Oblikovanje črk je pomemben trenutek v dejavnosti osebe in organizacije

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Pisanje je bilo izumljeno po tem, ko se je človeštvo naučilo govoriti in razumeti drug drugega. Ljudje že od antičnih časov pišejo pisma drug drugemu, v njih izražajo svoja čustva, čustva, doživetja ali preprosto pripovedujejo o dogodku. Prej je bil to edini način za komunikacijo na dolge razdalje. Danes se je uporaba ročno napisanega besedila precej zmanjšala, vendar je pravilno oblikovanje črk ostalo nespremenjeno.

Pisma prihajajo v različnih oblikah. Lahko je preprosto besedilo, ki se prenaša med sorodniki, prijatelji ali znanci. V tem primeru lahko pismo oblikujete po lastni presoji. Hkrati pa nihče ne bo niti pozoren na to, da obstajajo kakšne pomanjkljivosti.

Poslovna pisma so popolnoma drugačna situacija. Zahteva poseben slog z uporabo vljudnih fraz in potrebnih besed. Pravila za pisanje poslovnih pisem pomenijo prisotnost uvoda in zaključka, pa tudi,glavni del. Slednje običajno nudi neko razlago ali dokaz. Poslovno pismo zahteva doslednost, jedrnatost, pravilnost in prepričljivost. Predstavitev je običajno narejena iz prve osebe množine ali iz prve ali tretje osebe ednine. Če je pismo naslovljeno na primer na upravitelja, lahko uporabite izraz "Spoštovani …", potem morate v zaključku podpisati: "S spoštovanjem …". Pisma v poslovnem slogu zahtevajo skladnost z določeno dolžino, ki, če je mogoče, ne sme presegati ene strani A4. Vsako vprašanje je treba navesti v ločenih odstavkih, saj je v tej obliki veliko lažje analizirati prejete informacije.

Kot že omenjeno, oblikovanje poslovnih pisem poteka v strogem uradnem slogu. Zato ga je treba vzdrževati skozi celotno predstavitev. Pomembno si je zapomniti, da se dopisovanje vodi z uradniki ali menedžerji, zato je treba informacije posredovati, ne da bi presegli dovoljeno (ne se osebno ne vsiljujte svojega mnenja), glavni predmet razprave pa so dejavnosti organizacije.

Ta oblikovna pisma so sprejemljiva za absolutno vse vrste uradne korespondence. Lahko je:

- Odgovor, zahteva, ponudba, pritožba

- Obvestilo, ki je najpogosteje odgovor na prejeto pritožbo. Tukaj lahko uporabite fraze, kot so "Obveščamo", "Obvesti" itd.

- garancijsko pismo. Oblika pisma pomenipotrditev nekega dejanja ali zahteve.- pismo direktive, ki določa nekatera navodila ali obvestila nadrejenih podrejenim.

Vsa poslovna pisma morajo vsebovati samo zanesljive in posodobljene informacije. Uporaba nespodobnih izrazov ali fraz, ki so v tem okolju nesprejemljivi, je izključena. Pisanje pisem je zelo resen in odgovoren trenutek, od katerega je včasih odvisen uspeh transakcije, zaposlitve ali drugih pomembnih trenutkov v človekovem življenju in dejavnosti organizacije.