Cilji in odgovornosti nabavnega oddelka

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Zakaj potrebujemo nabavni oddelek? V vsaki organizaciji je ta oddelek v takšni ali drugačni obliki zastopan. In njegovo delo neposredno vpliva na učinkovitost celotne organizacije kot celote. Poglejmo si podrobneje, kako delo oddelka vpliva na rezultate organizacije.

Cilji oddelka

Nabavni oddelek je oddelek, ki je specializiran za nakup blaga od dobavitelja po najugodnejših pogojih za podjetje.

Delo oddelka neposredno vpliva na vse dejavnosti podjetja. Za asortiman, za prodajo, polnost skladišč, razpoložljivost potrebnega blaga, učinkovito porabo obratnih sredstev.

Nabavne cilje je mogoče razvrstiti glede na globalne cilje podjetja, vendar je celoten seznam pogosto videti nekako takole:

• določite potrebo podjetja po določenem izdelku;
• kupite blago po najboljši možni ceni;
• spodbujajte visok promet;
• ustvarite pogoje za pravočasno prejemanje blaga;



• ocenikakovost izdelka in nakup najvišje kakovosti;
• ohranite odnos z dobaviteljem ali dobavitelji;
• učinkovito delajte s preostalim delom podjetja;
• Učinkovito spremljajte kupljeno blago;
• spremljajte promet in pridobite največjo korist za podjetje.

Glavne funkcije

V različnih organizacijah se lahko funkcije nabavnega oddelka med seboj bistveno razlikujejo. Vendar pa obstajajo funkcije in odgovornosti, ki bodo značilne za oddelek v skoraj vsakem podjetju:

• Spremljanje trga dobaviteljev;
• spremljanje razpoložljivosti blaga na zalogi;
• pravočasno dopolnjevanje asortimana;
• poiščite najboljše dobavitelje in cene;
• pogajanja z dobavitelji;
• nadzor dostave in tovornega prevoza blaga;



• prejem blaga;
• kontrola kakovosti kupljenega blaga;
• pritožbe, če je potrebno.

Dodatne funkcije nabavnega oddelka, ki so lahko prisotne ali pa tudi ne v organizaciji - odvisno od njenih posebnosti in strukture:

• upravljanje asortimana;
• zbiranje informacij o tekmovalcih;
• vključuje dobavitelje v marketinško organizacijo.

Struktura

Struktura nabavnega oddelka je zgrajena glede na:

• velikost organizacije;
• industrije;
• število sortimentnih enot v prometu;
• število dobaviteljev;
• njihova geografska lokacija.

Odvisno od vrste organizacije se lahko nabavni oddelek upravlja centralno ali regionalno.

Praviloma je to matrična struktura, ki jo sestavljajo vodja (vodja, direktor) oddelka za nabavo in vodje (strokovnjaki) za nabavo.

Povprečno število artiklov ali kategorij na upravitelja je približno 7, vendar se lahko razlikuje glede na obseg proizvodnje ali promet.

Naloge oddelka in njegovih zaposlenih

Za učinkovito delo nabavnega oddelka je potrebna jasna porazdelitev odgovornosti nabavne službe med zaposlenimi.

Glavna odgovornost vodje oddelka je zagotavljanje kontinuitete in stabilnosti dobave potrebnega blaga z optimizacijo dela oddelka in usklajevanjem aktivnosti zaposlenih. Prav tako mora vodja nabave imeti predstavo o vseh sklenjenih pogodbah in kategorijah, da lahko organizira in nadaljuje učinkovito delo oddelka tudi v odsotnosti katerega od zaposlenih.

Naloge vodje nabave ali navadnih strokovnjakov oddelka vključujejo organizacijo dobave blaga, sledenje prevoza tovora, nadzor plačila kupljenih lotov in načrtovanje nakupov.

Učinkovit model bo, kjer ima vsak kupec svoje področje odgovornosti, sestavljeno iz seznama artiklov ali kategorij izdelkov.

Zahteve za zaposlene

Glede na odgovornosti zaposlenih in funkcije oddelka lahko sestavite seznam zahtev zaidealen kandidat za mesto kupca.

Zaposleni v nabavnem oddelku bi morali imeti naslednje veščine, znanje in osebne lastnosti:

• Zmožnost analiziranja informacij. Izbira dobavitelja mora temeljiti na številnih merilih. To je najboljša cena in geografska prednost ter usklajenost logistike dobaviteljskega podjetja in vaše organizacije.
• Poznavanje načel oblikovanja cen.
• Poznavanje pravnega okvira za javna naročila.
• Možnost sestavljanja in sklepanja pogodb.
• Zmožnost pogajanja. Včasih je zelo pomembno, da sestavite individualne pogoje z dobaviteljem za vaše podjetje. Znižanje dobaviteljeve cene ali uporaba virov dobavitelja za promocije, usposabljanje za posamezne izdelke za svoje osebje, obroki izdelkov in sistemi po plačilih lahko služijo kot dobra konkurenčna prednost med podobnimi podjetji.
• Zmožnost ohranjanja poslovnih odnosov.
• Možnost načrtovanja vaših dejavnosti.

Motivacija kupcev in vodje nabave

Motivacijski sistem nabavnega oddelka naj bo zgrajen tako, da zaposleni dela maksimalno učinkovito. Toda hkrati ne bi smeli postavljati nasprotujočih si zahtev in zahtev, ki presegajo zmožnosti zaposlenega.

Za implementacijo mesečnega sistema motivacije potrebujete:

• Ustvarite model KPI za oddelek. To so kazalniki, kot so izpolnjevanje načrta nabave, količnik prometa, donosnost prodajeblago, prisotnost in odsotnost zastarelega blaga.
• Ustvarite model ključnih kazalnikov uspešnosti za vsakega zaposlenega na podlagi meril, kot so delta cen organizacije v primerjavi s konkurenti, razpoložljivost zahtevanega izdelka, kakovost kupljenega izdelka, lansiranje novih blagovnih znamk, posameznik pogoji dobaviteljev in še več.
• Na podlagi modela KPI se izračuna premija. Poleg tega bo učinkovito plačati bonus, sestavljen iz dveh delov: bonus za uspešnost oddelka in bonus za osebno izpolnitev načrtov.

Hkrati mora imeti vsak kriterij KPI lastnosti, kot so:

• merljivost;
• transparentnost;
• merilo načrtovanja je treba ustvariti ob upoštevanju tržnih trendov.

To pomeni, da lahko kupec po želji samostojno izračuna višino svoje premije.

Bonus vodje oddelka lahko temelji na kazalcih celotnega oddelka in vključuje tudi kazalnike uspešnosti vsakega zaposlenega posebej.

Hkrati bi moral biti bonusni del navadnega zaposlenega v oddelku za nabavo približno 50% celotne plače, bonus vodje oddelka pa približno 30-40%. Ostalo je plača, saj vseh kazalnikov uspešnosti oddelka ni mogoče vezati na dejavnosti določenega zaposlenega.

Ali prodaja spada v odgovornost kupca

Pri izračunih KPI nabavnega oddelka lahko uporabite takšno merilo, kot je promet kupljenega blaga - razmerje med prodajo in njegovimi sredstvi.

Zdi se, da bi moral kupecukvarjajo le z nakupom blaga, vendar še vedno kakovost kupljenega blaga, njegova cenovna privlačnost za končnega potrošnika oziroma stranko podjetja bistveno vpliva na izvajanje prodajnega načrta.

Zato sta količina in kakovost prodaje polovica odvisna od dobro opravljenih nakupov.

Mesto nabavnega oddelka v strukturi organizacije

Naloge, ki jih rešuje nabavni oddelek, v skladu s sodobnimi trženjskimi trendi, je treba rešiti v naslednjem vrstnem redu:

• Najprej se zgradi prodajna strategija (končni izdelek ali kupljeno blago).
• Potem, če je nabavni oddelek v podjetju, se odloči o vprašanju proizvodne strategije.
• In šele nato se razvije strategija nabave potrebnega blaga, surovin ali komponent.

Vodja nabave pogosto poroča neposredno generalnemu direktorju podjetja.

Mora biti tudi učinkovita komunikacija med nabavnim oddelkom ter oddelkom za trženje in prodajo. Brez tega bodo številna prizadevanja za oblikovanje nabavnega oddelka, izboljšanje njegove strukture in motivacije ostala brez ustreznega rezultata.

Če se v gospodarstvu ali organizaciji izvaja sistem upravljanja kategorij, mora kupec sodelovati z vodjem kategorije. Hkrati je treba razmejiti področje odgovornosti vsakega specialista, tako da ostane motivacijski sistem pregleden in razumljiv vsem.