Vrste sestankov: protokol, struktura in vsebina

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Nemogoče si je predstavljati delo katere koli organizacije brez poslovne komunikacije. Pravilno zgrajena komunikacija med zaposlenimi vam omogoča nemoteno in hitro reševanje nalog.

V organizacijah obstaja veliko vrst sestankov in vsak od njih ima svoje značilnosti in naloge. Poznavanje takšnih odtenkov bo olajšalo razpravo o poslovnih vprašanjih. Ta članek vam bo povedal o vrstah sestankov, vam bo pomagal razumeti, zakaj potekajo in kako so zabeleženi pri pisarniškem delu.

Cilji poslovnih sestankov

Glavni cilj organiziranja kakršnih koli sestankov in srečanj je razviti specifične konstruktivne rešitve za pereče probleme in razmisliti o perečih poslovnih vprašanjih. Prav tako ima osebje na kolektivnem sestanku možnost izmenjati mnenja, ideje ali podati predlog najboljše rešitve za težave z višjimi vodstvenimi delavci.

Kakršna koli poslovna srečanja vam omogočajo, da vidite celovito sliko stanja v organizaciji, ugotovite njene prednosti in slabosti. Treba je opozoriti, da pri sodelovanju v tej oblikiposlovno komuniciranje je hitro prilagajanje novih zaposlenih v podjetju ali podjetju.

Naloge

Ločimo naslednje naloge vseh vrst sestankov:

• reševanje trenutnih težav in težav;
• integracija dejavnosti oddelkov v skladu s strateškim ciljem podjetja;
• ocena podjetja in njegovih posameznih strukturnih oddelkov;
• ohranjanje in razvoj politike podjetja.

Da bi razumeli, v kakšni obliki boste izvedli takšen poslovni dogodek, se morate odločiti, katera od zgornjih nalog mu bo ustrezala, nato pa lahko razumete, kateri klasifikaciji bo pripadal.

Vrste in razvrstitev

Sestanek kot vrsta poslovnega komuniciranja ima lahko drugačno obliko poteka, ki določa njegovo vsebino in seznam prisotnih uradnih oseb.

Poudariti je treba glavno klasifikacijo sestankov:

1. Regija lastništva. Tu lahko ločimo takšne vrste srečanj, kot so administrativna (ki zagotavljajo razpravo o problematičnih vprašanjih), znanstvena (seminarji in konference, katerih namen je razprava o aktualnih znanstvenih vprašanjih), politična (ki zagotavljajo srečanje članov katere koli politične skupine). zabave in gibanja) in mešane vrste.
2. Lestvica. Tu se razlikujejo mednarodne, kjer sodelujejo strokovnjaki iz drugih držav ali tujih partnerjev, tako nacionalni, regionalni, kot tudi mestni.
3. Rednost. V kateri koli obliki srečanja je lahkostalno ali periodično.
4. Glede na lokacijo - lokalno ali potujoče.

In tudi vse vrste sestankov je mogoče razdeliti na naslednji način:

1. Poučno, ki zagotavlja direktivno obliko ravnanja, kjer nadrejeni vodja posreduje informacije neposredno svojim podrejenim, ki se nato razhajajo in se prenašajo po vertikali moči. Najpogosteje se v okviru takšne poslovne komunikacije slišijo ukazi generalnega direktorja, ki lahko bistveno vplivajo na potek podjetja, lahko pa so tudi norme obnašanja ali pomembne novosti.
2. Deluje (nadzorne sobe). Namen tovrstnega srečanja je pridobiti informacije o stanju v organizaciji ali podjetju. Pretok informacij je v tem primeru usmerjen od podrejenih k vodjem oddelkov ali generalnemu direktorju. V osnovi se na operativnih sestankih obravnavajo vprašanja o izvajanju časovnih načrtov, načrtovanih aktivnostih, strateških in operativnih načrtih. Pomembna razlika med operativnim (odpremnim) sestankom in vsemi ostalimi je v tem, da potekajo redno in imajo fiksen seznam udeležencev. Omeniti velja tudi, da med sestankom morda ni dnevnega reda.
3. Problematično. Takšen sestanek se skliče v primeru nujne odločitve za dokončanje nalog v kratkem času ali rešitev globalnega problema za podjetje.

Poleg vsega naštetega lahko posebej izpostavimo eno izmed najbolj priljubljenih vrst proizvodnjesestanki - načrtovanje. Tak dogodek je praviloma vsak dan ali enkrat tedensko, na katerem so prisotni vodja oddelka in neposredni izvajalci, ki prejmejo naloge za dan in se pogovorijo o poteku njihove izvedbe.

Tema sestanka osebja podjetja na sestanku so lahko kakršna koli vprašanja, ki se pojavljajo v teku podjetja, potek razprave pa je lahko namenjen spremembam v zunanjem okolju v ki jih določena organizacija upravlja.

Organizacija sestanka

Vsako srečanje, ne glede na obliko, zahteva skrbno pripravo nanj, saj je njegova učinkovitost odvisna od tega trenutka. Na začetku morate določiti naslednje točke:

• target;
• razpravljane težave;
• postavitev nalog za osebje (na podlagi funkcionalnosti in podrejenosti);
• koraki za dokončanje nalog.

Danes se večina sestankov izvaja na zelo povprečen način, zaradi česar se izgubi njihov pomen, zadane naloge pa se lahko izvajajo slabo. Zato je izjemno pomembno, da premislite o celotnem poteku tovrstnih poslovnih sestankov in zgradite delovno razpravo tako, da ne vzame le časa, ampak ima povratno informacijo ekipe.

sestanki

Opozoriti je treba, da velika podjetja in organizacije, ki želijo pridobiti določen tržni delež in razviti svoje podjetje s ciljem ustvarjanja velikega dobička, veliko stavijorazpravljati o pomembnih vprašanjih prav na sestankih. Iz prakse uspešnih menedžerjev lahko oblikujete naslednji niz pravil, kako se pripraviti na sestanek:

Najprej se določi seznam udeležencev. Jasno mora biti, koga povabiti na sestanek in kakšno vlogo bo imel na njem. Pogosto se zgodi, da povabljenci morda ne razumejo problematike in so povabljeni "za vsak slučaj", vendar bi v tistem trenutku lahko opravljali svoje službene obveznosti in ne izgubljali časa.

Pomembno je pripraviti dnevni red. Če je sestanek načrtovan, se vnaprej pripravi dnevni red, ki navaja vprašanja, o katerih je treba razpravljati, in določi tudi glavne govorce. Pomembno je vedeti, da je treba ta dokument poslati odgovornim za pripravo informacij in tistim, ki bodo prisotni, da bodo lahko vsi udeleženci pripravili poročila, predloge in dodatna vprašanja. Po potrebi se lahko dnevni red prilagodi.

Večja in strateška vprašanja je treba postaviti v ospredje sestanka. Govorci tovrstnih vprašanj morajo biti nujno osebe (vodje oddelkov, sekcij, delavnic), ki so osebno odgovorne za izvajanje vseh strateških aktivnosti podjetja.

Pomembne točke

Pomembno si je zapomniti, da ima vsako srečanje dve glavni fazi - pripravo nanj in dejansko izvedbo. Prva faza vključuje ugotavljanje ustreznosti poslovanjanavedejo se zbirka, naloge, glavni in stranski cilji, sestavi se seznam udeležencev in govorcev, pripravijo se poročila, predstavitve in poročilo glede na temo ali vnaprej določen dnevni red. Druga faza vključuje izvedbo predhodno načrtovanega poteka sestanka, poslušanje poročil in razpravo o aktualnih in strateških vprašanjih.

Če se je treba med takšno poslovno komunikacijo odločiti, kaj in komu narediti od zaposlenih, potem lahko izpostavimo tretjo stopnjo – odločanje. Praviloma odloča predsednik, ki vodi sejo, po lastni presoji ali z razpravo ali skupnim glasovanjem.

Vzorčni načrt sestanka

Z jasnim načrtom pred seboj lahko vsak vodja učinkovito in uspešno izvede sestanek, kar vam bo omogočilo, da dobite povratne informacije od osebja in jim določite prave naloge. Ta načrt lahko vključuje naslednje:

• pozdravni govor;
• poslušanje poročil in seštevanje za določeno časovno obdobje (četrtletje, teden, pol leta, mesec);
• pokritje aktualnih vprašanj, pomembnih za podjetje;
• slišanje predlogov za odpravljanje težav (brainstorming);
• ocena predlaganih možnosti in razprava o njihovi izvedbi;
• kopičenje možnosti;
• glasovanje za sprejetje ene ali druge možnosti;
• določanje meja med reševanjem problemov (določitev, kdo je odgovoren, čas, metode in metode).

Snemanje

Velikonekatere vrste sestankov je treba zapisati na papir (dokument), ki se imenuje protokol. Vodenje tovrstne dokumentacije vam omogoča legitimiranje sprejetih odločitev. In tudi, zahvaljujoč protokolu, lahko vedno spremljate napredek izvajanja aktivnosti in v primeru neuspešnega izpolnjevanja nalog določite, kdo je za to odgovoren.

Punkcijo praviloma izvaja sekretar vodje, ki je predsedujoči sestanku. Vendar pa lahko to funkcijo pogosto opravljajo tudi drugi delavci.

Funkcije in naloge tajnika

Pred začetkom poslovnih sestankov mora biti tajnica seznanjena s seznamom povabljenih in seznamom obravnavanih vprašanj. Vendar pa velja omeniti, da če se sestanek izvaja redno, potem ta uradnik zbira vso dokumentacijo (sezname, načrte, dnevni red itd.) in pomaga vodji pri pripravi na sestanek.

Najprej in po potrebi lahko tajnica od prijavljenih oseb zahteva, da izpolnijo vpisni list, kjer bodo navedena njihova polna imena. in položaj. To bo potrebno pri pripravi protokola. Nato sekretar razglasi dnevni red, ki označuje začetek seje. Nadalje, ko prisotni začnejo razpravljati o vprašanjih, tajnik beleži potek tega dogodka. Na koncu seje ta uradnik pripravi končno različico zapisnika, nato ga podpiše s predsednikom in vse pošlje vpletenim osebam.

Izjemno pomembno je, da sekretar pri sestavljanju plača zapadlopozornost na izgled zapisnika seje. Vsebovati mora glavo, kraj, seznam udeležencev, obravnavane zadeve in sprejete odločitve.

Sklep

Iz zgornjih informacij postane jasno, da je organiziranje sestankov v podjetjih izjemno pomembno. Vedno pa se je treba spomniti, da je kakovostna priprava na tovrstne dogodke več kot 50 % ključa do uspeha pri pokrivanju informacij, postavljanju ciljev in njihovem kakovostnem izvajanju.