Vzorčna ureditev interakcije med oddelki, primeri

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vsako podjetje ima lokalne dokumente, ki urejajo njegove dejavnosti. Ena najpomembnejših je ureditev interakcije med oddelki (vzorec dokumenta bo opisan spodaj). Za vodjo organizacije je učinkovito orodje upravljanja. Oglejmo si podrobno vzorčno ureditev interakcije med oddelki.

Zahteve

Kakšna bi morala biti uredba? Interakcija med oddelki računovodske in ekonomske službe, kadrovskimi delavci in enoto za poravnavo in načrtovanje ter drugimi strukturnimi enotami podjetja je neizogibna v procesu delovanja. Hkrati naj bi stik zaposlenih zagotovil izvedbo zastavljenih nalog v najkrajšem možnem času. Izvajalcem bi moral biti najprej na voljo vzorec ureditve interakcije med oddelki. Če oseba, odgovorna za njen razvoj, zapiše vse določbe, a podrejeni ne morejo ničesar razumeti, v dokumentu ne bo pomena. V zvezi s tem oblikovanje vzorca uredbeinterakcije med oddelki, je treba upoštevati tri ključna načela:

1. Dokument je sestavljen na podlagi modela poslovnega procesa. Kakovost predpisov bo neposredno odvisna od temeljitosti sheme.
2. Strukturo dokumenta določa procesni model. Vse točke sheme morajo biti prisotne v predpisih.
3. Predstavitev informacij poteka v uradnem, suhem jeziku. Priporočljivo je, da v besedilu dokumenta uporabite kratke preproste stavke. Določbe je treba oblikovati nedvoumno. Vse kratice in izrazi morajo biti napisani.

Cilji

Vzorčna ureditev interakcije med oddelki zagotavlja:

1. Vzpostavljanje in vzdrževanje reda pri pripravi dokumentacije, učinkovit stik med strukturnimi enotami.
2. Preprečevanje konfliktnih situacij v ekipi. Če so sheme interakcije za delo določene vnaprej, delež sodelovanja enega ali drugega zaposlenega v procesih, sporov ne bo.
3. Hiter vstop v ekipo novincev. Uredba pomaga razumeti strukturo interakcij, označuje, katere dokumente bo zaposleni uporabljal, na katere službe se bo obrnil.
4. Nadzor discipline.
5. hitrejši prenos zadev na drugega zaposlenega (ob odhodu ali odhodu na dopust).
6. Preprečevanje izgube finančnih, človeških in časovnih virov.

Struktura

Kakšna je regulacija interakcije medse oddelki lahko štejejo za pravilno sestavljene? Običajno dokument vključuje naslednje razdelke:

1. Splošne določbe.
2. Definicije, izrazi in okrajšave.
3. Opisi procesov.
4. Odgovornost.
5. Nadzor.

Kot viri definicij lahko služijo zakonodajni akti, GOST in drugi dokumenti. Slednje zlasti vključujejo odredbe ministrstev, oddelkov, vladne uredbe. Hkrati je treba v predpise za interakcijo med oddelki vključiti sklicevanja na regulativne dokumente, katerih določbe so bile uporabljene. Vzorec zlasti za zdravstvene ustanove vsebuje navedbe odredb Ministrstva za zdravje in socialni razvoj, Ministrstva za zdravje regije.

Prijava

Običajno vsebuje grafični model poslovnega procesa. Prikazan je kot diagram, sestavljen iz več blokov. Grafično sliko je mogoče ustvariti s programskimi izdelki za osebni računalnik. Sheme odražajo poseben postopek za izvajanje določenih nalog. Vizualizacija je bolj priročna kot besedilo. Diagram jasno prikazuje začetek procesa in vsako stopnjo, odnos med njimi in končni rezultat. Ta model pogosto uporabljajo razvijalci predpisov za interakcijo med oddelki podjetja v skladu z 223-FZ. Shema poudarja ključne parametre, kot so rezultati in vložki, udeleženci in stranke. Če se začetnik seznani s takšnim modelom, bo takoj razumel posebnosti procesa in bo pripravljen za izvedbo določene naloge.

Navodila

Na prvi stopnji morate določiti predmet dokumenta in odgovorne osebe, tj.pripravi in kakšne predpise. Zlasti interakcija med računovodskimi službami poteka po jasni shemi, ki je zapisana v zakonodaji. V tej strukturni enoti je vedno najpomembnejša oseba, ki je odgovorna za izpolnjevanje zahtev glede poročanja. Lahko postane odgovorna oseba za pripravo predpisov za interakcijo med oddelki. Vzorec dokumenta bi morali obravnavati vsi zaposleni. V ta namen se organizira skupščina. Če dokument ureja proces, v katerem trčijo interesi več kot dveh oddelkov, je pomembno, da v razpravo vključimo ključne zaposlene. Oseba, odgovorna za razvoj, bi morala kolegom razložiti pomen izvajanja pravil.

Opis procesov

Njegov obseg bo odvisen od kompleksnosti interakcije. Če je postopek preprost in zaposleni, ki je zanj odgovoren, dobro razume vse faze izvajanja, potem lahko sam sestavi shemo dela z drugimi strukturnimi enotami. Po tem naj se o dokumentu pogovori z ostalimi udeleženci. Če je poslovni proces zapleten, potem vsak zaposleni razvije svoj del modela. Po tem se vsi projekti zberejo in razpravljajo. Ob seznanitvi z osnovnim dokumentom lahko vsi zainteresirani zaposleni predlagajo določene popravke in dopolnitve. Po tem se pravila interakcije med oddelki podjetja prenesejo na vodjo.

Izjava

To je mogoče storiti neposredno. V tem primeru vodja sam podpiše pravila interakcije medoddelki podjetja. Vzorec dokumenta se lahko odobri tudi posredno. V tem primeru vodja izda ukaz. Podatki o registraciji upravnega akta se vpišejo v žig odobritve.

Posebnosti dela odgovorne osebe

V nekaterih organizacijah je v državi zagotovljen položaj vodje kakovosti. V praksi so bile razvite določene faze priprave dokumentov. Upoštevati jih mora vodja, ki sestavi pravila interakcije med oddelki. Primer osnovnih korakov:

1. Določite procese.
2. Izdelava grafikona.
3. Podroben opis.
4. Sestavljanje besedila.

Odgovorni specialist preučuje urnik zaposlenih v različnih oddelkih. To je potrebno za pripravo opisa standardnih situacij, vključenih v predpise za interakcijo med oddelki. Primer: "Bencinski servis je pregledan s tehničnimi sredstvi, kot je … Po zaključku pregleda se ustvari poročilo."

Določanje končnega cilja

Oseba, odgovorna za pripravo pravilnika, mora imeti predstavo o vseh procesih, poznati dolžnosti zaposlenih, imeti ustrezne kvalifikacije in stopnjo strokovnosti. Namen dokumenta mora biti zaposlenim jasen. V nasprotnem primeru bo izvajanje predpisov dodatno breme za zaposlene.

Optimizacija in oblikovanje

Celovita študija procesov, ki potekajo v podjetju, vam omogoča identifikacijošibke točke. Analiza situacij, rezultatov, operacij omogoča optimizacijo dejavnosti. To pa nam omogoča, da oblikujemo več scenarijev za nadaljnji razvoj. Tako lahko podjetje pusti vse tako, kot je, ustvari nov model dela ali popravi starega.

Nianse

Pomembno je, da vsak zaposleni jasno razume, kaj mora narediti in kako bodo doseženi rezultati vplivali na njegov zaslužek. Zato je treba o uredbi razpravljati pred njeno odobritvijo. Ključno vlogo pri pripravi dokumenta ima seveda vodja delovne skupine (projekta). Naloga tega strokovnjaka je postavljati kritična vprašanja. Znati mora predstaviti jasen model procesa. Vsak udeleženec vidi sliko na lastne oči. Obstajati mora skupno razumevanje. Vsak udeleženec mora pojasniti odgovornost pri oblikovanju pravilnika. Ekipe so v večini primerov skeptične glede izvajanja takega dokumenta. Glede na zahtevnost postopka uvedba predpisov traja 4-12 mesecev.

Predstavitvene funkcije

Za uvedbo nove uredbe morate:

1. Prepoznaj prejšnje dokumente kot neveljavne.
2. Uvedite nove lokalne akte za aktiviranje uredbe.
3. Razvijte dokumente, potrebne za uporabo odobrenih pravil.
4. Popravite ali implementirajte nove module avtomatiziranih informacijskih zbirk.
5. Izdelajte obrazce nestandardiziranih dokumentov.
6. Sprememba ali dopolnitev osebjaurnik.
7. Poiščite kandidate za nova delovna mesta, določite ali premestite delavce.
8. Naučite izvajalce novih pravil.
9. Obrnite se na zaposlene.
10. Izvedite poskusno izvajanje uredbe.
11. Popravite besedilo na podlagi rezultatov poskusne izvedbe.
12. Uveljavite končno različico dokumenta.
13. Določite postopke za nadzor kakovosti uredbe.

Po določitvi ukrepov za izvedbo dokumenta upravljavec izda odredbo. Opozoriti je treba, da se bo zaradi trajanja dogodkov datum odobritve in neposrednega začetka veljavnosti uredbe razlikoval. Oglejmo si še glavne napake, ki jih delavci delajo pri sestavljanju dokumenta.

Neskladje s prakso

Pomembno je, da izdelavo predpisov zaupate zaposlenemu, ki je neposredno povezan z delovnimi dejavnostmi v podjetju. Recimo, da je organizacija postala zelo velika. Vodstvo si lahko privošči oblikovanje posebne službe, katere naloge bodo vključevale reševanje razvojnih vprašanj. V skladu s tem bo oddelek postavil nalogo, da opiše vse procese podjetja. Toda namen tega dogodka je zanje nepomemben. Če predpise sprejemajo ljudje, ki se ne ukvarjajo z resničnimi dejavnostmi, potem zaposleni, ki jih vodi, ne bo izvajal sheme. V skladu s tem dokument nima smisla delati.

Pomanjkanje fleksibilnosti

Veliko odgovornih oseb stremi k maksimumudetajl. To stanje je posledica nepoznavanja razlik med pripravo predpisov in opisom dejanskih proizvodnih procesov. Če je naloga avtomatizirati operacije, je njihova podrobnost namenjena pomoči zaposlenim. Potreba po predpisih se pojavi, ko je v proizvodnjo vključenih veliko ljudi. Njihova dejanja se pogosto podvajajo, vendar si vsaka oseba to ali ono operacijo razlaga na svoj način. Uredba je namenjena reševanju sporov. Upoštevati je treba, da morajo zaposleni v organizaciji imeti določeno svobodo delovanja, ki jim omogoča, da sprejmejo eno ali drugo odločitev glede na situacijo. Na primer, stranki je mogoče odgovoriti takoj namesto čez nekaj časa.

Velik obseg in zapletenost besedila

Predpisi, sestavljeni iz 5-7 strani, veljajo za optimalne. Hkrati mora biti njegova vsebina obsežna, a kratka. Ni priporočljivo uporabljati zapletenih večdelnih stavkov. Besedilo mora biti razumljivo. Poleg tega morate biti pozorni na pogoje. Pojmov ne smete zamenjati s sinonimi, uporabljajte okrajšave brez dekodiranja.

Interakcija med oddelki za informacijsko varnost in IT

Trenutno so v mnogih podjetjih stiki s temi službami zelo težki. Težave so povezane z notranjimi konflikti oddelkov za IT in informacijsko varnost. Obstaja več možnosti za zagotovitev njihovega učinkovitega sodelovanja. Prva in najpreprostejša je prisotnost zaposlenih (enega ali več), ki so specializirani za informacijsko varnost v okviru storitve informacijske tehnologije. Pravila interakcije med IT oddelki inIB v tem primeru odraža tipične pristope k sodelovanju. Organizacija dela poteka na podlagi prevladujočega stereotipa, da je informacijska varnost del zagotavljanja informacijske tehnologije. Če v podjetju ni konfliktov med temi storitvami, lahko vodja razmišlja o ureditvi storitve informacijske varnosti kot ločene strukture IT oddelka. V skladu s tem bo treba za zagotavljanje tovrstnih dejavnosti nameniti več sredstev, tudi finančnih.

Tipičen vzorec

Splošne določbe določajo:

1. Namen dokumenta. Praviloma obstaja takšen stavek: "Ta uredba določa postopek …".
2. Obseg. Uredba se lahko uporablja za delavce ali objekte.
3. Predpisni dokumenti, v skladu s katerimi je bil akt razvit.
4. Pravila za odobritev, prilagoditev, razveljavitev predpisov.

V razdelku "Izrazi, okrajšave, definicije" so podani koncepti, uporabljeni v dokumentu. Vse kratice morajo biti zapisane. Izrazi morajo biti navedeni po abecednem vrstnem redu. Vsak koncept je naveden v novi vrstici v enotah. h. Opredelitev izraza je podana brez besede "to", skozi pomišljaj. V razdelku »Opis procesa« je podan opis po korakih. Priporočljivo je uvesti pododstavke. Vsak od njih bo ustrezal določeni fazi. V istem razdelku so navedeni zaposleni, ki sodelujejo pri izvajanju določenih poslov. Opisana niso samo dejanja, ampak tudi njihov rezultat.

Odgovornost in nadzor

Predpisi naj vsebujejo navedbo možnosti uporabe sankcij za osebe, ki ne ravnajo v skladu z določbami. Odgovornost je po zakonu dovoljena. Lahko je kazenski, upravni ali disciplinski. Obvezno je navesti polno ime in delovno mesto delavca, ki spremlja izvajanje predpisov.