Upravljanje dogodkov je vodenje organizacije dogodkov. Upravljanje dogodkov in njegov razvoj v Rusiji

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Upravljanje dogodkov je niz dejavnosti, ki se izvajajo za ustvarjanje množičnih in korporativnih dogodkov. Obenem so prvi poklicani k močni podpori oglaševalskim podjetjem, drugi pa k krepitvi duha znotraj korporacij.

Upravljanje dogodkov je znano tudi pod drugim imenom - "upravljanje dogodkov". Njegova glavna naloga je organizirati obsežno prireditev iz navadnega dogodka, ki se ga bo po zaključku še dolgo spominjal.

Malo zgodovine

Če ta koncept upoštevamo v prevodu iz angleščine, potem je to dogodek, dogodek. Iz primarnih virov je znano, da so se prve zabavne prireditve pojavile v začetku 19. stoletja. Takrat se je začela prodaja vstopnic za različna tekmovanja v profesionalnem športu. Hkrati lahko olimpijske igre, na primer v antični Grčiji ali različna tekmovanja v starem Rimu, uvrstimo tudi med zabavo.

Kultni vodja dogodkov Joe Goldblatt dokazuje, da poklic organiziranja različnih zabavnih dogodkov sega v 20.stoletja (1955 - odprtje Disneylanda). Tej izjemni osebi lahko zaupamo, saj je ustanovitelj mednarodne skupnosti za organizacijo dogodkov. Razvil je tudi prve tečaje usposabljanja na svetu in program poklicnega certificiranja na tem področju.

Trenutno stanje upravljanja dogodkov

Kot veste, ima sodobna družba dve glavni značilnosti - množično proizvodnjo in potrošnjo. Prav oni so vplivali na vedno večjo potrebo po trženju dogodkov.

Kot veste, ima sodobna družba dve glavni značilnosti - množično proizvodnjo in potrošnjo. Prav oni so vplivali na vedno večjo potrebo po trženju dogodkov.

V Rusiji se upravljanje dogodkov ni uveljavilo takoj. Torej, v ZSSR je to vrsto storitev dolgo časa zagotavljala država, odgovorna pa je bila tudi za organizacijo veličastnih počitnic (na primer olimpijskih iger).

Profesionalne prireditvene družbe v Rusiji so začele delovati šele v 90. letih 20. stoletja. Zaradi posebnosti tega področja dejavnosti se je izkazalo, da je večina strokovnjakov iz šovbiznisa. Zato so v tistih letih nekateri dogodki potekali ne v imenu prinašanja koristi, ampak za običajno predstavo.

Z razvojem korporativne kulture je povpraševanje še naprej naraščalo ne le po trženju dogodkov, temveč tudi po strokovnjakih za upravljanje dogodkov. Ne samo, da morajo biti ustvarjalni, ampak morajo biti tudi vešči različnih orodij in znanjapodročja psihologije. V sodobnih agencijah te smeri so v državi usposobljeni zaposleni, ki so sposobni organizirati kateri koli dogodek. Prav tako lahko domnevamo, da se bo ta industrija storitev še naprej razvijala.

Razlog za takšne dogodke

Kako se lahko dogodek začne? Razlogi, ki so »predhodnica«, po kateri se izvaja organizacija dogodkov, so lahko povsem različni. Glede na naravo in cilje je treba izpostaviti naslednje akcije: seminarje, tekmovanja, obnovitvene tečaje, srečanja in srečanja ter obletnice. Dogodki, ki jih vodi prireditev, vključujejo: zbiranje sredstev (zbiranje sredstev za posebne namene), čestitke, slovesnosti, proslave, športna tekmovanja, koncerte in glasbene predstave ter množične proslave. Glavna stvar v tem procesu je pravilna uporaba vsake priložnosti in organizacija počitnic z največjo koristjo.

Iz izkušenj je znano, da lahko organizacija dogodkov, tudi najmanjših po obsegu, zahteva znatne stroške in trud (materialne in intelektualne). Zato je za visokokakovostno usposabljanje potrebna jasna predstava o končnih ciljih, ciljih in želenem javnem odmevanju. Šele ko prejmete popolne odgovore na ta vprašanja, lahko začnete neposredno z upravljanjem dogodkov. Vendar pa je treba pri načrtovanju upoštevati nekatere ključne točke, o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju.

Proračun

Ta izrazdoločijo se stroški prihodnjih dogodkov. Na primer, dobro organizirana korporativna zabava stane do 20 tisoč konvencionalnih enot. In še en velik dogodek (na primer koncert izjemnega izvajalca) je povsem drugačno vodenje dogodkov. To je praznik najvišje ravni z dodatnimi organizacijskimi dogodki: tiskovno konferenco, novinarskimi intervjuji in televizijskimi prenosi. Stroški tako obsežnih dogodkov so pogosto ogromni.

akcijski načrt

Enako pomembna faza, na kateri temelji organizacija dogodka, je načrt. Priprava posebnega seznama vprašanj, ki jih je treba rešiti, in določitev časa bo omogočila ne le pravilno organizacijo določenega dopusta, temveč tudi optimalno sestavo ocene stroškov zanj.

osebje

Rešitev kadrovskega vprašanja je preprosto nujna, da bi bilo delo pri organizaciji dogodkov pravilno izvedeno. Torej, v začetni fazi je treba določiti število umetnikov, zvočnih inženirjev, strokovnjakov za razsvetljavo, ki delajo na določenem prazniku. Treba je jasno razumeti, koliko ljudi bo vključenih v dobavo opreme, pripravo površine, pa tudi pogajanja z izvajalci.

Privabljanje sponzorjev

Organizacija in izvedba dogodkov se pogosto izvajata s sponzorstvom. Vendar pa včasih korporativni dopust v podjetju poteka samostojno. Vse je odvisno od obsega posamezne zabave.

Pridobivanje pozornosti javnosti

Ena najpomembnejših nalog, kirešiti upravljanje dogodkov pomeni pridobiti potreben odmev javnosti. Zato si je treba pri načrtovanju akcije natančno predstavljati, v kakšnem obsegu in kakšen odziv na določen dogodek je zaželeno prejeti.

Zunanje izvajanje

V vsakem primeru se s tem vprašanjem sooči vodja dogodkov začetnik ali vodja marketinga. Organizacija dogodkov širšega obsega je zaupana profesionalcem. Čeprav lahko takšni prazniki podjetje stanejo nekoliko več, se bo posebna agencija izognila večini težav, tako da bo prevzela celotno breme vsega dela.

Strokovnjaki, ki delujejo v skladu s sprejetimi pravili, najprej razvijejo splošni koncept. In šele nato s svojim ustvarjalnim potencialom ponudijo idejo, ki bi maksimalno izražala individualnost in bistvo prihodnjega dogodka.

Naslednji korak je izbira ustrezne opreme in prostorov. Precej pomembna točka v tem procesu je ustvarjanje končnega scenarija. Strokovnjaki takšnih agencij bodo organizirali pogajanja z izvajalci, iskali profesionalne tonske inženirje in voditelje. Tudi strokovnjaki bodo našli način, kako privarčevati pri nekaterih malenkostih, a hkrati v prazničnem vrvežu ne bodo zamudili ničesar.

Organizacija dogodkov bo učinkovitejša z vključevanjem strokovnjakov pristojne agencije, predvsem za odnose z javnostmi. Na primer, komunikacijske agencije, ki imajo dolgoletne stike z mediji, lahko dosežejo javnostresonanca veliko hitrejša. Za dosego ciljev strokovnjaki uporabljajo različne načine za širjenje informacij: neposredno pošto, zunanje oglaševanje in posredovanje informacij ciljni publiki z uporabo posebnih virov. Tako se sodobna velika ruska podjetja soočajo s potrebo po organiziranju počitnic s sodelovanjem strokovnjakov.

Primerjava z zahodno prakso

Na Zahodu je upravljanje dogodkov dokaj nova vrsta posla, ki mu lahko damo največ dvajset let. Pozornost ruskih podjetnikov je bila na to vrsto posla pritegnila šele sredi devetdesetih let. V tem obdobju je domače gospodarstvo dobilo nov razvoj in različna dela so se začela na določen način plemenititi. Vodja dogodkov je postal eden najbolj iskanih strokovnjakov na komunikacijskem trgu. Število agencij, ki opravljajo tovrstne storitve, nenehno raste, množične prireditve pa začenjajo pridobivati evropsko usmerjenost ne samo v Moskvi, ampak tudi v velikih središčih.

Vendar pa bi morala organizacija dogodka katerega koli obsega upoštevati posebnosti domače miselnosti: če je pogostitev - potem do jutra. Takšna širina ruske duše včasih povzroča nekaj težav, vendar to nikakor ne vpliva na rezultat.

Opozoriti je treba tudi na dejstvo, da ima to področje delovanja široke obete. Hkrati je tudi prezgodaj govoriti, da je tak trg storitev v celoti oblikovan. Pogosto prisotnost nizkih cen na račun kakovosti v podjetjih s to vrstodejavnost je posledica pomanjkanja kulture vodenja dogodkov v različnih podjetjih. Tako se mnogi spomnijo, da morajo nekaj dni pred dogodkom praznovati novo leto ali obletnico podjetja. Toda v resnici bi morali pripadajoče stroške vključiti v oceno za vsaj še šest mesecev takšnega praznovanja.

Tečaji vodenja dogodkov

Žal ni izobraževalnih ustanov, kjer bi se izobraževali tovrstni strokovnjaki. Ta poklic običajno obvladajo umetniki, psihologi, oglaševalci in učitelji. V večini primerov ljudje brez posebne izobrazbe dobijo poklic "vodja dogodkov". Tečaji so primerni samo za tiste, katerih teme so v skladu z osnovami event managementa. Žal jih je tudi danes zelo malo.

Velikokrat se prireditvene agencije same ukvarjajo s pripravo svojih zaposlenih. Za to najemajo pripravnike. In že najboljši med njimi so vpisani v državo.

Zahteve za kandidata

Možno je reči, da je delo vodje te kategorije njegov način življenja. Zato mora oseba, ki se je odločila za ta poklic, imeti lastnosti, ki so neposredno povezane z njegovo poklicno dejavnostjo.

Potrebne osebne lastnosti vodje dogodkov:

- odprt in vesel značaj, družabnost, pa tudi impresiven videz;

- ustvarjalne in umetniške sposobnosti;

- analitično in kreativno razmišljanje;

- visoka zmogljivost in odpornost na stres;

-vodstvene lastnosti;

- organizacijske sposobnosti;

- pripravljenost na samoizpopolnjevanje.

Na podlagi zgornjega seznama lastnosti lahko sklepamo, da kavč in flegmatiki ne bi smeli veljati za to področje.

Ljudje v tem poklicu bi morali imeti umetniške in ustvarjalne talente. Vendar imajo v tem primeru pomembno vlogo tudi organizacijske sposobnosti. Vodja mora pravilno določiti prioritete in za vsako ceno doseči cilj. Imeti mora tudi sposobnost dela z ogromno količino informacij in talent prepričevanja.

Tako se morda zdi, da je to upravljanje dogodkov zelo zapletena stvar. Kje študirati v tem primeru tudi ni povsem jasno. Eno je gotovo - če ima oseba vsaj polovico lastnosti, ki so navedene v tem članku, potem lahko že poskuša pomagati pri organizaciji dogodka, na primer v podjetju, kjer dela. In če to počne dobro in to rad počne, potem lahko svoje storitve že ponudite drugim podjetjem.

Glavne smernice upravljanja dogodkov

Danes so strokovnjaki za odnose z javnostmi izpostavili naslednja področja upravljanja dogodkov: organizacija notranjih korporativnih dogodkov, katerih cilj je krepitev duha podjetja; obsežne promocije.

V vsakem posameznem primeru pa strokovnjaki izhajajo iz nalog, ki jih morajo rešiti. Natančna navedba cilja vam bo pomagala izbrati med širokim naboromorodja v obliki, ki je primerna v določenem primeru. Razmislite o primeru.

Farmacevtsko podjetje je na primer naročilo agenciji za prireditve za praznovanje svoje pete obletnice. Praznovanje takšnega obsega v prvi vrsti pripomore k krepitvi korporativnega duha. Zato je bil kot najboljša možnost upoštevan odhod ekipe v podeželski klub. Kot dokaj primerno sredstvo komunikacije so bila izbrana ekipna tekmovanja in športne štafete, vrhunec praznika pa je bila možnost, da si vsak ogleda mesto iz košare z baloni.