Primarni računovodski dokumenti: vrste, obdelava in shranjevanje

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Izvajanje računovodstva v podjetjih različnih oblik lastništva je nemogoče brez dokumentarne refleksije. Noben postopek, noben projekt, nobena poslovna transakcija se ne izvede brez pravilno izpeljanega dokumenta, ki ga urejajo notranji predpisi podjetja in zunanji zakonodajni predpisi. Vsako dejanje, ki ga izvede na primer uslužbenec trgovske družbe, začenši od operaterja za sprejemanje vlog in konča pri direktorju, se odraža v dokumentarni bazi, ki temelji na seznamu primarnih dokumentov.

Koncept in pomen

Verjetno si je težko predstavljati delovanje obstoječega podjetja na katerem koli možnem področju dejavnosti brez dokumentov, ki potrjujejo poslovanje. Kot pri vsakem drugem vprašanju ima dokumentacija tudi tukaj zelo pomembno vlogo. Težko si predstavljatekakovostno in pravno utemeljeno delo letališča, ki potniku omogoča odhod brez dokumentov, ki dokazujejo njegovo identiteto - potnega lista in identifikacijske kode državljana. Prav tako je težko domnevati o sprejemu v gibanje avtomobila, katerega voznik nima ustrezne dokumentacije v obliki vozniškega dovoljenja in tehničnega potnega lista za avto, ki ga vozi. Tako so tudi primarni računovodski dokumenti. Vsako podjetje, ki je registrirano na državnem seznamu podjetnikov, mora imeti vrsto dokumentov, potrebnih za računovodstvo, ki so temeljna podlaga in začetni člen v verigi regulativne regulacije njegovih poslovnih procesov.

Primarna računovodska dokumentacija je skupek potrdil, aktov, nalogov, računov, izpiskov in poročil, preko katerih se evidentira poslovanje podjetja in urejajo njegovi poslovni postopki..

Vrste dokumentov

Klasifikacija računovodskega poteka dela vključuje naslednje glavne vrste primarnih dokumentov:

• po funkcionalnem namenu - računovodstvo, vodenje, kadri;
• glede na stopnjo regulacije - notranje in zunanje.

Prva smer klasifikacije omogoča med seboj ločiti dokumente treh glavnih funkcionalnih ravni katerega koli poslovnega podjetja glede na naravo njihovega namena, druga pa glede na način organiziranja pravnega ureditev gospodarskih odnosov. Vsaka od smeri vključuje masodoločene vrste dokumentov, ki odražajo izvajanje določenih dejanj zaposlenih v podjetju.

Računovodska dokumentacija

Če upoštevamo primarne računovodske dokumente, so te po drugi strani razdeljene na ureditev treh stopenj poslovnih transakcij.

Za prvo stopnjo je značilen sklenitev posla. Tu primarno knjigovodsko dokumentacijo predstavljata sklenitev pogodbe in izstavitev računa za plačilo. Sporazum je dokument, ki ureja razmerje med dvema strankama, da bi vzpostavil pogoje za interakcijo med njima. Račun za plačilo je zahteva z opredelitvijo določenega zneska, ki ga mora kupec v skladu s pogodbo plačati prodajalcu za prodano blago ali opravljeno storitev.

Druga faza podjetniške dejavnosti se odraža v plačilnih dokumentih in se imenuje faza plačila za transakcijo. Glede na to, da se plačilo lahko izvede brezgotovinsko ali v gotovini, so primarni dokumenti zanj predstavljeni bodisi kot izpiski s tekočega računa in plačilnih nalogov bodisi blagajniški čeki in potrdila za vhodne gotovinske naloge.

Tretja, zadnja faza je določena posebej s prejemom izdelka ali storitve. V skladu s tem je urejeno tudi s primarno dokumentacijo v obliki dobavnice, prodajnega računa in akta prevzema in oddaje izdelkov oziroma akta opravljenega dela v primeru opravljanja katere koli storitve.

poslovodno računovodska dokumentacija

Razlika med računovodskim in upravljavskim potekom dela je predvsem v tem, da računovodsko dejavnost ureja državna zakonodaja z okvirom za odražanje poslovanja, ki ga posebej določijo organi, upravljanje pa je določeno z notranjimi odločitvami in osebnimi preferencami direktorja ali neposrednega lastnika določenega podjetja. Z drugimi besedami, primarni računovodski dokumenti imajo strogo obliko, ki jo nadzoruje skupni regulativni okvir, medtem ko se dokumenti upravljanja razvijajo izključno na ravni podjetja. Kateri dokumenti nadzorujejo vodenje poslovodnega računovodstva v podjetju? Med glavnimi so naslednje:

• kodeks internih delovnih predpisov;
• računovodska politika podjetja;
• kolektivna pogodba;
• predpisi in ukazi direktorja družbe;
• opisi delovnih mest;
• upravni dokumenti.

HR dokumentacija

Kar zadeva seznam primarnih dokumentov, ki urejajo medravnene odnose zaposlenih v podjetju, pa tudi nadzorujejo postopek obračunavanja plač in določajo odgovornosti vsakega od zaposlenih v podjetju, delovna dokumentacija vključuje naslednje glavne vrste:

• zaposlenost - vključuje celoto vseh delovnih mest v podjetju, odraz njihovega števila in števila kadrovskih enot, pa tudi opis ravni njihovih plačhonorarji, postopek za bonuse, odvezovanje, sprejetje določb o dodatkih;
• razpored dela - vključuje informacije o delovnem dnevu, organizacijskih in administrativnih vprašanjih, pravilih zaposlovanja in odpuščanja zaposlenih, pa tudi pogoje za njihovo napredovanje kot dodatno plačilo za delo ali zamer v obliki ukora in odbitki od plač;
• opis delovnega mesta - delo kadrovske službe posameznega podjetja temelji na nizu pravic in obveznosti, splošnih določbah, nalogah, odgovornostih, kvalifikacijskih zahtevah in razmerjih v smislu podrejenosti med različnimi ravnmi kadrovskih enot v podjetje.

Zahtevani dokumenti

Vsako podjetje, ki je registrirano in deluje zakonito, ima seznam obveznih dokumentov, ki se morajo pojaviti v okviru njegove dejavnosti. Obvezni primarni dokumenti so naslednji:

• dogovor - ne glede na dogovor je ta dokument temeljna osnova za vzpostavitev odnosa med dvema podjetnikoma, med prodajalcem in kupcem, med ponudbo in povpraševanjem;
• izdani račun - prodajalec pri odločitvi o prodaji blaga ali opravljanju storitev kupcu izda račun kot pogoj za transakcijo;
• oblike strogega poročanja - v postopku dogovora ni popolno brez čekov, gotovine in blaga, povezanih s seznamom obveznih;
• blago-Tovorni list - dokument, ki navaja prejemnika, prevoznika, pošiljatelja blaga, samo blago v asortimanu njegove nomenklature, število poslanih izdelkov, ceno in znesek;
• Akt prevzema in prenosa opravljenega dela ali poslanega blaga.

interni dokumenti

Kot že omenjeno, delo katerega koli podjetja pomeni prisotnost zunanje in interne dokumentacije. Glavni primarni dokumenti za interne namene so seznam vseh tistih obrazcev, potrdil, izjav, naročil, navodil, ki se razvijajo neposredno v podjetju in veljajo samo za osebje, ki v njem deluje, ne da bi imeli na družbo kakršen koli zakonodajni vpliv, ki presega to podjetje.

zunanji dokumenti

Dokumentacija zunanje namembnosti pomeni višjo hierarhično raven podrejenosti, saj so zunanji dokumenti tisti, ki jih ureja država in njen zakonodajni okvir. Razvite določbe o računovodstvu, sklop računov računovodske korespondence, standardi računovodstva in finančnega poročanja - vse to ima regulativno ozadje in je urejeno s pravnim okvirom države.

Obrazci za dokumente

Obrazci primarnih dokumentov so po svoji naravi namena, vrste zasnove in lastništva večplastni. Zakonsko se razlikujejo naslednji glavni deli:

• obrazci kadrovske evidence (naročila, naročila, urniki,redni načini in urniki);
• oblike obračunavanja plač in delovnega časa (urni listi, osebni računi, dnevniki, plačilne liste);
• računovodski obrazci kapitalske gradnje (potrdila, dnevniki, akti);
• oblici za knjigovodstvo izdelkov (akti in registri inventarja, utežni listi, strankarske izkaznice, poročila o gibanju zalog);
• obrazci za denarno knjigovodstvo (blagajniški dnevnik, akti o nakazilih in gotovina na blagajni);
• trgovinski računovodski obrazci (naročila, računi, akti, specifikacije, potrdila o kakovosti);
• oblike obračunavanja gotovinskih transakcij (predhodno poročilo, PKO, RKO, dnevnik njihove registracije);
• obrazci za beleženje rezultatov popisov (popisni seznami, akti, potrdila, dnevniki, izpiski).

Poleg navedenega obstajajo tudi obrazci primarnih dokumentov za obračunavanje gradbenih strojev in mehanizmov, cestnega prometa, osnovnih sredstev in neopredmetenih sredstev, materiala, predmetov male vrednosti, kmetijskih pridelkov in surovin.

Postopek registracije

Primarni dokumenti so sestavljeni zaradi določenih zahtev, ki jih je treba izpolniti. Na primer, vpisi v dokumentacijo morajo biti narejeni izključno z modrim črnilom, hkrati pa morajo biti urejeni in čitljivi. Prav tako mora dokument vsebovati številne podrobnosti, ki se zahtevajo za vsako vrsto, in mora biti potrjena z osebnim podpisom vodje, glavnega računovodje ali pooblaščene osebe ter zapečatena tudi s pečatom podjetja. Številke v denarnih dokumentihmora biti napisano tudi z besedami, in kjer je stolpec dokumenta prazen, mora biti pomišljaj, da se prepreči naknadno vpisovanje napačnih številk s strani slabe volje.

Shramba

Shranjevanje primarnih dokumentov se izvaja neposredno v podjetju. Lahko pa uporabite storitve zasebnega (ali državnega) arhiva. Če revizija davčnega inšpektorata odkrije odsotnost primarnega dokumenta, se podjetju naloži globa, katere znesek se določi glede na vrsto in število izgubljenih dokumentov. V skladu z veljavno zakonodajo Ruske federacije se primarni dokumenti hranijo v podjetju najmanj pet let.