Seznam primarnih računovodskih dokumentov in pravil za njihovo izvedbo

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

V podjetju se dnevno izvaja veliko operacij. Računovodje nasprotnim strankam izdajajo račune in jim pošiljajo denar, obračunavajo plače, kazni, obračunavajo amortizacijo, pripravljajo poročila itd. Dnevno se izda na desetine dokumentov različnih vrst: upravnih, izvršilnih, primarnih. Zadnja skupina je zelo pomembna za dejavnosti podjetja.

Kaj so "primarni dokumenti"?

Vsak dogodek gospodarskega življenja organizacije mora biti potrjen na papirju. Nastane v času operacije ali takoj po njenem zaključku. Priprava knjiženj, poročanje se izvaja na podlagi informacij, navedenih v primarnih računovodskih dokumentih. Njihov seznam je velik. V članku bomo obravnavali glavne, najpogosteje uporabljenedokumenti.

Zakaj potrebujemo primarni?

Primarna dokumentacija je sestavni del računovodstva. Kot že omenjeno, se oblikuje v času transakcije ali takoj po zaključku posla in je dokaz resničnosti enega ali drugega dejstva gospodarskega življenja podjetja.

Seznam primarnih računovodskih dokumentov za eno transakcijo lahko vključuje:

1. Pogodba.
2. Račun.
3. Gotovinski račun ali drug plačilni dokument.
4. Tovorni list.
5. Akt o dokončanju.

Zahtevane podrobnosti

Trenutno obstajajo enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov. Uporabljajo se za odražanje informacij o različnih operacijah, zato je seznam stolpcev v njih drugačen. Medtem vsi primarni dokumenti vsebujejo enotne obvezne podatke. Med njimi:

1. ime podjetja.
2. Ime dokumenta (na primer "Gotovinski bon").
3. Datum oblikovanja.
4. Vsebina operacije, na kateri je sestavljen dokument. Pri izpolnjevanju računa lahko na primer v ustreznem stolpcu navede "Prenos materiala v obdelavo".
5. Denar in naravni kazalniki. Prvi se uporabljajo za prikaz stroškov, drugi - količine, teže itd.
6. Mesta odgovornih zaposlenih ("glavni računovodja", "skladišnik" itd.).
7. Podpisi oseb, vključenih v transakcijo.

Pomemben trenutek

Primarni dokument, ki vsebuje vse zahtevane podrobnosti, ima pravno veljavo.

Upoštevajte, da se pravilno sestavljeni dokumenti lahko uporabljajo v sodnih postopkih kot dokaz o veljavnosti (ali neveljavnosti) zahtevkov. Veliko dokumentov sestavijo izvajalci. Treba je skrbno preveriti pravilnost registracije in v nobenem primeru podpisati dobavitelje (izvajalce ipd.), če tega niso storili.

Primarno dokumentacijo je treba skrbno hraniti.

Ali potrebujem primarni pečat?

V praksi številne nasprotne stranke trdijo, da ni na obrazcu TTN in nekaterih drugih dokumentih. Spomnimo, da je od leta 2015 večina organizacij izvzeta iz obveznosti pečata. Takšna podjetja ga lahko uporabljajo po lastni presoji. Če je, potem morajo biti podatki o njegovi prisotnosti zapisani v računovodski usmeritvi.

V primeru, da nasprotna stranka vztraja pri uporabi pečata pri registraciji primarne, in ima podjetje pravico, da ga ne postavi iz pravnih razlogov, je treba nasprotni stranki poslati pisno obvestilo s povezavami na predpise, ki to urejajo. vprašanje.

dogovor

Če je nasprotna stranka dolgoletni partner, je povsem mogoče skleniti pogodbo za več poslov. V tem primeru je pomembno jasno opredeliti roke za izpolnitev obveznosti, zaporedje in postopek izračuna ter druge nianse. Pogodbo je mogoče sestaviti za prodajo blaga, opravljanje storitevali proizvodno delo. Velja povedati, da civilno pravo omogoča tudi ustno sklenitev sporazuma. Vendar pa se v poslovnih dejavnostih praviloma uporabljajo pisne oblike pogodb.

Račun

V tem dokumentu dobavitelj navede znesek, ki ga je treba nakazati nasprotni stranki za blago, storitve ali gradnje. Pri plačilu se privzeto domneva, da se subjekt strinja s transakcijo.

Račun mora biti prisoten:

1. Ime dokumenta.
2. Ime storitev (blago, dela), za katere se izvede plačilo.
3. Cena.
4. Skupni znesek.
5. Podrobnosti za plačilo.

Trenutno je celoten seznam računovodskih dokumentov v programu 1C, zato se obdelajo samodejno.

Upoštevajte, da je račun za regulativne organe majhne vrednosti. V njej prodajalec določi določeno ceno. Račun je s položaja računovodje najpomembnejši primarni dokument, na podlagi katerega se oblikujejo računovodske vknjižbe.

Račun deluje kot vrsta računa. Ta dokument vsebuje posebno vrstico za določanje zneskov DDV.

Dokumentacija o plačilu

Dejstvo plačila lahko potrdite z gotovinskim potrdilom ali drugim podobnim dokumentom. Plačilo potrjuje dejstvo plačila za dobavo izdelkov, storitev, dela. Posebna vrsta dokumenta je izbrana glede na metodoplačilo: gotovina ali bančno nakazilo.

Eden izmed najbolj priljubljenih dokumentov za poravnavo je plačilni nalog. Gre za nalog imetnika računa, da banka nakaže sredstva na navedeni račun. Dokument se lahko uporablja pri plačilu storitev, blaga, za plačilo predujma, odplačilo posojila itd.

V primeru odbitkov v proračun se izpolni polje 22 "Koda". V plačilnem nalogu ta stolpec označuje UIN (enolični identifikator). Po njegovi zaslugi davčni organ prepozna plačnika.

Polje "Koda" v plačilnem nalogu lahko izpolnite na različne načine. Odvisno je od tega, kako natančno subjekt izpolni svojo obveznost do proračuna: prostovoljno ali na zahtevo regulativnega organa.

Tovorni list

Obrazec TTN sestavi pošiljatelj. Nakladnica je osnova za prenos blaga na prejemnika. Dokument je sestavljen v 4 izvodih. Po TTN prodajalec upošteva prodajo, kupec pa prejme dostavo blaga.

Upoštevajte, da se TTN sestavi pri prevozu blaga z lastnimi silami podjetja. Če prevoz izvaja tretje podjetje, se izda obrazec 1-T.

Še ena pomembna točka: podatki v TTN se morajo ujemati s podatki na računu.

Akt o opravljenem delu

Ta dokument je sestavljen med kupcem in dobaviteljem. Akt je potrditev opravljanja dela, opravljanja storitev po dogovorjeni ceni v pogojih, določenih s pogodbo. Preprosto povedano, toporočilo izvajalca stranki.

Trenutno še ni potrjena enotna oblika akta. Podjetje ima pravico, da samostojno razvije obrazec in ga popravi v računovodski politiki.

Glavne podrobnosti dejanja so:

1. Številka in datum registracije v računovodskih evidencah.
2. Datum sestavljanja.
3. Podrobnosti pogodbe, v skladu s katero je akt oblikovan.
4. Obdobje, obseg, stroški dela.
5. Podrobnosti računa za plačilo.
6. Ime stranke in izvajalca.
7. Podpisi strank v transakciji.

Akt se vedno sestavi v dveh izvodih.

Obrazec M-15

Ta okrajšava se uporablja za označevanje računa za izdajo odhodnega blaga. Treba je opozoriti, da ta dokument ni obvezen, vendar ga podjetja pogosto uporabljajo.

Račun za izpustitev materiala na stran se izda, če je potrebno prenesti dragocenosti iz glavne (glavne) pisarne v oddaljene oddelke ali druga podjetja (če obstaja poseben dogovor).

Pravila obrazca M-15

V prvem delu prispevka je pritrjena številka, v skladu z dokumentnim tokom podjetja. Tukaj morate navesti tudi polno ime podjetja in OKPO.

Prva tabela odraža datum dokumenta, šifro transakcije (če se uporablja ustrezen sistem), ime strukturne enote, področje dejavnosti podjetja, ki je izdalo račun.

Podobnonavedeni so podatki o prejemniku in osebi, odgovorni za dostavo. Spodaj je povezava do dokumenta, v skladu s katerim je izdan račun. Lahko je pogodba, naročilo itd.

V glavni tabeli stolpca 1 in 2 navajata računovodski podračun in analitično knjigovodsko kodo za vse materiale, ki jih je treba odpisati.

Naslednji podatki se vnesejo v stolpce 3-15:

• ime materialov s posameznimi lastnostmi, znamka, velikost, razred;
• številka zalog (če je ni, celica ni izpolnjena);
• koda enote;
• ime merske enote;
• količina prenesenega blaga;
• podatki o dejanskih izpuščenih predmetih iz skladišča (izpolni skladiščnik);
• skupni stroški materiala;
• cena brez DDV;
• dodeljen znesek DDV;
• skupni stroški vključno z DDV;
• številka zalog materiala;
• številka potnega lista (če je na voljo);
• zapisna številka glede na kartico računa.

Račun podpišejo računovodja, uslužbenec, odgovoren za izpustitev dragocenosti iz skladišča, in prejemnik.

Napredna poročila v "1C"

Oblikovanje poročevalskih dokumentov je eno najpogostejših dejanj računovodje. Številne poravnave, ki se izvajajo v gotovini, so sestavljene z vnaprejšnjimi dokumenti. Sem spadajo potni stroški, gospodinjski nakupi itd.

Pogosto zaposleni v podjetju prejemajo sredstva iz blagajne za gospodinjske stroške. Po pridobitvi potrebnih dragocenosti (na primer pisalne potrebščine) zaposleni poročajo in predložijo dokazila v računovodstvo.

Računovodja pa mora evidentirati vse stroške v računovodskem sistemu. "Napredna poročila" lahko odprete v "1C" v razdelku "Banka in blagajna" pododdelka "Blagajna". Uvedba novega dokumenta se izvede z gumbom "Ustvari".

Na vrhu obrazca je navedeno:

1. ime podjetja.
2. Skladišče, kamor bodo knjiženi na novo prejeti dragocenosti.
3. Poročanje zaposlenih o sredstvih, prejetih na podlagi poročila.

Dokument vsebuje 5 zaznamkov. V razdelku »Napredek« izberite dokument, za katerega so bila izdana sredstva:

1. Denarni dokument.
2. Odhodkovni gotovinski nalog.
3. Bremenitev računa.

Če je bilo blago kupljeno z izdanimi sredstvi, se odraža na zavihku z istim imenom. V razdelku »Zabojnik« navedite podatke o vračljivi posodi (na primer plastenke za vodo). Zavihek »Plačilo« prikazuje informacije o gotovini, plačani dobaviteljem za nakup predmeta ali izdani ob prihajajoči dostavi.

V rubriki "Drugo" so navedeni podatki o potnih stroških: dnevnice, stroški goriva, vozovnice itd.

"univerzalni" obrazec

Na seznamu primarnih računovodskih dokumentov je en papir, ki se lahko uporablja v različnih situacijah. Uporablja se pri oblikovanju tako računovodstva kotdavčno poročanje. Gre za računovodstvo. Obrazec je po potrebi potreben za popravo storjene napake. Poleg tega je dokument potreben pri izvajanju operacij, ki zahtevajo pojasnila, odraz izračuna, potrditev transakcije, če ni drugih papirjev.

Nuance

Vredno je povedati, da ima podjetje pravico potrditi zaključek poslov, ki ne zahtevajo izvedbe standardnih (standardnih, poenotenih) obrazcev, ne s pomočjo potrdila, temveč z neodvisno razvitim primarnim računovodstvom dokumenti. Njihov seznam pa bi moral biti določen v finančni politiki podjetja.

Pravila za sestavljanje potrdila

Za ta dokument ni bil odobren en enoten obrazec. V skladu s tem ga lahko strokovnjaki sestavijo v brezplačni obliki ali uporabijo predloge, razvite v podjetju. Med obveznimi informacijami, ki jih mora potrdilo vsebovati, je treba omeniti:

1. Informacije o podjetju.
2. Datum in razlogi za sestavljanje.
3. Primarni računovodski dokumenti in računovodski registri, ki jim je priloženo potrdilo.
4. Podpis odgovornega zaposlenega.

Pišete lahko na navaden beli list A4 ali na pisemski papir podjetja.

Pri sestavljanju morate biti zelo previdni, da ne naredite napak. Bolj podrobna kot je referenca, manj dodatnih vprašanj imajo inšpektorji.

Dokument mora seveda vsebovati samo zanesljive informacije. Če medpravopisne napake bodo ugotovljene, bolje je, da potrdilo sestavite znova.

Funkcije shranjevanja

Vse, kar se nanaša na primarne računovodske dokumente, je treba hraniti v podjetju najmanj 5 let. Izračun tega obdobja se začne od končnega datuma poročevalskega obdobja, v katerem so bili papirji izdani.

dodatno

Primary se lahko izda v papirni ali elektronski obliki. V zadnjem času vse več podjetij raje uporablja elektronsko upravljanje dokumentov. To je razumljivo: obdelava in pošiljanje dokumentov traja veliko manj časa.

Elektronski dokumenti morajo biti overjeni z digitalnim podpisom (izboljšanim ali običajnim - po dogovoru med nasprotnimi strankami).

Odgovornost

Primarna dokumentacija je najpomembnejši element poslovnega življenja podjetja. V primeru njegove odsotnosti bo podjetje soočeno z resnimi sankcijami regulativnih organov. Kazni bodo izrečene tudi v primeru odkritja napak v primarni dokumentaciji, netočnih podatkov.

Kršitev predpisov se ne kaznuje le z davčnim zakonikom, temveč tudi z zakonikom o upravnih prekrških. Če obstajajo razlogi, se storilci lahko tudi preganjajo.

Sklep

Pri delu podjetja se lahko uporabljajo različni dokumenti. Hkrati imajo nekateri od njih lahko enotno obliko, nekatere pa lahko podjetje razvije neodvisno. Ne glede na to pa morajo biti v dokumentih vse zahtevane podrobnosti.

Nekatera podjetja uporabljajo kombinirane dokumente. govorgovorimo o enotnih oblikah, dopolnjenih v skladu s posebnostmi dejavnosti organizacije.

Pomembno je, da se izbrane vrste primarne dokumentacije odražajo v računovodski usmeritvi podjetja. Med dejavnostjo podjetja se lahko pojavi potreba po novih dokumentih. Če jih razvija podjetje, jih je treba navesti v računovodski usmeritvi.

Upoštevajte, da lahko nasprotna stranka tudi samostojno razvija določene oblike vrednostnih papirjev. V finančni politiki je treba navesti, da družba sprejema takšne dokumente od nasprotnih strank.

Za beleženje številnih transakcij organizacije morda ne bodo uporabljale enotnih oblik primarne dokumentacije. Če pa govorimo o gotovinskih transakcijah, potem se izvajajo izključno z odobrenimi naročili in drugimi plačilnimi dokumenti.