Primeri poročil o napredku. Kako napisati poročilo

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Ni takega vodje, ki vsaj enkrat na leto ne zahteva od svojih podrejenih, da poročajo o storjeno. In težava je v tem, da se pri rutinskih zaposlitvah zdi izdelava takega dokumenta precej težka naloga. In iz nekega razloga nam je nerodno prositi za primere poročil o opravljenem delu organov. Kaj pa, če se odloči, da ne ustrezamo položaju, ki ga imamo?

Kdo potrebuje

To vprašanje zastavi izvajalec, ki je prejel nalogo za poročanje. Najpogosteje se zaposleni v podjetjih počutijo skoraj užaljeni zaradi takšnih zahtev. Ampak vse ima pomen.

Prvič, poročilo o opravljenem delu potrebuje izvajalec sam. Ne formalen, ampak zainteresiran odnos do tega procesa vam bo omogočil, da najdete ozka grla in slabosti v svojih kvalifikacijah. Določene so torej smeri, v katerih se je mogoče (in potrebno) razvijati. Navsezadnje se vsi učimo iz svojih napak.

Drugič, vodja ga potrebuje. Poročilo o opravljenem delu vam omogoča objektivno oceno kakovosti inhitrost reševanja nalog. Zahvaljujoč temu dokumentu bodo izginila številna vprašanja - od najbolj primitivnega "kaj počnete ves čas" do kompleksnega "zakaj bi zamenjal vaš računalnik za sodobnejšega". Ker bo poročilo navedlo, da je za shranjevanje sprememb v dokumentu potrebno veliko časa. In ni odvisno od izvajalca - zastarela pisarniška oprema ne more delovati hitreje. Pravzaprav se zato zdi, da delavec ves čas pije čaj - samo čaka, da se operacija zaključi.

In vprašanje: "Zakaj moram napisati poročilo o opravljenem delu za mesec?" sama po sebi je napačna. Ker je kopičenje statističnih informacij in polnjenje baz smiselno za stratege, ne pa za operativne zaposlene. Enostavno jim je lažje rešiti problem kot pa govoriti o metodah za njegovo rešitev.

Kaj napisati

Primeri poročil o napredku kažejo, da morate pisati zelo podrobno. Karkoli se zdi majhna stvar ali majhna gesta, je lahko ključni element pri izvajanju določenih funkcij. Toda razumevanje tega bo prišlo šele po preučitvi več pisnih poročil.

Če je delo rutinske narave, na primer usklajevanje dokumentov in ugotavljanje nedoslednosti, je smiselno razviti tabelarni obrazec. V tem primeru bi morala biti tabela sprva zelo podrobna in vsebovati veliko stolpcev; sčasoma bo potreba po nekaterih stolpcih izginila, oblika poročila pa bo dobila običajen (beri - razumno) videz.

Bv številnih primerih je pri sestavljanju poročila o opravljenem delu (na primer učitelji) nemogoče formalno pristopiti k vprašanju introspekcije. Pravzaprav se šola poleg načrtovane izobraževalne in metodološke obremenitve ter študija potrebnega gradiva ukvarja tudi z izobraževalnimi dejavnostmi. To zahteva poseben pristop k pripravi dokumenta: razumeti je treba razloge za zaostajanje številnih učencev, najti načine, kako otroke zanimati za njihov predmet. Hkrati pa ne smemo pozabiti na uspešne (in celo nadarjene) šolarje.

Poročaj o ciljih

Za pravilno sestavljanje in minimalne časovne stroške se je treba že od začetka odločiti, za kakšen namen in zakaj se piše poročilo o opravljenem delu za leto. Poimenujmo najbolj priljubljene:

- utemeljitev resnične koristi določenega položaja v organizaciji;

- potrditev kvalifikacij zaposlenega;

- predstavitev učinkovitega dela vodstvu;

- prejemanje sredstev za naslednje obdobje poročanja;

- pridobitev soglasja za razvoj smeri (ideje);

- utemeljitev porabe dodeljenih sredstev in financ itd.

Poznana formulacija - pravilna postavitev problema zagotavlja 50% rešitve - deluje tudi v tem primeru. Bolj ko razumemo, zakaj je poročilo potrebno, lažje ga bomo napisali. Vse do tega, da dokument "za razstavo" od nas sploh ne zahteva ustvarjalnega pristopa. In zamudno.

struktura dokumenta

Če podjetje nimarazviti obrazec za poročanje, potem ga morate razviti sami. Če poznamo namen dokumenta, je treba razmisliti o njegovi strukturi. Vzorčna poročila o napredku kažejo, da je potreben jasen in preprost oris.

Na samem začetku je treba pojasniti namen in logiko predstavitve informacij. Razložite vrstni red predstavitve in naredite kazalo. Za tabelo je treba na kratko pojasniti, zakaj je bila izbrana takšna oblika.

Znotraj razdelkov in pododdelkov se je treba držati tudi enotnosti predstavitve. Tako bo dokument bolj razumljiv, posledično ga je lažje zaznati. V poročilu za daljše časovno obdobje so ilustracije v obliki diagramov in grafov povsem primerne, kar bo olajšalo zaznavanje. Toda tukaj se morate držati pravila »zlate sredine«: trdno besedilo, pa tudi izključno vizualni materiali, se zelo hitro utrudijo.

Styling

Za navadnega zaposlenega je morda najtežje napisati terminologijo in ubeseditev. Bombastično poročilo bo videti nenaravno in bo povzročilo negativno reakcijo vodstva. Preveč preprosto besedilo (na primer 25 xeroxiranih dokumentov) bo prav tako odvrnilo bralca.

Toda predlogam se je treba izogibati. Edina izjema je dokument, ki ga nihče ne bo nikoli prebral. Včasih naletimo na takšne težave, a v tem članku nas zanimajo resnična (ne predračunska) poročila.

V vsakem primeru ne bi smeli govoriti samo o dosežkih. Da jih poudarimtreba je govoriti o težavah, s katerimi se je treba soočiti pri delu. Analiza kompleksnosti je med drugim hrana za razmislek o optimizaciji dela vodstvenih delavcev. Primeri poročil o napredku kažejo, da ne bi smeli uporabljati nejasnih besednih zvez, kot so "nezadovoljivo stanje", "nastale težave" itd. Bolje je, da vse pokličete s pravim imenom: "pokvarjen fotokopirni stroj", "pomanjkanje dostopa do interneta", »pomanjkanje ali nepravočasen prejem informacij pridruženega oddelka. Vse to nam omogoča, da ustrezno in objektivno ocenimo trenutno stanje v podjetju.

Ocena rezultatov

Vsak rezultat mora biti podprt s številkami. Takšna konkretizacija omogoča razumevanje dinamike razvoja.

Poleg tega je treba določiti kriterije za ocenjevanje rezultatov. Ali bo šlo za prejšnje obdobje poročanja (če gre na primer za četrtletno poročilo) ali obratno za odstotek doseganja zastavljenih ciljev, je odvisno od avtorja dokumenta.

Na splošno lahko posredni kazalniki povedo veliko o procesu reševanja nalog. Tukaj je tudi veliko informacij za nadaljnjo analizo. Od določanja stroškov dela do razumevanja pravilnosti postavljanja ciljev.

Od problema do rešitve

Večina poročil je napisana glede na napredek. Dokument, ki jasno prikazuje razmerje problem-rešitev, je ugodnejši. Bralec takoj razume, katere metode in tehnike (če je potrebno)izvajalec je izkoristil pravočasno in kakovostno opravljeno nalogo.

Še podrobnejša veriga »specifična težava – njeni vzroki – postavljanje ciljev – rešitev« takoj nakazuje potrebo po predstavitvi dnevnega poročila v obliki tabele. Poleg tega so imena grafov že znana. Informacije, predstavljene na ta način, je enostavno brati in analizirati.

Predstavitev kvantitativnih kazalnikov

V primerih, ko je poročilo sestavljeno predvsem iz številčnih podatkov, je tabelarno obliko zelo težko razumeti. Neprekinjen tok številk bralca po nekaj minutah dobesedno utrudi. Še ena stvar - pisani grafikoni in grafi. So jasni, razumljivi, enostavni za branje.

Vsak diagram je treba komentirati. Poleg tega je treba navesti, kako so različni grafi med seboj povezani; razlaga vzročno-posledičnih razmerij bo dodatno olajšala analizo poročila.

Če so bila med delom porabljena materialna sredstva, jih ne bi smeli kar našteti. Namesto tega je treba navesti pridobljene koristi. Suha fraza: »Kupljena pisarniška oprema« bo zvenela povsem drugače, če napišete: »Ustvarjeni sta bili 2 delovni mesti, kar je omogočilo povečanje proizvodnje oddelka.«

Kako izdati dokument

Kljub dejstvu, da ni enotne oblike sestavljanja, je mogoče sestaviti poročilo o opravljenem delu v skladu z GOST, ki opredeljuje glavneznanstvena merila. Navaja zahteve za oblikovanje, vrsto in velikost pisave itd.

Kar se tiče berljivosti dokumenta, je tukaj nekaj nasvetov:

- poskusite imeti največ 5 stavkov v enem odstavku;

- ključni indikatorji so lahko označeni s pisavo ali barvo;

- prelomite besedilo, tako da tabela ali graf ne zavzame celotne strani; ne pozabite pustiti prostora za komentarje o njih;

- napišite jasen in jedrnat povzetek poročila.

Ti nasveti vam bodo olajšali dojemanje vašega poročila, kar pomeni, da bodo bralca na začetku nastavili na zvest odnos do avtorja dokumenta. Predstavljajte si, da ste vi šef. In naredite poročilo na način, ki bi vam bil koristen in zanimiv za branje.