Obračun gotovinskih transakcij. Osnovni koncepti

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vsaka organizacija, ne glede na njeno velikost, se pri izvajanju skoraj vseh dejavnosti sooča s potrebo po uporabi gotovine. In če se praviloma negotovinska plačila uporabljajo za plačilo potrebnega materiala ali naročenih storitev, potem se plačilo potnih in nekaterih drugih stroškov izvede z gotovino. Za to je v podjetju ustvarjena blagajna, računovodstvo gotovinskih transakcij pa je treba voditi v skladu z zakonskimi akti in regulativnimi dokumenti.

Organizacijo nadzora nad gotovino izvaja računovodstvo, njena prizadevanja pa so usmerjena v krepitev plačilne discipline ter zagotavljanje pravilne porabe in razporeditve finančnih sredstev. Po drugi strani pa obračunavanje gotovinskega prometa pomeni pravilno, popolno in pravočasno dokumentacijo ter zakonitost gotovinskega prometa.

Sintetično, pa tudi bolj poglobljeno analitično računovodstvo gotovinskih transakcij in denarnih dokumentov vključuje vodenje ustreznih računov. Na primer, na določenem računu številka 50 (v kontnem načrtu se imenuje "Blagajna") se odraža stanje, prejem in izdaja vseh gotovinskih in denarnih dokumentov, povezanih s celotno splošno blagajno podjetja. Po potrebi se odpre podračun s številko 50-1, imenovan "Blagajna organizacije", za vsako valuto pa je treba odpreti ločen račun.

Račun 50-2 (ime - "Obratovalna blagajna") je potreben, če organizacija izvaja gibanje sredstev na blagajnah operativnih mest, blagajne in postajališč.

Številka podračuna 50-3, imenovana "Denarni dokumenti", odraža poštne znamke, v celoti plačane letalske karte, zadolžnice in znamke državne dajatve v blagajni v višini dejanskih (dejanskih) stroškov, nastalih v njihovo pridobitev. Analitika v tem primeru vključuje obračunavanje denarnih dokumentov po njihovih vrstah.

Obračun gotovinskih transakcij v podjetju si je nemogoče predstavljati brez izvedbe ustreznih dokumentov. Njihov seznam vključuje dohodne (KO-1) in s tem odhodne (KO-2) naloge, dnevnik za odražanje (registracijo) vseh vrst vhodnih in izhodnih denarnih dokumentov (obrazec KO-3), pa tudi blagajno odobrenega obrazca KO-4.

Vse operativne organizacije običajno prejmejo denar, ki ga potrebujejoporavnalni računi. Za to je potreben še en dokument uveljavljene oblike - gotovinski ček. Banka serviser izda takšne čeke organizacijam v obliki knjig, ki vsebujejo 25 ali 50 čekov.

Bantarni boni imajo lasten postopek za izpolnjevanje, ki ga urejajo ustrezni regulativni dokumenti. Poleg tega je takšne dokumente mogoče sestaviti ročno in z računalnikom.

Blagajna je neke vrste register. V njem se obračunavanje gotovinskih transakcij izvaja v kronološkem vrstnem redu, pravilnost ravnanja pa nadzoruje glavni računovodja. Organizacija ima lahko samo eno takšno knjigo, ki mora biti jasno oštevilčena, skrbno zavezana in zapečatena. Izbrisi in popravki v dokumentih, ki podpirajo računovodski proces, so nesprejemljivi. V izjemnih primerih morajo biti opravljeni popravki potrjeni s podpisi blagajne in seveda glavnega računovodje.

Naslednji zaposleni v podjetju lahko obdelujejo gotovinske dokumente: glavni računovodja, računovodski delavec ali katera koli druga oseba, ki jo določi vodja v dogovoru z glavnim računovodjo, kar mora biti prikazano v ustreznem upravnem dokumentu. V primerih, ko iz nekega razloga (majhno podjetje) ni računovodstva in tudi glavnega računovodje, denarne dokumente obdeluje vodja sam. Osnova za pripravo gotovinskih listin so različni papirji: plačilni in obračunski izpiski, čeki, vloge, računi.

Za normalno delovanje podjetja je predpogoj jasen nadzor vseh področij dejavnosti. Zato računovodstvo gotovinskih transakcij zahteva posebno pozornost in sistematizacijo. Po drugi strani pa pravilna dokumentacija in zagotavljanje varnosti sredstev in denarnih dokumentov zagotavljata zadovoljitev vseh nujnih potreb podjetja v zvezi z gotovino.