Kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu? Definicija, vrste, značilnosti in zahteve za polnjenje

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Računovodstvo katerega koli podjetja se ukvarja s primarnim poročanjem. Seznam primarne dokumentacije v računovodstvu vključuje več obveznih dokumentov. Vsak od njih je povezan s fazami poslovnega procesa. Če zaposleni v organizaciji ne vzdržujejo primarne dokumentacije v "1C: Računovodstvu", bo podjetje soočeno z oprijemljivimi sankcijami.

Kaj je to?

Obračun primarne dokumentacije v računovodstvu je glavna prednostna naloga. Vse dejavnosti, ki se izvajajo v tej smeri, ureja zvezni zakon "O računovodstvu". Tako je v prvem odstavku devetega poglavja povedano, da se lahko kot primarna dokumentacija imenuje vsak dokument, ki je pravilno sestavljen in overjen s strani poslovodstva, ki odraža različne epizode poslovanja družbe. Mimogrede, te epizode se imenujejo:

• prejemanje denarja za opravljeno blago ali storitvepodjetje;
• prenos sredstev za prejeto blago in material.

Tako poleg obveznega seznama primarne dokumentacije v računovodstvu obstaja še dodatna. Običajno se sestavi na zahtevo vodstva podjetja. In vanj vnašajo obrazce, ki vsebujejo podatke o medsebojnih pobotah, ki nimajo finančne podlage.

Značilnosti dela s primarno dokumentacijo v računovodstvu

Prva stvar, na katero morate biti pozorni, je, da morajo biti vsi "primarni" obrazci povezani s prenosom sredstev. Zato na ta seznam ne bi smeli vključiti pooblastila za prejemanje dokumentov.

Skladiščenje te vrste papirja se izvaja najmanj pet let od dneva podpisa. Pri davčnih pregledih inšpektor zahteva primarno dokumentacijo za obdobje od enega do treh let. Tako lahko prispevke z daljšo dobo pošljemo v arhiv v hrambo. Po petih letih jih je mogoče popolnoma odstraniti. Uničenje "primarnega" se izvaja v skladu z interno listino podjetja in zakonodajo države. Ta postopek je precej zapleten in dolgotrajen. Zato mnoga podjetja obdržijo "primarno", dokler je prostor v računovodstvu. Obdobje hrambe dokumentov v arhivu v Rusiji ni na noben način omejeno.

Seznam

Če želite razumeti, kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu, morate vedeti, katere vrste dokumentov vključuje. Zapomniti si je treba ta govorgre za papirje v zvezi s gibanjem sredstev. Tukaj je seznam tistega, kar je vključeno v primarno dokumentacijo v računovodstvu:

1. Pogodba.
2. Račun za plačilo.
3. Gotovina in računi.
4. Strogi obrazci za poročanje.
5. Dejanja.
6. Računi.

Več informacij o vsakem od teh primarnih dokumentov je na voljo v naslednjih odstavkih.

dogovor

Ta postavka povzroča veliko polemik med zaposlenimi v računovodstvu. Dejstvo je, da je treba primarno dokumentacijo v računovodstvu v vsakem primeru hraniti, a pogodbe včasih končajo pri odvetnikih ali celo v kadrovski službi. Toda obstaja še ena plat medalje. Konec koncev je pogodba tista, ki je osnova za transakcijo, povezano z gibanjem denarnih tokov.

Račun

Ta obrazec se nanaša na primarno dokumentacijo v računovodstvu. Kaj je račun, ve vsak udeleženec poslovnega procesa. Pravzaprav je ta dokument podlaga za prenos sredstev za prejeto blago ali storitve. Če ena od strank sprejme račun, to pomeni, da se s transakcijo tiho strinja. Lahko vsebuje tudi informacije o prejšnjem dogovoru. Račun ne vsebuje le teh podatkov, temveč tudi postopek vračila sredstev v primeru te potrebe.

Tovorni list

Ta prispevek je eden najsvetlejših predstavnikov primarne dokumentacije v računovodstvu. Bistvo je, da voznačuje celoten seznam blaga, poslanega kupcu. V tem primeru govorimo tako o končnih izdelkih kot o surovinah. Tovorni list se sestavi v neomejenem številu izvodov. Ta trenutek nima jasne ureditve in dejansko temelji le na tem, koliko strank potrebuje tovrstni dokument. To pomeni, koliko udeležencev v transakciji, toliko kopij je treba zagotoviti. Ne smemo pozabiti, da so veljavni samo tisti obrazci, na katerih je podpisan podpis odgovorne osebe. Pečat ali žig v tej situaciji ni potreben.

Akt prevzema-prenosa

Navadni delavci tega oddelka se ukvarjajo z obdelavo primarne dokumentacije v računovodstvu. Najpogosteje kot dokazilo prejmejo potrdila o opravljenih delih (storitev). Ta dokument, kot že ime pove, je sestavljen po opravljeni storitvi ali opravljanju dela. Veljaven se šteje akt prevzema in prenosa, podpisan dvostransko. Včasih ena od nasprotnih strank zavrne odobritev dokumenta. V tem primeru lahko obrazec overi samo ena stranka, vendar pod pogojem, da so ob podpisu prisotni opazovalci. Akt prevzema in prenosa lahko poleg osnovnih informacij vključuje podatke razjasnitvene ali razjasnitvene narave. Praviloma se vnesejo v posebej oblikovano tabelo. Kar zadeva odobritev žiga, je vedno dobrodošla, če pa ni tiska, to ne razveljavi papirja. Omeniti velja, da je pri vodenju primarne dokumentacije v računovodstvu akt, ki odraža gibanje osnovnih sredstevpodjetja morajo biti vključena tudi na seznam primarnih dokumentov.

Payroll

Ta vrsta primarne dokumentacije odraža gibanje sredstev med podjetjem in njegovimi zaposlenimi. Poleg osnovnega zneska plače vključuje vse dodatke in nadomestila. V tej situaciji glavni računovodja skupaj z vodjo podjetja nastopa kot priča izjave. Da je dokument veljaven in stopil v veljavo, mora biti žigosan. Če tega ne storite, se obrazec lahko šteje za neveljaven. Omeniti velja, da je ta pečat neobvezen v dveh zgornjih dokumentih.

Gotovinski dokumenti

Ta seznam vključuje naslednje obrazce:

• naročilo o prejemu,
• opis izplačila,
• bankarska knjiga.

Ta primarna dokumentacija vsebuje najbolj popolne informacije o gibanju sredstev. Denarni boni so razdeljeni na več vrst. Torej se najpogosteje pri računovodskem delu uporabljajo KO-1, KO-2 in KO-4. Odražajo vsa dejstva gospodarskega življenja organizacije. Tako so pri davčnem nadzoru inšpektorji pri njih najbolj izbirčni. Poleg teh vrst obstajajo še oblike KO-3 in KO-5. Tretji je register blagajniških nalogov, peti pa upošteva gibanje gotovine v podjetju. Tem vrstam primarne dokumentacije inšpektorji praviloma posvečajo precej manj pozornosti. Kar zadeva njihovo shranjevanje in registracijo, so ti postopkiizvedeno v skladu s splošnim postopkom.

Ločitev glede na stopnjo transakcije

Vsaka transakcija je razdeljena na tri stopnje. In vsak od njih ima posebno dokumentacijo.

Najprej se stranki vedno dogovorita o pogojih transakcije. Na tej točki sklenejo dogovor in izdajo račune za plačilo. Po tem ena od strank prispeva na zahtevo. In v podporo temu je plačnik dolžan predložiti dokazila. Če so bila sredstva poslana s tekočega računa, je treba predložiti izpisek. Če se plačilo izvede z gotovino, se potrditev izvede s predložitvijo blagajniških čekov, obrazcev strogega poročanja ali potrdil. Zadnja faza vsake transakcije je zagotavljanje plačanega blaga ali storitev. Ta trenutek mora biti potrjen z aktom opravljenega dela (storitev) ali tovornim listom, če govorimo o različnih vrstah izdelkov.

Izpolnite zahteve

Za pravilen potek dela ni dovolj le vedeti, kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu. Pomembno je upoštevati osnovne zahteve za izpolnjevanje. Najprej mora vsak obrazec imeti svoje ime. Prav tako je sestavljalec dokumenta dolžan navesti datum oblikovanja teh poročil in ime podjetja. Podjetje se nanaša na dobavitelja, izvajalca ali kupca. Bančne podrobnosti,v ločenih stolpcih primarne dokumentacije v računovodstvu so prikazane tudi začetnice uradnikov in naziv operacije. Vsi vedo, kako se imenuje operacija, samo ne pozabite, da mora biti ta vrednost izražena v kvantitativni obliki. Zadnji trenutek pri pripravi te vrste papirja je podpis in pečat odgovornih oseb.

Urejanje

Pri obravnavi velikega števila dokumentov zaposleni pogosto delajo napake. Popraviti jih je treba v skladu s pravili, določenimi z zakonom. Obstajata dve vrsti urejanj:

1. Za strogo odgovornost. Če je treba v obrazcu narediti manjši popravek, je odgovorna oseba dolžna s tanko črto prečrtati napačno črto in na njej navesti pravilen vpis. Za potrditev točnosti sprememb, narejenih na papirju, je potrebno napisati "Popravljeno verjamem" in potrditi obrazec s podpisom in pečatom uradne osebe. Če dokumenta ni mogoče točkovno popraviti, je odgovorna oseba dolžna napačno sestavljen obrazec od vogala do vogala prečrtati s tanko rdečo črto. Prav tako mora biti označeno z "Preklicano". Po ustvarjanju pravilnega primerka je napačnega primerka prepovedano uničiti.
2. Za nestrogo dokumentacijo. V tem primeru se poškodovan obrazec uniči in ustvari se papir s pravilnimi podatki.

Vedeti je treba, da je treba prečrtati le z zelo tanko črto. Če je zaposleniprečrta besedilo tako, da postane neberljivo, to je zelo huda napaka.