizo proizvodnih virov. Izslediti morate gibanje vrednot in informacij v podjetju ter izkoreniniti področja, kjer je izguba obojega. Zadnji korak bo analiza učinkovitosti uporabe virov v vsakem procesu.
4. Avtomatizacija glavnih procesov podjetja. Ni čudno, da je ta korak napisan v četrtem odstavku, saj morate pred nadaljevanjem jasno razumeti, kako bo potekala optimizacija. Če je v podjetju popolna zmeda, potem ne glede na to, kako optimizirate proces, od tega ne bo nobenega smisla. Edino, kar je mogoče doseči, so veliki finančni izdatki in izguba časa.
5. Vrednotenje rezultatov. Optimizacija vodenja poslovnih procesov je premagana, prav tako tudi sama reorganizacija. Čas je za pregled. Če je bila operacija pravilno izvedena, bo rezultat odprava ponavljajočih se delovnih mest in dolžnosti zaposlenih, nadzor nad izvajanjem dela delavcev, zmanjšanje števila napak in zmanjšanje vpliva človeškega faktorja v proizvodnji, uvedba sistema dejavniki učinkovitosti, ki motivirajo zaposlene, oblikovana baza znanja o procesih organizacije, zmanjševanje kršitev v proizvodnji zaradi pomanjkanja kadra ali sredstev, iskanje financ, ki niso vključene v obtok in njihova likvidacija, minimiziranje nakupa nepotrebnih izdelkov.

pogoste napake

Zaoptimizacija je dala rezultate, poskušati se moramo izogniti napakam, ki jih delajo drugi podjetniki. Tukaj je nekaj izmed njih.

Prva napaka je napačna izjava o problemu. Če vodja ne ve, kaj natančno je treba storiti za izboljšanje dela podjetja, mu ne bo uspelo. Prvi korak je razumeti, kakšen rezultat pričakujete od optimizacije. Na primer, neuporabno je sestaviti značilnosti računovodskega oddelka, če organizacija nima neposrednih prihodkov. Pomanjkanje dobička je naloga prodajnega oddelka, ne računovodje. Se pravi, v tej situaciji je treba spremeniti delo tega posebnega oddelka, bonus pa bo sprememba dela drugih služb. Skratka, optimizacijo je vredno začeti z opisom procesov podjetja, o tem smo že govorili zgoraj.

Druga napaka je nesorazmerje med napori in nalogami. Pogosto lahko vidite opis procesov, ki absolutno niso povezani z glavnim ciljem podjetja. Pretiran primer, ki pa jasno odraža bistvo, je komunikacija med vodjo in sekretarjem, da bi poklicali namestnika. Jasno je, da proces nima pomena in nima nobene vrednosti. Izkazalo se je, da organizacija zapravlja denar za ta proces.

Tretja napaka je napačna izbira načinov opisa. Za karakterizacijo procesov se uporabljajo različna sredstva, vključno s programi različnih zmogljivosti. Stroški takšnih programov so precej visoki, začnejo se pri 100 $ in nimajo zgornje meje. Jasno je, da bi morala zmogljivost programa ustrezati velikosti podjetja. Izkazalo se je, da je neuporabnomajhno podjetje za pridobitev obsežnega programa. Orodje je treba izbrati glede na naloge in cilje podjetja, ki jih vodstvo poskuša rešiti z optimizacijo. Vendar ne smemo misliti, da je programska oprema glavno orodje. To je samo pomožno orodje. Na optimizacijo najbolj vpliva njena pravilna organizacija.

Dopolnilna literatura

Poleg informacij na internetu bi morali vodje podjetij brati tudi knjige, ki bodo pomagale pri tem zapletenem procesu. Tukaj je nekaj knjig:

1. »Poslovni procesi. Modeliranje, implementacija, upravljanje" Vladimirja Repina. Če se odločite spremeniti poslovne procese in preizkusiti nov pristop, potem je ta knjiga za vas. To ne pomeni, da je lahko berljivo, a kljub temu se v njem skriva veliko pomembnih informacij. Vsako poglavje bo treba razumeti in obdelati. Publikacija vključuje veliko risb, tabel in diagramov, ki pomagajo razkriti proces. Omeniti velja tudi, da v drugih odprtih virih o tem ni niti besede.
2. “Sistematični pristop k nenehnim izboljšavam. Goldrattova teorija omejitev Williama Detmerja. Vse avtorjeve knjige so pometane s polic kot vroče pogače. In vse zato, ker pomaga rešiti številne težave, na primer protislovje med časom storitev in kakovostjo, med finančnimi stroški in ceno. Prej pri avtorju ni bilo mogoče najti popolnih podatkov, zdaj pa je izšla knjiga, ki razkriva vse skrivnosti.
3. “Upravljanje poslovnih procesov. Praktični vodniko uspešni izvedbi projektov« Johana Nelisa, Johna Jestona. Knjiga govori o osnovnih načelih vodenja poslovnih procesov, njihovih prednostih in pozitivnih lastnostih. Publikacija je bogata tudi s primeri upravljanja. Knjiga je primerna kot referenca za podjetja, ki izvajajo projekte vodenja procesov. To je posledica dejstva, da opisano gradivo govori o orodjih, ki jih je mogoče uporabiti v praksi, in pomaga tudi pri učinkovitem izvajanju poslovnih projektov.
4. "Cilj. Proces nenehnega izboljševanja Eliyahuja Goldratta. V publikaciji pojasnjujejo, da je oseba, ki v poslovnem projektu vidi nekakšen problem, dolžan graditi vzročno-posledične povezave med izidi in procesi. Posameznik mora razumeti osnovna načela za doseganje učinkovitosti organizacijskega poteka dela.
5. Programska oprema za vitkost: od ideje do dobička Tom in Mary Poppendyck. Vodstvo bo nudilo pomoč v situacijah, ko je potrebno oblikovati najučinkovitejše procese. Najvišji menedžerji bi morali prebrati to knjigo, pa tudi menedžerji, razvijalci podjetja. To pomeni, da bodo informacije koristne prav za tiste, ki so vključeni v programsko opremo.

Sklep

Kot vidite, morate za pravilno optimizacijo veliko vedeti in veliko razumeti. Reorganizacija ne bo pomagala, če vodja ne razume, s čim dela. Pogosto je takih šefov veliko, kar je razlog za propad mnogih podjetij.

Tudi če ustanovitelj sam ne razume problema, je njegova naloga najti kompetentne zaposlene, kine bodo delali iz lastnih interesov, ampak zato, ker so predani svojemu delu. Takih nesebičnih delavcev je ostalo zelo malo, kar pomeni, da če imate srečo in ste jih našli, potem poskusite ne izpustiti. Kompetentnost osebja je tista, ki določa, koliko bo organizacija cvetela. Tudi najbolj nadarjen vodja ne bo mogel sam izvleči podjetja, zato ne smemo zanemariti strokovnosti osebja. Konec koncev gre za vaš denar in čas.