Analiza situacije: možnosti, značilnosti, faze in rezultati analize

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Voditelji so pogosto prisiljeni sprejemati odločitve ne v skladu z obstoječim načrtom, ampak na podlagi trenutne situacije. To se zgodi iz različnih razlogov. Glavna naloga vodje je analizirati situacijo, razviti in sprejeti najbolj optimalen način delovanja pri reševanju nastalih problemov.

Kaj je to

Analiza situacije je način obdelave informacij, ki jih najprej razdeli na dele, nato pa skrbno preuči vsak element posebej, da najde problem in ga reši. Dobiček podjetja se lahko na primer zmanjša zaradi naraščajočih stroškov ali zaradi zmanjšanja prihodkov, povečanja terjatev in drugih dejavnikov. Da bi ugotovili, kateri dejavnik je vplival na spremembo dobička, je treba te dejavnike preučiti.

Šele potem, ko bo vzrok ugotovljen, bo nosilec odločanja (DM) lahko razvil akcijski načrt in rešil težavo. Za analizo stanja pooblaščena oseba sestavi ekipo strokovnjakov, ki zbira podatke in izvaja analitičnepostopkov, vsak na svojem področju strokovnega znanja in veščin.

Kdo opravi analizo

Analizo specifičnih situacij ne izvaja ena oseba, temveč več skupin. Vodi jih vodja ali odločevalec (DM). Ekipo sestavljajo:

• Strokovnjaki prve stopnje. Zbirajo in obdelujejo primarne informacije.
• Strokovnjaki druge stopnje. Preglejte poročila in razvijajte ideje za rešitev težave.
• Analitična skupina. Preuči ideje, ki so jih razvili strokovnjaki druge stopnje, in izbere z njihovega vidika najbolj realistične možnosti za razvoj dogodkov. Analitiki razvijajo poslovne strategije in strategije reševanja problemov.
• Odločevalec izmed predlaganih možnosti razvojne strategije izbere tisto, ki je po njegovem mnenju najbolj primerna za reševanje problemov v trenutni situaciji. Za to nosi vso odgovornost.

Samo veliko podjetje si lahko privošči izvajanje obsežnega dela z uporabo več skupin strokovnjakov. V večini primerov vodja podjetja izvede analizo stanja z vključevanjem ene skupine - strokovnjakov iz oddelkov. Delo druge skupine in analitikov opravljajo ljudje, ki so člani vodstva podjetja, računovodje, tržniki in inženirji. Zberejo se na poslovnem sestanku, razpravljajo o situaciji in iščejo rešitve za težave.

Zbornik

Analiza se začne z ugotavljanjem odstopanja poslovanja podjetja od načrtovanega. Na primer, v poročevalskem četrtletju je bilo ugotovljeno zmanjšanje prihodkov za 30 %, upravitelj pa ne more pojasniti razlogovta stopnja upadanja. V tem primeru bi moral zbrati skupino strokovnjakov in preučiti situacijo. Postopek je sestavljen iz naslednjih stopenj analize situacije:

1. Identifikacija odstopanja indikatorjev - identifikacija problema.
2. Organizacija skupine strokovnjakov s strani vodje.
3. Dodelitev vsakemu strokovnjaku mesta za delo.
4. Zbiranje informacij po oddelkih.
5. Strokovnjaki obdelujejo prejete informacije s svojim specializiranim znanjem in veščinami.
6. Priprava poročil o napredku s strani strokovnjakov.
7. Preučevanje teh poročil predstojnika, razprava na skupščini o vsebini poročil.
8. Razvijanje rešitev problema in izvajanje enega ali več v praksi.

Priprava na poročilo in njegova predstavitev

Voditelji so vedno zaposleni z delom, zato nimajo časa za branje dolgih daljših poročil. To nakazuje, da je treba informacije v poročilu predstaviti kratko, jedrnato in po možnosti na vizualen in priročen način. Bolje je, če poročilo namesto sto napisanih strani in stolpcev s številkami vsebuje grafe, diagrame, rezultate izračuna in mnenje strokovnjaka, ki je opravil analizo na določenem področju. Seveda mora poročilo navesti vire informacij in najpomembnejše kazalnike, ki so po mnenju strokovnjaka povzročili odstopanje v delu podjetja. Zato je treba tehnologijo analize problematičnih situacij izdelati, preden se takšna situacija pojavi. Podjetje mora imeti računalnike s posebno programsko opremo zareševanje podobnih problemov.

Predstavitev posameznega poročila naj ne traja več kot 15 minut, da se študij in razprava o rezultatih analize stanja ne zavleče več dni. Poročila morajo biti dejanska, informacije pa morajo biti aktualne v času priprave in predstavitve.

Kaj naredi vodja s prejetimi informacijami

Pridobivanje rezultatov analize stanja v obliki poročila je le polovica uspeha. Nadalje bi moral te informacije preučiti in analizirati vodja podjetja. In tukaj je veliko odvisno od njegovega znanja in izkušenj. Hkrati pa izkušnje ne pomenijo le njegove osebne izkušnje, temveč tudi, kako dobro ve, kako so se podobne situacije reševale v drugih podjetjih. Vodja se običajno sestane z drugimi menedžerji in strokovnjaki, vključno s tistimi, ki so bili vključeni v terenske analize in poročanje, preden sprejme končno odločitev.

Kakšne situacije obstajajo

Problematične situacije so standardne in nestandardne. Za reševanje standardnih problemov vodje uporabljajo metode analize situacije po analogiji. To pomeni, da primerjajo podatke, ki jih imajo o drugih podjetjih, s tistimi, ki so bili pridobljeni kot rezultat študije njihovega podjetja. Če so situacije podobne, potem uporabljajo iste metode za rešitev težave.

Če je situacija nestandardna, uporabite metode analize specifičnih situacij. Za to se uporabljajo različni računalniški programi za modeliranje možnih razvojnih možnosti, izvajanje izračunov, študij dinamike itd. Za to lahko upravljavec na podlagi vnesenih podatkov uporabi posebne računalniške simulacijske programe. Na primer, Project Expert se ne uporablja samo za razvoj poslovnih načrtov, ampak tudi za napovedovanje dela obstoječih podjetij.

Problem je mogoče rešiti brez pomoči računalniških programov, vendar bo to zapletlo že tako zapletene izračune. Poleg tega bodo morali strokovnjaki narisati grafe in diagrame za pripravo poročila. Trajalo bo veliko časa. Upravitelj ne sme uporabljati posebne programske opreme, vendar le v primeru, ko je modeliranje na računalniku nepraktično. Na primer, v primeru višje sile, če morate ukrepati hitro in rešitev ni odvisna od preteklega stanja ali dinamike. Hkrati količina in kakovost vhodnih informacij ne zadostujeta za izdelavo modela na računalniku.

Brainstorming kot metoda rešitve

V težkih situacijah, ko vodja potrebuje izjemno rešitev kompleksnega problema, se lahko zateče k tej metodi analize konkretne situacije - zbere vse strokovnjake, vodje oddelkov in organizira "brainstorming". Bistvo te metode je, da vsak udeleženec na srečanju izrazi svoje mnenje o možnem vzroku težave in o tem, kako jo rešiti. Pravico do izražanja svojih mnenj in idej ima vsak, pri čemer nihče od udeležencev po pravilih ne sme biti sarkastičen do mnenja drugega.

Naravno je, da razprava o problemu poteka v okviru poslovnega bontona inprijavi se. Še vedno pa odloča predstojnik oziroma za to imenovana oseba. Kot rezultat brainstorminga bo vodja prejel več dragocenih idej hkrati. Takšna analiza ima tako prednosti kot slabosti. Glavni plusi so hitrost in veliko možnosti, minus je, da takšna analiza situacije ne odraža vedno resničnega stanja in pogosto trpi zaradi pomanjkanja objektivnosti.

Problemi modeliranja dogodkov

Glavni problem tehnologije analize primerov je, da morajo strokovnjaki delati z velikimi količinami informacij, kar lahko povzroči napake. Težavo pri modeliranju razvoja dogodkov predstavljajo tudi velike količine podatkov, ki jih je treba obdelati v kratkem času. Ali bo analiza trajala veliko dlje in bo rezultat izgubil pomen, ali pa bodo zaradi omejene količine informacij rezultati analize pridobljeni z visoko stopnjo popačenja. Posledično je lahko model v najboljšem primeru neučinkovit, v najslabšem primeru pa vodi v bankrot.

Na učinkovitost analize vplivajo trije glavni dejavniki. To so kvalifikacije strokovnjaka, količina informacij, ki jih lahko obdela, in čas, ki je na voljo za analizo situacije.

SWOT analiza

SWOT-analiza je preučevanje in ocena prednosti in slabosti podjetja, pa tudi njegovih priložnosti za razvoj in groženj, s katerimi se sooča ali se lahko sooči. Spodaj je matrika za izvedbo SWOT analize.

Zgornja leva celica označuje prednosti in priložnosti, ki jih ima podjetje in ki so bile ugotovljene med spremljanjem in v prvi fazi analize situacije. Primer bi bila situacija, ko se je izvelo, da ima podjetje monopolni položaj na trgu za proizvodnjo določenih izdelkov in ga zaradi določene tehnologije, ki jo ima, lahko proizvaja še ceneje. Analiza bo pomagala ugotoviti, za kakšen izdelek gre, preden konkurenti vstopijo na trg.

Zgornja desna celica označuje prednosti in grožnje. Na primer, za nekatere osnovne izdelke podjetja, s katerimi ustvarja največ dobička, se je pojavilo več konkurenčnih podjetij, ki proizvajajo podobne izdelke in jih prodajajo ceneje.

Spodnja leva celica navaja slabosti in priložnosti podjetja. Na primer, kljub visokim stroškom je izdelek, ki ga proizvaja podjetje, povpraševan.

Spodnja desna celica označuje slabosti in grožnje. Prvi so lahko visoki stroški izdelkov ali njihova nizka kakovost in kot grožnje - dejanja konkurentov ali plačilna sposobnost potrošnikov. Kako izgleda SWOT analiza, si lahko ogledate v zgornji tabeli.

Prednost SWOT analize pri analizi in ocenjevanju stanja je v tem, da omogoča oceno ne le notranjih, temveč tudi zunanjih dejavnikov, ki so lahko celo pomembnejši od notranjih.

Faktorska analiza

Faktorska analiza je metoda analize situacije, ki vključuje izdelavo izračunov na podlagipodatki o delu podjetja in izgradnja multifaktorskega modela trenutnega stanja in nadaljnjega razvoja podjetja. Običajno se ta metoda uporablja pri ocenjevanju finančnega stanja podjetja. Izračunajo se kazalniki, kot so likvidnost, dobičkonosnost, finančna moč in verjetnost stečaja.

Analiza primera

To je metoda analize, ko se po branju poročil o trenutnem stanju podjetja udeleženci sestanka razdelijo v skupine in se razidejo za skupinsko razpravo o prejetih informacijah. Po tem se ponovno srečajo in vsaka skupina predstavi svoje ideje v razpravo javnosti.

Povprečna velikost skupine je od tri do sedem ljudi. Svoje ideje lahko izrazijo tako na skupščini kot neposredno osebi, ki mora sprejeti odločitev. Analiza primera vključuje opis problema, njegovo primerjavo s podobnimi primeri in rešitev. To pomeni, da morajo skupine povedati, kako vidijo situacijo, kako se jim zdi in katere korake je treba sprejeti za rešitev problema.

Vrednotenje dobljenih rezultatov

Po izvedbi aktivnosti, ki so nastale kot rezultat analize stanja, je potrebno te rezultate ovrednotiti, torej ponovno analizirati. Le v tem primeru se ne preverja stanje podjetja, temveč učinek po implementaciji rešitev v praksi. Če želite to narediti, uporabite metodo primerjave, kaj je bilo pred in po spremembah.

Vloga analize pri delu podjetja

Brez redne fizične analize situacijenormalen razvoj podjetja je nemogoč. Vodja se mora vedno zavedati, kaj se dogaja in biti sposoben določiti ne le stanje podjetja, ampak tudi, kakšne so možnosti za njegov razvoj. Pomaga ne le ugotoviti, kakšne so pomanjkljivosti pri delu podjetja, ampak tudi prepoznati zunanje grožnje in priložnosti za povečanje njegove konkurenčnosti in razvoja. Vendar je treba to storiti hitro in z minimalnimi stroški. Pravočasna analiza omogoča ohranjanje finančne stabilnosti podjetja, ugotavljanje obstoječih pomanjkljivosti pri delu in iskanje rezerv za njihovo odpravo. Vodja bo v prihodnje lahko uporabljal ugodnosti, ki mu dajejo izkušnje in znanje, pridobljeno z delom.