Nadzor gotovinskega poslovanja banke. Pregled sistemov nadzora gotovinskega prometa

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Blagajna je ogromen davčni in računovodski sektor, ki ga urejajo številni predpisi in obsežni sklopi pravil. Vse organizacije in samostojni podjetniki, ki opravljajo poravnave s nasprotnimi strankami z gotovino, jih morajo upoštevati. Ker se na tem področju računovodstva pogosto srečujemo z različnimi vrstami goljufij, se vsako leto nadzor nad gotovinskim poslovanjem vse bolj zaplete, zaostri in posodablja. Ta članek obravnava vlogo blagajne v podjetju, pravila ravnanja, pa tudi metode in sisteme za nadzor poslovanja.

Vloga blagajne v organizacijah in bankah

Blagajna podjetja je potrebna za organizacije, ki sprejemajo in izdajajo gotovino. Namen teh operacij je lahko kateri koli: izdajanje plač zaposlenim, potni stroški, pisarniški stroški, prejemanje plačil od strank, obračuni z dobavitelji. Vsa ta dejanja je treba izvesti prek blagajne. Nadzor gotovinskega prometa je zaupan davčni službi.

Ko je v običajni rutiniV dialogu se uporablja beseda "blagajna", sama blagajna se pojavi pred vašimi očmi. Pravzaprav v organizacijah ne gre samo za nadzorno in računalniško opremo. Blagajna fizične ali pravne osebe je celoten sistem, ki vključuje dobro opremljeno blagajniško delovno mesto, programsko opremo, samo napravo, dostopnost poročanja, spoštovanje limita in pravila zbiranja. Strokovnjak, ki dela na tem področju, mora biti tudi ustrezno izdan.

Pravila za opremo sobe

Nadzor gotovinskega prometa se začne z zahtevami za prostore, v katerih se nahaja blagajna. Brez ustrezne opreme in opreme, kot zahtevajo pravila in predpisi Centralne banke, blagajna ne bi smela delovati. Seveda pa vse organizacije ne spoštujejo predpisov. Takšen pristop, prvič, lahko privede do glob, in drugič, nevaren je za denar in zaposlenega, ki je zanje finančno odgovoren. Bančne organizacije morajo nujno izpolnjevati vse zahteve, sicer jim lahko odvzamejo licenco. Spodaj so splošne zahteve za opremljanje blagajne:

• Prisotnost le enih vrat, ki se zapirajo od znotraj. Ključavnica vrat mora biti varna, v nekaterih primerih se uporabljajo železni zapahi in zapahi, pa tudi ključavnice, tako da je nemogoče zlomiti vrata od zunaj.
• V sobi je okno za stik s strankami, sprejemanje in izdajanje sredstev. Okno naj se tudi tesno zapre in mora biti opremljeno s tečajiključavnica. Mimogrede, dimenzije vrat in oken so jasno urejene. Odstopanje od uveljavljenih dimenzij je dovoljeno, če ima podjetje varnostno enoto.
• Soba naj bo opremljena s kovinskimi omarami. Pritrjeni morajo biti na nosilne konstrukcije objekta, tako da jih ni mogoče odstraniti skupaj z notranjimi detajli, na katere so privijačeni. Ob koncu delovnega dne so omare zaklenjene in zapečatene.
• Prezračevanje in okna morajo biti varno zaprta in opremljena s kovinskimi palicami.
• V sobi morata biti dva gasilna aparata.
• Blagajna mora biti oborožena z alarmi, ki pošiljajo signale iz različnih varnostnih krogov na lokalno policijsko postajo ali varnostno organizacijo.

Postopek za delo z blagajno

Nadzor gotovinskih transakcij pomeni določen vrstni red dela. Ob prihodu na delovno mesto je primarna naloga blagajnika, da preveri celovitost plomb na škatlah in sefu ter preveri, ali obstajajo znaki vloma in nepooblaščenega vstopa v prostor. Če ne najdete nobenih opozorilnih znakov, se lahko lotite dela. Če obstajajo znaki prisotnosti nekoga drugega, je treba nemudoma poklicati organe pregona in pred prihodom zaposlenih zagotoviti nedotakljivost dokumentov, opreme in pohištva, ki se nahajajo v blagajni. Kaj manjkajočega je mogoče preveriti s kraja dogodka le v prisotnosti policistov. Z njimi se preračuna vsebina sefa. Po pregleduprostorih se sestavi akt v štirih izvodih: eden je namenjen policistom, drugi zavarovalnici, tretji pa sami družbi. Če obstaja matična organizacija, je potreben četrti izvod.

Dostop do prostora, v katerem se nahaja blagajna, mora biti omogočen le blagajniku, izdanim po vseh zahtevah Centralne banke in TKRF, ter pristojnim organom. Komplet ključev, namenjen nadrejenim, mora biti zapečaten in shranjen na varnem mestu. V blagajni ne sme biti osebnih stvari blagajničarke. Tam se nahaja le tisto, kar pripada gospodarski organizaciji.

Obstajajo tudi zahteve glede zneska gotovine, ki se lahko hrani na blagajni organizacije. Vnaprej je treba izračunati in v ustreznih aktih dokumentirati limit sredstev, nad katerim ob koncu delovnega dne na blagajni ne sme biti gotovine. Za vzdrževanje limita se izvaja posebna operacija - izterjava, kar pomeni, da specializirani prevoz z zanesljivo zaščito prepelje sredstva na banko. Majhne podružnice banke zbirajo sredstva v glavnem trezorju, organizacije pa v banko, s katero imajo sklenjeno pogodbo o storitvi in podpori. Omejitev gotovine je mogoče kršiti le v treh dneh, ko se zaposlenim v organizaciji izdajo plače.

Postopek za izdajo gotovine na blagajni

Nadzor gotovinskih transakcij banke in organizacij temelji na jasni ureditvi določanja vseh dejanj zV gotovini. Vse transakcije so ustrezno dokumentirane in prikazane v različnih vrstah poslovnega računovodstva.

Sistem za kontrolo gotovinskega prometa vključuje odraz vseh manipulacij z gotovino z uporabo gotovinskih prejemkov in izdatkov, predhodnih poročil, čekov in aktov o porabljenih sredstvih, izdanih na podlagi poročila. Vse transakcije se evidentirajo v blagajni. Ob koncu delovnega dne se sestavi poročilo s priloženimi končnimi fiskalnimi računi, natisnjenimi iz blagajne.

Vse operacije za izdajo sredstev morajo biti potrjene z blagajniškimi nalogi s podpisom osebe, ki so ji bile izdane. V računovodskem programu je v komentarjih naveden namen izdaje. Predplačila in plačila po poročilu je treba nato potrditi s čeki, akti opravljenega dela ali prejetimi storitvami. Izdaja plače je potrjena tudi z denarnim nalogom za izdatke in plačilnim listom.

Nadzor gotovinskih in poravnalnih transakcij kategorično prepoveduje izdajanje sredstev, namenjenih eni osebi, proti podpisu druge osebe.

Pravila blagajne

Obračun in nadzor gotovinskih transakcij je primarno dodeljen specialistu, imenovanemu "blagajnik". V organizacijah z majhnim osebjem lahko njegovo vlogo opravljajo naslednji uradniki:

• glavni računovodja.
• Računovodja določenega oddelka.
• Vsak zaposleni s posebnim znanjem inspretnosti.

Obvezen pogoj za vse uradnike, ki opravljajo funkcije blagajnika (tudi s krajšim delovnim časom), je dogovor o polni odgovornosti. Če se odločite, da bo vodja ali računovodja blagajnik, potem mora biti vedno ista oseba. Če gre na bolniški ali dopust, ga nadomesti drug uslužbenec, določen v odredbi vodje, in podpiše tudi novo pogodbo o odgovornosti. Poleg tega je treba sestaviti akt o prevzemu in prenosu materialnih sredstev. V procesu njegove priprave se šteje gotovina, preverja se stanje opreme, razpoložljivost vseh dokumentov v prisotnosti komisije. Komisija je skupina ljudi, sestavljena iz najmanj treh oseb. Najpogosteje vključuje glavnega računovodjo in vodstvo. Akt je sestavljen v treh izvodih.

Pri registraciji blagajnika se vzorec njegovega podpisa pošlje v servisno banko organizacije ali na sedež banke. Prav ona bi morala biti na vseh dokumentih, povezanih z delom blagajne.

Kandidat, ki se prijavi na delovno mesto blagajničarja, mora biti pred zaposlitvijo skrbno pregledan glede neprijetnih precedensov pri delu. Njegovi dokumenti in fotografija se posredujejo varnostni službi ali pa se zahtevajo informacije od organov pregona. Zdaj je internet dober pomočnik delodajalca pri tej zadevi. Obstaja veliko baz podatkov, v katerih si organizacije delijo informacije o zaposlenih, ki so bili odpuščeni in zagrešili neprimerno vedenje na delovnem mestu.

Delo z blagajno ni priporočljivodovolijo osebam z odvisnostjo od alkohola in drog, prejšnjimi obsodbami, motnjami javnega reda in miru, pa tudi z različnimi duševnimi boleznimi.

Nadzor registracije gotovinskih transakcij

Pravilna izvedba in dostopnost vseh dokumentov je nepogrešljiva zahteva Centralne banke, servisne banke, davčne službe in drugih nadzornih organov. Finančni nadzor gotovinskega prometa se lahko izvaja nenačrtovano, z opozorilom, z odvzemom dokumentacije in gotovinske opreme. Številne organizacije, predvsem finančne strukture, izvajajo načrtovano notranjo revizijo blagajne. V tem primeru se sestavi komisija, ki jo sestavljajo za to zadevo lastni pristojni delavci ali pa se najame posebna revizijska družba, ki opravi vse preglede na strokovni ravni in izda poročilo o okvarah, neskladjih v gotovinskem prometu in dokumentaciji.

Terenski in drugi pregledi lahko vplivajo na pogodbe o zaposlitvi, odgovornost, osebne podatke zaposlenih, stanje blagajne, pravilnost in pravilnost njihovega vzdrževanja, fiskalni pomnilnik blagajne, opremo in opremo blagajne. blagajna, odraz transakcij, njihova veljavnost v računovodskem, ekonomskem in davčnem računovodstvu.

Blagajna

Na seznamu opreme za kontrolo gotovinskega prometa je specializirana blagajna. Tega ne morete kupiti v običajnih trgovinah s strojno opremo. Za razliko odiz tiskalnika, faksa, računskega stroja in druge pisarniške opreme lahko KKM prodajajo le organizacije, ki so za to prejele posebno licenco. Praviloma iste organizacije služijo nadzornim in računalniškim napravam. Vsaka blagajna mora biti registrirana pri davčnem uradu. Posebna pomnilniška naprava nenehno beleži vse operacije, ki jih blagajnik opravi s strojem. Nadalje se te navedbe prenesejo v davčno službo za uskladitev s predloženimi poročili podjetja. Vse okvare, popravila, odpise blagajne je treba prijaviti tudi na davčni urad.

Vse pravne osebe (podjetja), ki sprejemajo gotovino od strank, morajo delati z blagajno. Iz uporabe blagajne so lahko izvzeti samo samostojni podjetniki. Imajo pravico ročno izdajati čeke, s čimer potrjujejo njihovo pristnost z lastnim pečatom. A ta olajšava ne velja za vse podjetnike. Nekatere dejavnosti zahtevajo samo uporabo blagajne.

Nadzor gotovinskih transakcij

Poleg preverjanja s strani zunanjih storitev je potrebno notranje preverjanje. Pravila za vzdrževanje blagajne določajo naslednji urnik načrtovanih pregledov: pred oddajo letnega poročila, pred oddajo četrtletnih poročil, v primerih, ko se zamenja finančno odgovorna oseba, ki je delala s to blagajno. Izvaja se tudi nadzor blagajne in gotovinskega prometa, če je bil uslužbenec osumljen nepoštenosti, razkrita dejstva kraje ali goljufije, znesek gotovine ne ustreza tistemu, ki je prikazan v dokumentih..

Vodstvo nekaterih organizacij ima politiko pogostih nenačrtovanih inšpekcijskih pregledov, tako da zaposlenih ne mika izkoristiti svoj uradni položaj in tesen stik z gotovino. Za vsak pregled se imenuje posebna komisija, ki jo sestavljajo vsakič različne osebe, ki niso povezane z oblikovanjem vsebine blagajne. Sestava komisije se evidentira v aktu o preverjanju. Pogosto sam postopek spremlja video posnetek.

Posebnosti bančnih gotovinskih transakcij

Bankin sistem nadzora gotovinskih transakcij pomeni bolj zapleteno konfiguracijo. V podružnicah finančnih institucij obstaja več stopenj preverjanja, ki jih izvajajo različni strokovnjaki. Ker skozi banko prehaja veliko več denarja kot v običajnih organizacijah, so zapletenost in povečane zahteve za nadzorni sistem popolnoma upravičene. Kljub temu, da se vsako leto trudijo avtomatizirati vse poslovanje v bankah, sta za pravilno vodenje poslovanja potrebna vsaj dva zaposlena: blagajničarka in vodja blagajne. Prvi opravlja transakcije med delovnim dnevom, drugi izdaja avans, zbira in prešteva stanja, izpolnjuje gotovinsko dokumentacijo, zbira sredstva, ki presegajo gotovinski limit, in izvaja dnevni nadzor na primarni ravni.

Kontrola gotovine in drugi sistemi za nadzor blagajne

Vse pogosteje se nadzor nad izvajanjem gotovinskih transakcij izvaja z uporabo najnovejših tehnologij. Njihov namen je beleženje dejanjblagajne, naročnika, pa tudi podatke iz fiskalnega pomnilnika blagajne. Ti podatki vam omogočajo, da dokažete nepravilno ravnanje, goljufijo, krajo in druge goljufije. Na sodišču bo ta videoposnetek nesporen dokaz, saj skupnega pričanja obeh virov ni več mogoče spremeniti.

Cash Control je sistem za upravljanje blagajne, ki ga sestavljajo blagajna, barvne video kamere visoke ločljivosti, video strežnik, program, ki sinhronizira material, ki ga kamera zajame z besedilnimi odčitki blagajne, kot tudi oddaljeno delovno mesto za varnostnika. Danes je na trgu veliko takšnih sistemov. Vsi temeljijo na enakem načinu dela, z razlikami v funkcionalnosti, ceni, dizajnu ter načinih povezovanja in analize. Med njimi so naslednji nadzorni sistemi:

• DIT-POS - cena je odvisna od nastavitev strežnika, povezuje do 16 blagajn, shranjuje video in besedilne informacije v kompleksu.
• POS-inšpektor - ruski razvoj, stane približno 6.000 rubljev, ima funkcijo iskanja operacije po parametrih potrdila.
• POS-intelekt - tudi ruski razvoj, odlikuje ga zmožnost integracije z različnimi sistemi trgovanja, besedilo na videu ni le prekrito, ampak programsko integrirano, iskanje video fragmentov se izvaja samodejno.
• CHEKTV je še en ruski razvoj z možnostjo integracije z blagajnami in trgovalnimi sistemi, z univerzalnim sistemom za snemanje videa, programsko integracijo besedila in videa, z možnostjo strojne opremeanalitika podatkov in samodejno iskanje fragmentov.