Učinkovitost računovodstva: obdobje hrambe dokumentov

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Na učinkovitost računovodstva v veliki meri vpliva kompetentna organizacija hrambe dokumentov, ki se kopičijo v podjetju. Zato bi se moral vsak računovodja, da bi se izognil težavam, vsekakor seznaniti z zahtevami glede pogojev in postopka za shranjevanje dokumentov v skladu z zakonodajo Ruske federacije.

Kakšen je vrstni red, v katerem so shranjeni dokumenti?

Zvezna zakonodaja od leta 2013 zahteva, da vsako podjetje hrani vse primarne dokumente, računovodske izkaze, računovodske registre in standarde dela ter vse druge dokumente, povezane z dejavnostjo tega gospodarskega subjekta. To pravilo velja tudi za obdobje hrambe dokumentov v elektronski obliki, ki se vse pogosteje uporabljajo v gospodarskih dejavnostih podjetij različnih organizacijskih in pravnih oblik.

Kako dolgo trajashraniti dokumente?

Obdobje hrambe dokumentov - najmanj pet let ali več (v skladu s pravili, ki jih določi organizacija). Zanimivo je, da davčni zakonik predvideva druga obdobja skladiščenja (štiri leta). To velja za vse računovodske izkaze, obdobje pa se izračuna od trenutka njegove zadnje uporabe. Najbolje je seveda dokumente hraniti pet let, kar vam bo prihranilo veliko časa in živcev, če se kaj zgodi! Dokumente o zunanjetrgovinskih poslih je treba obravnavati ločeno. Če tuja država nasprotne stranke predvideva daljše obdobje za shranjevanje dokumentov kot v Ruski federaciji, je bolje, da jo izberete in ne upate, da v prihodnosti ne bo težav s transakcijo. In to je treba predvideti v internih predpisih podjetja, ki bodo preprečili številne napake zaposlenih.

Kdo je odgovoren za shranjevanje dokumentov?

V skladu s »črko« zakona vodja organizacije, t.j. njen izvršni direktor je osebno odgovoren za hrambo dokumentov v arhivu podjetja. Če se obdobje shranjevanja dokumentov ali organizacija obtoka dokumentov ne upošteva, bo podjetje prejelo globo v višini deset tisoč rubljev, za večkratno kršitev pa trideset tisoč rubljev. V primeru, da je takšna neodgovornost povzročila podcenjevanje zneska davka, bo treba plačati dvajset odstotkov neplačanega davka, vendar ta globa ne sme biti manjša od štirideset tisoč rubljev. Zakonodaja Ruske federacije tudi posebej določa kazni zauradniki za izgube zaradi neučinkovite organizacije hrambe dokumentov v podjetju.

Kako uničim dokumente, ki so že potekli?

Za začetek je treba omeniti, da se nekateri dokumenti ne uničijo, temveč prenesejo v občinski arhiv, zato je zelo pomembno, da jih ne le označimo z rokom uporabnosti, temveč tudi poskrbimo za napis "Strokovna revizijska komisija" (EPK). Če dokumentov ni treba prenesti v arhiv, mora vodja organizacije izdati akt o uničenju dokumentov. Če tak akt ni sestavljen, se šteje, da dokumenti manjkajo, in zahteva se odredba o imenovanju komisije za preiskavo takšne izgube.