Kakšna je struktura projekta? Organizacijska struktura projekta. Organizacijske strukture projektnega vodenja

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Projektna struktura se uporablja za opredelitev končnega rezultata, ki ga je treba doseči, in za njegovo povezavo z zahtevanimi viri, dejavnostmi, delovno silo in opremo. Struktura vam omogoča tudi povezavo elementov ne le z izdelkom ali izdelkom, ki bo na koncu nastal, ampak tudi med seboj. Oblikovanje projekta se mora začeti s tem, kar se zgodi na koncu. Sledi glavna razčlenitev na bloke, ki se še naprej drobijo in povečujejo število, dokler ni upoštevana najmanjša podrobnost, ki je potrebna v proizvodnji. Ta postopek vključuje tudi vzpostavljanje ne le navpičnih, temveč tudi horizontalnih povezav med elementi, če so takšna dejanja potrebna.

Kakšna je struktura projekta?

Dejavnost katerega koli podjetja na svetu se začne z razvojem skupnega akcijskega načrta. Na primer, podjetje ima naročilo za dobavo testenin. Zdaj vodstvo, specializirani oddelki, analitiki in drugi deležniki pripravijo načrt, ki je struktura razvoja projekta. V tem primeru se morate odločiti, od kod dobiti surovine in kje jih predelati na želenodržave. To sta dva bloka. Vsak od njih se lahko razvija naprej. Vprašanje surovin lahko razdelimo na iskanje dobavitelja, transport za prevoz in nadzor kakovosti. Tudi predelava surovin je razdeljena. Odločiti se je treba, kateri prostor uporabiti, kje najti opremo, strokovnjake, monterje in kako začeti proizvodni cikel. To je le najpreprostejši primer, ker se bodo bloki še naprej delili, dokler ne bo več vprašanj. Tako glavne strukture projekta pomagajo doseči želeni rezultat v določenem časovnem okviru. Ko vsak izvajalec natančno razume svoje funkcije in dejanja, spozna, zakaj je vsak posamezen element izveden in kakšen bi moral biti končni rezultat, bo šele takrat dosežena največja učinkovitost podjetja.

Poudarjena struktura

Najenostavnejša organizacijska struktura projekta je opisana zgoraj. Ampak to je šele začetek. Obstaja taka stvar kot namenska struktura, ki se nanaša tako na proces organizacije podjetja kot celote kot neposredno na določen projekt. Obstaja določeno podjetje, v katerem je jasna delitev na funkcije, značilnosti, proizvodne cikle in iskanje zaposlenih. A da bi celoten mehanizem deloval, mora vodstvo najprej najti primeren projekt, ki bo prinesel dobiček. To počne povsem drugo podjetje, ki ima svojo strukturo. To je posebna vrsta organizacije. Na primer, podjetje se ukvarja s proizvodnjo kovinskih izdelkov. Sistem je izdelan, ni pa jasno, kaj se bo zgodilodonosno prodati in kateri izdelki bodo privedli do izgub. Za to je najeto drugo analitično podjetje, ki preučuje trg in izdaja njegova priporočila. Na podlagi njih začne delovati celoten delovni mehanizem prvega podjetja.

Dvojna vrsta

To je druga vrsta, ki jo lahko sprejme okvir za vodenje projektov. Pomeni prisotnost dveh podjetij, od katerih vsako opravlja svoj del dela. Nato se ti elementi združijo in dobimo končni izdelek. Enako velja neposredno za projekte znotraj istega podjetja. Vzemimo na primer podjetje, ki razvija računalniške igre. Eden od njegovih oddelkov je odgovoren za ustvarjanje grafike, drugi pa za zgodbo. Šele ko sta obe komponenti pripravljeni in povezani skupaj, se bo pojavil končni izdelek. Običajno to naredi drug oddelek (ali podjetje), ki zagotavlja interakcijo med različnimi strukturami in ureja njihove dejavnosti.

kompleksno oblikovanje

To strukturo projekta odlikuje prisotnost številnih oddelkov (ali podjetij) hkrati, od katerih ima vsak svoje področje odgovornosti. Na primeru iste računalniške igre lahko celoten sistem izgleda nekako takole: obstaja vodstvo, ki se je voljno odločilo, da začne ustvarjati izdelek. Nato obstaja več oddelkov, od katerih mora vsak zagotoviti del celotnega izdelka. Morda nimajo svojih strokovnjakov, zato morajo najeti ljudi od zunaj. Ti pa lahko delo opravijo sami ozzaupati komu drugemu. To pomeni, da je osnova podjetja dobesedno nekaj blokov ali oddelkov. Ostalo opravijo tretje osebe. Toda končni rezultat že poberejo zaposleni v glavnem podjetju.

Funkcionalna struktura

Zgoraj smo govorili več o procesu organizacije dela podjetja, čeprav je to neposredno povezano tudi z vodenjem projektov. Toda funkcionalna struktura, ki je najbolj pogosta in priljubljena na tej poti, je že neposredna referenca na projekte. Njegovo splošno načelo je oblikoval Max Weber že v 20. stoletju. Od takrat se ni veliko spremenilo. Takšne organizacijske strukture projektnega vodenja odlikuje prisotnost stroge hierarhije podrejenosti, delitve pristojnosti, dela in funkcij. Aktivno se uporablja standardizacija vseh izvedenih dejanj in jasna koordinacija celotnega procesa. Osebnost tega ali onega zaposlenega ni vezana na njegove funkcije, kar omogoča enostavno in preprosto zamenjavo med seboj. Glavne pozitivne lastnosti te strukture so sposobnost spodbujanja specializacije, zmanjšanja skupnega števila akcij in znatnih prihrankov pri virih. Hkrati pa obstajajo pomembne pomanjkljivosti. Tako pride do izolacije različnih oddelkov, poveča se število konfliktov v timu, zmanjša se celotna učinkovitost celotnega proizvodnega cikla, povezave med horizontalnimi oddelki se postopoma zapletejo, čemur se je bilo treba izogibati. V bistvu je vse to posledica nesposobnosti vodstvene ekipe. Ta struktura zahteva minimalno od preprostega delavca, ampak odpoglavarji - največ. Od njih se zahteva, da se pravočasno odzovejo na najmanjše elemente in zagotovijo zelo jasno interakcijo med horizontalno lociranimi skupinami.

Funkcije posrednikov

Ker je bil Max Weber Nemec, ni presenetljivo, da lahko tak sistem zanje deluje precej učinkovito. V pogojih blage ali hude motnje vodstva v domačih podjetjih so potrebne povezovalne vezi. Pravzaprav podvajajo funkcije nadrejenih, nimajo upravljavskih pravic, imajo pa obsežne nadzorne zmogljivosti. Posledično je struktura projektnega dela pridobila takšen koncept kot posredniki. To so posebni ljudje (ali celotni oddelki), ki urejajo interakcijo med horizontalnimi skupinami. Navsezadnje takšni koordinatorji dajejo končni rezultat višjemu vodstvu hkrati z neposrednimi menedžerji, katerih funkcija je reducirana na prenos poveljstva in splošnega vodstva. Če se poskušajo poglobiti neposredno v projekt in zagotoviti interakcijo posameznih ekip, se situacija običajno le še poslabša.

matrična struktura

To je naslednja oblika, ki se pojavi, ko se število posrednikov povečuje. Ta struktura poslovnega projekta se imenuje matrika. Glavna težava je ravno v tem, da so ti isti koordinatorji deležni veliko več vodstvenih možnosti in so po svojih funkcijah bližje vodjem oddelkov. Zelo težko je jasno ločiti, kajlahko nakazuje enega vodjo, in kaj - drugega. Zaradi preprostosti so razdeljeni na projektne in funkcionalne vodje. Prvi zagotavljajo skupen sistem interakcije med oddelki. Dolžni so jasno in jasno posredovati celotno idejo podrejenim, pa tudi razumeti posebnosti dela enot. Vzpostaviti morajo komunikacijo med različnimi zaposlenimi in upoštevati njihove muhe, želje in prošnje. Prav tako so ti šefi odgovorni za morebitne nepredvidene situacije in odsotnost konfliktov. Funkcionalni vodje pa zagotavljajo razpoložljivost potrebnih virov, določajo čas in kraj dela, so odgovorni za kakovost proizvedenih izdelkov in njihovo skladnost z navedenimi zahtevami. Prav ti ljudje se morajo zelo hitro prilagajati različnim pogojem, tudi najbolj neugodnim za delo. Najti morajo izhod iz težkih situacij in pravočasno zagotoviti proizvodnjo izdelkov deklarirane kakovosti.

vrsta oblikovanja

Ta projektna struktura je še posebej uporabna za tiste vrste podjetij, katerih celotna dejavnost je vezana na enega ali več projektov. V tem primeru ima vsak od njih vse potrebno za opravljanje svojih funkcij. Za vsak projekt posebej je lahko na primer več računovodskih oddelkov, finančnih oddelkov, oblikovalskih birojev in tako naprej. Preostali oddelki, ki niso vključeni v nobeno od skupin, opravljajo izključno pomožne, čeprav zelo pomembne funkcije. Kadrovska služba je lahko ena in se odzove na prijave vsehdivizije. Takšna je na primer lahko struktura investicijskega projekta. Vključuje odgovornost vsakega od zaposlenih za končni rezultat, zelo fleksibilno in nejasno upravljanje ter odsotnost jasno urejenih dejanj za vsakega zaposlenega. Takšne strukture lahko zelo hitro spremenijo svoj profil, se odzovejo na nestandardne situacije in izpolnijo naročila v najkrajšem možnem času.

Ločitev in značilnosti

Vse organizacijske strukture projektnega vodenja lahko pogojno razdelimo v dve veliki skupini - mehansko in organsko. Prvi je funkcionalni sistem, drugi pa matrični sistem. Dizajn je vključen v obe kategoriji hkrati, saj je zelo prilagodljiv. Mehanistične vrste struktur odlikuje jasna vertikala moči, strogo urejene funkcije in dejanja zaposlenih itd. Organic, nasprotno, so zelo preprosti, prilagodljivi in nimajo možnosti, da bi vsakemu zaposlenemu jasno nakazali, kaj in kako naj naredi. Obe možnosti sta veljavni. Prvi je najbolj primeren za proizvodnjo določenih izdelkov. Na primer avto. Ko vsak delavec opravlja samo svoje funkcije, ga nič ne bo motilo. Toda za bolj kreativne projekte je bolj donosna uporaba matrične strukture, saj včasih "nenormalna" interakcija med zaposlenimi daje največji rezultat ob najnižji ceni.

Ustvarjanje

Strukturo načrta projekta je težko sestaviti, saj je od nje odvisen celoten nadaljnji proizvodni proces. Praktičnov začetni fazi je nemogoče določiti natančne naloge in opredeliti konkretne ukrepe. Najprej morate izbrati obliko same strukture. Ustrezati mora posebnostim interakcije med vsemi stranmi projekta, ustrezati njegovi vsebini in uspešno delovati v obstoječem zunanjem okolju. Struktura vodenja projekta se običajno ustvari enkrat v daljšem časovnem obdobju, zato je bolje porabiti več časa za to in doseči najučinkovitejši rezultat, kot da jo nenehno ponavljate v bližnji prihodnosti. Naslednja faza je podrobno načrtovanje za trenutno situacijo. Čisto na koncu se zbere metodološka, organizacijska, referenčna in druga uporabna dokumentacija za vsako stopnjo, oddelek ali skupino zaposlenih. To vključuje tudi kadrovsko zasedbo, opise delovnih mest, zahteve glede razpoložljivosti strokovnjakov, pa tudi uporabo vsega tega v okviru celotnega proračuna projekta.

Porazdelitev po območjih odgovornosti

Kot že omenjeno, organizacijska struktura projekta temelji na odgovornosti vseh kategorij zaposlenih. Logično je, da večji kot je osebni interes posameznega zaposlenega, učinkovitejši bo celoten proces. Vsem skupinam ljudi, ki sodelujejo v projektu, je treba posredovati pomembnost dejanj, ki jih izvajajo, in vpliv na končni rezultat. Seveda ne smemo pozabiti na odgovornost. Pojasniti je treba, kako katastrofalne bodo posledice, če delavec ne bo opravljal svojih funkcij. Določite lahko tudi nagrade za pravilno delo in kazni za napake. Vsi bi morali vedeti vse to in informacije samemora biti čim bolj preprosta in dostopna. Na primer, nekje v opisu delovnega mesta bo nejasno zapisano, da če ključavničar Sidorov ne bo delal, kot bi moral, bo kaznovan. To je neučinkovito. Neposredno je treba povedati, da so podrobnosti, ki jih naredi, potrebne, da bi avto šel. Brez tega bo projekt iztiril in podjetje bo utrpelo 1 milijon izgube. In samo on bo kriv. Če pa ta ključavničar v istem času opravi še en del, bo prejel bonus v višini polovice plače. Vse je jasno, razumljivo in dostopno. Obstaja kazen in obstaja nagrada.

Detajlne funkcije

V večini primerov, zlasti če se uporablja mehanistična projektna delovna struktura, je potrebna največja podrobnost kakršne koli težave. Še naprej morate deliti bloke in elemente, dokler ne ostane noben del nepokrit. V nekaterih primerih lahko ta proces poteka že, ko projekt začne delovati, glavna stvar je, da to ne vpliva na splošno učinkovitost dela. Obstajajo pa tudi takšna podjetja, v katerih lahko natančen opis dejanj in največja podrobnost le moti. To običajno velja za ustvarjalne ekipe. Na primer, situacija z ustvarjanjem računalniške igre je bila opisana zgoraj. Če boste vsem zaposlenim dali jasne ukaze, bo izdelek ustvarjen hitro in z minimalnimi stroški. Vendar pa bodo odlične ideje ali dobri komentarji vseh udeležencev projekta prezrti, kar bi lahko povprečno igro spremenilo v mojstrovino, vredno številnih nagrad.

rezultat

Na splošno je treba strukturo projekta premisliti tako podrobno in natančno, kot zahteva trenutni proizvodni proces. Nemogoče je uporabiti enotne norme in primere za absolutno vsa podjetja brez izjeme. Vedno morate upoštevati veliko funkcij in parametrov, ki morda večini zaposlenih na začetku projekta niso očitni, lahko pa postanejo pomemben problem bližje njegovemu koncu. In glavna stvar, ki si jo je treba zapomniti, je, da struktura projekta ni togo fiksna shema. Nenehno ga je mogoče in ga je treba izpopolnjevati, izpopolnjevati in poglabljati. Le na ta način bo mogoče doseči najvišjo učinkovitost v minimalnem času in z malo porabe sredstev.