Obdelava primarne dokumentacije: zahteve, primer. Primarna računovodska dokumentacija

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Dejavnost katerega koli podjetja je tesno povezana z vzdrževanjem in obdelavo primarne dokumentacije. Potreben je za poročanje, izračun davčnih plačil, sprejemanje poslovodnih odločitev. V članku bomo obravnavali, kaj je - primarna dokumentacija v računovodstvu - in kako se obdeluje.

Osnovni koncepti

Primarna dokumentacija v računovodstvu - kaj je to? Imenuje se dokaz o dejstvu poslovne transakcije, ki se odraža na papirju. Trenutno je veliko dokumentov sestavljenih v avtomatiziranem sistemu "1C". Obdelava primarne dokumentacije vključuje evidentiranje in obračunavanje podatkov o opravljenih poslovnih poslih.

Primarno računovodstvo je začetna faza odpravljanja dogodkov, ki se zgodijo v podjetju. Poslovne transakcije so dejanja, ki povzročijo spremembe v stanju sredstev ali kapitala organizacije.

Obdelava primarne dokumentacije v računovodstvu: primer sheme

Praviloma v podjetjih pod konceptom "delo zdokumentacija" pomeni:

• Pridobivanje primarnih podatkov.
• Podatki o predhodni obdelavi.
• Dokumentacija.
• Odobritev vodstva ali strokovnjakov, pooblaščenih z odredbo direktorja.
• Ponovna obdelava primarne dokumentacije.
• Izvajanje dejanj, potrebnih za izvedbo poslovne transakcije.

Razvrstitev

Obstaja enkratna in kumulativna primarna dokumentacija. Obdelava informacij, ki jih vsebujejo takšni dokumenti, ima številne značilnosti.

Enkratna dokumentacija je namenjena enkratni potrditvi dogodka. V skladu s tem je postopek njegove obdelave bistveno poenostavljen. Kumulativna dokumentacija se uporablja za določeno časovno obdobje. Praviloma odraža večkrat izvedeno operacijo. V tem primeru se pri obdelavi primarne dokumentacije informacije iz nje prenesejo v posebne registre.

Zahteve za dokumentacijo

Primarna dokumentacija se sestavi v času operacije ali takoj po njenem zaključku.

Odražanje informacij se izvaja na posebnih enotnih obrazcih. Če ni odobrenih obrazcev, jih lahko podjetje razvije samostojno.

Fape obdelave primarne računovodske dokumentacije

V vsakem podjetju v državi je zaposleni, ki je odgovoren za delo s primarnimi informacijami. Ta specialist bi moral vedetipravila za obdelavo primarne dokumentacije, strogo upoštevajte zahteve zakona in zaporedja dejanj.

Fape obdelave primarne dokumentacije so:

• Taxi. Je ocena transakcije, ki se odraža na papirju, navedba zneskov, povezanih z njeno izvedbo.
• Združevanje. Na tej stopnji se dokumenti razdelijo glede na skupne značilnosti.
• Računovodstvo. Predpostavlja oznako bremenitve in kredita.
• Gašenje. Da prepreči ponovna plačila na primarnih dokumentih, računovodja postavi oznako »plačano«.

Napake v dokumentih

Pojavijo se lahko iz različnih razlogov. V bistvu je njihov videz posledica neprevidnega odnosa zaposlenega do dela, ki ga opravlja, nepismenosti specialista in okvare opreme.

Popravek dokumentov je zelo odsvetovan. Vendar pa je v nekaterih primerih nemogoče brez popravljanja napak. Računovodja mora popraviti napako v primarni dokumentaciji, kot sledi:

• Napačen vnos prečrtajte s tanko črto, da bo jasno viden.
• Napišite pravilne podatke nad prečrtano črto.
• Preverite "Popravljeno verjemite".
• Navedite datum prilagoditve.
• Sign.

Uporaba korektivnih sredstev ni dovoljena.

Delo s prejetimi dokumenti

Proces obdelave vhodnih papirjev vključuje:

• Določanje vrste dokumenta. Računovodski papirji vedno vsebujejo podatke o opravljenih poslovnih poslih. Vključujejo na primer račun, naročilo za prejem sredstev itd.
• Preverjanje podrobnosti o prejemniku. Dokument mora biti naslovljen na določeno podjetje ali njegovega zaposlenega. V praksi se zgodi, da se dokumenti za nakup materiala izdajo podjetju posebej, čeprav pogodba z dobaviteljem ni sklenjena.
• Preverjanje podpisov, pečatov. Osebe, ki podpišejo dokument, morajo biti za to pooblaščene. Če vpogled v osnovne papirje ni v pristojnosti zaposlenega, se ti razveljavijo. Kar zadeva odtise, se v praksi pogosto pojavljajo napake v tistih podjetjih, ki imajo več pečatov. Podatki na odtisu se morajo ujemati z vrsto dokumenta, na katerem je.
• Preverjanje statusa dokumentov. V primeru odkritja poškodb na papirjih ali pomanjkanja listov je treba sestaviti akt, katerega kopijo je treba poslati nasprotni stranki.
• Preverjanje veljavnosti dogodka, prikazanega v dokumentu. Zaposleni v podjetju morajo potrditi informacije o dejstvu transakcije. Dokumente o prevzemu dragocenosti potrdi vodja skladišča, pogoje pogodbe potrdi tržnik. V praksi se pojavljajo situacije, ko dobavitelj prejme račun za blago, ki ga podjetje ni prejelo.
• Določite obdobje, ki mu pripada dokument. Pri obdelavi primarnih papirjev je pomembno, da istih podatkov ne zabeležite dvakrat.
• Določite računovodski odsek. Po prejemu primarnegadokumentacije, je treba določiti, za kakšne namene se bodo dostavljene vrednosti uporabljale. Lahko delujejo kot osnovna sredstva, materiali, neopredmetena sredstva, blago.
• Določite register, v katerem bo dokument vložen.
• Registracijski papir. Izvede se po vseh pregledih.

Delo z odhodnimi papirji

Obdelava te vrste dokumentacije je nekoliko drugačna od zgornje.

Najprej pooblaščeni delavec podjetja oblikuje osnutek odhodnega dokumenta. Na njegovi podlagi se pripravlja osnutek dokumenta. Pošlje se upravitelju v odobritev. Vendar pa lahko osnutek dokumenta odobri tudi drug uslužbenec z ustreznim pooblastilom.

Po certificiranju se projekt sestavi po ustaljenih pravilih in pošlje prejemniku.

Načrtovanje poteka dela

Ta faza je potrebna za zagotovitev hitrega prejema, pošiljanja in obdelave dokumentacije. Za kompetentno organizacijo kroženja dokumentov v podjetju so razviti posebni urniki. Navajajo:

• Kraj in rok registracije primarnih papirjev.
• Ime in položaj osebe, ki je pripravila in predložila dokumente.
• Računi, izpeljani iz vrednostnih papirjev.
• Čas in kraj za hrambo dokumentacije.

računovodski registri

Potrebni so za registracijo primarne dokumentacije. Hkrati pa naprejpapirji so označeni z računovodsko oznako. Potrebno je preprečiti ponovno registracijo dokumentov.

Primarni dokumenti se lahko hranijo v elektronskih registrih. Vendar pa mora podjetje na zahtevo vladnih agencij ali nasprotnih strank zagotoviti tiskane izvode.

Značilnosti obnovitve dokumentov

Trenutno v predpisih ni jasnega postopka za obnovo papirjev. V praksi ta proces vključuje naslednje dejavnosti:

• Imenovanje komisije za preiskavo razlogov za izgubo ali uničenje dokumentov. Po potrebi lahko vodja podjetja v postopek vključi organe pregona.
• Pritožba pri bančni organizaciji, nasprotnim strankam za kopije primarnih dokumentov.
• Popravek obračuna dohodnine. Potreba po predložitvi posodobljenega poročila je posledica dejstva, da se nedokumentirani stroški ne pripoznajo kot odhodki za davčne namene.

V primeru izgube primarne dokumentacije bo IFTS na podlagi razpoložljivih dokumentov izračunal znesek davčnih olajšav. Hkrati obstaja možnost, da bo davčni organ uporabil ukrepe odgovornosti v obliki denarne kazni.

Pogoste napake v postopku izdaje primarnih papirjev

Običajno zapisničarji storijo naslednje kršitve:

• Izpolnite obrazce, ki niso enotni ali odobreni s strani vodje podjetja.
• Ne navajaj podrobnosti ozodražaj jih z napakami.
• Ne odobravajte dokumentov z njihovim podpisom ali dovolite zaposlenim, ki nimajo pooblastil za podpisovanje dokumentov.

Dokumentacija, ki potrjuje dejstva o poslovanju, je za podjetje izjemno pomembna. Njegovemu oblikovanju je treba pristopiti zelo previdno. Vsaka napaka lahko povzroči negativne posledice.