Poslovni proces: analiza poslovnih procesov. Opis, uporaba, rezultati

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vsak podjetnik mora vsaj posredno vedeti, kaj je poslovni proces. Analiza poslovnih procesov pomaga zmanjšati stroške, povečati dobičkonosnost in na koncu povečati dobiček podjetja. V ekonomski literaturi se ta koncept prvič sreča v delih raziskovalcev v 80. letih prejšnjega stoletja. Takrat so v Združenih državah prvič pomislili, da je učinkovitost celotne proizvodnje odvisna od sklopa medsebojno povezanih dejanj, imenovanih poslovni proces.

Definicije

Poslovni proces je zapleten koncept. Razvoj poslovanja je močno odvisen od medsebojno povezanih operacij, postopkov in aktivnosti. Nemogoče si je predstavljati obrat brez oskrbe s surovinami, njihove predelave, delavcev na strojih in računovodij. Podjetje je zaprt sistem, ki deluje kot sestavni organizem. In da bi vse delovalo pravilno brez zapletov in zamud, potrebujete glavne možgane – izkušenega menedžerja, ki bo analiziral in spremljal skladnost vseh poslovnih procesov.

Če gledamo z ekonomskega vidika, potem povezanost vseh možnih dejavnosti, med katerimi se predelava okoljskih virov v končni izdelek za potrošnika, imenuje poslovni proces. Analiza poslovnega procesa je ocena učinkovitosti določene akcije, operacije ali dogodka, povezanega s proizvodnjo.

Za kaj so

Opis poslovnih procesov je precej enostaven. Največja realnostna težava pa je, da v katerem podjetju pri nas le redko najdemo osebo, ki bi jo resnično zanimalo izboljšanje učinkovitosti različnih proizvodnih procesov. Mala in srednja podjetja se trudijo z dolgo zastarelimi metodami zmanjševanja stroškov, medtem ko na Zahodu že dolgo razumejo, da je uspeh podjetja odvisen od kompetentnega najetega menedžerja, ki želi s svojim delom doseči največje rezultate.

Ustvarjanje poslovnih procesov daje jasno razumevanje: kdo je odgovoren za katero fazo, kakšen položaj zaseda in kaj je treba narediti. Takšno strukturiranje naredi organizacijo proizvodnje pregledno in olajša njeno upravljanje. Če zaposlenim sporočite drevo ciljev, lahko povečate njihovo motivacijo, tako da pokažete, da je njihovo delo usmerjeno k skupnim ciljem. Poleg tega bo organizacija podjetja na ta način pomagala prepoznati nepotrebne stroške finančnih in časovnih virov.

Kako ustvariti

Ne glede na to, ali je podjetje veliko ali majhno, je pristop k izdelavi podrobnega načrta enak. Razmislitekonkreten primer. Obstaja podjetje, ki prodaja zofe. Diagram poslovnega procesa je podoben drevesu. Glavne veje gostijo glavne funkcije, ki se razcepijo v manjše. Katere so torej glavne faze poslovnega procesa za trgovca na drobno?

1. Nakup blaga. To je prvi in osrednji poslovni proces. Katere so njegove podfaze?

• Analiza dobavitelja.
• Sestavljanje pogodb s proizvodnimi obrati.
• Sestavljanje pogodb s transportnimi podjetji.

2. Postavitev kavča. Na tej stopnji so takšni trenutki:

• Izbira sobe.
• Gradnja ali najem prostorov.
• Ustvarjanje pogojev za prodajo.

3. Postopek prodaje.

• Zaposlovanje.
• Nakup blagajne.
• Ustvarjanje vzdušja in oblikovanja za prodajo.

4. Trženje in oglaševanje.

• Postavitev znaka.
• Ustvarite vizitke, knjižice, brošure, kataloge itd.
• Umestitev oglasa.

Seznam je lahko dolg. Pomembno je razumeti, kako nastajajo poslovni procesi. Nato bomo dali nekaj zlatih pravil za uspešno organizacijo podjetja.

Pravilo 1

Za vsako izbrano poslovno fazo je odgovorna določena oseba. Vključite jih v oblikovanje sheme. To bo omogočilo podrobnejše razumevanje procesa, zanimanje zaposlenih in povečanje njihove motivacije za doseganje skupnih ciljev. To je še posebej pomembno v zgodnjih fazah nastanka podjetja. Zagon podjetja je vedno povezan zvelike težave, pravočasna določitev ciljev za posamezne faze pa bo dala podrobnejši načrt ukrepanja.

Pravilo 2

Uporabite avtomatizirane programe in vizualizirajte svoja vezja. Do danes obstaja veliko že pripravljenih programov, ki pomagajo strukturirati informacije. Mala in srednje velika podjetja jih uporabljajo povsod.

Če delate v skupini, vzemite tablo ali koščke papirja, da vse zapišete in narišite drevo svojih procesov, ko greste naprej. Začnite z velikimi operacijami in jih razdelite na manjše. Za velika podjetja je ustvarjanje poslovnih procesov ogromno mukotrpno delo, ki zahteva maksimalno koncentracijo in usklajenost delovanja vseh zaposlenih.

Pravilo 3

Pri oblikovanju poslovnih procesov naj vas vodi strategija podjetja in ne njegova organizacijska struktura. Ista funkcija lahko presega uveljavljene oddelke. Na primer, pri dobavi izdelka od dobavitelja lahko upoštevamo mejo poslovnega procesa, dokler izdelek sam ne zapusti maloprodajnega mesta, torej ko je postavljen na police in dostopen potrošniku. Ta proces vključuje več oddelkov, ki so del organizacijske strukture.

Pravilo 4

Ne bodite preveč podrobni v svojem načrtu. Če diagram preobremenite z nepotrebnimi informacijami, bo to povzročilo splošno zmedo in veliko breme odgovornih zaposlenih. Če nameravate narediti spremembe v določenem segmentu, je treba ta del podrobno opisati, vse ostalo pa je treba upoštevati.samo površno, brez spuščanja v podrobnosti. Učinkovitost poslovnih procesov je podrejena Paretovemu zakonu "20/80", ko bo 20% podrobnih opisov prineslo 80% uspeha celotne operacije.

Pravilo 5

Ne bojte se resnice in zgradite shemo, ki temelji na tem, kar v resnici je. Ta situacija se pojavlja zelo pogosto. Glavni vodja sprašuje svoje podrejene o njihovih oddelkih, da bi sestavil diagram poslovnega procesa. Ti poskušajo in povedo, kako jim gre dobro. Čeprav je dejansko stanje daleč od idealnega. Toda na podlagi napačnih podatkov bo zgrajena napačna shema, po kateri bodo sprejete neučinkovite odločitve in vse delo bo šlo v nič.

Ne zamenjujte "kot je", "kot bi moralo biti" in "kot želim, da bo". Ne glede na to, kako slabo je vse, so poslovni procesi sestavljeni prav zato, da bi to stanje izboljšali. Zato je nujno opisati le situacijo iz resničnega življenja.

Automatizacija poslovnih procesov

Spremljanje vseh dogodkov, ki se dogajajo v podjetju, je zelo težko, še posebej, ko gre za velike korporacije in sindikate. Velik posel si je težko predstavljati brez celotnega sistema avtomatiziranih programov, ki vam omogočajo analizo vhodnih podatkov za sprejemanje odločitev. Zato danes zelo pogosto govorimo o avtomatizaciji poslovnih procesov.

V praksi to pomeni, da obstaja poseben računalniški program, ki obdeluje vse vrste informacijskih tokov, ki zagotavljajo poslovni proces. Analiza poslovnih procesov poteka brez povezavenačinu, oseba pa se le seznani z rezultati in naredi ustrezen zaključek.

Izbira metode analize

Ko se sooči z vprašanjem, kako najbolje avtomatsko opisati poslovne procese, bo domači podjetnik našel veliko možnosti, ki niso dobro optimizirane za ruski trg. Skoraj vsa predlagana programska oprema je bila ustvarjena za zahodna podjetja, ki imajo izkušnje z optimizacijo proizvodnje. Toda po analizi nekaterih podatkov smo ustvarili lasten seznam programov, ki izvajajo poslovni proces.

1. BEST-5 "Moje podjetje" je programska oprema, ki jo pogosto uporabljajo mala in srednja podjetja. Program je na voljo za vsak računalnik in je zelo enostaven za uporabo. Njegova prednost je, da lahko analizira majhne količine podatkov iz majhnega podjetja.
2. Corporate Modeler. Pogosto se uporablja v sodobnih podjetjih, predvsem zato, ker je poceni. Zagon podjetja je s tem programom enostavno organizirati, saj je zelo priročno graditi diagrame poslovnih procesov, vendar praktično ne analizira.
3. iGrafx Enterprise Central. Zelo dober kanadski dizajn. Zna ne le prepoznati in sestaviti poslovne načrte, temveč tudi uspešno analizirati nize vhodnih podatkov. Pri nas ima zelo malo distribucije, čeprav je izdelek zelo vreden.
4. Business Studio. Najbolj znan ruski razvoj. Integriran z drugimi izdelki MS Office (Word, Excel, Visio). Zadomači podjetnik je najboljša izbira glede na razmerje med ceno in rezultatom. Odlična analiza poslovnih procesov. Proizvodnjo je mogoče uspešno optimizirati zaradi rezultatov, pridobljenih s programom.

Tehnologija za gradnjo poslovnih procesov

Danes je najpogostejša integracija avtomatske in ročne metode gradnje sheme "poslovnega procesa". Analiza poslovnih procesov v tem primeru poteka v dveh fazah: prva s pomočjo rezultatov, pridobljenih na računalniku, druga - ročno s strani vodje.

Upoštevajmo dva glavna pristopa k risanju grafov in grafikonov. V tem primeru bo tehnologija poslovnih procesov zgrajena z naslednjimi metodami:

1. DFD (diagram pretoka podatkov).
2. WFD (diagram delovnega poteka).

Prva metoda DFD vključuje sestavljanje diagrama tokov podatkov. Vključujejo: podrobno opisovanje dela procesa, odgovorne sodelavce, potrebno dokumentacijo. Takšna konstrukcija daje popolno sliko dejavnosti podjetja, okoliških vhodnih in izhodnih podatkov, vseh elementov proizvodnega procesa in odnosov med njimi. Ta pristop vam omogoča, da poudarite brezplačne (dodatne) poslovne procese, ki zmanjšujejo učinkovitost rezultata in jih je mogoče optimizirati na različne načine.

WFD - diagrami poteka dela, ki opisujejo poslovne procese nižje ravni. Razvoj poslovanja se lahko bistveno spremeni, če poznate ne le vertikalno hierarhijo dejanj, temveč tudi horizontalno. Kaj to pomeni?

Če pogledašjasno je, da so diagrami WFD mreža časovnih okvirov, katerih vsak graf je odgovoren za določen proces. Recimo, da dostava blaga traja dva dni - graf prikazuje začetek in konec postopka. Nato sledi dogodek umeščanja izdelkov v trgovalni prostor, ta proces pa se bo začel šele po zaključku dostave. Podatki se zaporedno izrišejo na graf. Dogodki, operacije in dejanja se lahko prepletajo, če se izvajajo hkrati. Primerno je začeti razvijati podjetje v zgodnjih fazah na ta način, pri čemer določite, koliko časa je potrebno za celoten proizvodni cikel.

Sklepi

Za majhne ali velike, nove ali stare, potrebujete razumevanje, kaj je poslovni proces. V kateri koli fazi življenjskega cikla podjetja lahko optimizacija proizvodnje pomembno vpliva na nadaljnji razvoj. Konec koncev je glavni cilj obstoja katere koli organizacije danes zadovoljiti potrebe potrošnika. In če je stranka zadovoljna, bo imela dobiček. Odvisnost tukaj je neposredno sorazmerna. Višja kot je raven zadovoljstva potrošnikov, višji je dobiček podjetja. In to je mogoče doseči le z analizo in nato spreminjanjem procesa v podjetju.