Reinženiring poslovnih procesov: koncept, cilji, načela

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Upravljanje reinženiringa poslovnih procesov vključuje niz metod in tehnik. Organizacija jih uporablja za uspešno načrtovanje svojih dejavnosti. To se zgodi v skladu z zastavljenimi cilji.

Reinženiring poslovnih procesov pomeni popoln premislek in nadaljnjo preoblikovanje vseh organizacijskih procesov. To je potrebno za doseganje ciljev in ciljev. Izboljšave se lahko pojavijo zelo nenadoma, v skokih in mejah. Kljub temu je organizacija sposobna doseči uspeh in narediti želeno prilagoditev stroškov blaga in storitev, kakovosti opravljenih storitev in izboljšanja izvajanja storitev.

Sestavine definicije

Opredelitev reinženiringa poslovnih procesov vključuje štiri osnovne besede: temeljno, radikalno, ostro, procesno.

Fundamentalnost vstopi v prvo stopnjo, v kateri je treba odgovoriti na številna vprašanja, povezana z glavnimi:

1. Zakaj organizacija izvaja to dejavnost in ne nekaj drugegadrugi?
2. Zakaj organizacija opravlja svoje delo na te načine in ne izvaja drugih možnosti?
3. Katera organizacija namerava postati na koncu in kaj se vidi čez nekaj let?

Ljudje, ki odgovarjajo na nekatera od teh vprašanj, morajo ponovno razmisliti o trenutnih pravilih za poslovanje. Pogosto so lahko zastareli, neučinkoviti in se ne uporabljajo za določeno proizvodnjo.

Radikalno se nanaša na ponovno načrtovanje poslovanja. Spremembe niso le površne. Celoten operacijski sistem se lahko spremeni. Lastniku podjetja so na voljo možnosti, katerih izvedba lahko spremeni celotno proizvodnjo.

Ostrina. Reinženiring poslovnih procesov se ne uporablja v primerih, ko je potrebno izboljšati in povečati kazalnike prejetih prihodkov za določen odstotek, do največ 100 %. Smiselnost uporabe je le, če želi podjetnik povečati uspešnost za 500 % ali več. V takih primerih pride do popolne zamenjave metod, ki se uporabljajo za poslovanje in proizvodnjo blaga. Vse novo jih nadomesti.

Upravljanje reinženiringa poslovnih procesov vključuje uporabo novih metod v podjetju korak za korakom, s katerimi lahko ustvarite popolnoma nov izdelek, ki je trenutno relevanten za potrošnika. Dobro zasnovani procesi omogočajo organizaciji, da doseže svoje cilje in reši številne težave.

Za kajorganizacije lahko uporabljajo reinženiring?

Trenutno obstajajo tri vrste organizacij, ki morajo prilagoditi ali popolnoma spremeniti svoje delo:

Organizacije, ki so v fazi stečaja. Pogosto je to posledica dejstva, da so cene blaga in storitev postavljene veliko višje od cen konkurentov ali pa kakovost ne ustreza deklarirani vrednosti. Če ukrepi ne bodo sprejeti pravočasno, bo organizacija čez nekaj časa lahko likvidirana

• Organizacije, ki trenutno nimajo težav in težav pri poslovanju, se pa lahko pojavijo čez nekaj časa in negativno vplivajo na poslovanje. Takšne težave so lahko povezane s povečanjem trga blaga in storitev konkurentov ali s spremembo potreb kupcev.
• Organizacije, ki nimajo težav, a lastnik podjetja gleda v prihodnost. Želi preprečiti težave, ki se lahko pojavijo na poti podjetja. Takšne organizacije so večinoma vodje. Njihova marketinška politika je agresivna, niso zadovoljni z dobrim tržnim položajem, nenehno želijo izboljšati svoje delovne procese.

Tako glavne naloge prenove poslovnih procesov vključujejo uvedbo inovacij, ki bodo organizaciji omogočile, da trdno utrdi svoj položaj na trgu in ne izgubi konkurenčne sposobnosti. Vse to podjetju omogoča preživetje in nadaljnje polno delovanje, ne glede na to, kolikotekmovalci.

Razvoj projekta prenove poslovnega procesa lahko razmislite na primeru faz, ki so vključene v delo:

1. Na prvi stopnji se razvije podoba, ki ji bo organizacija ustrezala. Za to se gradi določena slika, ki bo vključevala potrebne usmeritve za razvoj dejavnosti. Vse to bo pripomoglo k doseganju zastavljenih ciljev.
2. Analizirajte uspešnost obstoječe organizacije. Na tej stopnji strokovnjaki izvedejo študijo podjetja, na podlagi katere se zgradi shema, ki ustreza delu v danem trenutku.
3. Proces razvoja nove dejavnosti. V tem primeru se zgradijo novi procesi ali spremenijo obstoječi. Zahvaljujoč informacijskim sistemom se ti procesi začenjajo preizkušati.
4. Po prehodu skozi vse faze se razvit proces implementira v delo podjetja.

Na teh stopnjah je v celoti zgrajeno bistvo prenove poslovnih procesov.

Glavni koraki

Vsak proces in njegovo izvajanje sta sestavljeni iz stopenj. Glavne faze reinženiringa poslovnih procesov vključujejo:

1. Globalno razmišljanje, na podlagi katerega se razvijajo perspektive v pristopih. Vodilni menedžerji morajo biti dobro orientirani in razumeti vse značilnosti, ki so povezane z razvojem podjetja. Pri tem morate upoštevati potrebe strank, prednosti konkurentov in najnovejši razvoj tehnologije, ki ga je mogoče implementirati v poslovanje.
2. Pripravite seorganizacije. Komunikacija je glavni ključ do uspeha. Vnaprej morate narediti seznam nalog in ciljev, katerih rešitev je načrtovana. V primerih, ko pobuda prihaja od zaposlenih, jih je treba spodbujati.
3. Nenehno pregledujte izvajanje procesov. Če je treba nekaj izboljšati, se je vredno vrniti k temu, ta pristop vam bo omogočil, da se izognete številnim napakam pri delu. Po potrebi se lahko obrnete na strokovnjake s polnim delovnim časom, ki lahko naletijo na težave pri delu, in jih podrobno opišete. Vse ideje, ki se pojavijo, je treba zabeležiti, da vam bodo kasneje lahko prišle prav.
4. Določite stopnjo učinkovitosti. Učinkovitost je mogoče spremljati samo, če je bila referenčna točka zagotovljena vnaprej.
5. Bodite ustvarjalni. Prvi korak je posvetiti pozornost potrebam potencialnih strank. Zbiranje informacij je treba skrbno spremljati, vire, ki so jih posredovali, in po potrebi pospešiti proces razširjanja. Če je potrebno, prenesete pooblastila in nadzirajte storitve za stranke.
6. Spremembo dejavnosti znotraj organizacije je treba načrtovati vnaprej. Nedvomno se lahko izboljšanje učinkovitosti zgodi v kratkem času, vendar bo implementacija trajala. Vnaprej morate sestaviti načrt, v katerem lahko določite vse želene kazalnike, ki jih je treba pretvoriti.
7. Vse procese je treba pregledati in ovrednotiti. Zaposleni morajo imeti povratne informacije. Vse faze izvajanja je treba nadzorovati in ovrednotitiučinkovitost in zmogljivost.

Tako lahko z uporabo učinkovitih metod v organizaciji enostavno in hitro dosežete svoje cilje.

Katere metode se uporabljajo pri delu?

Za izboljšanje dejavnosti organizacij in podjetij je potrebno uporabiti določena orodja. Glavne metode reinženiringa poslovnih procesov vključujejo:

1. V procesu poslovne transformacije se lahko zgodi, da se pojavijo nepotrebni procesi, ki jih je treba najprej odstraniti, da s tem ne izgubljamo časa. Takšni postopki vključujejo preverjanje in odobritev.
2. V procesu delovanja lahko nastanejo vrzeli med procesi, ki jih je treba tudi pravočasno prepoznati in odpraviti.
3. Vsa reorganizacijska dela bi morala stati minimalno količino porabljenih sredstev. Na primer, če morate rešiti več nalog, je najbolje, da jih združite in izvedbo zaupate enemu zaposlenemu. Ta metoda vam omogoča, da zmanjšate ne le stroške, ampak tudi število zaposlenih, vključenih v poslovni proces.
4. Nekatere procese je mogoče prenesti na zaposlene v tretjih organizacijah in podjetjih.
5. V procesu aktivnosti lahko naletite na težke naloge. Vsak tak postopek mora vključevati več možnosti za rešitev. To vam bo omogočilo izbiro in izbiro najboljše možnosti.
6. Čas cikla lahko skrajšate tako, da naredite več korakov na istem mestu hkrati. tolahko pomaga zmanjšati stroške pošiljanja.
7. Združite več nalog. Če reševanje nalog pade na ramena zaposlenih, jih je mogoče zbrati v eno enoto in jim dati možnost, da ne opravijo ene same naloge, ampak celotnega procesa.
8. Naredite delo čim bolj enostavno. V večini primerov imajo zaposleni v organizaciji omejen delovni čas, nimajo ustreznih veščin in ni časa za usposabljanje. V takih trenutkih je treba delo čim bolj poenostaviti, kar bo vsakomur izjemno jasno in jasno.

Sčasoma, ko bodo zaposleni osebno uresničevali svoje cilje in reševali težave, bodo začeli pridobivati izkušnje, tako da jim bo v prihodnosti mogoče zaupati težje procese.

Katera so načela delovanja?

Glavna načela reinženiringa poslovnih procesov vključujejo:

1. Več vrst dela je združenih v eno. Med delovanjem podjetja zaposleni večino svojega časa ne porabijo za reševanje problemov, temveč za usklajevanje in interakcijo. V tem primeru ne samo izgubljen čas, ampak tudi povečani stroški. Za zmanjšanje teh kazalnikov je priporočljivo kombinirati.
2. Odločitev je na izvajalcu. Oseba, ki ji zaupajo, da opravi delo, se lahko osebno odloča o nalogi, ki jo opravlja. Tako se boste izognili izgubljanju časa in upočasnitvi vseh procesov pri stiku z upraviteljem.
3. Vsa dela je treba opraviti v strogem vrstnem redu.
4. Delo je opravljeno, kjerje potrebno. Funkcije so razporejene glede na delovni proces in ne glede na dolžnosti. Na primer, če je zaposlenemu lažje in bolje, da sam kupi tisto, kar je potrebno za delo, potem je bolje, da to zaupa njemu in ne osebi, katere dolžnosti bi morale biti.
5. Vsak postopek vključuje več možnosti za izvedbo. Izvedba postopka se izvaja glede na situacijo.
6. Zmanjšajte delo preverjanja in nadzora, saj vse to ne pomeni le dodatnega časa, ampak tudi nepredvidene stroške.
7. Zmanjšajte delež odobritev - to ne povzroča stroškov, ampak upočasni vse procese.
8. Kot odgovorno osebo lahko imenujete vodjo, ki mu je dodeljena odgovornost za dokončanje naloge.

Če se obrnemo na ocene strokovnjakov, lahko razumemo, da skoraj 50 % projektov propade. Da bi to preprečili, je treba k delu pristopiti odgovorno in ga opraviti učinkovito.

Kateri so cilji dela?

Glavni cilji reinženiringa poslovnih procesov vključujejo:

1. Ne samo povečati raven sposobnosti za konkurenco z drugimi podjetji, ki ponujajo enak nabor blaga in storitev, ampak tudi povečati dobičkonosnost poslovanja. Takšen korak je preprosto potreben, če je organizacija na robu bankrota in kasnejše likvidacije.
2. Preprečite morebitne težave, ki se lahko pojavijo sčasoma. Na primer, če je dejavnost organizacije precej uspešna, potem s prihodom novihakterji na trgu lahko povečajo konkurenco. To lahko privede do povečanja kakovosti proizvedenega blaga, znižanja stroškov. Za to je treba pravočasno razviti potrebne procese.
3. Pomoč pri preprečevanju izgube položaja na trgu blaga in storitev. To se lahko nanaša na vodilne organizacije, ki poskušajo doseči naslednjo raven in niso zadovoljne z dobrim delom. V procesu tekočega dela se kazalniki izboljšujejo in lastnik podjetja morda ne skrbi, da bo izgubil vodilni položaj.

Kakšen je koncept reinženiringa?

Rezultat opravljenega dela določata učinkovitost motivacijskih sistemov in tehnologije reinženiringa poslovnih procesov. Glavna značilnost odločanja in izvajanja procesov je, da imajo zaposleni, ki opravljajo prenesena pooblastila, pri delu možnost samostojno odločati v okviru svojih nalog. To pomaga izboljšati in povečati učinkovitost tako podjetja kot zaposlenih.

Reinženiring temelji na uporabi radikalnih ukrepov, delo je opravljeno enkrat, vendar je obseg širok. Koncept reinženiringa poslovnih procesov je med upravljanjem in informacijsko tehnologijo, kar prispeva k oblikovanju dodatnih orodij za podporo. Za konsolidacijo izvedenega procesa je potrebna uporaba novih informacijskih sistemov in navodil, ki jih bomo razširili na zaposlene. V nekaterih primerih bo treba izboljšati usposobljenost delavcev in njihovo nadaljnje delotrening.

Kakšne spremembe se lahko zgodijo v delu?

Sodobni svet, v katerem podjetniki opravljajo svoje delo, se je v zadnjih nekaj letih močno spremenil. Nedvomno so vplivale tudi spremembe v reinženiringu poslovnih procesov:

1. Trenutno so potrošniki začeli samostojno izvajati nadzor nad trgom, to zadevo so vzeli v svoje roke. Zdaj ima vsaka oseba dovolj znanja in idej o tem, kako naj bi izdelek izgledal in katere funkcije bi moral opravljati, in v skladu s tem določa stroške tega izdelka, znesek, ki ga lahko porabi in ne bo razočaran. In kar je najpomembneje, ima kupec izbiro.
2. Potrošniki oblikujejo pričakovanja, ki se nanašajo na določen izdelek. Ne glede na to, ali je šele prišel na trg ali pa gre za star izdelek, ki je doživel nekaj sprememb. Blago bo povpraševano le, če bo sposobno izpolniti pričakovanja in potrebe.
3. Trenutno so produktivne tehnologije doživele pomembne spremembe, zlasti informacijske tehnologije, ki imajo možnost uporabe metode za prenos potrebnih informacij do potrošnikov.

Kljub spremembam, ki so se zgodile, ostajajo organizacije in podjetja, ki še vedno uporabljajo stare metode za razvoj in izvajanje idej za upravljanje uspešnosti.

Izvedba projekta

Projekte je mogoče izvajatijasno razmislite na primeru reinženiringa poslovnih procesov podjetja, ki je največji mobilni operater v Rusiji, in sicer Rostelecom.

Upravljavska ekipa je že leta 2003 z enim od podjetij sklenila servisno pogodbo, optimizacija procesov vodenja pa se nadaljuje še danes. Kot primer lahko navedemo določeno fazo, ki se je končala leta 2005 in še vedno deluje. Med glavnimi novostmi je izdelan model, ki omogoča postopek izračuna storitev za uporabo komunikacij.

Iz besed Vadima Izotova, ki je namestnik generalnega direktorja, je razbrati, da nam je razvit model omogočil pristop k uvedbi novega obračunskega sistema.

Kaj lahko vpliva

Na prenovo poslovnih procesov organizacije lahko vplivajo številni dejavniki:

1. Motivacija zaposlenih. Za učinkovito izvedbo projekta je treba uvesti motivacijo, ki bo vsem razumljiva, pa tudi dokumentirana. Vodja organizacije mora jasno razumeti, da bodo uporabljeni ukrepi pripeljali do uspeha in da se bodo vse zgrajene dejavnosti korenito spremenile. Za uspeh se mora lastnik podjetja zavedati, da je reinženiring poslovnega procesa organizacije nujen ukrep, in zagotoviti vse potrebne pogoje za njegovo nadaljnjo izvedbo.

2. Vodstvena ekipa. Izvajanje vseh projektov naj poteka pod nadzorom vodstvene ekipe. Po drugi strani pa jeavtoriteto med podrejenimi in nosi polno odgovornost za opravljeno delo. Za doseganje želenih rezultatov je treba reinženiring poslovnih procesov voditi kompetentno, jasno, odločno, spretno. Podjetnik mora jasno razumeti, da se lahko v procesu pojavijo nekatere težave, saj bo organizacija popolnoma reorganizirana. Trdno mora stati in se ne zateči k starim metodam. Upravitelj je dolžan sprejeti vse ukrepe, da se načrtovani projekt doseže in se naknadno izvede.

3. osebje. Ekipa za preoblikovanje poslovnih procesov mora vključevati redno zaposlene, ki bodo predhodno prejeli ustrezna pooblastila. Jasno morajo razumeti, zakaj so potrebne spremembe in kaj ovira učinkovito delo v podjetju. Zaposleni mora upoštevati dana mu pooblastila in kompetentno opravljati svoje naloge.

Kot kaže praksa, je zaposlenim na nižji ravni veliko lažje razložiti, zakaj morajo uporabiti inovacije in obnoviti delo celotnega podjetja. Zaposleni, ki so del menedžerjev, je veliko težje prenesti to idejo, saj ne razumejo, kaj jim bo nova proizvodnja dala. Ameriški raziskovalci so identificirali tri skupine, ki jim lahko pripadajo menedžerji:

• Tigr je mlad zaposleni, ki je šele začel graditi svojo kariero. Ima željo sodelovati v projektu, ima entuziazem, jasno izpolnjuje naloge, ki so mu bile dodeljene, ne škodi.
• Donkey je specialist, ki dela vpodjetje že dolgo in dosegel vrh na karierni lestvici. Želi stabilnost pri delu, umirjenost. Absolutno ne razume, zakaj je potreben reinženiring poslovnih procesov podjetja. S takšnimi zaposlenimi je treba ravnati previdno, saj lahko škodijo izvajanju projekta.
• Shark - strokovnjaki, ki razvijajo postopke in navodila za upravljanje, kar vam omogoča upravljanje številnih operacij znotraj organizacije. Takšni zaposleni imajo pogosto vpliv v organizaciji. Z njimi je treba ravnati previdno, saj lahko povzročijo velike težave in težave, če začnejo sabotirati spremembe v življenju podjetja.

4. Komunikacijske sposobnosti. V primeru, da morajo zaposleni postaviti novo nalogo, jo je treba vnaprej zelo jasno formulirati. Sporočiti ga je treba v jeziku, ki ga vsi razumejo. Uspeh pri učinkovitosti reinženiringa poslovnih procesov podjetij bo v celoti odvisen od tega, kako jasno zaposleni razumejo svojega vodjo. To vam bo omogočilo doseganje želenih ciljev in rezultatov.

5. Velikost proračuna. Izvedba reinženiringa poslovnih procesov pomeni, da bo treba v izvedbo in implementacijo vložiti določeno količino sredstev. Tej točki je treba posvetiti posebno pozornost, če se namerava v delo vključiti informacijska tehnologija. Organizacijski vodje pogosto domnevajo, da se reinženiring financira sam, kar pa sploh ni res. Poskrbite za velikost proračuna, ki ga lahko porabite za vsedeluje, potrebno vnaprej.

6. Tehnološka podpora. Za učinkovito izvajanje del pri implementaciji in izvedbi projekta prenove poslovnih procesov je potrebna podpora, ki je v celoti skladna z izbranimi metodami in orodji. V večini primerov vključuje izgradnjo informacijskega sistema, ki lahko podpira nova podjetja.

Pripravljalno delo je treba začeti vnaprej. Ker je v večini primerov nemogoče v kratkem času oblikovati slog v odnosu do zaposlenih in ekipe kot celote.