Primer namena službenih potovanj za ustrezno registracijo

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Znano je, da je primer namena službenih potovanj zlahka najti v specializiranih revijah za računovodje. Zdi se, da ni težko uporabiti že pripravljenih izkušenj. Če pa je namen potovanja napačno oblikovan, stroškov zanj ni mogoče upoštevati pri odhodkih za zmanjšanje obdavčljivega dobička podjetja. Zato je treba poslovno »potovanje« zaposlenega utemeljiti premišljeno in skrbno.

Katere dokumente pripraviti

Zelo priročno je, če v organizaciji dela specialist, ki zna urediti službeno potovanje. Toda v času velikih odpuščanj mora veliko lastnikov malih podjetij voditi lastno evidenco in opraviti večino uradne dokumentacije.

Zasebne podjetnike in zaposlene, ki niso končali računovodskih tečajev, po potrebi zanima, kako se obdelujejo potni dodatki.

Ni skrivnost, da ta postopek vključuje več korakov.

1. NadzornikPodjetje izda nalog za službeno potovanje na obrazcu T9. Vsebuje:

• Polno ime uslužbenec;
• njegova številka osebja;
• položaj;
• oddelek podjetja (oddelek, sektor, oddelek), v katerem delavec dela;
• cilji in cilji potovanja, njegov čas, viri financiranja (običajno sredstva delodajalca);
• destinacija.

Naročilu je priložen dokument - razlog za potovanje (dopis ali vabilo).

Do leta 2013 je bilo treba pripraviti tudi servisno nalogo in potno potrdilo. Ti obrazci niso več potrebni. Stroški dela računovodij so se zmanjšali, vendar so se pojavila nova vprašanja: kako potrditi dejstvo službenega potovanja in kako dokazati, da je namen službenega potovanja dosežen?

V zvezi s tem v mnogih organizacijah zaposleni še naprej izdajajo potna potrdila. To je majhen in hkrati zelo informativen dokument. Namen potnega potrdila je enak kot v naročilu.

2. Delodajalec kupi vozovnice, rezervira hotelsko sobo.

3. Napoteni delavec podpiše, da je seznanjen z naročilom, prejme potne vozovnice in podatke o kraju bivanja.

4. Dnevnice se izračunajo. Po zakonu so:

- 700 rubljev. na dan - ko potujete na ozemlju Ruske federacije.

- 2500 rubljev. na dan - za službena potovanja v tujino.

Delodajalec lahko na lastno pobudo poveča plačila, vendar bo v tem primeru dolžan prispevati v proračunDohodnina, obračunana od zneskov, ki presegajo navedene vrednosti.

5. Plača zaposlenega se obračunava za čas njegovega bivanja zunaj glavnega kraja dela. To je povprečni dnevni zaslužek, pomnožen s številom dni službenega potovanja. Če čas, porabljen na službenem potovanju, delno pade na vikende ali praznike, se plača za ta dan obračunava po dvojni stopnji.

6. Po vrnitvi s potovanja delavec izpolni predhodno poročilo o nastalih stroških na obrazcu št. AO-1 in priloži dokazila: potne karte, bon za hotelsko namestitev, potni list, čeke za plačilo goriva, če je potrebno.

7. Če povzamemo: ali je bil namen potovanja dosežen? Delavec pripravi pisno poročilo ali predloži dokumente, ki potrjujejo opravljeno delo.

Kaj, če navedeni namen potovanja ni dosežen?

Ali se lahko potni stroški v tem primeru upoštevajo za zmanjšanje davčne osnove? To vprašanje še vedno povzroča polemike med računovodji in predstavniki Zvezne davčne službe. Slednji trdijo, da stroški neuspešnega potovanja niso sprejeti v davčno računovodstvo.

Računovodje in lastniki podjetij pa vlagajo zahtevke za priznanje, da je službena potovanja proizvodne narave, ne glede na njen rezultat. Pogosto jim uspe zagovarjati svoje stališče na sodišču.

Predvsem zelo pogost primer namena službenih potovanj - "Podpišite pogodbo s stranko." Tukaj jeverjetnost, da do posla ne bo prišlo. V tem primeru se davčnim organom zdi nesmiselno pripisovati stroške službenega potovanja stroškom za zmanjšanje dobička. Vendar so vodje podjetij večkrat uspeli dokazati, da so se med pogajanji s potencialnimi strankami vzpostavile močne poslovne vezi, ki lahko v prihodnosti pripeljejo do sklenitve pogodbe. Sodišče je davčnemu zavezancu priznalo pravico, da sprejme potne stroške v davčno knjigovodstvo.

"Univerzalno" besedilo za delovne naloge

Trenutno izkušeni revizorji priporočajo: če obstaja dvom, da bo namen potovanja dosežen, je bolje, da ga navedete v naročilu na splošno. Pri postavljanju ciljev je dovoljena uporaba brezplačnih formulacij. Tu so primeri namenov službenih potovanj, ki ne zavezujejo zaposlenega, da dokumentira dejstvo, da je opravilo opravilo:

Ivanov I. In se odpravlja v mesto N-sk za:

• reševanje proizvodnih težav,
• pogajanja o morebitnem sodelovanju,
• vzpostavljanje poslovnih stikov,
• raziščite trg za možnost nakupa blaga.”

Napoteni delavec ni opravil naloge, navedene v naročilu

Če je bil določen cilj zastavljen in ni bil dosežen, je dovoljeno od zaposlenega zahtevati pojasnilo, ki vsebuje podatke o:

• zakaj servisna naloga ni uspela,
• kakšen je rezultat potovanja,
• kot je "potovanje" ekonomsko koristno za podjetje.

Če obstaja pismo davčnega uradnikaorgani praviloma priznavajo legitimno sprejetje potnih stroškov za davčno računovodstvo.

Kateri pogoji morajo biti izpolnjeni pri dodelitvi storitvene naloge?

Žal normativni dokumenti ne dajejo pravilnih primerov namena službenih potovanj kot vzorec. Naloge, ki jih mora delavec rešiti med potovanjem, delodajalec določi samostojno. Vendar je pri sestavljanju naročila pomembno upoštevati nekaj točk:

1. Da bi bili potni stroški sprejeti v davčno računovodstvo, mora biti proizvodna potreba po preselitvi zaposlenega v drugo mesto ali državo očitna. Na primer, stroški potovanja na poslovni dogodek ali slovesnost nagrad ni mogoče vključiti v stroške za zmanjšanje dobička.
2. Cilji in cilji službenega potovanja morajo ustrezati delovnim dolžnostim zaposlenega.
3. Datum in pot "potovanja" ne moreta biti v nasprotju z vzrokom. Na primer, če je bil uslužbenec poslan na službeno potovanje, da bi sodeloval na razstavi, mora oditi v nasprotno smer v 24 urah po koncu dogodka.

Potovanja višjega osebja

Prve osebe podjetij in njihovi namestniki potujejo v druga mesta in države praviloma za:

• izvajanje ključnih pogajanj s partnerji,
• udeležba na uradnih dogodkih,
• vzpostavljanje stikov s potencialnimi strankami.

Poslovno potovanje vodje se največkrat izda ne z odredbo v obrazcuT9, vendar z ukazom, ki vsebuje stavek: »Odhajam v _ z namenom …«. V naročilu, tako kot v naročilu, je treba navesti polno ime. in položaj zaposlenega, destinacijo, namen in cilje službenega potovanja.

Tu so primeri delovnih nalog, ki jih lahko prva oseba podjetja dodeli sebi ali svojim namestnikom:

• pogajanja s Komplekt LLC;
• predstavitev vzorcev izdelkov Standard LLC;
• udeležba na razstavi "Električni materiali Rusije", Moskva, 27. september 2016;
• predstavitev za udeležence srečanja Cosmotechnics 20. julija 2016;
• udeležba na seminarju "Kako preživeti finančno krizo" 21. avgusta 2016, ki ga je izvedel Center za usposabljanje LLC "Posvetovanje" v Moskvi;
• predavanje študentom in podiplomskim študentom Moskovske državne univerze na temo "Državna podpora domačim proizvajalcem";
• izmenjava izkušenj z udeleženci konference "Posel je enostavno in zabavno", ki je potekala od 10. do 15. oktobra 2016;
• poklicni razvoj;
• izkusite nove tehnologije.

Poslovno potovanje direktorja in njegovih namestnikov je lahko povezano tudi s preverjanjem kakovosti dela podružnic družbe. Tukaj je nekaj primerov:

• povzetek rezultatov finančno-gospodarske dejavnosti hčerinske družbe Our Firm LLC za 1. polovico leta 2016;
• sodelovanje pri reviziji finančnega in trgovskega poslovanja podružnice OOO "Enterprise" v N-sk;
• analizakakovost dela in certificiranje osebja dodatne pisarne št. 0233 v A-sk od 2. septembra do 10. septembra 2016

Po potrebi lahko namen potovanja razdelimo na več ožjih nalog. Običajno niso navedeni v naročilu, ampak se odražajo v internih dokumentih podjetja.

Za cilj »pogajanja s Perspektivo LLC o morebitnem sodelovanju« torej lahko na primer določite naslednje naloge:

Seznanitev in osebni sestanek z generalnim direktorjem Perspektiva LLC: predstavitev promocijskih materialov, vzorcev izdelkov, pogovor o pogojih dostave

Načrtovani rezultat:

• za vzpostavitev stika z vodjo Perspektiva LLC,
• , da mu posredujemo informacije o konkurenčnih prednostih izdelkov našega podjetja in prednostih sodelovanja,
• pogajajte se o pogodbi za dobavo prve serije blaga.

2. Sodelovanje na sestanku z oddelkom za nabavo LLC "Enterprise", razprava o pogojih pogodbe.

Načrtovani rezultat:

• Pridobite pravico do dobave blaga pod pogoji 100% predplačila, pod pogojem, da Perspektiva LLC zagotovi veleprodajni popust v višini največ 20% cene, navedene v ceniku (možnost 1);
• Dogovorite se o dobavi blaga v količini ene tone surovin na mesec, brez popusta, s plačilom na obroke za največ 3 tedne (možnost 2).

Po vrnitvi s potovanja direktor povzame, ali je bil namen potovanja dosežen.

Poslovna potovanja vodje prodaje

Kako rezervirati poslovno potovanjeuslužbenec, odgovoren za storitve za stranke in prodajo? Vodje prodaje si običajno zastavijo jasne cilje, izražene v kvantitativnem smislu. Kako dobro in učinkovito zaposleni izpolni poslovni načrt, je odvisno od njegovega zaslužka in kariernih možnosti.

Če zaposleni, ki je odgovoren za delo s strankami, ne opravi glavne naloge službenega potovanja (prodaja), želi delodajalec vseeno pridobiti čim več informacij o potencialni stranki, možnostih sodelovanja z njim, kot tudi razloge, zakaj je uspelo skleniti posel.

Poleg tega je pomembno, da vodja podjetja, ki si prizadeva razširiti bazo strank, razume, s katerim od konkurenčnih podjetij potencialna stranka sodeluje in pod kakšnimi pogoji se sklepajo pogodbe..

Zato, ko gre vodja prodaje na službeno pot, dobi večstopenjski cilj, ki vključuje naloge, povezane ne le s pogajanji s stranko, ampak tudi z zbiranjem tržnih informacij.

Naloga glavne dolžnosti lahko zveni takole:

• pogajanja in vzpostavitev začetnega stika s podjetjem Future Client LLC;
• sklenitev pogodbe za dobavo materiala za podjetje JSC "Stranka";
• razširitev baze strank, raziskovanje tržnih priložnosti v N-ska;
• udeležba na razstavi "Gradbeni materiali danes" 01. avgust 2016;
• izmenjava izkušenj z vodji prodaje zahodne podružnice podjetja; sodelovanje v podjetjihKonferenca o dobičkonosnih poslov;
• Izobraževanje novih zaposlenih v oddelku za prodajo podružnice West;
• organizacija in izvedba seminarja "Uspešno delo".

"Sklenitev pogodbe o dobavi blaga" je najbolj priljubljen namen službenih potovanj zaposlenih, odgovornih za delo s strankami. Lahko se razkrije v težavah:

• sestanek s predstavnikom nabavnega oddelka Future Customer LLC, identifikacija in analiza potreb;
• Obisk konkurenčnih podjetij LLC "Rival 1" in JSC "Rival 2" kot "skrivni kupec": pridobivanje cenikov, zbiranje informacij o pogojih sodelovanja s strankami, sestavljanje poročila za marketinški oddelek, prepoznavanje prednosti LLC "Rival 1" in JSC "Rival 2";
• pogajanja z vodjo nabavnega oddelka Future Client LLC, predstavitev vzorcev izdelkov, dogovor o pogojih pogodbe;
• sestanek z izvršnim direktorjem Future Client LLC, podpis pogodbe.

Po vrnitvi s potovanja mora vodja prodaje oddati poročilo o izvedbi posamezne naloge in doseženih rezultatih. Priloženi so zapisniki pogajanj, analiza potreb potencialne stranke, gradivo za marketinške raziskave, kopije komercialnih ponudb, podpisana pogodba (če obstaja).

Podobno lahko namen službenega potovanja oblikujemo za vodjo oddelka za stranke ali direktorja oddelka za prodajo.

Upravni ekipi lahko dodelite naslednje naloge:

• izvajanje internegarevizija prodajnih transakcij,
• nadzor nad delom podružnice podjetja,
• udeležba na sestanku odbora za izboljšanje uporabniške izkušnje,
• zagotavljanje poročila o prodaji članom uprave na letni seji.

Potovanje za nakup zalog

Direktorji podjetij, pa tudi zaposleni v nabavnih oddelkih, pogosto hodijo na službena potovanja, da bi kupili blago za potrebe podjetja.

V tem primeru lahko naročilo navede kateri koli primer namena službenih potovanj od naslednjega:

• pogajanja z možnim dobaviteljem 1 LLC in možnim dobaviteljem 2 LLC, razprava o pogojih sodelovanja;
• vzpostavljanje poslovnih stikov z Zavodom LLC, preučevanje proizvodnega procesa in vzorcev izdelkov;
• sklenitev pogodb za nakup surovin in komponent z LLC "Material" in JSC "Details";
• pogajanje o pogojih pogodbe z dobaviteljem Proizvajalec LLC.

Potovanje proizvodnih delavcev

Pogosto "potovalni" račun za inženirje za montažo in montažo opreme, gradbenike, delavce. Za te strokovnjake je primeren kateri koli primer naloge za službeno potovanje iz naslednjega:

• namestitev in začetno testiranje proizvodne opreme "Linija-1" v delavnicah JSC "Customer",
• montaža, nastavitev in zagon opreme "Transport-100",
• garancijski servis stroja "A-2",
• vzdrževalna delaproizvodna linija JSC "Stranka",
• nenačrtovana popravila, odpravljanje okvar strojev,
• vzdrževanje opreme.

Vozniki za službena potovanja

»Klamarski delavci« morajo pogosto potovati v druga mesta, da prepeljejo blago, dokumente in dostavijo strokovnjake na njihova delovna mesta.

Poslovno potovanje zaposlenega te kategorije je običajno povezano z naslednjimi nalogami:

• dostava komercialnega direktorja Standard LLC do kraja pogajanj s stranko LLC,
• prejem materiala v skladišču dobavitelja, dostava tovora na ozemlje Our Firm LLC,
• popravilo avtomobilov, nakup rezervnih delov,
• tehnična avtomobilska diagnostika v certificiranem avtoservisu.

Sklep

Zdaj veste, na katere točke je pomembno biti pozoren pri organizaciji službenega potovanja zaposlenega. V tem članku lahko izberete primer namena službenih potovanj, ki ustreza vašemu osebnemu primeru.