Pogoji in rok hrambe primarnih dokumentov v računovodstvu

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Kot kaže praksa, v skoraj vsakem sodobnem domačem podjetju največja količina dokumentacije ustvari računovodstvo. Seveda je to razumljivo: v tem oddelku delajo z denarjem in vsako takšno operacijo je treba uradno določiti na papirju. Poleg tega je zakonsko določen izraz za shranjevanje primarnih dokumentov v organizaciji, kar pomeni, da ne bo šlo kar tako, da se znebite "kosov papirja", jih boste morali hraniti vsaj nekaj let in šele nato jih uniči. Mimogrede, tudi postopek odstranjevanja odpadnega papirja ni enostaven, ima številne posebne značilnosti. O vsem tem - naprej.

Dokumenti, dokumenti…

Če podate statistiko o količini izdelane dokumentacije, se izkaže, da je v skoraj vseh sodobnih domačih podjetjih računovodstvo vir 80-90% papirnatih dokumentov. Ni jih treba le hraniti. Omejitve ne določajo le, kakšno je pravilno minimalno obdobje shranjevanja primarnih računovodskih dokumentov (običajno se razlikuje odpet let do desetletje), pa tudi pogoje, v katerih bi morali biti ti predmeti. Hkrati je treba upoštevati, da obstaja delitev na dokumentacijo za začasno hrambo in trajno.

Vendar, kot kaže praksa, menedžerji vsakega podjetja ne zanimajo razumevanja zapletenosti pogojev shranjevanja primarnih dokumentov. Da se rešite glavobola, lahko uporabite storitve specializiranih arhivskih podjetij. V takem podjetju natančno vedo, kakšne vrste dokumentov, koliko časa jih je treba hraniti, pod kakšnimi pogoji, po kakšnih pravilih. Poleg tega ima taka organizacija tehnično zmožnost uničiti dokumente, ki so jim zaupani hrambi, ko se iztečejo roki. Res je priročno, vendar stane. Če želite prihraniti denar, boste morali za arhiv dodeliti poseben prostor in razumeti, kakšno je zakonsko obdobje za shranjevanje primarnih računovodskih dokumentov v organizaciji.

Želim - ne želim

Težava mimogrede ne nastane iz nič. Trenutni zakoni določajo pogoje hrambe primarnih računovodskih dokumentov, ki jih je treba v vsakem podjetju upoštevati. Iz zakonodaje izhaja, da je vsaka delujoča pravna oseba dolžna hraniti dokumentacijo. To pomeni, da oblika dejavnosti ni pomembna – ali gre za samostojnega podjetnika, ki posluje sam, ali za velik koncern, še vedno morate skrbeti za hrambo računovodskih izkazov in druge dokumentacije. Pomembno je preučiti pravodoločenih rokih za hrambo elektronskih primarnih dokumentov, papirja, tako da v primeru spora z izvajalcem ali med preverjanjem s strani nadzornega organa ne boste v neprijetnem položaju. Poleg tega lahko neupoštevanje zakonsko določenih časovnih intervalov med pregledom povzroči precejšnjo globo. Veljavna zakonodaja vsebuje predpise, ki urejajo najkrajši rok hrambe primarnih knjigovodskih listin. Pomembno je, da je poslovanje varno, poslovanje pri nas pa odlikuje zakonitost in skladnost z uveljavljenimi pravili.

125. zvezni zakon, sprejet oktobra 2004, govori o obdobju shranjevanja elektronskih primarnih dokumentov, papirnatih dokumentov. Glede na ime je posvečen arhivu in pravilnemu poslovanju. V tem uradnem dokumentu so upoštevane značilnosti shranjevanja uradnih dokumentov, ki jih izdela računovodstvo. Tukaj lahko najdete obe funkciji, ki vam omogočata razlikovanje med dokumentacijo začasne in trajne hrambe, kot tudi izraze, ki so značilni za določeno vrsto papirja.

Velja za koga?

Obveznosti spoštovanja minimalnih rokov hrambe primarnih dokumentov so dodeljene:

• lokalne vlade;
• vladne agencije;
• podjetniki;
• podjetja;
• osebe, ki poslujejo.

V zvezi z arhivsko dokumentacijo, vključno s tisto, ki se nanaša na osebje, bo treba upoštevati zakonodajo. Celarok, določen v zakonskih aktih, mora biti na varnem mestu. Poleg zveznih zakonov na posebnosti pogojev shranjevanja primarnih dokumentov in računovodskih registrov vplivajo številni regulativni dokumenti, ki veljajo tako na ozemlju države kot celote kot v vsaki posamezni regiji. Vendar je najpomembnejši dokument zgoraj omenjeni 125. zakon, ki zagotavlja popoln seznam dokumentacije, ki ureja trajanje hrambe računovodskih listin.

Številka zakona 129

Leta 1996 je bil izdan zvezni zakon o značilnostih računovodstva. Navaja, da lahko računovodstvo oblikuje svojo dokumentacijo na papirju, pa tudi z uporabo različnih obdelovalnih strojev. Hkrati mora podjetje samostojno izdelati kopije dokumentacije na papirju, tako da imajo vsi udeleženci v poslovanju dostop do podatkov o njih. Če regulatorni organ zahteva vpogled v dokumentacijo, jo morajo zagotoviti predstavniki družbe. Do tega imajo tako tožilci kot predstavniki sodišča.

Izdelava, hramba skladno z roki hrambe primarnih knjigovodskih listin, zagotavljanje na zahtevo mora biti v skladu z obrazci, določenimi v podzakonskih aktih. Dokumente je treba vlagatelju poslati v papirni obliki. Če to dovoljujejo zmogljivosti strojev, ki se uporabljajo pri delu, se lahko v primeru strinjanja vseh udeležencev poročanje pošlje v elektronski obliki. Dovoljeno je tudi z veljavnimi zakoni naše državedržave.

Upoštevaj pravila

129. zvezni zakon vsebuje omembo obveznosti spoštovanja pogojev shranjevanja primarnih računovodskih dokumentov. Zlasti 17. člen omenja, da mora vsaka pravna oseba nujno hraniti tako dokumentacijo, vključno z registri in poročili. Trajanje časovnega intervala je določeno s pravilnikom, ki ureja arhiviranje na državni ravni. Trajanje tega obdobja ne sme biti krajše od 5 let.

Poseben rok hrambe primarnih dokumentov je določen za dokumentacijo, ki ureja računovodsko politiko in nekatere druge kategorije (programi na strojih, ki obdelujejo informacije, delovni kontni načrt). Seveda je tudi tukaj trajanje pet let (v nekaterih primerih je to obdobje mogoče nastaviti dlje), vendar se obdobje začne šteti od trenutka, ko je bil ta dokument nazadnje uporabljen v podjetju. Vodja pravne osebe je oseba, ki je po zakonu odgovorna za hrambo vse zahtevane dokumentacije v časovnih presledkih. To pomeni, da mora vsak izobražen in odgovoren šef poznati rok hrambe primarnih dokumentov v računovodstvu, če želi obdržati stanje v podjetju pod svojim nadzorom.

Kot kaže praksa, številne organizacije redno izvajajo popis uradne dokumentacije, lokalni predpisi pa določajo osebe, odgovorne za hrambo dokumentov, s katerimi inšpekcijski organi dejansko sodelujejo pri spremljanju skladnosti.pravila arhiviranja.

Ustvarjanje in shranjevanje: vse po pravilih

Na podlagi veljavne zakonodaje lahko računovodje ustvarjajo tako primarno dokumentacijo kot zbirno dokumentacijo ne le na papirju, temveč tudi v elektronski obliki; hkrati so obveznosti izdelave papirnatih kopij prenesene na pravno osebo, na zahtevo zainteresirane osebe, inšpekcijskega organa, pa je podjetje dolžno papirno dokumentacijo poslati na naslov v najkrajšem možnem času. Sestavljanje in shranjevanje morata potekati v obliki, ki jo določajo veljavni predpisi.

O obdobju shranjevanja primarnih dokumentov v računovodstvu, vrstni red tega postopka, pove seznam dokumentacije, ki upošteva tipične dokumente upravljanja, ki nastanejo med delom katerega koli podjetja. Ti so bili ustanovljeni leta 2010 v dokumentu, ki sta ga potrdila Ministrstvo za finance in Zvezni arhiv. Poleg tega je treba upoštevati zahteve davčnega zakonika, ki določa, da je vsak državljan naše države odgovoren za vodenje računovodskih evidenc štiri leta. To velja za papirje v zvezi z obračunavanjem odhodkov, prihodkov in tudi potrjevanjem plačila davkov.

Bodite pametni glede stvari

Pravilna organizacija procesa v skladu s pogoji hrambe primarnih računovodskih listin vključuje profesionalen pristop, vključevanje osebja, odgovornega za knjigovodsko dokumentacijo, obdelavo arhivskih informacij o organizaciji samega delovnega procesa. Trenutno skoraj ni mestspecializirano izobraževanje na področju arhiviranja, zato je pogosto težko najti resnično kakovostnega strokovnjaka. Po drugi strani pa progresivna zakonodaja zahteva, da se upoštevajo obdobja hrambe primarnih računovodskih dokumentov, sicer se lahko soočite z kategorično neprijetnimi globami. Najboljša možnost za dovolj obsežen dokumentni tok je v osebju podjetja ustvariti oddelek za arhivsko hrambo in zagotoviti redno usposabljanje osebja, odgovornega za dokumentacijo z notranjimi viri. S tem bodo inovacije, določene v zakonih, pod nadzorom in v skladu z vsemi zahtevami.

Alternativna možnost, ki omogoča tudi upoštevanje roka hrambe primarnih dokumentov in spoštovanje tega pri svojih delovnih aktivnostih, je sodelovanje s posrednikom, ki prevzema obveznosti za hrambo dokumentov naročnika. Vendar tudi izbira arhivskega podjetja zase ni lahka naloga. Treba je natančno analizirati vse razpoložljive možnosti, da bi dali prednost zanesljivemu podjetju in ne skrbite, da se bo zaprlo in stavba pogorela.

Značilnosti shranjevanja nekaterih vrst dokumentacije

V skladu z veljavno zakonodajo je treba primarno dokumentacijo ter registre, poročila in bilance prenesti v arhiv. Vse te kategorije uradne dokumentacije je treba do pošiljanja v arhiv hraniti v računovodskih prostorih, medtem ko je pravna osebaje dolžan zagotoviti vse pogoje za varnost papirjev: omare morajo biti zaprte, upoštevati je treba požarno in drugo varnost. Znotraj podjetja je s posebnim dokumentom imenovana oseba, odgovorna za varnost dokumentacije.

Če podjetje uporablja stroge obrazce za poročanje, morajo te dokumente po zakonu hraniti v sefu ali posebni omari, prostoru, ki je zaprt in zagotavlja varnost dokumentacije. Primarno dokumentacijo trenutnega časovnega obdobja, obdelano ročno, je treba kronološko zbirati v registre, ki se nato pošljejo v arhiv v trajno shranjevanje.

Na kaj še morate biti pozorni?

Pri shranjevanju bančnih izpiskov, položnic in predhodnih poročil je treba vso dokumentacijo hraniti kronološko in vezano za skupno sistematično hrambo. Nekatere posebne kategorije dokumentov (izmenska poročila, delovni nalogi) je mogoče shraniti brez vezave, vendar jih shraniti v mape, tako da se nič ne izgubi ali uporabi za nepoštene namene.

Za varnost dokumentacije in njeno pravočasno pošiljanje v arhiv je v prvi vrsti odgovoren glavni računovodja, čeprav lahko lokalni predpisi po potrebi vsebujejo prenos pooblastil na drugo osebo. Izdaja primarne dokumentacije, poročanja, bilanc je možna le v nekaterih primerih, če obstaja uradni nalog glavnega računovodje. Na splošno strukturni oddelki nimajo dostopa do računovodskih dokumentov. Možen je zaseg dokumentacijele, če obstaja posebna zahteva preiskovalnih organov, sodišča ali drugih organov, ki imajo po zakonu ustrezna pooblastila. V tem primeru je treba predložiti uradni sklep, sestavljen v skladu z zakonom. Ob odstopu je treba sestaviti protokol, katerega enega od izvodov se s podpisom posreduje predstavniku organizacije.

Obdobje hrambe primarnih dokumentov je prikazano v spodnji tabeli.

Značilnosti poteka dela

Izraz "dokumentni tok" se uporablja za niz dejavnikov, povezanih s gibanjem dokumentacije od trenutka, ko je bil papir ustvarjen, do njegovega prenosa v arhivsko dejavnost. Za razvoj urnika je odgovoren glavni računovodja, čeprav je v nekaterih podjetjih prenesen na strokovnjaka za upravljanje dokumentov. Vendar je, kot kaže praksa, najbolj pravilna vključitev takega urnika v računovodsko politiko organizacije, ki jo nato potrdi s posebej izdanim ukazom, ki ga podpiše glavni uradnik podjetja..

S pomočjo urnika lahko uskladite organizacijske procese in poenostavite nalogo načrtovanja v podjetju. Urnik poteka za primarno dokumentacijo je seznam izvajalcev, časovni intervali, v katerih je treba dokumente poslati v računovodstvo, in časovni okvir, v katerem jih računovodje obdelujejo. Ne pozabite opisati obdobja poročanja, vključno z bilancami stanja. Pogosto računovodska usmeritev vsebuje ureditev rokov hrambe primarnih dokumentov, in to obdobje ozizenačeno z zakonom ali višje, če to zahtevajo posebnosti dejavnosti družbe. Ob predložitvi poročila za leto se dokumentacija pripravi na predpisan način in prenese v arhivsko hrambo. Hkrati se upošteva, da bo v prihodnosti morda potrebno izvleči uporabne podatke iz količine, prenesene za shranjevanje. Za to je običajno, da se zadeve razdelijo v mape, medtem ko je združevanje pojasnjeno z vsebino. Ne pozabite dodeliti ustreznega naslova vsaki mapi.

Funkcije za shranjevanje kovčkov

Vsa dokumentacija, ki nastane v okviru dejavnosti podjetja, kot je navedeno zgoraj, je razdeljena na tisto, ki je namenjena za začasno hrambo in trajno. Pri prenosu dokumentov v arhiv je treba vsako od teh kategorij oddati posebej, ne da bi uradne papirje mešali v iste mape. V tem primeru je treba kopije hraniti ločeno od izvirnikov. Prav tako boste morali v ločene mape razvrstiti dokumentacijo, ki prikazuje poročanje, načrte za leto in za četrtletja, za mesece. Ena datoteka mora vsebovati en kos dokumentacije.

Za združevanje enega primera lahko uporabite dokumente, ustvarjene v enem obdobju (četrtletje, leto, mesec). Izjema so tako imenovane prehodne kategorije - na primer osebne datoteke, katerih zaprtje ni časovno usklajeno s koledarskim letom. Če datoteka vsebuje dokumentacijo, ki je nastala v več mesecih, je treba vsak mesec ločiti od drugih s posebnim listom in na njem določiti, katero obdobje dokumentira blok, ki sledi. V tem primeru je dovoljeno združiti do 250 listov v eno ohišje. Debelina mape je lahko 4 cm ali manj.

Na kaj še morate biti pozorni?

Kot je razvidno iz pravilnika o arhiviranju, je treba v primeru, da ima dokumentacija priloge, te (ne glede na to, kdaj točno so bile sestavljene) priložiti k dokumentaciji, ki jo spremljajo. Na splošno je zaporedje arhiviranja računovodske dokumentacije zelo pomembno, zato ga je treba strogo upoštevati. Praviloma se najprej objavijo izkazi, nato pojasnila, nato pa bilanca, dopolnjena s priloženimi dokumenti.

Pri organizaciji hrambe osebnih računov zaposlenih v podjetju je treba za to nameniti ločen primer, v katerem je dokumentacija razporejena po letih s strogo kronologijo. Letna korespondenca je oblikovana v mape z navedbo koledarskega leta in je tudi sistematizirana v skladu z datumi. Vsaki zahtevi mora slediti odgovor.

Nekatere funkcije

Robe hrambe, predpisane v davčnem zakoniku, se lahko razlikujejo od tistih, ki so določene v zakonih, ki urejajo računovodske dejavnosti. Pri opazovanju takšnega neskladja je najprej priporočljivo upoštevati daljše časovno obdobje - to bo omogočilo, da se po potrebi sklicujete na dokumentacijo, jo uporabite, tudi če je po enem od veljavnih pravil rok je že potekel. Poleg tega se inšpektorji ne bodo imeli kaj pritoževati. Prav tako se je treba spomniti posebnega seznama, objavljenega leta 2000, ki navaja trajanje skladiščenjanekatere posebne skupine dokumentacije. Ta seznam se redno posodablja in dopolnjuje, zato morata glavni računovodja podjetja in oddelek, pristojen za upravljanje z dokumenti, spremljati ažurne informacije.

Če so bili kršeni pogoji skladiščenja, je za to odgovoren vodja podjetja, kljub temu, da je vprašanje varnosti v prvi vrsti odgovoren glavni računovodja. Če se krši naročilo, trajanje skladiščenja, se podjetje kaznuje. Za uradnika se kazen običajno giblje od dva do tri tisoč rubljev. Če pa se primarna dokumentacija sploh ne hrani, so lahko kaznovani z globo pet tisoč rubljev ali več.