Kaj je sistem ERP? Načrtovanje finančnih virov podjetja

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vse več podjetij različnih velikosti po vsem svetu želi v svoje delo uvesti najmočnejše orodje za upravljanje, znano kot sistem ERP. Njegova uporaba je zasnovana za vzpostavitev učinkovitega nadzora in načrtovanja vseh strateško pomembnih poslovnih procesov za organizacijo, za optimizacijo delovanja glavnih proizvodnih in pomožnih objektov.

Koncept sistemov ERP in ERP

Poslovna strategija ERP (EnERPrise Resource Planning) je integracija vseh oddelkov in procesov organizacije: proizvodnih zmogljivosti, financ, oddelkov za osebje in profil strank in mnogih drugih. Takšna kombinacija je v prvi vrsti namenjena optimizaciji distribucije različnih virov znotraj podjetja.

Če je bil prej zgolj marketinški koncept, se danes sistem ERP najpogosteje razume kot razred specializiranih programskih orodij. V širšem smislu je metodologija za načrtovanje in upravljanje vseh virov podjetja. V preteklosti je bila strategija ERP oblikovana na podlagi svojih predhodnikov:

• MRP - načrtovanje potreb po materialu.
• MRP II - načrtovanjeproizvodni viri.

Nasprotno pa se sistem ERP lahko uporablja za zelo velika podjetja, pogosto geografsko porazdeljena. V tem primeru govorimo o korporativnem načrtovanju virov, saj posveča pozornost ne le proizvodnji, temveč tudi celovitemu finančnemu načrtovanju. Bistvena značilnost sistema ERP je tudi možnost njegove uporabe v popolnoma vsakem podjetju, ne glede na posebnosti dela, vključno s tistimi, ki se ne ukvarjajo s proizvodnimi dejavnostmi. Glede na to, da gre za programski izdelek, je treba omeniti, da je opremljen z močnejšim naborom tehničnih sredstev, ki olajšajo ali nadomestijo proces odločanja.

Namen sistema ERP v podjetju

Da bi se odločili za korenito spremembo dejavnosti svojega podjetja, povezano z uvedbo informacijskega sistema in implementacijo nove poslovne strategije, se mora vodstvo jasno zavedati potrebe po tem koraku, ki naj bi izraziti v naslednjih ključnih točkah:

• nepripravljenost sprejeti trenutno stanje;
• obstoj potrebe po uporabi sodobnih tehnologij za krepitev položaja poslovnega subjekta na trgu v konkurenčnem okolju;
• pričakujemo znatne koristi od implementacije.

Najprej je uporaba sistema ERP zasnovana tako, da prispeva k uspešnemu izvajanju podobne poslovne strategije, katere izvajanje naj bi zagotovilo učinkovitonačrtovanje in upravljanje virov podjetja. Za to je treba optimizirati delo njegovih oddelkov, in sicer doseči največjo usklajenost med njimi in zmanjšati administrativne stroške. To je mogoče doseči s koristmi, ki jih zagotavlja informacijski sistem. To je:

• Povečanje preglednosti poslovnih procesov.
• Reševanje težav z organizacijo in iskanjem pravih informacij.
• Izboljšajte zanesljivost in ustreznost podatkov.
• Povečanje hitrosti poteka dela med oddelki.
• Organizacija enotnega informacijskega prostora med sedežem in oddaljenimi podružnicami.
• Zmanjšanje časa, potrebnega za dokončanje dokumentacije in odpravljanje morebitnih napak.
• Povečanje hitrosti odločanja na vseh ravneh.

ERP-sistem zagotavlja povečanje konkurenčnosti objekta, ne le z uvajanjem učinkovitejših poslovnih procesov v njegovo delo. Njegova uporaba bi morala voditi tudi k zmanjšanju skupnih stroškov podjetja. Napredna orodja za načrtovanje, modeliranje in analizo pomagajo optimizirati vire proizvodnih dejavnosti, finančnega sektorja, pa tudi dela skladišča, transporta in drugih oddelkov.

Glavne značilnosti dela

V različnih podjetjih, tudi tistih, ki se ukvarjajo z istim poslom, lahko vsi poslovni procesi potekajo na povsem različne načine. Standardizirana shema dela, ki jo ponuja informacijski sistem za upravljanje podjetja, se lahko bistveno razlikuje od prej uporabljene. S temrazlog, da ga obravnavamo le kot programski izdelek, je v osnovi napačen, saj njegova implementacija zahteva obsežne notranje spremembe podjetja v obliki reorganizacije obstoječih poslovnih procesov.

Konceptualne značilnosti teh sistemov so neposredno povezane z njihovim bistvom. Spomnimo se, da metodologija ERP vključuje konsolidacijo vseh vitalnih oddelkov podjetja za organizacijo učinkovitega upravljanja njegovih virov. Takšno povezovanje se izvaja v okviru informacijskega sistema prek enotne javne baze podatkov. Informacije vstopijo v skladišče samo enkrat, nato pa jih lahko večkrat obdelujejo in uporabljajo različni notranji in zunanji potrošniki. V primerjavi z resničnim življenjem je v tem primeru manj časa in truda zaposlenih v podjetju za odločanje. Opozoriti je treba tudi, da sistem ERP ni avtomatiziran sistem za vodenje procesov, temveč integriran informacijski sistem, ki temelji na njihovem abstraktnem modelu, v katerega podatke vnašajo živi ljudje.

Struktura baze podatkov, kot tudi delovanje programskega paketa kot celote, mora biti urejeno tako, da odraža dejavnosti vseh oddelkov brez izjeme. Ta pristop omogoča spremljanje celotnega nabora virov in poslovnih procesov podjetja skoraj v realnem času ter s tem operativno in strateško upravljanje z njimi.

Ena od glavnih nalog sistemov ERP je, daoptimizacija procesa načrtovanja in nadzor nad izvajanjem načrta. Vgrajeni inteligentni algoritmi močno poenostavijo njegovo rešitev za svoje uporabnike. Na primer, načrtovanje in upravljanje proizvodnega podjetja ima številne posebne značilnosti, povezane s heterogenostjo njegovih komponent. Tako so v enem obratu lahko delavnice, ki delujejo neprekinjeno in diskretno. S tega vidika bi moral biti implementirani sistem razreda ERP univerzalen in vsebovati najširši nabor specializiranih modulov.

Ker so današnja sodobna podjetja pogosto geografsko porazdeljena, je zelo pomembno, da imajo podružnice, oddaljene od glavne pisarne, popoln dostop do skupnega podatkovnega skladišča informacij. To izvajajo najnaprednejše omrežne tehnologije, vključene v razvoj sistemov ERP, ki zagotavljajo tudi razlikovanje pravic dostopa uporabnikov do informacij, shranjenih v njih.

Funkcionalnost sistemov razreda ERP

Ko že govorimo o funkcijah, ne smemo pozabiti, da je vsak izdelek razreda ERP sistem upravljanja podjetja kot celota. Obseg njegovih zmogljivosti bo v prvi vrsti odvisen od obsega in značilnosti delovanja objekta, za potrebe katerega se uporablja. Razmislite o klasičnem naboru funkcij:

Proizvodnja

• Vzdrževanje projektnih in procesnih specifikacij za proizvedeno blago ali opravljene storitve za določitev količine potrebnih materialov in stroškov dela.
• Risanje proizvodnih načrtov.
• Načrtovanje in upravljanje tehničnih zmogljivosti podjetja v različnih približkih: od posameznih enot do delavnic in proizvodnih združenj.

Finance

• Operativno računovodstvo, finančno, vodstveno, davčno računovodstvo in kontroling.
• Upravljanje sredstev podjetja, vključno z osnovnimi sredstvi, vrednostnimi papirji, bančnimi računi itd.
• Celovito načrtovanje finančnih sredstev podjetja in nadzor njegovih rezultatov.

logistika

• Formiranje načrtovanih kazalnikov zahtevanih količin materialov, surovin, delov, komponent v skladu s proizvodnimi načrti.
• Upravljanje dobave in prodaje: obračunavanje nasprotnih strank, vodenje registra pogodb, upravljanje dobavne verige, izvajanje načrtovanja skladišč in računovodstva.

osebje

• Upravljanje postopka zaposlovanja.
• Operativno osebje in kadrovska evidenca, kadrovanje, obračun plač.
• Načrtovanje delovne sile.

Trženje in oglaševanje

• Vzdrževanje prodajnih načrtov.
• Upravljanje cen na različnih vrstah trgov z namenom oblikovanja ustrezne splošne strategije podjetja, pregledne politike za izračun stroškov blaga: obračunavanje popustov in posebnih prodajnih pogojev.
• Načrtujte in nadzirajte tekoče promocijske in marketinške dejavnosti.

Projekti. Poročanje

• Zagotavljanje širokega nabora standardiziranih računovodskih, finančnih in upravljavskih obrazcev za poročanje ter prilagodljiv mehanizemustvari po meri.
• Izdelava splošne strategije: načrtovanje po korakih, potrebnega za uspešno izvedbo časovnih, materialnih, finančnih in človeških virov.
• Spremljanje ključnih kazalnikov uspešnosti projekta.

Katera podjetja lahko uporabljajo sisteme ERP

Na prvi pogled se morda zdi, da so sistemi tega razreda zasnovani izključno za velike industrije, saj jih bolj zaznamuje visoka kompleksnost strukture tokov virov in procesov različnih vrst. Vendar pa obstajajo situacije, ko uporaba razredov MRP ali MRP II morda ne bo zadostovala za majhno podjetje. Danes lahko na trgu kupite programske izdelke z različnimi zmogljivostmi. Glede na obseg podjetja, kjer jih je mogoče učinkovito uporabiti, obstajajo težke, srednje in lahke rešitve.

Kar za neproizvodne organizacije, se sistemi razredov ERP uporabljajo tudi zanje. Za takšna podjetja ne bo dovolj široka funkcionalnost. Trenutno obstajajo majhne integrirane ali lokalne različice sistemov, ki lahko zadovoljijo potrebe trgovskih podjetij ali organizacij, ki delujejo v storitvenem sektorju. Omeniti je treba tudi, da številni razvijalci ponujajo svojim strankam in industrijske izdelke.

O metodah razvrščanja

Najbolj očitna značilnost, po kateri je mogoče razvrstiti vse sisteme upravljanja podjetij ERP, jeobsega organizacije, kjer se lahko uporabljajo. S tega vidika je glede na število delovnih mest običajno dodeliti rešitve za:

• Velike korporacije (več kot 10 tisoč ljudi).
• Srednje velike korporacije (od 1.000 do 10.000 ljudi).
• Srednja podjetja (od 100 do 1 tisoč ljudi).
• Majhna podjetja (manj kot 100 ljudi).

Pomemben znak sistematizacije tovrstnih informacijskih produktov je funkcionalnost. Glede na izvedeni obseg opravljenih nalog obstaja naslednja splošno sprejeta delitev na:

• Veliko integrirano.
• Povprečno integrirano.
• Finančno upravljanje.
• lokalno.

Lokalna različica je običajno enoten informacijski izdelek v škatlah ozkega poudarka z razmeroma majhnimi skupnimi stroški. Najpogosteje zajema enega ali več blokov na področju financ organizacije ali njenih računovodskih dejavnosti. Takšni sistemi so primerni za manjša proizvodna ali trgovska podjetja.

Finančni in upravljavski sistem upravljanja podjetij se lahko uporablja predvsem v neproizvodnih organizacijah, predvsem v trgovini ali delu pri opravljanju storitev. Poleg financ in računovodstva so tu vključeni tudi moduli upravljanja logistike.

Integrirani informacijski sistemi, odvisno od obsega ciljnega objekta, so lahko srednji ali veliki. Pokrivajo vse poslovne procese korporativnih struktur, in sicer interakcijo z dobavitelji in potrošniki,proizvodnja končnega izdelka, materialni in finančni tokovi, kadrovski odnosi, dobava, skladiščenje in trženje, izvedba projektov in še veliko drugih.

Trg sodobnih sistemov ERP

Vse programske izdelke, ki so danes predstavljeni na domačem trgu, lahko razdelimo v dve glavni kategoriji: ruski in uvoženi. Razlike med njimi niso le v mestu nastanka, ampak tudi v funkcionalnosti.

Zmogljiv zahodni razvoj služi kot standard za tisto, kar se običajno imenuje sistemi razreda ERP. Najbolj nazorni primeri za to so izdelki SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Vse jih je mogoče uporabiti na tarčah katere koli ravni, vključno z zelo velikimi. Vendar pa je njihova uporaba s strani ruskih podjetij pogosto težavna zaradi možnega pojava naslednjih težav:

• Nepripravljenost podjetij na resno reorganizacijo obstoječih poslovnih procesov. Obseg takšnih sprememb je težko pretiravati. Poslovni procesi tujih sistemov vodenja podjetij se bistveno razlikujejo od tistih, ki se običajno uporabljajo pri nas.
• Nezadostno število strokovnjakov, ki bi lahko izvajali uvozni projekt implementacije sistema ERP v Rusiji z ustrezno stopnjo kakovosti.
• Visoki stroški uporabe takšnih rešitev.

Kljub splošnemu zaostanku za zahodnimi analogi, sodobni ruski razvoj postopoma povečuje svojo funkcionalnost. V celoti so prilagojeni delu domačih podjetij. in se lahko uspešno izvajače v posameznem primeru ni potrebna široka pokritost poslovnih procesov, je pa dovolj le vzpostavitev računovodstva na nekaterih področjih dejavnosti z uporabo ERP sistema. Primeri naprednega domačega razvoja so produkti 1C in Galaktika.

Pogled v prihodnost - ERP II

Koncept ERP II, ki se je pojavil pred časom, je bil rezultat izboljšanja metodologije ERP. Načrtovanje in upravljanje virov podjetja ostajata med glavnimi nalogami tukaj. Vendar pa je hiter razvoj interneta, ki je sprožil nastanek nove metodologije, pustil pečat, tako da je tradicionalno poslovanje deloma postalo elektronsko. ERP II je kombinacija klasičnega sistema vodenja podjetja s posebnimi rešitvami za spletno trgovino.

Zdaj je postalo izjemno pomembno, da komunicirate s svojimi nasprotnimi strankami prek omrežja. Za to sta pomembni dve področji: upravljanje dobavne verige in upravljanje odnosov s strankami. Informacije znotraj podjetja prenehajo biti samo takšne, vstopijo v zunanje okolje in postanejo osnova za sodelovanje z drugimi poslovnimi subjekti. Nov koncept je v tem primeru oblikovan kot upravljanje virov in zunanjih odnosov podjetja. Poleg ideološke preusmeritve so sistemi ERP II dobili lastne tehnološke značilnosti.

Reševanje vprašanja izbire sistema

Izbira programske opreme te ravni je izjemno odgovoren proces. Napačna odločitev o tem vprašanju, zlasti pri velikih projektih, lahkopomenijo impresivne stroške časa in denarja, če ni pričakovanega rezultata.

Učinkovita implementacija obsežnega sistema, ki naj bi na primer zagotovila učinkovito upravljanje proizvodnega podjetja, bo od njega nujno zahtevala prenovo poslovnih procesov. Pomembno je preprečiti situacijo, v kateri bi program ob koncu izvedbenega postopka zbral neporabljene podatke ali ne bi rešil potrebnih nalog. Zaradi tega je bolje, da k sodelovanju pri izvedbi projekta povabite ekipo strokovnjakov, ki so se izkazali na tem področju.

Obstaja določen seznam meril, na podlagi katerih lahko projektna ekipa v dogovoru z upravo ciljnega podjetja sprejme optimalno, stroškovno učinkovito odločitev o izbiri programskega produkta:

• Skladnost tehničnih in funkcionalnih zmogljivosti sistema z glavnimi cilji podjetja.
• Skupni stroški lastništva morajo ustrezati proračunu, dodeljenemu za ta namen. To poleg stroškov nakupa sistema vključuje obratovalne in druge vrste posrednih stroškov.
• Izveden informacijski sistem razreda ERP mora ustrezati vsem splošno sprejetim tehničnim zahtevam, kar pomeni, da mora biti razširljiv, zanesljiv, odporen na morebitne okvare, imeti protivirusno in protihekersko zaščito.
• Dobavitelj mora zagotoviti naknadno vzdrževanje in podporo nameščene programske opreme.

Proces implementacije sistemov razredov ERP

Uvedba ERP-sistemov v podjetja spremlja implementacijo istoimenskih strategij na njih. Ta postopek, odvisno od obsega ciljnega predmeta, običajno traja od nekaj tednov do nekaj let. Organizacija se lahko loti izvajanja sama ali pa uporabi pomoč podjetij, ki so za to specializirana. Razlikujemo lahko glavne faze tega procesa:

1. Primarna organizacija. Pri tem je treba opredeliti strateške cilje, cilje in določiti pričakovani učinek izvedbe za posamezno organizacijo. Na podlagi teh podatkov bo mogoče izdelati tehnični načrt projekta.
2. Razvoj projekta. Na tej stopnji se analizirajo trenutne aktivnosti organizacije: strategija promocije, poslovni procesi. Na podlagi njegovih rezultatov se zgradi sistemski model in delovni načrt ustrezno izboljša.
3. Izvedba projekta. Ker pravila za vodenje poslovnih procesov narekuje implementiran ERP sistem, se tukaj preoblikujejo po enotnih zahtevah. Po potrebi se izvede razvoj poročevalskih obrazcev in algoritmov za prenos podatkov iz predhodno uporabljenih računovodskih programov. Če se na prejšnjih stopnjah odkrije nezadostnost sistemskih funkcij za objekt, je dokončno končana. Zaključi se z usposabljanjem uporabnikov in predhodnim testiranjem.
4. Zagon. V procesu uporabe se identificirajo in odpravijo morebitne napake in okvare.

SistemUpravljanje razreda ERP danes ni le kopija drage programske opreme, nameščene na vseh računalnikih v organizaciji, ampak tudi glavna gonilna sila obetavne poslovne strategije. Njegova izbira mora temeljiti na obstoječih potrebah in zmožnostih ciljnega objekta. Nadaljnji uspeh celotnega posla kot celote je odvisen od pravilnosti sprejete odločitve in izvedbe korakov za kasnejšo izvedbo.