Proračunsko načrtovanje. Vrste in namen proračuna. Faza projekta

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Proračunsko načrtovanje je treba razumeti kot določitev stroškov tistih del, ki se izvajajo v okviru določene sheme. Poleg tega govorimo o postopku oblikovanja proračuna na tej podlagi, ki vsebuje vzpostavljeno razporeditev odhodkov po stroškovnih postavkah, vrsti dela, po času njihove izvedbe ali drugih postavkah.

Oblikovanje proračunske strukture

Kako je pripravljen predračun projekta? Struktura le-teh se razkrije prek kontnega načrta, ki obračunava stroške posameznega programa. Praviloma je za določitev dovolj že tradicionalno računovodsko oceno.

Proračun se šteje za načrt stroškov ali zaznamek stroškov. To pomeni, da morate po predhodnem načrtovanju razumeti, koliko, kdaj in za kaj točno bodo sredstva plačana. Zato je v tem primeru mogoče uporabiti kateri koli način izkazovanja izgub. Vendar je treba spomniti, da morajo izpolnjevati praktične zahteve zainteresiranih strani,zanimajo zanje, kot tudi uveljavljeni standardi. Poleg tega morajo odgovoriti na tista vprašanja, ki so zanimiva za vlagatelje v projekte.

Obrazci za predstavitev proračuna

Načrtovani in dejanski proračuni imajo določene predstavitvene oblike. Med njimi je torej pomembno omeniti naslednje:

• razporedi, ki so nekakšni načrti stroškov;
• matrice porazdelitve izgube;
• palični grafikoni porabe;
• podobni grafikoni kumulativne izgube;
• vrstični grafikoni kumulativnih stroškov skozi čas;
• prikaz strukture izgube krožnega tipa.

Omeniti velja, da je v različnih fazah razvoja projekta pomembna različna zasnova projektne in delovne dokumentacije. Dejstvo je, da govorimo o razvoju različnih vrst proračunov. Med seboj se razlikujejo tako po zahtevani natančnosti kot po namenu. Omeniti velja, da je proračunska marža z napredovanjem projekta veliko manjša.

Različice in namen proračunov

Zmanjšanje napake je mogoče argumentirati s podatki iz spodnje tabele. Torej upoštevajte namen in glavne vrste proračunov.

Projektne faze	financiranje	Destinacija	Napaka, %
Koncept oblikovanja. Glavna ideja v razširjeni obliki	Proračunska pričakovanja. Točen datum	Načrtovanje vnaprej za potrebe po gotovini in plačila	25-40
Utemeljitev naložb (študija izvedljivosti)	Začasni proračun	Utemeljitev stroškovnih postavk, načrtovanje privabljanja in kasnejše porabe financ	15-20
Razpisi, pogajanja in dogovori. Za vsako stopnjo posebej	Posodobljeni proračun	Načrtovanje obračunov z dobavitelji in izvajalci	8-10%
Razvoj delovnih dokumentov. Vsaka stopnja ima svoj izračun	končni proračun	Direktiva o omejitvi uporabe virov	5-8%
Izvedba in dokončanje projekta	Dejanski proračun	Obvladovanje stroškov (z drugimi besedami, računovodstvo in kasnejši nadzor). Proračun projekta in ocene stroškov

Proračun projekta in ocena stroškov

Zanimivo je, da je proračun projekta podoben oceni stroškov poslovanja enega poslovnega elementa podjetja. Glavna razlika je v tem, da ga tradicionalno pokriva v celoti, torej od začetka do konca. Po drugi strani se proračun poslovne enote oblikuje letno ali četrtletno. Za najučinkovitejši nadzor ga je treba razdeliti na dve komponenti: neposredne stroške in posredne stroške.izguba.

Prva vrsta proračuna je ključno orodje za upravljanje in nadzor tako za vodje projektov kot tudi direktorje funkcionalnih enot, ki sodelujejo pri njem. To vključuje stroške (potne stroške, plače itd.) vseh, ki so vključeni v programsko ekipo. V tem primeru vsak od subjektov opravlja ločene naloge.

Upoštevati je treba, da se pri utemeljitvi stroškovnih postavk upoštevajo naslednje točke:

• strošek kupljenega materiala;
• znesek, porabljen za proizvodnjo;
• strošek odstopanj od običajne uporabe tehnologije;
• znesek, porabljen za zagon izdelka;
• strošek dobave;
• drugi stroški.

Po drugi strani je treba neposredne stroške predstaviti na naslednji način:

• v razčlenjeni obliki - natančno po strukturi projekta do nivoja izvedljivih nalog;
• vključuje tedenske stroške za plače osebja, material (izdelan po pogodbi ali kupljen) in drugo za vsako komponento in nalogo projekta vmesne vrednosti;
• vključuje režijske stroške, ki so neposredno povezani s plačilom materiala in dela;
• se povzame glede na različne naloge, ki jih opravijo sodelujoči subjekti;
• zagotovite rezerve za upravljanje (z drugimi besedami, pustite določeno rezervo stroškov in časa za vsak slučaj).

Pomen proračunskega postopka

Proračunprojekt močno pritiska tako na njegove vodje kot na oddelke. Dejstvo je, da predlaga takšno alternativo: če se držimo proračuna, potem delujemo učinkovito, če pa presežemo, je delo opravljeno slabo.

Vendar ta zahteva pogosto ni uporabna za dejansko proračunsko načrtovanje projekta. Dejstvo je, da se proračuni oblikujejo in izvajajo pod določenim pritiskom številnih dejavnikov, tako subjektivnih kot objektivnih.

Na primer, vodja projekta, ki je najet, je pogosto prisiljen sprejeti proračune, ki so bili pripravljeni in sprejeti brez njegove udeležbe, tudi če se mu zdijo nerealni. V nasprotnem primeru se lahko delavcu odpove pogodba. Če pa se strinja s proračunom, ki očitno ne dosega zadanih rokov, pa tudi z razpoložljivimi sredstvi, potem je takoj, ko doseganje določenih rezultatov zahteva porabo več od načrtovane, je zaposleni prisiljen pojasniti to težavo, kljub temu dejstvo, da je bil sprva proračun določen na izjemno nizki ravni.

Zapomniti si je treba, da je načrtovanje proračuna lahko racionalno. V tem primeru je namen proračuna predvsem ugotoviti resnične stroške projekta za podjetje. Če torej vodja projekta sprejme proračun, ki znatno presega 15-20-odstotno stopnjo napake, sprejemljivo za fazo utemeljitve stroškov (podatki iz zgornje tabele), je zelo verjetno, da situacija ne bo omejena na razlago strukture razloge višjemu vodstvuta presežek. V tem primeru bo vodja projekta verjetno izgubil službo.

Kako se temu izogniti?

Da bi se izognili takšni situaciji, M. Thomsett, ameriški znanstvenik, predlaga managerjem, da oblikujejo lastne proračune za projekte. Vendar pa izpostavlja številne razloge za to vedenje:

• Odgovorni ste za poročanje o prihodnjih stroških projekta in zmožnosti porabe proračuna. To ne bo mogoče, če delate z vnaprej določenim proračunom.
• Ko ste vodja projekta, bi morali bolje kot kdorkoli drug vedeti, koliko točno stane določen projekt. Proračun, ki ste ga nastavili, se šteje za denarni cilj. Zadovoljiti vas mora glede na naslednje parametre: zagotoviti priložnost za merjenje uspešnosti projekta in biti način za merjenje kompetenc vodje (torej vas).
• V proračunskih vrsticah morate upoštevati nekatere dodatke. To je ključnega pomena, če pride v poštev prihodnja utemeljitev posebnih stroškov. Dodati je treba, da so predpostavke primerjane z možnostmi za tekoče obdobje, možni zapleti pa niso upoštevani. Samo, če imate možnost primerjave na tej ravni, bo proračunski proces deloval po načrtih.

Ustvarjanje, sledenje in izvajanje finančnega načrta

Vedeti morate, da se proračuni projektov oblikujejo, spremljajo in izvajajo ločeno od finančnega načrta enot, ki so vključene v poslovanje,podjetje kot celota.

Za to obstajajo razlogi:

• Projekti se ne ponavljajo. Proračuni oddelkov in pododdelkov se oblikujejo letno. Pogosto se pregledajo vsakih šest mesecev ali pogosteje. Projekti prenehajo obstoj takoj po izvedbi. Dejstvo je, da čas izvajanja programa ni vezan na poslovno leto. Revizija proračuna je nezaželena. Izjema so primeri, ko se v začetni različici odkrijejo velike napake ali ko se okolje močno spremeni (prav v njem se izvaja določen projekt).
• V rokah upravitelja - neposredni nadzor nad izvrševanjem proračuna. Treba je omeniti, da so finančni načrti oddelkov in oddelkov praviloma odvisni od razmerja, ki se razvije med več službami: oddelek za izvajanje določi omejitev stroškov enemu ali drugemu oddelku na podlagi informacij, ki jih posreduje drug oddelek; odločitve o kadru in sistemu pa sprejema najvišje vodstvo. Projekt, nasprotno, uporablja proračun v dveh smereh: uporaba tistih virov, ki so na voljo (dosežki in kadri), ki so že na voljo in proračun oddelka, in omejena uporaba zunanjih virov. ki jih začasno privlači. Najem dodatnega zaposlenega tako ali tako povzroči fiksne stroške; dodatna enota osebja za projekt, ki običajno uporablja sile, ki so že v službi.
• Uspeh izvrševanja proračuna je neposredno povezan z brezhibnim upoštevanjem akcijskega načrta projekta in časovnega razporeda porabe sredstev. Sestavljen je tudi izodvisno od tega, kako dobro je vodja načrtoval izvedbo posamezne faze, pa tudi od tega, ali se zaposleni, ki sodelujejo v projektni skupini, držijo ustaljenega urnika. Če se izvedba posamezne etape ali dela kot celote zavleče zaradi potrebe, na primer po človeških ali časovnih virih, kot je bilo prvotno določeno, to nekako neugodno vpliva na proračun, torej v obliki povečanje stroškov izvedbe projektnega dela.

Podobna pravila, vsaj v idealni situaciji, bi morali uporabljati vodje vseh oddelkov podjetja, ki imajo svoj proračun. Vedeti je treba, da je vsak od njih odgovoren za ne preseganje proračunske ravni in s tem prekomerno porabo. Vendar v praksi le manjšina podjetij strogo upošteva to pravilo. Po drugi strani pa le nekaj podjetij dovoli direktorjem oddelkov, da določijo proračunsko raven, ki je resnično potrebna za projekt, ki se izvaja v oddelku.

Razpisi, pogajanja in dogovori

Naprej je priporočljivo razmisliti o kulminaciji projekta: organizaciji razpisov, posebnih lokacij, pa tudi sklenitvi pogodb o sodelovanju in partnerstvu.

Pod razpisom je treba razumeti konkurenčno licitiranje, pri katerem se izvaja izbira dobaviteljev tržnih izdelkov in storitev. Občinske in državne stranke izvajajo svoje dejavnosti v okviru 44-FZ "O pogodbenem sistemu na terenunabave blaga, gradenj, storitev za zagotavljanje države. in občinske potrebe."

Državne korporacije, organizacije, ki izvajajo regulirane dejavnosti, naravni monopoli delujejo v skladu z zakonom 223-FZ O nabavi blaga, gradenj, storitev s strani nekaterih vrst pravnih oseb. oseb« (na primer gradbeni razpisi).

Posebna prizorišča

Komercialne strukture delujejo v okviru veljavne civilne zakonodaje na ozemlju Ruske federacije. Informacije o svojih načrtih objavljajo na razpisnih straneh. Pravico do sodelovanja pri javnih naročilih imajo tako fizične kot pravne osebe, ki v celoti izpolnjujejo zahteve naročnika in ruske zakonodaje.

Obstajajo različni razpisi: odprti (torej za vse udeležence), na primer odprti razpis, zahteva za ponudbe, elektronska dražba, zahteva za predloge; zaprte (to je za omejeno število oseb), na primer omejene dražbe in tekmovanja. Nakupe lahko opravite tako v elektronski kot v papirni obliki.

Upoštevati je treba, da tak dogodek zahteva resno pripravo, zlasti pravno, finančno in tehnično. To je potrebno za zagotovitev uporabe in izvedbe pogodbe. Zato bi morali vodje prvotno vzpostaviti svoje osebje za timsko delo, saj je končni rezultat odvisen od usklajenosti operacij, ki jih izvajajo zaposleni.

Glavne faze izvajanja razpisa

Shematično lahko udeležbo na takih dogodkih predstavimo na naslednji način: Analiza trga → Izbira in nadaljnji prejemelektronski podpis → Registracija → Iskanje spletnega mesta za razpis → Priprava finančnega zavarovanja → Odpiranje posebnega računa (to je potrebno za udeležence javnega naročila v skladu s 44-FZ) → Priprava in naknadna oddaja prijave za sodelovanje pri javnem naročilu → Neposredna udeležba v razpisu. Zadnji korak je seveda doseganje rezultata.

Upoštevajmo glavno fazo predstavljenega seznama: sodelovanje, na primer na gradbenem razpisu. To bo elektronska dražba po 44-FZ. Ob vnaprej določenem času začne stranka obravnavati prijave udeležencev. Ko se vaša prijava šteje za primerno za sodelovanje na dražbi, morate izračunati najnižjo raven cene, za katero ste pripravljeni dobaviti gradbeni proizvod ali opraviti sorodne storitve, organizirati delo po tem razpisu.

Elektronska dražba se izvaja v realnem času. Tako ima udeleženec v desetih minutah po oddaji zadnje ponudbe za ceno pravico oddati svojo ponudbo na spletu v »avkcijskem koraku«: od 0,5 do 5 % NMCC. Z drugimi besedami, korak, ki ga je mogoče narediti naenkrat, ne sme presegati 5 % začetne najvišje cene pogodbe o partnerstvu (sodelovanju), navedene v obvestilu.

Po rezultatih dražbe se sestavi protokol. Ko se šteje, da je dražba zaključena, se prične faza obravnave dodatnih delov prijav.

Sklep

Torej smo upoštevali kategorijo proračuna:namen in vrste proračuna, faze projekta. Poleg tega smo podrobneje analizirali glavno fazo. Omeniti velja, da lahko celo začetnik zmaga na razpisu. Kako to uporabiti v praksi?

Elektronsko trgovanje vključuje prisotnost strank, torej denarja. Razpis pa izključuje neformalna razmerja. Nikakor ni mogoče doseči dogovora. Neupoštevanje pogojev, določenih v pogodbi, lahko povzroči izgubo pogodbe, izgubo sredstev in izgubo možnosti sodelovanja na drugih dražbah zaradi diskvalifikacije. Začetniki pogosto kršijo ta pravila zaradi banalne nepazljivosti.

Najprej bi morali dobiti v roke razpise, ki ne vsebujejo strogih pravil. Na primer na dražbi komercialnega načrta. Šele po tem je priporočljivo preiti na resne razpise, ki jih ureja zakonodaja o javnih naročilih v skladu s 44-FZ in 223-FZ. Glavni pogoj za zmago ni nič drugega kot pozornost. Najprej morate razmišljati o kakovosti dela in ne o višini dogovora.

Predstavljajte si, da ste še vedno zmagali. V rokah imate pogodbo. Ali bo podjetje uspelo najti dodatne kapacitete in sile, da bi to brez težav izpolnilo? In če ne, koliko denarja bo potrebno za najem delavcev ali najem opreme? Ali bo posel ostal donosen?

Ne smemo pozabiti, da so med napakami ponudnikov ključne, kot so kršitev rokov, nepozorno preučevanje dokumentacije, poskusi sodelovanja na več razpisih hkrati, okvare tehničnega načrta,trgovanje z izgubo. Vse to lahko privede do negativnih posledic. Zato je treba vse naštete pomanjkljivosti vnaprej preprečiti.