Nomenklatura zadev organizacije: izpolnjevanje vzorcev. Kako sestaviti nomenklaturo zadev organizacije?

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vsaka organizacija se v procesu dela sooča z velikim pretokom dokumentov. Pogodbe, statutarni, računovodski, interni dokumenti… Nekatere jih je treba hraniti v podjetju ves čas obstoja, večino potrdil pa lahko po poteku veljavnosti uničimo. Da bi lahko hitro razumeli zbrane dokumente, je sestavljena nomenklatura poslov organizacije. Vzorci tega dokumenta in algoritem za njegovo izdelavo bodo obravnavani spodaj.

Namen

V vsaki organizaciji je ustvarjenih na stotine dokumentov. Vsak dan, ko se kopičijo, delavci postopoma zamenjajo drug drugega. Na neki točki postane težko najti naročilo izpred dveh let. Da bi se izognili takšnim situacijam, je ustvarjena nomenklatura primerov.

Definicija

Zadeva je dokument, ki se nanaša na enovprašanje, področje delovanja. Nomenklatura zadev je seznam, ki vsebuje seznam odprtih zadev z navedbo rokov njihovega hrambe. Z njegovo pomočjo lahko pravilno organizirate potek dela. Nomenklatura primerov komercialne organizacije, katere vzorec bo obravnavan v nadaljevanju, je sestavljena za naslednji namen:

• sistematiziranje združevanja dokumentov, ki zagotavlja njihovo hitro iskanje in varnost;
• dodelitev registrske številke glede na klasifikacijo primerov;
• sestavljanje popisa dokumentov za trajno, dolgoročno in osebno hrambo (vključno z dejanji uničenja).

Nomenklatura zadev se uporablja pri izbiri dokumentov za arhiviranje in uničenje. To večnamensko referenco potrebuje vsaka organizacija za racionalizacijo pisarniškega dela. V tem primeru oblika lastništva organizacije ni pomembna. Če je vzorčno nomenklaturo zadev zdravstvene organizacije mogoče najti v predpisih in sklepih, bo treba analitiko odprtih primerov zasebne organizacije sestaviti samostojno.

Obvezno ali prisilno?

Sestavljanje tega seznama predvideva »Pravila za delo arhivov«. Obvezna je za organizacije, ki ustvarjajo arhiv kot ločeno storitev. Ta seznam poleg državnih in občinskih institucij vključuje tudi nekatere komercialne strukture, kot so notarske pisarne.

Vse druge institucije morajo ustvariti nomenklaturo primerov za sistematizacijo dela z dokumenti, saj podjetja vseh obliklastnine so dolžni zagotoviti varnost arhivskih referenc. To določa zvezni zakon št. 125. Podroben seznam opravil je treba začeti ali posodobiti v četrtem četrtletju koledarskega leta.

Struktura

Nomenklatura zadev naj vsebuje vse vložene zadeve, razen tiskanih publikacij: izjave zaposlenih, potrdila o delu, revije, računovodske knjige, vso dokumentacijo strukturnih oddelkov, korespondenco strukturnih oddelkov ipd. Dokumentacija omejenega dostopa mora vsebovati naslov "Sila". Imenik naj vsebuje datoteke začasnih komisij, oddelkov. Toda na primer sindikat je samostojna organizacija. Njeni zaposleni se samostojno ukvarjajo z oblikovanjem imenika. Arhiv mora vsebovati tudi naslove nerešenih zadev likvidiranih podjetij, katerih pravni naslednik je obstoječa organizacija.

Vzorec izpolnjevanja nomenklature zadev organizacije si lahko ogledate spodaj.

Danes mnoga podjetja vodijo dokumentacijo v elektronski obliki. Nekatera poročila niso niti natisnjena na papirnati obrazec. Na koncu vsakega razdelka navedite, katere evidence se vodijo v elektronski obliki, navedite število datotek in vse potrebne ključne besede za iskanje. Nekatere institucije ustvarijo ločeno elektronsko nomenklaturo zadev za komercialno organizacijo. Vzorec in algoritem za izpolnjevanje morata v celoti ustrezati sprejetim standardom.

Kje začeti?

Odgovornost za sestavljanje imenika v velikih ustanovah je služba za dokumentacijo(sekretariat, urad), v majhnih pa - tajnik, druga imenovana oseba. V gospodarskih organizacijah to funkcijo opravlja kadrovski oddelek, v katerem se ustvari večina dokumentov. Ker morajo informacije prihajati iz vseh strukturnih enot, je bolj smiselno začeti z izdelavo reda o nomenklaturi zadev v organizaciji. Vzorec takega naročila vam je predstavljen spodaj.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

Za namen sistematizacije, hrambe in knjigovodstva dokumentacije

NAROČILO:

• Odobrite in dajte v obtok nomenklaturo datotek družbe od 01.01.2018.
• Vodje strukturnih oddelkov za zagotavljanje oblikovanja primerov v odobreni obliki.
• Pošlji tajnico strukturnim oddelkom izpiska iz referenčne knjige za delo.

CEO Ivanov N. A.

Za zavode na nekaterih področjih delovanja je ministrstvo že izdelalo vzorce nomenklature poslov organizacij. Ta odtenek je treba razjasniti pred oblikovanjem imenika. Vzorčne nomenklature je treba izpolniti v strogem skladu z dano vzorčno nomenklaturo primerov organizacije. Druge institucije lahko uporabljajo te vodnike za sestavljanje posameznega dokumenta.

Podporna dokumentacija

Pri razvoju obrazca imenika se morajo komercialne organizacije osredotočiti na:

• "Pravila arhiva" (odločba Zveznega arhiva z dne 06.02.02);
• Oddelek 5 odloka št. 477 z dne 15.6.2009 "O odobritvi pravil pisarniškega dela".
• Navodila za pisarniško delo.
• Seznam arhivskih dokumentov.

Preučite tudi kadrovsko razporeditev, listino, lokalne akte, predpise o oddelkih, pravilnike, standarde, navodila, popise zadev. Vsebujejo povezave do ustreznih dokumentov. Najprej se sestavijo vzorci nomenklature zadev organizacije po oddelkih, da se nato oblikuje splošni imenik. Včasih se uporablja funkcionalno in ne strukturno načelo. To pomeni, da se distribucija ne izvaja po oddelkih, ampak po funkcijah.

Kako ustvariti vzorčno nomenklaturo zadev organizacije?

Oblika imenikov je določena v Dodatku št. 8 k »Pravilih za delo arhivov«. Referenčne knjige so sestavljene na pisemski glavi organizacije. Glavni del poročila je predstavljen v obliki tabele in je sestavljen iz 5 stolpcev:

• indeks primera;
• naslov (zvezki, deli);
• številka (zvezki, deli);
• rok uporabnosti, številka artikla na seznamu;
• opomba.

Indeks

Indeks je digitalna oznaka strukturne enote v podjetju. Na primer: 04-06, kjer je 04 serijska številka kadrovske službe, 06 je serijska številka primera. Indeks je lahko sestavljen iz treh parov številk, na primer: 04-03-08, kjer je 04 šifra finančno-gospodarske službe, 03 je oznaka računovodske službe, 08 je številka zadeve. Kazalo je lahko številčno, abecedno ali mešano.

Naslovi

Naslovi so razporejeni glede na pomembnost dokumentov. Prvič, organizacijskoadministrativna dokumentacija (začenši z višjimi enotami in nadaljujemo do strukturnih enot). Nato so navedena pravila in predpisi, ki jih je razvila sama organizacija. Nadalje se upoštevajo načrti in poročila (letna, četrtletna, mesečna). Osnutki upravnih dokumentov so postavljeni za glavnimi dokumenti. Primeri iste vrste (na primer osebne izkaznice zaposlenih) se izpolnijo po abecednem vrstnem redu.

Naslov mora povzemati vsebino dokumenta. Uporaba splošnih besed, kot so "razno", "korespondenca", "vhodni/izhodni dokumenti" ni dovoljena. Glava primera vsebuje naslednje elemente:

• ime dokumenta ali vrste zadeve, ki se vloži, če je dokument del velikega obsega;
• avtor dokumenta (ime organizacije ali oddelka);
• naslovnik (od koga se prejemajo dokumenti ali komu bodo dokumenti poslani);
• povzetek/bistvo (na primer "Vprašanja o certifikatu");
• ime ozemlja;
• datum/obdobje;
• označite, če datoteka vsebuje kopije drugih dokumentov, ne njihovih izvirnikov.

Obseg vsake škatle ne sme presegati 250 listov. Če se domneva, da bo zadeva obsežna, potem je razdeljena na dele in obsege. Tretji stolpec na koncu koledarskega leta označuje število dejansko odprtih zadev.

V četrtem stolpcu so navedeni pogoji hrambe dokumentov v skladu s Pravili. Upoštevati jih morajo tako vladne kot gospodarske organizacije. Če dokumenta ni v pravilih, potem njegov rokskladiščenje je treba določiti na podlagi Seznama. Odštevanje obdobja skladiščenja se začne 1. januarja naslednjega leta po ustanovitvi. Če je bilo potrdilo izdano leta 2016, naj se odštevanje začne od 01.1.2017.

Posodobitev seznama

Letno, ko se datoteke prenesejo v arhiv, se predloži podroben seznam. Takole izgleda posodobljena vzorčna nomenklatura primerov za podružnico varnostnih organizacij:

Med letom so vsi dokumenti razvrščeni v skupine po odobrenem obrazcu. Če morate dodati predhodno neuporabljeno poročilo, se ustvari nova glava. In postopek se ponovi v skladu z zgoraj opisanim algoritmom.