Storitvena naloga na službenem potovanju

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Organizacija pošilja svoje zaposlene na službena potovanja, pri čemer vsakemu od njih dodeli določeno delovno nalogo. Lahko je individualna in skupinska. Vse je odvisno od posebnih nalog, s katerimi se soočajo napoteni zaposleni.

Organizacija, ki napotuje zaposlene na službeno potovanje, izda odredbo ali navodilo, ki navaja namen potovanja, kraj, kamor je uslužbenec napoten, čas in seznam poslanih oseb. Potujočim zaposlenim morajo biti izdana potna potrdila z delovno nalogo. To so obvezni dokumenti, ki potrjujejo veljavnost odhoda na kraj dela zunaj organizacije. Na potovalnem potrdilu se vpiše opomba o odhodu. Ob prihodu na kraj morajo zaposleni v potnem potrdilu prejeti oznako prihoda, po zaključku pa - odhoda. Ko se vrnete v svojo organizacijo, ne pozabite označiti vrnitve s službenega potovanja.

Strokovnjaki, ki delajo na drugem območju za reševanje določenih vprašanj, prejmejo individualno delovno nalogo. Na primer delavci v dobavni verigiso poslani v objekte, s katerimi ima njihovo podjetje poslovne odnose za dobavo posebnih materialov, sestavnih delov in sklopov. Včasih telefonska komunikacija ni dovolj za razpravo o pogojih dostave ali kakršnih koli značilnostih dobavljenih izdelkov: usklajevanje tehničnih specifikacij, opredelitev parametrov, izbira optimalnih lastnosti.

Delovno nalogo prejmejo tudi zaposleni v marketinških službah, pa tudi v inženirskih in tehničnih službah. Na primer, sodelovanje na razstavah zahteva prisotnost ne le vodje prodaje, ki lahko predstavijo svoje izdelke in določijo ceno. Koristni so lahko tudi oblikovalci, tehnologi in proizvodni delavci, ki razjasnijo posebne zahteve in želje potencialnih potrošnikov. Na takih poslovnih potovanjih si strokovnjaki izmenjujejo izkušnje, orišejo možnosti za razvoj svojih proizvodnih zmogljivosti.

Nekatere organizacije usmerjajo cele skupine ljudi do določenih objektov in jim dajo servisno nalogo, katere primer je podan v obliki navodil ali listov poti. Da bi dodeljena skupina jasno izpolnjevala uradno nalogo, mora biti z odredbo imenovan vodja skupine, ki je odgovorna za njeno izvajanje. Še posebej pogosto se potreba po takih poslovnih potovanjih pojavi v primeru uvedbe opreme ali celotnih kompleksov v podjetju stranke. Da bi ekipa na novi lokaciji lahko delovala učinkoviteje, se urejajo vprašanja začasnega bivanja: rezervacije hotelov ali apartmajev. Mesta, kjer bodo zaposlenihrano, kot tudi pogoje za dostavo zaposlenih na delovno mesto. Vozovnice za prevoz naprej in nazaj plača podjetje, ki je poslalo svoje zaposlene. V takih primerih so roki strogo omejeni. Izplačujejo se tudi dnevnice. Plače se hranijo za celotno obdobje odsotnosti zaposlenih.

Pri pošiljanju strokovnjakov se sestavijo potne listine, ki vključujejo potna potrdila in seznam nalog. Odvisno od značilnosti in vrste nalog napoteni strokovnjaki dokončajo potrebna orodja in naprave. Servisna naloga je v tem primeru glavno merilo za izbiro potrebnih zalog.

Po rezultatih dela na službenem potovanju zaposleni, ki so se vrnili v svoje podjetje, sestavijo poročilo o opravljenem delu. Ta poročila odobri predstojnik ali njegovi namestniki. Za poročilo o stroških se pripravijo predračuni, ki so jim priloženi razpoložljivi dokumenti, ki potrjujejo stroške.

Poslovno potovanje se šteje za uspešno opravljeno pod pogojem, da je servisna naloga v celoti opravljena. V primeru neizpolnitve (lahko nastanejo situacije, ko je naloga delno opravljena ali je ni mogoče dokončati) je treba navesti razloge. Pogosto so razlogi povsem upravičeni, včasih pa gre za malomarnost zaposlenih. Vodstvo organizacije sprejme odločitev na podlagi rezultatov preučitve vseh razlogov, ki preprečujejo pridobitev pozitivne odločitve napotenih delavcev.