Nadomestilo za delo na službenem potovanju: pravila, predpisi, papirologija, izračun in plačila

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Mnoga podjetja zahtevajo, da zaposleni redno potujejo za reševanje številnih delovnih težav. Hkrati bi moral vsak delodajalec in zaposleni vedeti, kako deluje prejemek na službenem potovanju. Za to se upoštevajo plača specialista v podjetju, trajanje službenega potovanja in drugi dejavniki. Če so kršena pravila za obračun plačila, je lahko podjetje administrativno odgovorno zaradi kršitve določil delovnega zakonika.

Koncept poslovnega potovanja

Poslovna potovanja predstavlja odhod zaposlenega v drugo mesto ali državo po nalogu vodje. Njihov glavni namen je izvrševanje določenih naročil, navezovanje stikov z drugimi podjetji ali reševanje različnih vprašanj z izvajalci ali kupci. Trajanje takšnih potovanj je odvisno od njihovega namena.

Za reševanje pomembnih vprašanj za podjetje so najpogosteje potrebna poslovna potovanja:

• gradimo odnose z drugimi podjetji;
• nadzor nad dejavnostmiveje;
• potreba podpisati novo pogodbo;
• obisk razstav ali predstavitev.

Zaposlenemu, ki je odšel na službeno pot, ostane delovno mesto, povprečna plača pa se ne zniža. Poleg tega je delodajalec dolžan kompetentno povrniti vse stroške, povezane s tem potovanjem. Zato plačilo za službeno potovanje izračuna računovodstvo.

Koga lahko pošljete na službena potovanja?

Za pošiljanje zaposlenega na službeno pot je dovolj le, da vodja izda posebno odredbo. Na podlagi tega mora specialist opraviti določeno nalogo v drugi regiji Rusije ali celo v drugi državi. Za to mora zaposleni imeti ustrezne veščine in izkušnje.

Ob tem je nekaj strokovnjakov, ki jih ni mogoče poslati na službeno pot. Sem spadajo zaposleni v podjetju:

• nosečnice;
• državljani z majhnimi otroki;
• mladoletni delavci;
• ljudje, ki skrbijo za invalidne otroke ali bolne sorodnike.

Zgornji strokovnjaki se lahko odpravijo na službena potovanja šele po pisnem soglasju in ne sme biti nobenih zdravstvenih kontraindikacij za pošiljanje na službeno potovanje.

Koncept potnih stroškov

Nadomestilo za delo na službenem potovanju se mora izvajati po določenih pravilih. Sredstva, ki jih prejme državljan, se imenujejo potni dodatki. Zati vključujejo plačila:

• Dnevno. Predstavljajo jih stroški, potrebni za življenje in prehrano državljana v drugem mestu ali državi. Sredstva so zagotovljena izključno vnaprej, zato jih mora pred pošiljanjem na potovanje prejeti strokovnjak. Za prenos sredstev je potrebno, da je vodja izdal ustrezen ukaz. Denar se lahko izda v obliki gotovine ali z nakazilom na bančno kartico zaposlenega. Po vrnitvi mora državljan sestaviti poročilo, ki ga pošlje računovodji. V njem so navedeni vsi stroški, ki jih ima občan med potovanjem, zato mora hraniti vse čeke, vozovnice ali druge plačilne dokumente. Če je prej prejetega premalo denarja, se dodelijo dodatna sredstva.
• Plačilo med službenim potovanjem. Predstavlja ga neposredna plača državljana med službenim potovanjem. Pod takimi pogoji se sredstva obračunavajo in obračunavajo hkrati s plačo za vse ostale dni v mesecu. Prejemki med službenim potovanjem se prenašajo po splošnem vrstnem redu, in sicer na dan izplačila plače v podjetju.

Izračun plačila je nekoliko drugačen in to je posledica dejstva, da je državljan prisiljen preživeti ne samo delavnike, ampak tudi vikende v drugem mestu.

Nianse obračunavanja

Računovodje morajo pri določanju višine prejemkov na službenem potovanju upoštevati nekatera pravila, ki se zaradi uvajanja sprememb zakonodaje redno povečujejo. Tempravila vključujejo:

• Dnevnica ne sme presegati 700 rubljev, če potovanje ne vključuje prečkanja državne meje.
• Če nameravate obiskati drugo državo, se ta znesek poveča na 2,5 tisoč rubljev.
• Dovoljeno izplačilo dnevnic v tuji valuti, vendar se pri izračunu upošteva menjalni tečaj na dan, ko so bila sredstva neposredno nakazana zaposlenemu v podjetju.
• Če specialist samostojno pridobi valuto v drugi državi, mora računovodji dati potrdilo o menjavi, in če ta dokument manjka, se uporablja tečaj Centralne banke ob izdaji sredstev.
• Če službeno potovanje ne traja več kot en dan, se dnevnica ne izplača.
• Vsi stroški, ki jih ima zaposleni na potovanju, niso predmet dohodnine ali zavarovalnih premij.
• Podjetje lahko dodeli dnevnice, ki presegajo 700 ali 2500 rubljev, vendar se od presežnega zneska zahteva dohodnina.
• Postopek za izračun prejemkov zaposlenega na službenem potovanju ima podobne trenutke pri obračunu regresa.
• Plače se obračunavajo osebam na službenem potovanju samo ob delovnih dneh, na dopustu pa se sredstva obračunavajo na podlagi polnih koledarskih dni.

Računovodja mora dobiti točne informacije o tem, koliko dni je zaposleni preživel na službeni poti.

Zakonodajna uredba

Plačilo za delo med službenim potovanjem se opravi na podlagi določb čl. 167 TK. Kaže, da je vodja podjetja dolžan obdržati svoje delovno mesto za zaposlenega, inkrijejo tudi vse stroške v zvezi s potovanjem.

Zato je nezakonito prenašanje samo plač brez različnih dodatkov.

Postopek izračuna je urejen s čl. 139 TK in PP št. 749. Če računovodja podjetja krši zakon, so lahko podjetje in uradniki administrativno odgovorni.

Kakšna plača je izplačana?

Prejemki za službena potovanja se v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije izračunajo na podlagi povprečnega letnega zaslužka zaposlenega. Dodatna sredstva se delavcu dodelijo poleg neposredne plače. Ti vključujejo izplačila:

• povračilo življenjskih stroškov v drugi regiji ali državi;
• sredstva za opravljanje delovnih dejavnosti na službenem potovanju;
• plačilo za prevoz.

V nekaterih podjetjih se plačilo dni na službenem potovanju zgodi tik pred potovanjem, vendar je dovoljeno plačati le določen del tega zneska vnaprej, preostanek sredstev pa se nakaže po službenem potovanju. Plačilo ni vedno predstavljeno s strogo določenim zneskom, saj na stroške vplivajo različni dejavniki, ki vključujejo menjalni tečaj, stroške nastanitve in vozovnic ter trajanje potovanja.

Zaposleni, ki se vrača s službenega potovanja, mora izpolniti posebno poročilo. V njem so navedena vsa porabljena sredstva in kupljeni artikli, vsi stroški pa morajo biti podprti z ustreznimi plačilnimi dokumenti. Na podlagi poročila končplačilo za službeno potovanje glede na povprečno plačo zaposlenega.

Kateri dnevi so plačani?

Pred izračunom določite, koliko dni bo zaposleni na službenem potovanju. Nadomestilo za delo na službenem potovanju na prost dan se ne obračunava, zato se upoštevajo samo tisti dnevi, ko podjetje deluje neposredno, za katere se upošteva urnik dela podjetja.

Računovodja med izračunom mora uporabljati časovni list. To še posebej velja v primeru, ko podjetje uporablja spremenljiv urnik dela. Počitnice na službenem potovanju niso plačane, vendar lahko vsaka organizacija samostojno zbira sredstva, če je potrebno za zaposlene.

Postopek izračuna

Postopek določanja plače zaposlenega, ki je dalj časa na službenem potovanju, vključuje računovodstvo, da izvede več zaporednih dejanj. Med postopkom je priporočljivo uporabiti določilo o plačilu službenih potovanj, ki ga lahko oblikujejo neposredne družbe in se zavarujejo z ustreznim redom.

Proces izračuna je razdeljen na stopnje:

• določa, koliko delovnih dni bo zaposleni preživel na službenem potovanju;
• izračuna višino plače, ki bi jo pridobil specialist, če bi v obračunskem obdobju nadaljeval z delom v podjetju;
• razkriva, koliko dni je vključenih v izračun;
• izračuna povprečni zaslužek za obdobje, ko bo specialist vslužbeno potovanje.

Pri obračunu prejemkov voznikov na službenem potovanju se upoštevajo dodatni stroški, ki jih bo moral delavec nositi na službenem potovanju. To vključuje stroške bencina, nastanitev v različnih hotelih ali gostilnah ter stroške, potrebne za izvajanje navodil vodstva podjetja. Vse te stroške predvideva Pravilnik o plačah.

Značilnosti plačila sredstev

Pri izračunih lahko računovodje uporabljajo različne načine in metode obračunavanja plač za osebe, ki so na službenem potovanju. Značilnosti tega postopka torej vključujejo:

• Po potrebi se lahko zaračuna doplačilo do povprečne plače državljana. Pogosto se zgodi, da se po službenem potovanju izkaže, da je zaposleni prejel veliko manj denarja, kot bi ga prejel, če bi opustil službeno pot in delal v pisarni. V tem primeru lahko vložijo zahtevek na inšpektorat za delo. Da bi se izognili konfliktom z zaposlenimi, se zaračuna doplačilo. Njegova velikost je lahko različna, saj je glavni pogoj potreba po plačilu takšnega zneska sredstev, ki je enak povprečni plači državljana. To še posebej velja, če se plače na kos uporabljajo na službenem potovanju. Ker državljan praktično nima rezultatov dejavnosti, se lahko s standardnim izračunom izkaže, da mu je izplačana premajhna plača, zato se doplača do povprečnega dohodka. Vodje podjetij sami sprejmejo takšno odločitev, saj jih to ne zanimaposlabšati finančni položaj zaposlenih, ki se strinjajo s službenim potovanjem.
• Plačevanje prostih dni. Pogosto mora strokovnjak organizacije iti na službeno potovanje le za nekaj dni. V tem obdobju je treba opraviti veliko dela. V tem primeru lahko dva dni padeta na vikend. Po zakonu plače na službenem potovanju na prost dan niso potrebne, dejansko pa državljan v tem obdobju ni počival, ampak je bil zaposlen. V tem primeru dvojno plačilo dodeli vodja podjetja. Namesto takšnega plačila lahko vodstvo ponudi priložnost, da si v prihodnosti vzame dopust.
• Pravila o plačilu za delavce s krajšim delovnim časom. Pogosto strokovnjaki združujejo več delovnih mest hkrati, zato delajo v podjetju s krajšim delovnim časom. Po premestitvi državljana na glavni položaj se pojavijo težave pri izračunu njegovega povprečnega zaslužka, če gre na službeno potovanje. V tem primeru je treba upoštevati obdobja, ko je državljan delal krajši delovni čas. Pod temi pogoji bo znesek plačila dovolj nizek, da lahko uprava naloži doplačilo.

Zaradi zgornjih točk velja, da je pravilen izračun plač za ljudi, ki odhajajo na službena potovanja, precej specifičen in zapleten proces. Pri izvajanju mora računovodja upoštevati določbe ruske zakonodaje. Če naredijo resne napake, lahko delavec napiše zahtevek inšpektoratu za delo. V tem primeru je lahko podjetje administrativno odgovorno.

Kako se povrnejo počitnice?

Če je uslužbenec v podjetju prisiljen delati na službenem potovanju tudi ob vikendih, bi moral dobiti odškodnino. Če želite to narediti, lahko izberete eno od možnosti:

• v prihodnosti bo zaposleni imel možnost, da si vzame prosti čas vsak dan;
• Plačano delo ob vikendih dvojno.

Za prenos dvojnega plačila izda ustrezen nalog vodstvo podjetja. Navaja položaj in polno ime zaposlenega, ki je bil poslan na službeno pot. Navedena je država in regija, kjer je bil, obdobje potovanja in razlog za potovanje.

Za preprečitev dvojnih situacij priporočamo popolno konsolidacijo notranjega regulativnega akta v podjetju, na podlagi katerega se naredi pravilen izračun plač za zaposlene, ki so med službenim potovanjem prisiljeni delati ob vikendih. To bo močno poenostavilo delo računovodje.

Kako je mogoče nakazati sredstva?

Plačilo je mogoče izvesti na dva različna načina:

• zagotovitev sredstev v obliki gotovine, izdanih zaposlenemu pred potovanjem na blagajni podjetja;
• prenos denarja na bančno kartico, ki je plača.

Če se osnovna plača nakaže na bančni račun, se plačilo za službeno potovanje običajno izvede na enak način.

Kakšno ožičenje se uporablja?

Računovodja mora pravilno prikazati različne transakcije, povezane zprejemki delavca na službenem potovanju. Za to se uporabljajo objave:

• D71 K50 - izdajanje denarja po poročilu zaposlenemu v organizaciji za kritje stroškov, nastalih med službenim potovanjem;
• D71 K50 - izplačilo odškodnine zaposlenemu, če je med potovanjem porabil ne le prejetih sredstev, temveč tudi svoj denar, zato računovodji predloži poročilo z vsemi svojimi stroški;
• D50 K71 - vračilo sredstev s strani zaposlenega, če ima po službeni poti dodaten denar.

Zaposleni mora prijaviti organizaciji vse nastale stroške, za katere oblikuje predračun. Priloženi so različni plačilni dokumenti, ki potrjujejo stroške. Sem spadajo računi, čeki ali vozovnice. Če se ugotovijo neprimerni stroški, lahko organizacija zavrne plačilo odškodnine. Pogosto so v odhodkovni dokumentaciji računi, v katerih je razporejen DDV. Pod takimi pogoji se davek lahko sprejme za odbitek.

Sklep

Poslovna potovanja so obvezna v različnih podjetjih, saj lahko samo službena potovanja rešujejo različna vprašanja, sklepajo nove pogodbe ali nadzorujejo delo podružnic. Strokovnjaki podjetja, poslani na službena potovanja, morajo prejemati dnevnice in pravilno izračunane plače.

Pri izračunu plač se upošteva povprečna plača državljana za leto dela. Hkrati se lahko pojavijo težave, če delavec kratek čas dela v podjetju ali je bil premeščen v državopred kratkim. V tem primeru se dodeli dodatno plačilo do povprečnega zaslužka. Za to je potrebno pravilno sestaviti računovodske vnose.