Plačevanje potnih stroškov: kaj morate vedeti o tem?

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Plačevanje potnih stroškov ni le priložnost za potovanje na stroške podjetja, temveč tudi odgovornost, ki nalaga številne omejitve svobode gibanja zaposlenega. Nekateri menijo, da si je treba prizadevati za brezplačno potovanje in minimalno delo, ko delodajalec dodeli odgovornost za naloge izven mesta ali države. Kako kul: na konferencah se lahko sprostite in se malo dolgočasite. Vendar ni vse tako, kot se zdi na prvi pogled.

Kaj se lahko šteje za poslovno potovanje?

Po 167. členu delovnega zakonika Ruske federacije je službeno potovanje potovanje za določeno obdobje na stroške delodajalca za opravljanje uradnih nalog zunaj "sten" pisarne. Predpogoj je prestop meje države, torej potovanje v drugo mesto ni poslovno potovanje. V tem primeru se dneva odhoda in prihoda upoštevata kot obvezna za vključitev v to obdobje potovanja. Zaposlenemu ostanepisarna, vendar urnika dela izven države ne določi podjetje pošiljatelj.

Za poslovno potovanje je dovoljeno v izjemnih primerih šteti tudi tista potovanja, ki zahtevajo potovanje v sosednje mesto. To pravilo velja za tiste položaje, ki ne vključujejo stalnih potreb po prečkanju meje, na primer za voznika taksija. Vsak dan lahko potuje iz mesta, vendar se čas, preživet na tamkajšnji cesti, ne šteje za službeno potovanje. Drugače je z uradniki, ki zasedajo delovna mesta v pisarnah, včasih pa morajo odpotovati v drugo mesto, da bi izboljšali svoje znanje in opravili tečaje. Vse stroške krije delodajalec, saj je to v njegovi pristojnosti, delavcu pa se ohrani pravica do zavrnitve testiranja in študija.

Dodatne razlike pri potovanju

Potovanje v tujino vključuje nekaj izjem od pravil. Povezani so predvsem s časom in časovnimi stroški. Recimo, da je zaposlenega poslano v drugo državo, kjer mora ostati en teden, da bi imel čas za obisk razstave ali seznanitev z novimi izdelki dobavitelja. Let zamuja, uslužbenec pa je prisiljen ostati v drugi državi s svojim denarjem:

• Plačajte hotelsko sobo.
• Jej.
• Uporabite prevoz znotraj države/mesta.
• Imejte potrebne zaloge za nego in higieno.

Vse stroške je treba podpreti s čeki in računi, da bi kasneje, po vrnitvi na delo, okrepili materialno podporo zapovračilo. Če govorimo o potovanju v drugo mesto, se potni dodatek plača le delno - prevoz in hrana.

Za kaj točno podjetje plača?

Podjetje krije vse potne stroške enega ali skupine zaposlenih. Cena ne vključuje samo potovanja, namestitve, vstopnic in obiskov določenih muzejev ali razstav. Potni dodatek vključuje tudi obvezna plačila:

• Zdravstveno zavarovanje.
• Osebno zavarovanje.
• Plačilo za prtljago in njeno zavarovanje.
• Izjava zahtevanega zneska.
• Zavarovalne premije za najem avtomobila (če zaposleni nima osebnih ali službenih vozil).

Upoštevajo se tudi vikendi, saj je oseba zaradi naročila za odhod prisiljena biti na nalogo izven delovnega časa. Plačilo službenih potovanj ob vikendih se obračunava ločeno in se v računovodskih izkazih odraža kot enkratni ali dnevni odhodki. To je potrebno, da lahko človek nekaj poje in se premika. Preostanek presežka (hodi v gledališča, muzeje, kavarne, restavracije, nakupovanje) si zaposleni zagotovi sam.

Postopek izplačila potnih stroškov: kdaj je denar izdan in vrnjen?

Najprej je treba izdati odredbo delavcu, ki je po mnenju nadrejenih pristojen za zadeve, ki jih je treba reševati v tujini. To morajo biti funkcionarji, ki izpolnjujejo določene obveznosti in izpolnjujejo merila za izbor na delovno mesto. Z drugimi besedami, če zaposleni ne pozna tujegajezika, so mu organi dolžni plačati tolmača, če je to potrebno za pogajanja s podjetjem, ki vabi. Po pregledu naročila ga zaposleni podpiše in prejme predujem za naročilo vozovnic in najem hotela najkasneje 24 ur pred odhodom.

Pomembno! Akontacija mora znašati 50 % zneska, namenjenega potovanju. Kriti mora vse stroške, ki so predvideni v času bivanja v tujini. Plačilo dnevnih potnih stroškov ne velja za mobilno komunikacijo in mobilni internetni promet.

Preostala polovica zneska bo uporabljena za preračun preostalih stroškov, ki se bodo šteli za nepredvidene ali dodatne. Zaposleni jim zagotovi čeke in šele ob prihodu domov lahko računa na odškodnino za izgube. Zagotovljen je bil na primer voznik, ki zagotavlja prevoz. Zanj se dodeli ločen potni dodatek za popravilo stroja, zamenjavo delov, zalog in oskrbo z gorivom. Drugi zaposleni ne more zahtevati povračila stroškov prevoza, saj sta zagotovljena premestitev in osebni voznik.

Še en primer, če so bile karte naročene, vendar je bil let zamujen. Delavca so nujno poklicali nazaj, avtobusne vozovnice pa je moral kupiti s svojim denarjem. Potem se stroški povrnejo. Ko denarja sploh ni, ga podjetje na najhitrejši in najbolj priročen način pošlje na račun prejemnika.

Kdaj je to koristno za popotnika?

Potovanje v službo ni vedno povezano z osebnimi stroški. Tukaj jeprimerih, ko pošiljatelj povrne stroške prehrane, delavec pa ostane "na črno". To velja za trenutke, ko gostitelj plača vse stroške prehrane v hotelu, kjer oseba biva, oziroma porabljen iz osebnega denarja (gost pride v hišo/apartma). Hkrati se občanu vrne 50 % stroškov, ki so zagotovljeni za prehrano, ne da bi bilo treba predložiti račune za nakup hrane ali pripravljene hrane v restavracijah in kavarnah.

To je predvideno z zakonom in je posledica dejstva, da ima oseba pravico zavrniti hrano, ki je zanj nezaželena iz zdravstvenih razlogov. Zato lahko kupi nekaj po svojem okusu in potrebah, plačilo dni potovanja pa bo izvedeno na način, ki ga določa zakon. Včasih se stroški lahko povrnejo po medsebojnem dogovoru zaposlenega in šefa.

Plačevanje potnih stroškov: potovanja in komunikacije ob vikendih

Če je oseba prisiljena opravljati delovne dejavnosti ob vikendih, na primer sklepanje pogodb ali njihovo podpisovanje, je treba mobilno komunikacijo plačati. Takšni nepredvideni, a pričakovani stroški se lahko delno ali v celoti povrnejo po dogovoru. V praksi se pogosto zgodi, da službeno potovanje v tujino lahko vključuje ne le drug časovni pas, temveč tudi dneve v tednu ali letne čase.

1. Če je bil uslužbenec napoten v ZDA, kjer se nedelja šteje za delovni dan, se stroški dneva povrnejo v 100% znesku. Vendar pa nezaupanje je treba zanemariti, ker bo treba tudi to dokazati.
2. Če je potnik na poti v Južno Afriko, se upoštevata tudi sezonskost in sprememba letnih časov. Na primer, "od zime do pomladi" leteti s kovčki zimskih oblačil je dodatna obremenitev spremenljivega spodnjega perila za toplo sezono. Plačilo za shranjevanje prtljage je razdeljeno na polovico, če se stranki dogovorita: zaposleni ne vzame veliko stvari - plača upravitelj, pride do presežka po krivdi zaposlenega - stroški tega.

Enako se zgodi tudi v drugih primerih, ko pride do nesoglasij in spornih vprašanj glede stroškov. Včasih izplačilo potnih dni pomeni izjemen pojav po krivdi podjetja, vendar je treba to dejstvo dokazati tudi delavcu. Pomembno je upoštevati nekatere druge okoliščine, ki vplivajo na ločitev obveznosti.

Plače

Ali mora šef izplačevati plačo, medtem ko je uslužbenec v tujini? To je sporno vprašanje, saj zaposleni že opravlja svoje dejavnosti in prejema odbitke. Po drugi strani pa preživlja prosti čas, ki bi ga lahko preživel z družino ali na službenem dopustu. In namesto tega je prisiljen delati ob vikendih, vendar le na račun odbitkov za potovanje.

Ker je nadomestilo za potne vikende le delno, morate delavcu plačati delovne ure, pri čemer ocenite njegov prispevek k razvoju podjetja po izhodiščni stopnji v skladu s podpisano pogodbo o zaposlitvi. Plača ne sme vplivati na dodatna potovanja, če je to v najboljšem interesu podjetja, inoseba je dolžna izpolnjevati svoja pooblastila. A motiv je lahko zrcalna situacija, ko lahko nadure na službenem potovanju vplivajo na višino pavšala. To pomeni, da dnevnica po 1. delu čl. 168 delovnega zakonika Ruske federacije, se dodajo plačni stopnji.

Kaj vpliva na dnevnice v različnih organizacijskih strukturah?

Plačilo dnevnice ni odvisno od države in kraja bivanja osebe. Po odločbi Vrhovnega sodišča št. CAS 05-151 z dne 26. 4. 2015 se dnevnice do odhoda krijejo v celoti. Če so bili preseženi, jih mora uprava povrniti. Gre za »žepne stroške«, ki so potrebni za opravljanje dela izven stalnega delovnega mesta v zvezi z delovnimi trenutki ali službenimi nalogami. Omeniti velja, da se denar plača iz splošnega proračuna, ki tvori državni sklad.

Če zaposleni pripada proračunski organizaciji, ima ta ločen sklad, iz katerega prihaja denar za takšne stroške. Govorimo o Ministrstvu za notranje zadeve - socialne in zdravstvene vidike te organizacije v celoti zagotavlja država, ki nima nobene zveze z zavarovalnimi skladi in zagotavlja državljane, ki delajo na nevladnih položajih.

Tukaj je plačilo potnih stroškov v proračunskih institucijah v celoti odvisno od vrste državnega upravljanja in oskrbe enot. Ko gre za služenje vojaškega roka, so odbitki nekoliko višji kot v nedržavnih strukturah ali zasebnih podjetjih. »Ker je dolžnost in naloga za zaposlenega naloga države, potem stroškidržava plača."

potovalne takse

Za tekoče poročevalsko obdobje velja naslednja zakonodaja: za organizacije ni minimalnih in maksimalnih omejitev, to pomeni, da lahko vsako podjetje določi svojo omejitev plačila, da zagotovi zaposlenemu en dan zunaj delovnega mesta. Če pa odide za nekaj ur, se dnevnica izplača v celoti, saj ne gre za ugodnost, ampak za kritje stroškov.

Mala podjetja se poskušajo omejiti na dnevnico v višini 700 rubljev, ker znesek ni obdavčen v skladu s 3. odstavkom čl. 217 Davčnega zakonika Ruske federacije. Dohodnino bo treba odtegniti od zneska, ki predstavlja razliko, ki presega ugotovljeni minimum.

Pomembno! Če je delavec poslan v tujino, je neobdavčena meja 2.500 rubljev. Plačilo potnih stroškov v proračunski ustanovi se izvede na popolnoma enak način.

Primer izračuna odbitkov od dnevnih plačil

Predpostavimo, da je g. Petrov šel na službeno potovanje za 5 dni, od tega sta 2 dni padla na vikend. Po odločitvi oblasti ima pravico do 1000 rubljev za vsak dan, preživet v drugem mestu. Od teh 5.000 rubljev znesek, enak 5700=3.500 rubljev, ni obdavčen. Preostalih tisoč in pol je predmet obdavčitve in plačila zavarovalnih premij.

Ko potuje v tujino za istih 5 dni, oseba prejme 3000 rubljev na dan. Od 15.000 rubljev ostane znesek 2.500 rubljev, ki je predmet dohodnine inprispevki. V tem primeru v vsakem primeru predložitev čekov in računov ni potrebna.

Katere dokumente je treba predložiti?

Takoj je vredno začeti s prevozom - če potujete z osebnim avtomobilom, računovodstvo izda tovorni list, kjer se izdajajo čeki in računi za plačilo goriva in drugega potrošnega materiala. Karte za letala, vlake in avtobuse morate hraniti do vrnitve domov. Potni list z oznakami mejnega prehoda je treba tudi fotokopirati za prilaganje na tovorni list. Za mestna potovanja v državi morate izdati poročila o dodelitvi - to je list, ki odraža servisni seznam obveznosti.

Če je hotel osebno rezerviral zaposleni, se morate vnaprej pozanimati, ali imajo obrazce št. 3-G za izdajo gostom. V nasprotnem primeru bo nastanitev na stroške zaposlenega, saj KKM takšne organizacije ne potrebujejo. Pri izdaji obvestila (za proračunske organizacije) morate dodatno priložiti vozovnice z datumom odhoda in prihoda. Izplačilo potnih nadomestil ob vikendih je lahko prisilno, če se sestavi krajevni akt in podpiše odredba na obrazcu T-9. Ti dokumenti imajo prednost pred zakoni, ki vodijo računovodje. Najprej jih je treba upoštevati, da ne bi preplačali potne odškodnine.

Glavna razlika med proračunskimi in zasebnimi podjetji je obvezno zagotavljanje zaposlenega, ki je "po krivdi" vodstva izven države. Pomembno je narediti vse, da lahko zaposleni pravočasno in previdnoopraviti vse naloge podjetja. Zasebna podjetja se za tovrstna plačila redko zanimajo, saj je vedno treba izpolniti dodatno dokumentacijo in odbiti plačila davka. Zato vnaprej preverite vse, kar bo izdano in podpisano na vaše ime. Ugotovite tudi, katere organizacije izven mesta ali države izdajajo ustrezne dokumente. Včasih je kar težko dobiti vozovnico v javnem prevozu, da dokažeš dejstvo službenega potovanja.