Številka osebja zaposlenega: kako je dodeljena? Zakaj potrebujete številko plačilne liste?

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Ne sooča se vsak zaposleni s takšnim konceptom, kot je "številka osebja zaposlenega". To pogosto poznajo tisti, ki svoje delovne dejavnosti opravljajo v velikem ali srednje velikem podjetju. Računovodstvo majhnega LLC-a običajno ne obvesti zaposlenih. Velike tovarne zaposlenim vedno povedo svoje osebje. Ne glede na to, ali zaposleni za to vedo ali ne, dodelitev serijske številke izvaja kadrovska služba ali računovodstvo. To ureja veljavna zakonodaja, odsotnost tega odstavka pa je kršitev.

Številka osebja - kaj je to?

Načeloma že iz samega imena postane jasno, kaj je kadrovska številka. To je nekakšna številčna vrednost, ki je dodeljena določenemu zaposlenemu. To je šifra, ki označuje zaposlenega.

Posebnosti kadrovskih številk vključujejo dejstvo, da so individualne. To pomeni, da ni zaposlenih, katerih koda bi se popolnoma ujemala. Hkrati se za odpuščenega uslužbenca ohrani kadrovska številka. Če bo s tem delodajalcem še naprej sodeloval, potemdobi svojo staro številko.

Omeniti velja tudi, da mu je kadrovska številka zaposlenega dodeljena ob zaposlitvi, v prihodnosti se ne spreminja. To pomeni, da prijava na delovno mesto popravi določeno kodo, ki v prihodnosti ostane enaka, ne glede na spremembo položaja ali zvišanje plače.

Potrebujete osebne številke. Za kaj so?

Kljub temu je bolje ugotoviti, zakaj delodajalec potrebuje osebne številke. Zaposleni od tega ne dobi ničesar. Kot je navedeno zgoraj, se zaposleni morda ne zaveda prisotnosti takšne šifre. Toda zakaj je bila takrat prvotno uvedena kadrovska številka zaposlenega? Kako je ta šifra dodeljena in kaj pomeni?

Številke osebja pomagajo računovodski službi LLC ali podjetja. Zahvaljujoč njim je implementacija elektronskega upravljanja dokumentov lažja. Čeprav je treba omeniti, da se je število osebja v velikih tovarnah uporabljalo že dolgo, še pred pojavom programa 1C.

Katere so glavne točke, ki vam omogočajo uporabo te šifre? Najprej:

• Olajšanje dela strokovnjakov kadrovske službe. To je posledica dejstva, da spremljanje številke osebja pomaga, da ne "izgubite" zaposlenega, ko zamenja položaj.
• Pomoč računovodstvu pri delu z obračunom in izdajo plač. Tu so številke osebja v 1C neposredno povezane. Prav ta program pomaga izbrati zaposlenega ne po imenu ali položaju, temveč po številki osebja.
• Sledenje lokaciji zaposlenega nadelovno mesto. Pomembno za podjetja, ki so opremljena z elektronskim sistemom prepustnic.

Posebni primeri. Zakaj potrebujete številko osebja?

Če želite razumeti, kdo in kako je zaposlenemu dodeljena kadrovska številka, je treba v celoti razumeti, zakaj je ta parameter potreben.

Najprej pomaga preprečiti nepotrebne trače. Torej, če pri izračunu plač računovodja ali specialist za racionalizacijo in prejemke vidi le osebne številke. Ne more natančno razumeti, kakšen znesek je prejel Ivanov in kakšen znesek - Petrov. To pomeni, da vam omogoča dodatno povečanje tajnosti.

Tudi številka osebja pomaga, da se ne zmotite. To je še en parameter, ki vam omogoča preverjanje pravilnosti dokumenta. Še posebej velja, če so soimenjak ali polni soimenjak. Seveda lahko parametre preverite tudi po delovnem mestu ali datumu zaposlitve. Vendar ne smemo zanemarjati številk osebja.

Kdo si lahko prisvoji?

Številke osebja zaposlenim dodeli specialist v kadrovski službi. Vendar je treba opozoriti, da zakonodaja ne ureja položaja zaposlenega, ki se ukvarja z dodeljevanjem šifr. Vendar pa so pri prijavi na delovno mesto neposredno prisotni kadrovski inženirji.

To lahko storijo tudi vodje strukturnih oddelkov ali celo vodja podjetja. V odsotnosti kadrovskega delavca lahko njegovo mesto v tej zadevi prevzameračunovodja.

Komu je mogoče dodeliti številko osebja

Ali je mogoče vsem zaposlenim dodeliti kodo? Računovodstvo številk osebja se običajno vodi za vse zaposlene v podjetju. In sicer:

• Za redno zaposlene.
• Začasni ali sezonski delavci.
• Za zunanje delavce s krajšim delovnim časom.
• Za tiste, ki delajo s krajšim delovnim časom.

Dejansko ima vsak zaposleni svojo osebno številko, ne glede na to, kako dolgo je zaposlen. Omeniti velja, da celo študentje, ki se prijavijo za prakso na katerem koli oddelku, prejmejo svojo kodo.

Omeniti velja, da če ima zaposleni kakršno koli kombinacijo delovnih mest ali poklicev v istem podjetju, še vedno prejme eno osebno številko. Zaposleni, ki dela s krajšim delovnim časom v dveh podjetjih, ima v vsakem od njih svojo individualno kodo.

Kako se dodeli osebna številka zaposlenega. Kaj pravi zakon?

Takoj je treba omeniti, da je zakonodaja o dodelitvi kadrovske številke v podjetju precej nejasna. Pravzaprav ni posebnih členov v delovnem zakoniku ali zveznih zakonih, ki bi urejali, kako se zaposlenim dodeli osebna številka. Vsak delodajalec zase razvije sistem, ki mu pomaga voditi kompetenten in priročen zapis teh šifr. Tu igrajo pomembno vlogo notranji dokumenti organizacije. V njih lahko na primer definirate položaj zaposlenega, ki je vključendodelitev številk.

Kako voditi evidenco? Praktični nasveti

Na splošno velja, da je vsakemu zaposlenemu dodeljena številka osebja in začeti morate s prvo številko. Pravzaprav postane identičen konceptu "serijska številka".

Takšne zapise je mogoče hraniti na dva načina:

• Uporaba posebnih programov.
• Ročno s strani zaposlenega.

Zadnja metoda se uporablja vedno manj. To je posledica dejstva, da najbolj priljubljen program 1C omogoča samodejno dodelitev številk vsakemu novozaposlenemu zaposlenemu v podjetju.

Praktični nasveti

Dodeljevanje osebne številke se lahko zdi dolgočasen postopek. Vendar pa ni. Vredno je upoštevati nekaj preprostih pravil in to dejanje se bo izvedlo samodejno.

Najprej mora biti ta obveznost z notranjimi dokumenti organizacije dodeljena določenemu zaposlenemu. To bo pomagalo preprečiti konflikte v prihodnosti. Odpravil bo tudi situacijo, ko za to operacijo nihče ne bo odgovoren.

Drugič, neposredno dodelitev številke zaposlenemu je treba opraviti prvi delovni dan zaposlenega in idealno - ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi. V tem primeru bo oštevilčenje pravilno in brez vrzeli.

Zaposlenim je treba posredovati določeno številčno kodo, saj to ne samo poveča njihov pomen v njihovih očeh, ampak tudi pomaga preprečiti napake pri obračunu plačpristojbine. To je posledica dejstva, da bo zaposleni pri pisanju kakršne koli vloge za denarno pomoč ali odhod na dopust med drugim navedel svojo kadrovsko številko.

Prav tako mora biti ta parameter nujno naveden v nalogu za zaposlitev. Lahko ga vtipkate v programsko opremo ali ga napišete na roko s strani predstavnika kadrovske službe.

Računovodski dnevnik. Popravljanje številk osebja

Podjetja, ki so prisiljena uporabljati osebne številke za svoje zaposlene, pogosto uporabljajo dokument, kot je register osebnih številk.

V tem internem dokumentu podjetja je mogoče določiti naslednje parametre:

• Podatki o potnem listu zaposlenega, vključno z njegovim priimkom, imenom in patronimom ter številko in serijo dokumenta.
• Datum sprejema zaposlenega na njegovo glavno delovno mesto.
• Številka pogodbe o zaposlitvi, kot tudi datum njene priprave.
• Položaj specialista.
• Enota, v kateri bo delavec delal.
• Neposredna številka osebja.

Številka osebja je obvezna za velika podjetja. A tudi majhna podjetja s to metodo olajšajo življenje zaposlenim v kadrovski službi ali računovodstvu. Na splošno je to oštevilčenje zaposlenih. Ker je vsaka številka edinstvena, pomaga zagotoviti, da so sredstva pripisana pravi osebi. To še posebej velja pri zaposlovanju soimenjaka ali soimenjaka. Vodenje evidenc o številki osebja ni zapleteno ali dolgotrajnopostopek. V bistvu je dodeljen specialistu v kadrovski službi. Vendar zakon dovoljuje, da to nalogo dodelite drugemu zaposlenemu. To dejstvo je zapisano v dokumentih neposredno organizaciji.