Delovni čas. Fotografija delovnega časa: primer, vzorec

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Učinkovitost naredi ljudi uspešne, konkurenčne. Odlično orodje za raziskovanje, kako učinkovito izrabljate delovni čas, je fotografiranje delovnega časa, z drugimi besedami se imenuje tudi merjenje časa. Kaj je to orodje, kako ga uporabljati in kakšne rezultate prinaša - preberite v članku.

Kaj je fotografiranje v delovnem času?

To je raziskovalna metoda, pri kateri se neprekinjeno meri cel delovni dan ali določeno časovno obdobje. Zahvaljujoč temu opazovanju lahko dobite informacije o tem, kaj zaposleni, skupina zaposlenih ali ekipa počne med delovnim dnevom. Nadzor izvaja specialist, takšno študijo pa je mogoče izvesti tudi samostojno. Vsa dejanja, tako v zvezi z delom kot motnjami, prekisi, neformalno komunikacijo itd., so popolnoma fiksirana.

Med zaposlenimi, ki imajo radi upravljanje časain se zavedajo pomena upravljanja s časom, je priljubljeno orodje. Poleg tega, če vas zanima vprašanje, kako optimizirati delovni čas, bo fotografiranje delovnega časa prvi korak. Upravljate lahko samo tisto, kar se meri. Pogosto samo opazovanje, tudi brez spreminjanja delovnega dne, že vodi do povečanja učinkovitosti.

Cilji

Ta metoda služi številnim namenom. Ena najpomembnejših je identifikacija časovnih izgub med delovnim dnevom. Naslednji je ugotoviti razloge za izgubo časa in razviti sistem ukrepov, ki vam bodo omogočili učinkovitejše delo. Fotografiranje delovnega časa vam omogoča, da razvijete časovne standarde za delovne procese, se učite iz organizacijskih izkušenj najuspešnejših zaposlenih in tega naučite druge ljudi za doseganje visokih rezultatov.

Ta vrsta raziskav postane še posebej dragocena, ko se odloča o vprašanju širitve ali zmanjševanja osebja, prerazporeditve odgovornosti.

Če se želite z nadrejenim pogovoriti o povišanju plače ali iskanju pomočnika, bo samostojna fotografija delovnega časa odlična dokazna baza. Imeli boste močne argumente, vodja bo vaše predloge vzel bolj resno, če se boste tako pripravili.

Fotografiranje delovnega časa

Kljub temu, da ime postopka vsebuje besedo "fotografija", od fotografske opreme ni potrebno ničesar. Dovolj papirja inpisala. Za poenostavitev naloge so bili razviti že pripravljeni obrazci z vzorci polnjenja. Najdemo jih v pravnih sistemih, kot je "svetovalec". Obrazec lahko razvijete sami ali pa se znebite navadne mize.

En dan ni vedno dovolj, zato lahko nadzor traja več dni.

Celoten proces lahko pogojno razdelimo na tri stopnje: pripravo, proces opazovanja, obdelavo rezultatov. V pripravljalni fazi se sestavijo in izpolnijo obrazci, v fazi opazovanja se vodijo evidence, v fazi obdelave rezultatov izračunajo, koliko časa traja ta ali druga vrsta dela, analizirajo učinkovitost in naredijo zaključke.

Štetje rezultatov

Za bolj priročno štetje so operacije iste vrste združene, zbrane v skupine. Najbolj priljubljene skupine so:

• Pripravljalna in zaključna dela (zagon opreme, priprava potrebnega orodja, izklop opreme, čiščenje delovnega mesta).
• Organizacijske težave.
• Čas, porabljen za neposredno izvajanje nalog.
• Počitek in odmori za kosilo.

Če je primerno za določeno študijo, je mogoče identificirati manjše skupine. Nato se izračuna koeficient, ki kaže učinkovitost ali neučinkovitost delovnega dne zaposlenega.

časovni list

Obrazec mora imeti "glavo", kjer se vnesejo podatki o polnem imenu in specialnostizaposlenega, objekt, kjer se študija izvaja, datum in čas analize.

Potem bi morala biti miza. Prvi stolpec je zaporedna številka, nato stolpec z imenom opravljenega dela. Tretji stolpec označuje časovno obdobje od kdaj in koliko časa je bilo delo opravljeno. Četrti stolpec izračuna količino časa, porabljenega za delo. Dodate lahko stolpec s komentarji.

Glavne vrste raziskav

Opaziti je mogoče enega zaposlenega, potem bo to posamezna fotografija. Lahko gledajo skupino ali brigado, potem bo to skupinska ali brigadna fotografija.

Če se opazovanje izvaja ves delovni dan, se takšna fotografija imenuje klasična. Ne morete popraviti celega dneva, ampak samo njegove posamezne trenutke.

Še ena divizija je bila že omenjena zgoraj. Strokovnjak lahko opazuje ali pa sami fotografirate delovni dan. Pri uporabi zunanjega opazovalca lahko naletite na negativno reakcijo zaposlenih. Lahko zavrnejo delo pod nadzorom ali, nasprotno, začnejo delati hitreje in več kot običajno, kar bo povzročilo napačne podatke o stroških časa.

Raziskave se lahko izvajajo s pomočjo video opreme. Po eni strani to omogoča pridobivanje objektivnih informacij, po drugi strani pa ni mogoče jasno ločiti vsakega dejanja, če ga opazujemo samo od strani, brez pripomb osebe, ki opravlja delo.

Psihološkipriprava

Raziskava o tem, kako zaposleni uporabljajo delovni čas - fotografiranje delovnega časa, tehnično preprost, a psihološko težaven način. Zaposleni takšne študije dojemajo kot poskus spremljanja, poslabšanja delovnih pogojev, ugotavljanja pomanjkljivosti in kaznovanja.

Zato je pomembno biti pozoren na preliminarne razlage o pomenu takšne študije. Psihološka klima v ekipi ima resen vpliv. Če ljudje delajo v ozračju zaupanja in dobre volje, bodo z veseljem naredili vse, kar bo pripomoglo k učinkovitejši in konkurenčni organizaciji. Če je, nasprotno, za ekipo značilno nezaupanje, nenehno kaznovanje, potem bo izjemno težko dobiti zanesljive informacije, ki bodo res dale rezultate.

Pomembno je zgraditi sistem motivacije, v katerem bi bilo koristno, da bi zaposleni delali najbolj učinkovito.

Seciranje primera

Vsak zaposleni ne more natančno določiti časa delovnega dne. Najtežje ga je izvesti z zaposlenimi na vodstvenih položajih, še posebej težka je fotografija delovnega časa računovodje. Lažje je s tistimi strokovnjaki, katerih delovanje ima jasne meje in posebnosti. Praviloma so to delovne specialitete.

Oglejmo si primer. Zaposleni je vodja v oddelku podjetja. Tukaj je fotografija delovnega časa (vzorec):

• Začetek delovnega dne - 9-00.
• Priprava delovnega mesta(zagon računalnika, priprava dokumentov) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefonski pogovor s ključno stranko - 9-30.
• Preverjanje e-pošte - 9-42.
• Priprava pogodbe za stranko – 9-53.
• odmor za kajenje - 10-37.
• Priprava predstavitve novega izdelka za stranko – 10-57.
• kosilo - 14-05.
• Pripravništvo za novega zaposlenega - 14-58.
• odmor za kajenje - 16-15.
• Klicanje strank - 16-30.
• Konec dneva (čiščenje namizja, izklop računalnika) - 17-55.
• Odhod od doma - 18-00.

Zdaj morate izračunati, koliko časa je trajalo posamezno dejanje, razdeliti vrste dela v skupine, izračunati vodstveno razmerje učinkovitosti. Ta fotografija delovnega časa (primer) vam bo pomagala narediti svojo.

Kdo potrebuje te podatke?

Najprej so deležniki menedžerji in lastniki podjetja, ki želijo razumeti, kako optimalno je osebje obremenjeno, ali se delovni viri podjetja učinkovito uporabljajo.

Zaposleni v kadrovski službi, kadrovski oddelki potrebujejo tudi podobne študije, da sestavijo izvedljive opise delovnih mest, izberejo natančno število zaposlenih, ki jih organizacija potrebuje, in izvede raziskovalno delo.

Odgovorne zaposlene zanima, da se delovni dan izkoristi učinkovito, brez zastojev in nujnega dela, ni situacij z nadurami ali prevzetim delomdomov.

Sedaj poznate tehniko, ki vam omogoča, da ocenite, ali se delovni čas učinkovito izrablja (fotografija delovnega časa). Poskusite uporabiti metodo v praksi, našli boste veliko rezerv, videli boste, kako delati optimalno. Zahvaljujoč temu pristopu se lahko spremenite v enega najbolj produktivnih zaposlenih v podjetju in to bo zagotovo videno in cenjeno.