Opis delovnega mesta vodje pisarne s tajniškimi funkcijami: značilnosti in zahteve

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Tudi z majhnim osebjem, ki vključuje samo vodjo podjetja in njegove zaposlene, je potreben odgovoren delavec, ki bi bil organizacijska sila, ki bi bila sposobna usmerjati in nadzorovati delovni proces - to je ideja, ki določa besedilo opisa delovnega mesta vodje pisarne.

Ta položaj zahteva, da ima kandidat nabor posebnih veščin in ustrezne izobrazbe ter sposobnost komuniciranja z ljudmi. Vendar seznam zahtev ni omejen na to.

Opis dela

Že v fazi prijave na delovno mesto se lahko kandidat seznani z normativnim aktom, ki ureja njegove pravice, dolžnosti in odgovornosti v podjetju. Takšen dokument se imenuje opis delovnega mesta. Sestavljen je iz petih glavnih razdelkov:

1. Splošne določbe. Vsebujejo vse organizacijske podatke: ime podjetja, položaj in strukturno enoto, ki ji pripada. Navaja tudi podrejenost, postopek za zasedbo delovnega mesta in razrešitev ter zahteve za izobraževanje inkvalifikacije.
2. Odgovornosti. Ta razdelek vsebuje seznam odgovornosti zaposlenega in načine za njihovo izvajanje.
3. Pravice zaposlenega, torej vse dodatne priložnosti, ki prispevajo k učinkovitemu opravljanju dolžnosti.
4. Odgovornost. V skladu s tem razdelkom vodstvo sprejema odločitve o oceni uspešnosti, napredovanju ali kazni.
5. Odnosi. Ta razdelek ureja vse komunikacije z zunanjimi in notranjimi oddelki, ki jih ima zaposleni med opravljanjem svojih funkcij.

Načela sestavljanja opisa delovnega mesta

Normativna osnova za pripravo tovrstnih dokumentov je Imenik kvalifikacij za delovna mesta vodstvenih delavcev, specialistov in drugih zaposlenih (1998). Pri njegovem razvoju je bila velika pozornost posvečena opisu delovnega mesta in pogojem, da lahko delavec opravlja svoje naloge. Posebnosti dela so vključene v naslov dokumenta, na primer "Opis delovnega mesta sekretarja" (vodja pisarne ali glavni računovodja).

Poleg tega, če obstajata dve delovni mesti z enakim naslovom, vendar različnimi nalogami, je treba pripraviti različne dokumente, ki odražajo te razlike. Opisi delovnih mest vodje pisarne kadrovskega referenta imajo določene razlike od enakega pravilnika za tajnika.

Zahteve za vodjo pisarne

Kandidat za položaj tako ali drugače bo moral upravljati ljudi. To je lahko le nekaj ljudi v majhnem podjetju ali celotno administrativno osebje v velikem podjetju. seveda,prijavitelj mora biti samozavesten uporabnik osebnega računalnika in biti sposoben delati z drugo pisarniško opremo (skener, tiskalnik ali faks). Vodja pisarne je pogosto predstavnik podjetja, zato sta predpogoj dober govor in sposobnost sestavljanja poslovnih pisem. Zelo pogosto podjetja od takih zaposlenih zahtevajo poznavanje osnov pisarniškega dela in delovne zakonodaje. Znanje vsaj enega tujega jezika je še vedno zaželena veščina, a pri prijavi v veliko podjetje je to že ena od obveznih zahtev.

V nekaterih primerih mora vodja pisarne svoje naloge združiti s funkcijami drugih zaposlenih. To vodi do povečanja zahtevanih veščin. Torej mora imeti vodja pisarne s funkcijami računovodje ustrezno izobrazbo in lastne posebne programe.

Glavne odgovornosti

Tipičen opis delovnega mesta vodje pisarne s tajniškimi funkcijami vključuje naslednje postavke:

• obdelava pošte, tako dohodne kot odhodne; njihova prerazporeditev znotraj podjetja;
• nadzor časa izpolnjevanja obveznosti po pogodbah in sporazumih;
• odhodne in sprejemanje dohodnih klicev;
• delo s strankami in predstavniki partnerskih podjetij;
• spremljanje razpoložljivosti potrebne pisarniške opreme;
• vzdrževanje pisarniške opreme v delovnem stanju in klic specialistov v primeru okvare;
• razporeditev časa znotraj urnika dela (v nekaterihprimerih in za vodjo);
• organizacija potrebnih dogodkov (sestankov, konferenc, poslovnih potovanj, korporativnih zabav);
• minute sestankov;
• posodabljanje in dodajanje nove vsebine na spletno mesto podjetja.

Ta seznam vključuje samo osnovne zahteve. V skladu s posebnostmi pogodbe o zaposlitvi, ki se sklepa, se lahko dodajo še druge postavke. Opis delovnega mesta vodje pisarne s funkcijami kadrovskega delavca na primer nalaga zaposlenemu, da vzdržuje in pravočasno zagotavlja vso poročevalsko dokumentacijo ali da v primeru njegove odsotnosti zamenja vodjo kadrovske službe.

Dodatne odgovornosti

Poleg osnovnih funkcij opis delovnega mesta vodje pisarne vsebuje seznam različnih nalog, ki se lahko razlikujejo glede na dejavnost podjetja. Vodja pisarne se lahko naroči, da sodeluje z upravnimi organi, to je pridobitev dovoljenja za opravljanje trgovine, odprtje podružnice podjetja ali hčerinske družbe itd.

Ena najbolj odgovornih nalog je dejansko vodenje podjetja v odsotnosti direktorja. Seveda je to mogoče le, če se je zaposleni uveljavil kot odgovorna in zanesljiva oseba, na katero se je mogoče zanesti. Poleg tega opis delovnega mesta vodje pisarne pogosto vsebuje klavzulo o potrebi po izdaji splošnega pooblastila. Tak dokument lahkozahteva, na primer, za prejemanje pošte velikega pomena.

neformalne zahteve

Velika podjetja običajno dovolijo kandidatom za to delovno mesto, da se vnaprej seznanijo z vzorcem opisa delovnega mesta vodje pisarne, tako da so v celoti seznanjeni s seznamom zahtev in odgovornosti.

Toda tudi s takšnimi pooblastili mora prosilec razumeti, da ostaja eden od številnih zaposlenih v podjetju. V zvezi s tem ne smemo pozabiti, kaj ni navedeno v opisu delovnega mesta. Vodja pisarne s funkcijami tajnika mora biti oseba, ki je občutljiva na čas, da ga lahko po potrebi razdeli.

Naloge delovnega poteka

Najpomembnejša zahteva za njegovo delo je učinkovitost, zato mora oseba, ki ima tak položaj, gospodarno porabljati pisarniški material, nadzorovati količino porabljene električne energije.

Za ostale zaposlene v podjetju je vodja pisarne odgovoren skoraj enako kot vodja. Zaradi tega mora zagotoviti, da so delovni pogoji skladni s sprejetimi sanitarnimi standardi in varnostnimi predpisi. Nenazadnje ima vodja pisarne pri opravljanju svojih neposrednih nalog vpogled v tajno dokumentacijo, zato je ena od zahtev tudi podpis pogodbe o nerazkrivanju poslovne skrivnosti ali drugih podatkov, ki bi lahko škodovali položaju podjetja na trgu.

Prava pisarna-upravitelj

Seveda opravljanje takšnega števila dolžnosti omogoča zaposlenemu posebne pravice. Navedeni so tudi v opisu delovnega mesta vodje pisarne. Bistvo nekaterih od njih, kot je možnost dostopa do zaupnih informacij, neposredno izhaja iz potrebe po izpolnjevanju svojih delovnih obveznosti. Drugi so povezani s privilegiji moči. Torej ima vodja pisarne pravico zahtevati od preostalih zaposlenih, da popravijo napake, ki so jih naredili zaradi malomarnosti v proizvodnih dokumentih, jim določi višino spodbude ali naloži kazni za malomarne..

Pogosto je vodja pisarne vez med zaposlenimi in vodilnimi. Ta položaj mu omogoča, da si prizadeva za boljše delovne pogoje in izraža kolektivne želje za izboljšanje kakovosti dela tako posameznega oddelka kot podjetja kot celote.

Značilnosti opisa delovnega mesta vodje pisarne prodajnega oddelka

Upravljavci pisarn so že dolgo nepogrešljivi v velikih in malih podjetjih, zato potrebujejo nekaj posebnih veščin, da zapolnijo takšno prosto delovno mesto. Pogost primer je, ko v istem podjetju dela več pisarn s posebnimi funkcijami, nad katerimi je višji. Njihovi opisi delovnih mest so v bistvu enaki, vendar se razlikujejo po dodatnem naboru funkcij.

Tako, če vodja pisarne dela v prodajnem oddelku, lahko njegov opis delovnega mesta vsebuje elemente, kot so:

• poiščite nove prodajalne;
• sledenje spremembam v strukturi povpraševanja;
• priprava poročevalskih dokumentov o popolni prodaji;
• neposredno delo s stranko za prejemanje naročil in njihovo naknadno obdelavo;
• delajte na obveščanju strank o morebitnih spremembah ponudbe blaga in preračunu cen;
• organizirajte potrebne sestanke;
• podpis pogodb za dobavo blaga.

Nadaljnje zahteve so lahko povezane s posebnostmi blaga, ki ga ponuja podjetje. Če se podjetje ukvarja s prodajo in nakupom nepremičnin, potem lahko naloge vodje pisarne vključujejo pripravo informativnih knjižic in izvedbo posebnih dokumentov.

Odgovornost vodje pisarne

V primeru neizpolnjevanja svojih dolžnosti, pri storitvah prekrškov, vključno z razkritjem poslovne skrivnosti, ali drugih dejanjih, ki škodujejo imidžu podjetja, odgovarja vodja pisarne v skladu z normativi upravnega, civilnega in kazenski zakonik. Če je bila organizaciji povzročena materialna škoda, se kazen izreče v skladu z določbami delovnega zakonika.