Katere korake vključuje proces upravljanja? Osnove procesov upravljanja

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-17 19:07

Ustreznost vprašanja o fazah procesa vodenja je posledica dejstva, da se kot rdeča nit prevleče skozi vse dejavnosti organizacije. Učinkovitost procesov upravljanja lahko primerjamo z uro. Dobro naoljen in jasen mehanizem bo pripeljal do načrtovanega rezultata. Hkrati je za dober sistem upravljanja značilna fleksibilnost – sposobnost prilagajanja novim razmeram.

Bistvo nadzora

Upravljanje pomeni upravljanje objekta (podjetja, vira) ali subjekta (osebe). Vodenje kot proces je kombinacija različnih aktivnosti, koordinacije, vzdrževanja reda, potrebnega za uspešno delovanje podjetja, doseganje ciljev in razvoj.

Proces upravljanja vključuje rešitev taktične in strateške naloge:

• naloga, povezana s taktiko, zahteva ohranjanje harmonije, celovitosti in učinkovitosti elementov upravljanega subjekta;
• strategija pomeni razvoj, izboljšanje in pozitivno spremembo stanja.

Značilnosti procesov upravljanja

Proces upravljanja je stalen in cikličen. Sestavljen je iz vodstvenega dela, subjekta, sredstev in končnega produkta. Upravljanje katerega koli predmeta je povezano s periodičnim ponavljanjem posameznih stopenj dela. To so lahko faze zbiranja in analize podatkov, razvoja vodstvene odločitve, organizacije njenega izvajanja.

Tehnologija procesa vodenja se izboljšuje skupaj z razvojem organizacije. Če vodja zamuja pri sprejemanju odločitev, postane proces upravljanja kaotičen, inercialen.

Zaprto zaporedje upravljavskih dejanj, ki se ponavljajo za doseganje ciljev, se imenuje cikel upravljanja. Začetek cikla je identifikacija problema, rezultat je doseganje delovnega rezultata. Pogostost procesov upravljanja pomaga najti skupne vzorce in načela za organizacije različnih profilov.

Načela upravljanja

Osnove procesov upravljanja so izražene s temeljnimi načeli. So objektivni in skladni z zakoni upravljanja. Seznam splošnih načel upravljanja, ki jih najdemo v učbenikih, ni majhen. Med njimi so:

• fokus;
• povratne informacije;
• preoblikovanje informacij;
• optimalnost;
• obetavno.

Oblikovanje in delovanje sistema upravljanja temelji na več drugih načelih.

Razdelitev dela	Upravljavske funkcije so med seboj ločene in postanejo osnova za strukturo upravljanja. Obstajajo oddelki, ekipe, ki opravljajo različne, a pogoste vrste dela.
Kombiniranje funkcij	Kombinacija operacij v vodstvenih funkcijah. Odnos funkcij organov upravljanja z notranjo strukturo.
centrizem in neodvisnost	Proces upravljanja in organizacijska struktura ostajata centralizirana in neodvisna od zunanjega okolja.
Podrejenost v nadzornem sistemu	Informacijski tok povezuje višje, srednje in nižje ravni upravljanja po korakih.

Izvajanje načel prispeva k učinkovitemu poenotenju vodstvenih funkcij, krepitvi vezi na vseh ravneh oblasti.

Funkcije upravljanja

Poklicne dejavnosti menedžerjev se postopoma odražajo v vodstvenih funkcijah.

Združevanje funkcij	Proces upravljanja vključuje dejavnosti
običajne (univerzalne) funkcije	Načrtovanje, izvajanje napovedi, koordinacija, organizacija, nadzor, računovodska funkcija in drugo. Prispevajte k razvoju, izboljšanju in medsebojnemu povezovanju procesov upravljanja.
Posebne funkcije	Administracija, upravljanje osebja, motivacija. Kot orodja za splošne funkcije pomagajoorganizirati produktivne dejavnosti.
Pomožne funkcije	Vzdrževanje procesov upravljanja za uspešno delovanje vseh nivojev vodenja.

Po naravi dejavnosti ločimo funkcije, ki se uporabljajo na različnih področjih, povezanih s proizvodnjo, gospodarskim delom, gospodarstvom in tehnologijo.

Henri Fayol je razdelil vodstvene funkcije industrijske organizacije v 6 skupin: administrativne, komercialne, proizvodne, računovodske, zavarovalniške in računovodske dejavnosti.

Koraki procesa upravljanja

Vsako vodstveno dejanje in odločitev spremlja enotnost informacij, ciljev, družbe in drugih vidikov. Bistvo upravljanja odraža cikel upravljanja, ki ga lahko predstavimo kot niz stopenj.

Proces upravljanja vključuje korake, ki se nenehno izmenjujejo.

Identifikacija težave	Napoved	Nastavitev cilja	odločitev uprave
Analiza situacije, postavitev "diagnoze" problema	Določanje verjetnega scenarija	Razvoj ciljev in ciljev, strategij za njihovo doseganje	Proces razvoja in sprejemanja najboljše odločitve

Poleg zgornjih korakov proces upravljanja vključuje dejanja za izvajanje odločitve upravljanja.

Načrtovanje	Ustvarjanje sistema aktivnosti za dosego cilja
Organizacija	Mobilizacija zaposlenih za opravljanje nalog, porazdelitev vlog
Motivacija	Spodbujanje ali spodbujanje izvajalcev k delu
Nadzor in računovodstvo	Opazovanje, usklajevanje in obdelava rezultatov
Predpis	Zagotavljanje komunikacije med zaposlenimi

7 korakov v kadrovskem procesu

Naloge vodenja na področju kadrov so raznolike. Proces upravljanja osebja je sestavljen iz sedmih stopenj.

• Načrtovanje kadrov za vse funkcije podjetja.
• Pritegnitev kadra, oblikovanje kadrovske rezerve, selekcija in zaposlovanje.
• Motivacija za delo. Oblikovanje materialnega (plača, bonusi) in nematerialnega sistema motivacije za oblikovanje stabilne ekipe.
• Sistem prilagajanja in kariernega usmerjanja zaposlenih. Posledično bi se morali vsi hitro lotiti dela, poznati cilje podjetja, razumeti bistvo in zahteve za svoje dejavnosti.
• Vrednotenje zaposlenih in dela. Vrednotenje znanja, veščin, veščin za učinkovito delo. Sistem za ocenjevanje dela vsakega in obveščanje ekipe kot celote.
• Selitev, načrtovanje kariere, menjava delovnih mest.
• Usposobitev osebja za zamenjavo voditeljev. Izpopolnjevanje menedžerjevdelavci.

Učinkovit proces upravljanja s kadri je nemogoč brez razvoja in krepitve strokovnega potenciala delavcev. Ta dejavnik postane odločilen pri proizvodnji in produktivnosti dela.

Projektno vodenje

Procesi vodenja projektov so zbirka funkcij in definiranih dejavnosti.

Nastavitev cilja in napoved

Načrtovanje

Upravljanje in distribucija virov

Motivacija in nadzor izvajalcev

Operativno in stalno upravljanje

Celoten projekt in vsakega izvajalca je mogoče oceniti z uporabo številnih kazalnikov. To so obseg, obdobje in kakovost opravljenega dela v skladu z roki, količina vloženih sredstev (materialnih, finančnih), kadrovska zasedba projektne ekipe, pričakovana stopnja tveganja.

Procesi vodenja projektov so povezani z naslednjimi nalogami:

• formulacija ciljev projekta;
• iskanje in izbor rešitev za izvedbo projekta;
• ustvarjanje strukture (ekipa izvajalcev, viri, časovnica in proračun);
• komunikacija z zunanjim okoljem;
• vodenje ekipe izvajalcev in usklajevanje napredka dela.

Upravljanje informacij

Informacija je zbirka znanja, informacij o katerem koli dogodku, dejstvu, pojavu ali procesu. Pri vodenju proizvodnje informacije postanejo nujno komunikacijsko sredstvo,komunikacija med zaposlenimi.

Velik pomen informacij v sistemu upravljanja je posledica njihove univerzalnosti. Ne gre le za predmet in produkt menedžerskega dela, temveč tudi za zbirko podatkov o stanju sistema vodenja, notranjega in zunanjega okolja.

Procesi upravljanja informacij so faze zbiranja, prenosa, preoblikovanja, obdelave in uporabe informacij. Shranjevanje in uničenje podatkovne baze sta ločena procesa.

Obvladovanje tveganj

Obvladovanje tveganj v nobenem podjetju ni enkraten dogodek, ampak stalna potreba. Upravljanje s tveganji je postalo faza vodenja poslovanja, brez katere je nemogoče ustvarjati dobiček in doseči cilje. Proces obvladovanja tveganj vključuje pet korakov ciljno usmerjenega delovanja.

Analiza trga

Alternativne metode obvladovanja tveganj

Izbira načinov upravljanja

Izvajanje ukrepov za obvladovanje tveganj

Spremljanje in izboljšanje sistema ocenjevanja tveganj

V praksi se ti procesi ne izvajajo vedno v tem vrstnem redu ali pa se lahko izvajajo hkrati.

Splošno sliko je treba dopolniti s povratnimi informacijami za vsako od stopenj, kar pomeni vrnitev, če je potrebno, na opravljeno stopnjo. Končna faza je povezana s sklepi in končno oceno. Rezultate je treba uporabiti pri delu na oceni in zmanjševanju tveganjv prihodnosti.

Upravljanje proizvodne tehnologije

Sistemi za vodenje procesov so odvisni od organizacijske strukture, ki je v sodobnih podjetjih predstavljena v treh različicah.

• Centralizirana metoda upravljanja vključuje koncentracijo funkcij v oddelkih. V proizvodnji dejansko obstaja samo linijsko vodenje. Zato je centralizacija uporabna samo v majhni proizvodnji.
• Decentralizacija - struktura procesa upravljanja je povezana s prenosom vseh funkcij na trgovine. Delavnice postanejo delno samostojne divizije.
• Kombinacija centralizacije in decentraliziranega sistema uporablja večina proizvodnih podjetij. Operativna vprašanja se rešujejo v delavnicah ali birojih, metode vodenja in nadzor kakovosti pa ostajajo v pristojnosti vodstvenih oddelkov. Delavnice imajo lasten upravljalni aparat in vodijo celoten tehnološki proces.

Finančno upravljanje

Sistem finančnega upravljanja mora biti prisoten tudi v majhnem podjetju in ne sestoji samo iz računovodstva. Proces upravljanja vključuje pet področij finančnega dela.

Nadzor poslovnih procesov	Pomaga pri prepoznavanju možnih denarnih izgub
Ustvarite finančni oddelek	Finančna struktura in razporeditev finančnih oddelkov je jasna porazdelitev odgovornosti, učinkovit nadzor nad denarnimi tokovi.
Nadzor gibanja denarja in blaga	Izvedeno prek načrta finančnega denarnega toka.
Uvedba poslovodnega računovodstva	Uvedeno po razvoju kazalnikov za oceno stanja financ, učinkovitosti oddelkov.
Upravljanje proračuna	Proces upravljanja vključuje načrtovanje proračuna na podlagi analitičnih informacij finančnih oddelkov.

Analiza procesa upravljanja

Glavni namen analize upravljanja je zagotoviti vodstvu informacije za sprejemanje premišljenih odločitev. Vključuje tri področja analize:

• retrospektiva (preučuje informacije o preteklih dogodkih);
• operativno (analiza trenutnega stanja);
• v prihodnost (kratkoročna in strateška analiza možnega stanja v prihodnosti).

Izboljšanje sistema upravljanja

Proces izboljševanja sistema vodenja temelji na analizi upravljavskih in računovodskih podatkov. Za oceno njegove učinkovitosti je potrebno izračunati številne koeficiente: obvladljivost, stopnjo avtomatizacije dela, delovno učinkovitost, gospodarsko učinkovitost upravljanja, učinkovitost upravljanja, produktivnost dela.

Izboljšanje sistema vodenja je neizogiben proces za uspešno organizacijo. Na tej stopnji proces upravljanja vključuje na primer:

1) revizija upravljanjasistem;

2) preverjanje skladnosti z zakonodajo, mednarodnimi standardi, priporočili Banke Ruske federacije;

3) razvoj ukrepov za izboljšanje sistema vodenja in posodobitev interne dokumentacije;

4) sodelovanje upravnega odbora z delničarji in oblikovanje predlogov.

Trenutno stanje v družbi in gospodarstvu prispeva k ponovnemu razmišljanju o upravljanju in menedžerskem profesionalizmu. Za vodjo postane pomembno aktivno delo na razvoju osebja, glavnega vira podjetja. Uspešen menedžer zna gledati v prihodnost, biti fleksibilen pri sprejemanju odločitev v popolnoma nepredvidljivem zunanjem okolju.