Hierarhična struktura dela: koncept in namen. Vodenje projektov

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vsak projekt ima cilje in faze izvajanja. Izvedba projekta pomeni obstoj ciljev, določenih vrst aktivnosti, spretnosti in sposobnosti. Vsaka faza zahteva nadzor procesa. To je kompleksna, ustvarjalna umetnost usklajevanja vseh virov, vključenih v izvedbo projekta: človeških in materialnih.

Osnovni koncepti

Projektno vodenje je proces z neomejenim potencialom. Kljub temu so vse vrste dejanj predvidljive. V celotnem življenjskem ciklu projekta se uporabljajo sodobne metode in tehnologije upravljanja. Namen: doseči določene rezultate, ki so v projektu določeni v smislu sestave, obsega, stroškov, kakovosti in časovnih stroškov. Navsezadnje morajo biti vsi udeleženci tega procesa zadovoljni z rezultatom.

Prvo in glavno orodje je opredelitev obsega projekta. Tu je pomemben koncept strukture razčlenitve dela (WBS). Ustvarjanje veljavnega pravega dokumenta je v teoriji preprosto, v praksi pa se praviloma izkaže za težko.proces, ki zahteva svoje posebnosti in nianse.

ISR - v celoti opredeljuje vsebino projekta in je osredotočen na njegove rezultate. Za določitev ciljev in sestave stopenj je odlična metodologija: struktura razčlenitve dela (WBS), ali po angleško WBS. Ta tehnika se imenuje tudi CPP, kar pomeni strukturo razčlenitve dela. Najpogosteje pa uporabljajo okrajšavo ISR.

Kot rezultat ustvarjalne dejavnosti celotne ekipe se rodi uradni dokument, ki pojasnjuje vsebino projekta in njegove komponente. Dela, ki niso vključena v WBS, ne spadajo v projektantsko delo. Dokument sam lahko vsebuje več nivojev, od katerih je vsak element edinstven, ima kodo in mora biti v skladu s pravili opisan v slovarju WBS.

Metodologija, s katero se ustvari hierarhična struktura dela za doseganje uspeha

Vrednost ISR se prav tako povečuje z rastjo obsega naloge. To je eden ključnih dejavnikov uspeha. IRS služi za:

• podrobne naloge projekta;
• tveganje, viri, urnik, načrtovanje stroškov in kakovosti;
• natančna distribucija z jasnimi omejitvami in opredelitvijo odgovornosti udeležencev;
• organizacije med udeleženci interakcijskega projekta;
• organizacija nadzora nad izvajanjem del in sprememb;
• poročevalske organizacije;
• ustvarjanje strukture projekta, imenovane organizacijska struktura.

Vsi elementi, ki imajo hierarhično strukturo dela, so izdelani v priročni grafični obliki. Ta pristop ima prednostipred seznamom. Zaradi kolektivnega dela pri oblikovanju IRS se dvigne nivo komunikacij, doseže se najboljša vidljivost, spremljanje in nadzor. Informacije, predstavljene v grafični obliki, vam omogočajo vizualno pokritje celotne sheme.

Paketi in slovarji

Pomemben element hierarhične strukture dela so paketi, ki vključujejo sezname operacij, potrebnih za doseganje rezultata naloge. Zahvaljujoč temu se delo izvaja brez dodatkov. Omogoča realno oceno in merljiv rezultat. Takšen paket je povsem primeren za predajo izvajalcu.

Oprijemljivo pomoč pri izvajanju dela igra poseben slovar. Omogoča interpretacijo vseh elementov in izrazov, ki jih ima hierarhična struktura projektnega dela, vodja pa določi meje odgovornosti za vsakega člana ekipe. To je potrebno, da se izognemo podvajanju operacij.

Slovar vsebuje: število elementov; njihova imena; čas, namenjen za izvedbo določene operacije; vrstni red elementov; pričakovani rezultat in odgovoren za vsak del projekta.

Elementi

Hierarhično strukturo projektnega dela razvija celotna ekipa z uporabo metode integracije. Vsi vidiki projekta so razčlenjeni zaporedno: cilji, rezultati, merila, dosežki, izdelki, funkcionalna področja, obsegi, tehnične zahteve. Pogoji, potrebni za ustvarjanje strukture razčlenitve dela, so naslednji:

• vsak element mora imeti svoj formuliran merljiv rezultat;
• vsak rezultat zgornjega elementa je produkt elementov razgradnje;
• paketi in nekatere operacije morajo biti edinstvene.

Da bi bila organizacija dela uspešna, je struktura popolna, ni pa odveč.

Elementi zgornjih nivojev morajo biti združeni s celotno organizacijsko strukturo. Elementi nižjega nivoja ne smejo biti preveliki, ampak povsem zadostni za izvajanje naloge in nadzora.

Za razčlenitev rezultatov projekta na elemente obstajata dva glavna pristopa: funkcionalni in produktni. Teh meril ni mogoče združiti na isti ravni. Vendar je na različnih celo zelo smotrno. Pomembno je tudi, da se vodstveno in vsebinsko delo ne meša. Potreben je produktni pristop, da lahko kupec vidi, kdaj in katere izdelke mu bo upravljavec izročil. Funkcionalni - za interakcijo vodje z izvajalci in imenovanje odgovornih za določena področja dela.

pristopi

Če bo organizacija projekta potekala v več fazah, lahko uporabite pristop, ki temelji na kubični strukturi projekta.

Na najvišji ravni so rezultati razčlenjeni na podlagi stopenj življenjskega cikla. Nato se izvede strukturiranje po projektnih produktih. V zadnji fazi se delovni paketi izpolnijo po funkcionalnem kriteriju oziroma glede na vrste dejavnosti.

Za napotkeprojekta, izgradnjo hierarhične strukture dela in vse ključne informacije, potrebne za to, so vključene v listino. Najprej se opravi opis smiselnega dela. Po tem lahko ustvarite opis upravljalnega bloka. Običajno je dodeljen v pogojnem modulu kot "sistem za vodenje projektov". Poleg tega se na prvi stopnji hierarhije oblikujejo moduli v skladu s projektno dokumentacijo in objektom, danim v obratovanje.

Pogosto je pristop k izvedbi projekta neprofesionalen, ignoriranje davčne uprave. Takšen pristop bo v najboljšem primeru povzročil številne napake, katerih popravljanje bo zahtevalo veliko materialnih in fizičnih stroškov.

Razgradnja

Da bi bil rezultat dosežen v obliki, ki je bila prvotno načrtovana, z minimalno porabljenimi sredstvi, je treba k izvedbi projekta pristopiti profesionalno. Temu je namenjena struktura razčlenitve dela, učinkovito orodje za vodje.

Razgradnja v teku:

• ne bo mogoče realno oceniti časa, tveganja in stroškov;
• elementa ni več logično razbito.

Če je element mogoče dokončati precej hitro (do 10 delovnih dni), se šteje, da je razgradnja končana.

Fape IRS

1. Postavite cilje in načrtujte cilje.
2. Faza razgradnje cilja.
3. Operacije so definirane.
4. Vsebina v teku.
5. Viri so identificirani.
6. Ocenanaloge virov.
7. Stroški so v oceni.
8. Proračun je v oceni.
9. Ocenjeni pogoji in količine.
10. Razpored.
11. Razvija se načrt za dokončanje projekta.
12. Odnosi se ugotavljajo.
13. Merila za uspeh so opredeljena.

Ekonomsko modeliranje je lahko dragocena pomoč pri načrtovanju. Pravilno razvit funkcionalni model bo skrajšal čas za podrobnejšo obdelavo operacij in podrobno premislil o prednostnih operacijah.

Za načrtovanje optimalnega delovnega urnika projekta je bilo razvitih zadostno število metod, med njimi: metoda hevrističnega pristopa in kritična pot. Urnike je koristno predstaviti v obliki diagrama kontrolne točke (dogodki ničelne dolžine, ki ustrezajo trenutku doseganja rezultata in nastopu pomembnih mejnikov v projektu). Tak diagram odraža dejanske in načrtovane pogoje.