Kaj je službeno potovanje: koncept, definicija, pravni okvir, predpisi o službenem potovanju in pravila o registraciji

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Poslovna potovanja so poslovna potovanja, med katerimi pomembne delovne naloge rešujejo najeti strokovnjaki podjetja. Lahko so kratke ali dolge. Vsak zaposleni bi moral vedeti, kaj je službeno potovanje, kako je pravilno obdelano in plačano ter s kakšnimi težavami se lahko sooči specialist.

koncept

Če želite razumeti, kaj je službeno potovanje, morate dobro preučiti delovni zakonik. Kaže, da jo predstavlja službena pot, namenjena pomembnim delovnim nalogam.

Vodja podjetja se samostojno odloči, ali je treba zaposlenega poslati na drugo področje za opravljanje različnih nalog. Najpogosteje se postopek izvaja za pogajanja s predstavniki drugih podjetij, nakup opreme ali podpis pogodb.

Če so delovne obveznosti osebe neposredno povezane s pogostimi potovanji in premiki, potem takšna dejanja niso službena potovanja.

Nianseokraski

Vsak delodajalec bi moral vedeti, kaj je službeno potovanje, da bi ga pravilno uredil. Pravila za ta postopek vključujejo:

• poslovno potovanje se izda izključno za zaposlene, ki so uradno zaposleni v podjetju;
• najeti specialist lahko zavrne potovanje le, če ima utemeljene razloge ali je taka možnost predpisana v njegovi pogodbi o zaposlitvi;
• delodajalec je dolžan zaposlene vnaprej opozoriti na morebitna potovanja;
• Ni nenavadno, da pogodba o zaposlitvi ali dodatni sporazum k njej določa, da lahko najeti specialist zavrne potovanje brez negativnih posledic, ki jih predstavlja disciplinska odgovornost, na primer, če je bolan ali mora skrbeti za sorodnike.

Če službeno potovanje ni pravilno opravljeno ali plačano, je to podlaga za vložitev pritožbe na inšpektorat za delo s strani najetega specialista.

Kdo ne sme na službena potovanja?

V Ruski federaciji poslovna potovanja pogosto uporabljajo vodje različnih podjetij, kar omogoča reševanje različnih delovnih vprašanj. Vendar pa niso vsi zaposleni upravičeni do službenih potovanj, zato naslednji zaposleni niso upravičeni do tega postopka:

• nosečnice;
• zaposleni z otroki, mlajšimi od treh let;
• starši, ki vzgajajo invalidnega otroka.

Po zakonu obstoj razlogov, kot je poroka otroka ali smrt sorodnika, ne more biti podlaga zauradna odpoved potovanja. Če pa obstaja dober odnos med zaposlenim in vodjo podjetja, se običajno direktor odloči, da bo potovanje preložil ali zanj izbral drugega strokovnjaka.

Če državljan brez utemeljenega razloga zavrne potovanje, je to podlaga za izrek globe ali celo prisilno odpuščanje najetega strokovnjaka.

Koga lahko pošljemo na potovanje?

Delodajalec lahko na službena potovanja pošilja zaposlene, ki običajno delajo v podjetju za nedoločen čas in opravljajo istovrstne naloge. Najpogosteje postopek izvajajo inženirji, vodje prodaje ali celo računovodje.

Če je sprva narava dela specialista povezana s stalnimi potovanji, potem se zanj ne izda službeno potovanje. To vključuje kurirje ali voznike tovornjakov.

Če delavec dela doma, se lahko odpravi na službena potovanja na splošen način, kot je navedeno v čl. 310 TK. Postopek se izvaja izključno v odnosu do zaposlenih, ki delajo v kadru podjetja. Na službena potovanja ni dovoljeno vključevati strokovnjakov, s katerimi je bila sklenjena civilnopravna pogodba.

čas potovanja

Poslovno potovanje zaposlenega lahko traja različno dolgo, zato lahko vodja podjetja za takšno potovanje določi poljubno obdobje. Da bi to naredili, upošteva, koliko dela bo opravljenega, pa tudi s kakšnimi težavami se lahko strokovnjak sooči.

V zakonodaji ni podatkov o tem, kajnajdaljši čas potovanja. Zato je dovoljeno poslati državljana v drugo mesto za reševanje različnih težav za več let. Službeno potovanje predstavlja potovanje, ki traja več kot en dan, tako da če so vsa delovna vprašanja rešena v enem dnevu, se takšno potovanje ne šteje za službeno potovanje.

Priprava potovalnih predpisov

Pri pošiljanju določenega strokovnjaka na službeno potovanje je pomembno, da vodja podjetja sestavi določene uradne dokumente. Za to se v podjetju najprej sestavi posebna določba, v katero se vpišejo naslednji podatki:

• namen službenega potovanja;
• kraj, kjer se bodo opravljale delovne naloge izbranega zaposlenega;
• čas službenega potovanja;
• spremna dokumentacija, dana zaposlenemu v organizaciji;
• plača, dnevnica in druga plačila;
• drugi podatki, ki so obvezni za zaposlenega.

S pomočjo informacij, ki jih vsebuje položaj, je mogoče rešiti številne težave, ki se pojavijo med izvajanjem naloge. Dokumentacijo pripravlja kadrovsko osebje.

Med potovanjem je pomembno, da se rešijo finančne zadeve, za katere računovodstvo dodeli potrebna sredstva, nato pa se v pozicijo vnesejo podatki o plačilu. Podpiše ga vodja podjetja. Položaj v vsakem podjetju je mogoče sestaviti v poljubni obliki.

Kateri dokumenti so v pripravi?

Zaza pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje je potrebno pripraviti določeno dokumentacijo za vodjo podjetja. Vključuje naslednje dokumente:

• Servisna naloga. Najprej vodja oddelka, v katerem dela najeti specialist, oblikuje dopis, ki ga pošlje vodji podjetja. Kaže, da je treba zaposlenega poslati na poslovno pot. Dodatno je naveden namen tega postopka in trajanje potovanja.
• Naročilo za poslovno potovanje. Na podlagi naloge izda odredbo vodja podjetja. Označuje, kateri zaposleni v organizaciji naj gre na službeno potovanje, da bi rešil določene težave.
• potniško potrdilo. Prenese se izbranemu najetemu strokovnjaku. Ta dokument se označi po opravljeni vsaki dodeljeni nalogi, pa tudi ob prihodu ali odhodu iz kraja bivanja. Tega dokumenta ni treba ustvariti, če je državljan poslan v tujo državo.

Že po koncu službenega potovanja si državljan ogleda ustrezno poročilo. Kaže, ali je specialist opravil vse naloge, ki jih je postavil vodja podjetja.

Pravila za izdelavo navodil

Delovna naloga je pomemben dokument, ki natančno določa, katere naloge mora opraviti specialist, koga bodo poslali na potovanje in kako dolgo bo potovanje trajalo.

Napotitev na službeno potovanje se proti podpisu prenese izbranemu zaposlenemu. Ta dokument bi moral dobro preučiti, da ugotovi, ali lahkoz dodeljenimi nalogami. Dokumentacijo podpiše vodja podjetja, nato pa se začnejo priprave na službeno pot. Vzorec naloge je spodaj.

Kako obnoviti?

Ni nenavadno, da zaposleni ne opravi dodeljenih nalog v omejenem časovnem obdobju. V tem primeru se po telefonu ali z drugimi oblikami komunikacije z vodjo dogovori o podaljšanju obdobja potovanja. V tem primeru delodajalec naredi naslednje:

• sestavi se nov pravilnik o potovanju, ki navaja razlog za podaljšanje potovanja;
• izdan je ukaz z natančnim datumom, ko se bo delavec lahko vrnil domov.

Vzorec naročila za službeno potovanje si lahko preučite spodaj.

Kako preklicati?

Pogosto pride do situacije, ko službeno potovanje ni potrebno. Če so hkrati že pripravljeni vsi dokumenti, je treba potovanje uradno odpovedati. V ta namen je delavec pisno obveščen o odpovedi.

Naprej se izda naročilo, ki prekliče prejšnje naročilo, v njem pa je zapisan razlog za tako odločitev. Če so sredstva, ki jih predstavljajo potni stroški, že nakazana občanu, potem ta denar vrne državljan.

Kot je navedeno v poročilu?

Vsaka organizacija mora voditi časovni list. Postopek običajno izvajajo vodje različnih oddelkov. Ločeno je v izkaznici zapisano, da je bil določen specialistposlan na službeno potovanje. Na podlagi teh podatkov se izdela kompetenten izračun plače zaposlenega.

V izkaznici je prisotnost osebe na službenem potovanju označena s črko "K". Poleg tega so nalepljeni vsi dnevi odsotnosti državljana z delovnega mesta.

Pravila plačila

Plača vodja med službenim potovanjem, hoteli, obroki in drugi stroški najetega strokovnjaka. Zato lahko zaposleni računa na naslednje vrste plačil:

• plača za vse dni, ko je bil državljan na službeni poti;
• dnevnice, katerih glavni namen je plačilo prehrane in nastanitve;
• plačilo drugih stroškov, ki jih ima zaposleni med delom v drugi regiji.

Vodja podjetja ob izdaji naročila, na podlagi katerega gre najeti strokovnjak na službeno pot, mora napisati posebno izjavo. V skladu s tem dokumentom se zaposlenemu izda predujem. Višina tega plačila naj bi bila približno enaka dnevnim stroškom občana za nastanitev in prehrano. Predplačilo je možno v gotovini ali brezgotovini.

Avansa je dovoljeno ne izdajati, zato zaposleni med potovanjem porabi svoj denar. Nato zberejo vse plačilne dokumente, na podlagi katerih predstojnik izplača nadomestilo za prehrano in nastanitev na službenem potovanju.

Namen plačila

Pri izračunu službenega potovanja se upoštevajo vsi stroški, ki jih bo moral kriti zaposleni na službenem potovanju. Zato ima vsako izplačilo svoje nianse:

• Potni dodatki. Predstavljajo jih plača občana za vse dni potovanja. Pri izračunu se upošteva datum odhoda na potovanje, kot tudi dan vrnitve. Za določitev optimalnega zneska plačila se predhodno izračuna povprečni dnevni zaslužek strokovnjaka v podjetju. Poslovno potovanje ob koncu tedna ni plačano, zato je pomembno izračunati število delovnih dni, v katerih je bil občan na potovanju. Če je bil prisiljen delati tudi ob vikendih in ima tudi ustrezna dokazila, potem lahko zahteva plačilo tudi ob koncu tedna.
• Dnevno. Predstavljajo jih nadomestilo za stroške, ki jih ima delavec med prehrano in bivanjem v drugi regiji. Delodajalec samostojno določi višino tega plačila. Pri tem upošteva, v katero regijo ali državo je zaposleni. Običajno se dnevnice gibljejo od 1 do 2 tisoč rubljev. Če znesek med potovanjem v Rusiji ne presega 750 rubljev. ali ko potujete v drugo državo za 2,5 tisoč rubljev, potem ni predmet obdavčitve.
• Stroški potovanja. Iz proračuna organizacije se zaposlenemu povrnejo vsi stroški, ki jih je prisiljen nositi pri opravljanju uradnih nalog v drugi regiji. To vključuje nakup vozovnic za javni prevoz, najem nastanitve ali druge stroške. V vsakem primeru bo znesek plačila drugačen, saj se izračuna individualno.

Za prejemanje vseh plačil mora zaposleni sestaviti posebnoporočilo. V njem so navedeni vsi nastali stroški, ki morajo biti potrjeni z uradnimi čeki, računi ali drugimi plačilnimi dokumenti. Če je oseba delala v soboto ali nedeljo in lahko to tudi dokaže, se prost dan na službenem potovanju plača glede na povprečno dnevno plačo specialista.

Značilnosti službenih potovanj v tujino

Rešitev različnih nalog se lahko izvaja ne samo v ruskih regijah, ampak tudi v drugih državah. Pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje v tujino ima nekaj odtenkov. Ti vključujejo:

• Dnevnice se izdajo v valuti, sprejeti v izbrani državi, vendar jih je treba pretvoriti v rublje po tečaju, ki velja v času izdaje sredstev;
• da dnevnice niso predmet dohodnine, njihov znesek na dan ne sme presegati 2,5 tisoč rubljev;
• dan prečkanja ruske meje je vključen v obdobje službenega potovanja;
• plača, izplačana državljanu, ki je za delo v drugi državi, je dohodek, prejet iz ruskega vira.

Če je takšno potovanje kratko, zato oseba ostane davčni rezident, se za izračun dohodnine uporablja standardna stopnja 13%. Če je status rezidenta izgubljen, se med izračunom uporabi stopnja 30%.

Nianse pošiljanja zaposlenih na službena potovanja

Vsi delodajalci in neposredni zaposleni bi morali razumeti, kajtakšno službeno potovanje, kako se izda in plača. Glavne značilnosti tega postopka vključujejo:

• če je bil državljan prisiljen delati na potovanju ob praznikih ali vikendih, se mu dodeli dvojno plačilo;
• s plačili, prenesenimi na zaposlenega, je treba plačati dohodnino in zavarovalne premije, vendar to ne velja za dnevnice, če njihov znesek ne presega 750 rubljev. ko potujete v Rusiji;
• dnevnice najetemu strokovnjaku, poslanemu na enodnevno službeno potovanje, ni treba prenesti, ampak le, če gre v drugo mesto v državi in ne v drugo državo;
• če je potovanje v tujini, se plača 50% dnevnice, tudi če je na njem porabljen le en dan;
• dnevna rutina in delo ob vikendih se dogovorita med udeležencema delovnega razmerja ločeno.

Poslovna potovanja pogosto vodijo do napredovanja v karieri in prijetnih izkušenj za zaposlene.

Sklep

Poslovna potovanja so smiselna poslovna potovanja, ki obravnavajo pomembna vprašanja za vsako podjetje. Delodajalci bi morali vedeti, kako se urediti in plačati za takšno potovanje.

Zaposleni lahko zahtevajo odškodnino od menedžerjev podjetja za vse nastale stroške. Za to sestavijo posebno poročilo in pripravijo dokazila o plačilu.