Gotovinski dokumenti: registracija, preverjanje, hramba. Postopek za izdajo primarnih denarnih dokumentov

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Gotovinski dokumenti so papirji, ki se sestavljajo v zvezi s gibanjem sredstev pravne osebe ali samostojnega podjetnika. Njihove obrazce odobri Državni odbor za statistiko. Poglejmo še, katere gotovinske dokumente lahko uporabljajo podjetja.

Naročila

Delujejo kot primarni gotovinski dokumenti. Naročila so lahko dohodna ali odhodna. Prvi se uporabi ob prejemu gotovine. Prejemni nalog v enem izvodu izda računovodja in ga podpiše gl. računovodja ali za to pooblaščena uradna oseba. V odsotnosti odgovornih uradnikov lahko vodja pravne osebe ali samostojni podjetnik sam overi primarne denarne dokumente. Potrdilo o kreditnem nalogu mora biti podpisano s strani pooblaščenih oseb (računovodja in blagajnik), overjeno z žigom (pečatom). Poleg tega je registriran v ustreznem časopisu. Potrdilo o prejemu prejme subjekt, ki je položil denar. Sam račun o prejemu ostane na blagajni. Ob izdaji gotovine se izpolni odhodkovni papir. Povedati je treba, da se gotovinski dokumenti sestavijo, če podjetje uporablja tako tradicionalne metode obdelave informacij kot orodja BT. Odhodno naročilo, tako kot dohodno, se izda v 1 izvodu. Prav tako ga morajo potrditi pooblaščene osebe in vpisati v ustrezno revijo.

Punjenje

Kako izdati zgoraj omenjene gotovinske dokumente? Polnjenje se izvede na naslednji način:

1. Vrstica "Osnova" se nanaša na poslovno transakcijo.
2. V stolpec "Vključno" se vpiše znesek DDV. Zapisano je v številkah. Če storitve, blago ali delo niso obdavčeni, je v vrstici »brez DDV«.
3. V vrstici "Dodatek" morajo biti navedeni spremni in drugi dokumenti z navedbo datumov njihove priprave in številk.
4. V stolpcu "Kredit, koda pododdelka" je navedena ustrezna oznaka strukturnega oddelka, na katerega se prejemajo sredstva.

Registracija

Gotovinski dokumenti morajo biti evidentirani v posebnem dnevniku. Registrira tako vhodna/odhodna naročila kot tudi papirje, ki jih nadomeščajo. Med slednje na primer sodijo plačilne liste, vloge za izdajo sredstev, računi in drugo. Hkrati je treba opozoriti, da je treba izdatne naloge, ki so izdani na plačilni listi za plače in druge enakovredne zneske, evidentirati po izdaji izplačil.

Blagajna

Uporablja se za obračunavanje izdaje in prejema gotovine. Knjiga je oštevilčena, vezana in overjena s pečatom, ki se nahaja na zadnji strani. Tukaj se naredi tudi zapis, ki navaja število listov. Zadnja stran mora biti podpisana. računovodja in vodja podjetja. Vsak list knjige je razdeljen na 2 enaka dela. Eno (z vodoravnim ravnilom) izpolnite kot prvo kopijo, drugo kot drugo kopijo. Slednji se izda s hrbtne in sprednje strani z uporabo ogljikovega papirja. Oba primerka sta oštevilčena z isto številko. Prvi ostanejo v knjigi, drugi pa so odstranljivi. Slednji delujejo kot poročevalski denarni dokumenti. Do konca vseh operacij za tekoči dan se ne izklopijo. Vpisi se začnejo na sprednji strani prvega izvoda za stolpcem »Stanje na začetku dneva«. Pred polnjenjem je treba list prepogniti vzdolž trgalne črte. Odrezani del se postavi pod tisti, ki ostane v knjigi. Za vnos podatkov po "Prenosu" je stran za odtrganje nameščena na sprednji strani drugega izvoda. Vpisi se nadaljujejo vzdolž vodoravne črte na hrbtni strani neločljivega dela.

Dodatni dokumenti

Gotovinski promet je mogoče registrirati z različnimi papirji. Eden od njih je na primer predhodno poročilo. Uporablja se za obračunavanje sredstev, ki so izdana odgovornim osebam za administrativne in poslovne stroške. Kako se pripravljajo takšni dokumenti? Denarne transakcije te vrste obračunava neposredno poročajoči subjekt inTudi računovodja. Predhodna poročila so sestavljena na papirju ali računalniškem mediju. Registracija gotovinskih dokumentov se izvaja strogo v skladu s pravili. Vsak obrazec je izpolnjen v enem izvodu. Na hrbtni strani odgovorna oseba navede seznam dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške. Ti na primer vključujejo potno potrdilo, nakladnice, čeke, potrdila itd. Tukaj predmet navede višino stroškov. Dokumenti, ki so priloženi poročilu, morajo biti oštevilčeni po vrstnem redu, v katerem so navedeni. Preverjanje gotovinskih dokumentov izvajajo zaposleni v računovodstvu. Zlasti zaposleni izvajajo revizijo ciljne porabe sredstev, popolnosti predloženih dokazil, pravilnosti njihovega izpolnjevanja in izračuna zneskov. Na hrbtni strani so navedeni stroški, ki so sprejeti v obračun, računi, v breme katerih so evidentirani.

Pomembne nianse

Podatke, ki se nanašajo na tujo valuto (stran 1a na sprednji strani ter stolpca 6 in 8 na zadnji strani) je treba izpolniti le, če odgovorna oseba prejme sredstva ne v rubljih. Predhodno poročilo po preverjanju mora odobriti vodja podjetja ali od njega pooblaščena oseba. Šele po tem se upošteva. Če predujem ni bil v celoti porabljen, odgovorna oseba preostanek vrne blagajni. Hkrati se izpolni nalog za prevzem. Sredstva se odpišejo v skladu s podatki odobrenega poročila.

Payrolls

Izplačilo gotovinskih dokumentov se izvaja pri obračunu in izplačilu plač zaposlenim v podjetju. Računovodstvo sestavi ustrezen obračun v 1 izvodu. Obračun plač se izvede glede na podatke, ki so prisotni v primarni dokumentaciji za obračunavanje dejansko opravljenega časa, proizvodnje itd. V vrsticah "Obračunani" so navedeni zneski v skladu z vrstami plačil iz plačilne liste. Tu so pripisani tudi drugi dohodki (materialne in socialne prejemke), zagotovljeni zaposlenemu, poplačani v breme dobička podjetja in ki jih je treba vključiti v davčno osnovo. Hkrati se izračunajo odbitki od plače in določi znesek, ki ga je treba izročiti zaposlenemu. Na naslovnici izjave je pritrjen celoten znesek, ki ga je treba izplačati zaposlenim. Vodja podjetja mora podpisati dovoljenje za izdajo plač. V primeru njegove odsotnosti ta dokument izda pooblaščeni delavec. Na koncu obračuna se vpišejo zneski deponiranih in izdanih plač. Po roku, določenem za izplačilo sredstev zaposlenim, se imena delavcev, ki niso prejeli denarja v stolpcu 23, označijo z »Deponirano«. Za izdani znesek se sestavi stroškovni nalog. Njena številka in datum dokončanja morata biti navedena na plačilni listi na zadnjem listu.

Poročilo o pomoči

Ta dokument vsebuje odčitke števcev KKM in prihodke na izmeno (delovni dan). Poročilo o pomoči se izpolni v 1 izvodu dnevno. Blagajnik ga mora podpisati in izročiti glavnemu uradniku(vodja podjetja). Hkrati se izpolni nalog za prevzem. V majhnih podjetjih se denar preda neposredno zbiralcem. Pri prenosu gotovine se izpolnijo ustrezni denarni dokumenti banke. Prihodek na izmeno (delovni dan) se določi v skladu s kazalniki seštevalnih števcev na začetku in koncu dneva. Hkrati se odštejejo zneski, vrnjeni strankam na neuporabljenih čekih. Ugotovljeni prihodek potrdijo vodje oddelkov. Pri knjiženju sredstev v poročilu se podpišeta višji blagajnik, pa tudi vodja podjetja. Referenčno poročilo služi kot osnova za sestavo konsolidiranega "Informacija o odčitkih števcev KKM in prihodkih podjetja".

Bistveni list

Ta dokument je potreben za obračun stroškov in prejema gotovine za vsako KKM podjetja. Dnevnik deluje tudi kot kontrolno in registracijsko poročilo odčitkov števcev. Ta dokument je zašiljen, oštevilčen in zapečaten s podpisi gl. računovodja, vodja podjetja, pa tudi davčni inšpektor. Revija je potrjena tudi s pečatom podjetja. Vse vnose opravi blagajnik vsak dan. Postopek izdaje gotovinskih dokumentov ne dovoljuje izbrisov in pik v dnevniku. Vsi opravljeni popravki morajo biti dogovorjeni in potrjeni s podpisi pooblaščenih oseb. Če se odčitki ujemajo, se na začetku dela zabeležijo za trenutno izmeno. Ti podatki morajo biti potrjeni s podpisi dežurnega skrbnika in blagajne. V vrstici 15 so navedeni zneski, ki so vpisaničeki, ki jih vrnejo stranke. Podatki za to so vzeti iz ustreznega zakona. Isti stolpec označuje število ničelnih pregledov, natisnjenih med izmeno. Ob koncu delovnega dne upravljavec izdela končno poročilo za izmeno in z njim preda prejete prihodke. To ustvari dohodno naročilo. Po opravljenih odčitkih števcev se preveri dejanski znesek prejemov, ustrezen vpis se izvede v dnevnik. Potrjeno s podpisi vodje (dežurnega skrbnika), višje blagajne in blagajničarke. V primeru neskladja med zneski, navedenimi na kontrolnem traku, in višino prihodkov se ugotovi razlog za razliko. Ugotovljeni presežki ali primanjkljaji so zabeleženi v ustreznih vrsticah dnevnika.

Podatki o odčitkih merilnika KKM in prihodkih

Uporabljajo se za generiranje zbirnega poročila za trenutno izmeno. Ti podatki delujejo kot priloga k izjavi blagajne, ki se sestavlja dnevno. Podatki o indikacijah in prihodkih se oblikujejo v enem izvodu. Skupaj z izdatki in prejemnimi nalogi, potrdili-poročili blagajnikov se prenesejo v računovodstvo podjetja do naslednje izmene. Vzorec gotovinskih dokumentov, skladno z odčitki števcev, na začetku in koncu delovnega dne za vsako blagajno vključuje obračun prihodkov. Hkrati je med drugim navedena tudi njegova porazdelitev po oddelkih. Slednje mora biti potrjeno s podpisi upravnikov. Na koncu izpolnjene tabele se prikažejo rezultati glede na odčitke števcev vseh blagajn inprihodke družbe seštejemo tudi z razporeditvijo sredstev po oddelkih. V skladu z akti je naveden skupni znesek denarja, ki je bil strankam izdan na vrnjenih čekih. Ta znesek zmanjša skupni prihodek podjetja. Podatke morata podpisati višji blagajnik in vodja podjetja.

Priporočila za polnjenje

Pri sestavljanju gotovinskih dokumentov se morate držati postopka, ki ga določajo zakonodajni in drugi regulativni akti. Poleg tega obstaja več dokaj preprostih pravil, katerih spoštovanje se bo izognilo netočnostim pri izpolnjevanju dokumentacije:

1. Znesek v besedah mora biti vedno napisan z veliko začetnico. V tem primeru je dovoljeno pisati penije s številkami. Na primer: Osemnajst tisoč rubljev 10 kopecks.
2. Papirje lahko izpolnite ročno ali s tehničnimi sredstvi (na primer z računalnikom).
3. Regulativni akti dovoljujejo prilagajanje informacij v gotovinskih dokumentih. Vendar pa je treba izpolniti številne zahteve. Nepravilen vnos je treba previdno prečrtati z eno vrstico. Točne informacije so navedene poleg ali (če je mogoče) nad njimi. Tukaj morate narediti tudi postscript: "Verjemite, popravljeno", "Prečrtano je neveljavno" ali "True". Zraven tega vnosa je treba podpisati pog. računovodja in vodja organizacije (ali samostojni podjetnik posameznik).
4. Če obstajajo pikice, izbrisi, madeži s "črto" in drugi podobni načini popravljanja, se dokument šteje za neveljaven.

Dodatna pravila

Skladiščenje gotovinskih dokumentov se v skladu z veljavno zakonodajo izvaja 5 let. Izračun tega obdobja se začne 1. januarja v letu, ki sledi obdobju dokončanja pisarniškega dela. To pravilo velja za splošno. Za obračune plač je vzpostavljen poseben postopek. Če zaposleni nimajo osebnih računov, se ti dokumenti hranijo v podjetju 75 let. Po preteku tega roka se lahko vsa dokumentacija prenese v arhiv ali uniči, če o njej ni sodnih zadev, nesoglasij ali sporov. Pri delu s papirji je treba upoštevati naslednja pravila:

1. Oblikovanje dokumentov v sponke je treba izvesti za vsak dan najkasneje naslednji delovni dan ali prvi prosti dan.
2. Pred prenosom dokumentov v arhiv je treba opraviti njihov popis.
3. Nadzor oblikovanja zadev izvaja blagajna ali neposredni vodja podjetja.
4. V procesu ustvarjanja sponke se papirji zbirajo v naraščajočem vrstnem redu številk računov (najprej po bremenitvi, nato po dobroimetju).

Odgovornost za varnost gotovinskih dokumentov je na vodji podjetja. V primeru neupoštevanja zgornjih pravil se lahko kršitelju izreče upravna kazen v obliki denarne kazni. Višina globe je določena v skladu z zakonom.

Sklep

Vzdrževanjegotovinsko dokumentiranje velja za dokaj odgovorno delo. K izpolnjevanju dokumentacije je treba pristopiti z vso odgovornostjo. Gotovinski dokumenti se uporabljajo pri povzemanju različnih podatkov, poročanju, računovodstvu. V zvezi s tem lahko napake, storjene v začetnih fazah določanja transakcij, povzročijo resna izkrivljanja v končnih dokumentih. Delavec, ki je imenovan na delovno mesto, odgovorno za obdelavo gotovinskih listin, mora imeti ustrezno znanje in izkušnje. Ne smemo pozabiti, da vse dokumente, ki jih izpolni operater, pregledajo visoki uradniki in jih odobri vodja podjetja. Posebno pozornost je treba nameniti registraciji dokumentov. Vpisi v revije in knjige morajo biti opravljeni pravočasno v skladu s pravili. Ker se pri pripravi poročil uporabljajo gotovinski dokumenti, se vsi popravki v njih izvajajo strogo v določenem vrstnem redu. Ob neupoštevanju uveljavljenih pravil papirji izgubijo veljavnost, podatkov v njih pa družba ne more uporabiti pri nadaljnjem vodenju.