Opis delovnega mesta skrbnika pisarne: dolžnosti, funkcije in pravice

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Na večini javnih mest je prva oseba, ki jo srečate, takoj ko prestopite prag, receptor. Te strokovnjake najemajo hoteli, kozmetični saloni, restavracije in seveda pisarniške ustanove. Imajo veliko odgovornosti, od komuniciranja z gosti in partnerji do obdelave dokumentacije.

Funkcije

Vredno je povedati, da je skrbnik zelo vsestranski poklic, ki lahko vključuje vsestranske naloge. Prednost za začetnike je, da ne zahteva nobenega poglobljenega znanja na določenem področju.

Potencialni delodajalci posvečajo več pozornosti osebnim lastnostim. Potencialni kandidat za delovno mesto upravnika pisarne mora biti zmerno družaben, sposoben navezovati stike z različnimi ljudmi in pravilno izražati lastna razmišljanja. Prednost bo tudi zanimanje za izbrano področje.aktivnosti in sposobnost obvladovanja stresa. Slednja kakovost bo bodočemu administratorju zagotovo prišla prav. Moral bo komunicirati z ogromnim številom obiskovalcev, med katerimi bodo zagotovo naleteli na konflikte. Vendar pa mora biti tudi v takih situacijah skrbnik sposoben ostati vljuden.

Upoštevati je treba, da lahko glede na politiko zaposlovanja v podjetju obstajajo zahteve za visokošolsko izobrazbo, sposobnost dela s pisarniško opremo itd.

Razpored dela za to delovno mesto je običajno določen z delovnim časom obrata, saj ga zjutraj odpre administrator in zvečer zapre. Vendar pa se pri 24-urnem delu za zaposlene sestavi urnik izmene. Pisarne praviloma ne delujejo v tem načinu.

Pozorni je treba biti tudi na dejstvo, da sta skrbnik in vodja pisarne različna poklica. Vodja pisarne dejansko nadzoruje druge zaposlene. Skrbnik za razliko od njega te funkcije ne opravlja. Opravlja samo svoje funkcije in po potrebi sodeluje z drugimi zaposlenimi v pisarni.

Glavne odgovornosti

Skrbnik pisarne, ki je na delovnem mestu, mora opravljati precejšnje število nalog, ki mu jih naloži vodstvo. Na kratko jih naštejmo.

• Sprejem in naknadna distribucija telefonskih klicev. Med pogajanji mora skrbnik podatke zabeležiti in jih posredovati zaposlenim. Če je potrebno, naj klicpreusmeritev na drug oddelek.
• Naloge administratorja pisarne vključujejo klavzulo, ki od zaposlenega zahteva, da zagotovi začetni nasvet potencialnim strankam.
• Potreba po obdelavi vhodne in odhodne dokumentacije.
• Objavljanje zaposlitvenih oglasov na specializiranih portalih in agencijah za zaposlovanje. Naloge administratorja pisarne vključujejo tudi vodenje začetnih razgovorov s potencialnimi kandidati.
• Nakup pisalne potrebščine in potrošnega materiala, potrebnega za zagotovitev nemotenega delovanja pisarniške opreme.

Poleg zgoraj naštetih nalog skrbnik pisarne dejansko nenehno komunicira z ljudmi. To so tako potencialni kupci kot sedanji zaposleni v podjetju. Ta specialist je odgovoren za razporejanje zaposlenih.

Pravice

Število pravic je za razliko od dolžnosti veliko manjše. Torej, kaj naredi navodilo administratorja pisarne?

• Deluj v imenu podjetja in zastopa njegove interese v interakciji z drugimi podjetji.
• Za interakcijo z drugimi zaposlenimi v okviru dodeljenega pooblastila.
• Naredite predloge za obravnavo za izboljšanje uspešnosti organizacije.

funkcije skrbnika pisarne

Ta strokovnjak bi moral biti na delovnem mestuopravi precejšnje število nalog, ki so mu dodeljene:

• Priprava pisarne.
• Ohranite red.
• Storitev obiskovalcev.
• Telefonska storitev.

Dejansko je število funkcij morda več. Odvisno od seznama delovnih obveznosti pisarniškega administratorja v določeni ustanovi.

Priprava pisarne

Izpolnjevanje dodeljenih funkcij se praviloma začne s pripravo na nov delovni dan. Skrbnik ob prihodu na delovno mesto preveri delo pisarniške opreme, razpoložljivost potrošnega materiala in pisalne potrebščine. Nato se mora specialist seznaniti s seznamom obiskovalcev in ustvariti pogoje za njihovo srečanje.

Vzdrževanje naročila

Upravitelj ne sme biti neposredno vključen v čiščenje in druge dejavnosti za vzdrževanje reda v pisarni. Vendar pa je med njegovimi nalogami potreba po usklajevanju dela vzdrževalnega osebja. Čiščenje mora načrtovati in navesti njegovo trajanje.

Storitev za stranke

Naloge administratorja so tudi pogajanje z obiskovalci o času obiska in njihovo usklajevanje z vodjo. Razpored obiskov naj bo sestavljen tako, da ni prekrivanj in da nikomur ni treba izgubljati časa s čakanjem. Poleg tega se mora skrbnik srečati z obiskovalci. On je tisti, ki ustvarja prvegavtis.

Telefonska storitev

Ta funkcija je dodeljena skrbniku, da osvobodi upravitelja pogajanj in ga ne odvrne od poteka dela. Zaposleni lahko nekatere zadeve reši sam ali pa se naroči obiskovalcu po urniku vodje. Zaposleni mora pri opravljanju teh funkcij vsekakor ohranjati zaupnost in ne razkrivati zunanjim osebam informacij, ki so mu na voljo.

Vzorec

Opis delovnega mesta skrbnika pisarne lahko vključuje različne elemente, odvisno od zahtev določene organizacije. V njem pa bodo praviloma predpisani standardni pogoji, ki so vzeti za vzor.

• Splošne določbe.
• Kvalifikacijske zahteve. Za potencialnega skrbnika praviloma zadostuje srednja specializirana izobrazba. Izkušnje bodo zagotovo prednost.
• Odgovornosti. Brez tega artikla ni popoln opis delovnega mesta.
• Pravice. Upravitelj ima na primer pravico dajati predloge za izboljšanje dejavnosti podjetja.
• Dodatne določbe, ki lahko vključujejo predmete, ki niso vključeni v druge razdelke.

Običajno je, da se novemu zaposlenemu zagotovi opis delovnega mesta v pregled, katerega dejstvo mora potrditi s svojim podpisom.

delovno mesto

Navodilo o varstvu dela za upravnika urada določa nekatere zahteve glede delovnih pogojev. Na primer, delovno mesto mora biti nameščeno tako, da je zaposlenemu udobnoopravljajo svoje dolžnosti. Praviloma se nahaja ob pisarni direktorja in omogoča spremljanje drugih zaposlenih.

Razumeti morate, da mora skrbnik, pa tudi drugi zaposleni, pri opravljanju nalog pogosto uporabljati pisarniško opremo. Zato ga je treba postaviti tako, da je na voljo za kratkotrajno uporabo.

Ena od pomembnih nalog, ki ni jasno zapisana v opisu delovnega mesta administratorja, je, da deluje kot povezava med neposrednim nadrejenim in podrejenimi. Zato bi moral zaposleni poskušati ustvariti ugodno okolje in vzpostaviti stike z drugimi strokovnjaki. Pomembno je, da ne le pravilno prenašate navodila vodje, ampak tudi, da lahko nadzirate natančnost njihovega izvajanja.

Zaradi tega postane sposobnost povezovanja z drugimi pomemben dejavnik pri doseganju uspeha na tem položaju. To velja tako za vodje kot za podrejene. Kar zadeva osebne lastnosti, se štejeta za zelo pomembni organiziranost in odpornost na stres, ki vam omogočata, da vodite druge zaposlene in ostanete mirni tudi pri obravnavi konfliktnih obiskovalcev.