Vrste in funkcije vodstvenega nadzora

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Proces upravljanja sestavlja pet funkcij: načrtovanje, organiziranje, kadrovanje, usmerjanje in nadzor. Tako je nadzor del nadzornega procesa.

Nadzor je glavna ciljna funkcija vodstva v organizaciji: proces primerjave dejanske uspešnosti z uveljavljenimi standardi podjetja. Vsak vodja mora spremljati in ocenjevati dejavnosti svojih podrejenih. Nadzor upravljanja pomaga pri pravočasnem izvajanju korektivnih ukrepov s strani vodje, da se izognemo nepredvidenim okoliščinam ali finančnim izgubam za podjetje.

Osnovni kontrolni proces vključuje tri korake:

• Postavljanje standardov.
• Merjenje uspešnosti glede na te standarde.
• Popravek odstopanj od standardov in načrtov.

V okviru splošnega strateškega načrta organizacije si vodje postavljajo cilje zaenote s posebnimi, natančnimi, operativnimi izrazi, ki vključujejo načrtovanje delovanja glede na dejanske rezultate.

Standardi, s katerimi se bo primerjala dejanska uspešnost, je mogoče izpeljati iz preteklih izkušenj, statistike in primerjalnega preizkušanja (na podlagi najboljših industrijskih praks). Kolikor je mogoče, se standardi razvijajo na dvostranski osnovi, ne pa da najvišje vodstvo sprejema odločitve enostransko na podlagi ciljev organizacije.

Zakaj je potreben vodstveni nadzor?

Če bi osebje vedno delalo tisto, kar je najboljše za organizacijo, ne bi bilo potrebe po nadzoru in upravljanju. Vendar je jasno, da ljudje včasih ne morejo ali nočejo delovati v najboljšem interesu organizacije, zato je treba vzpostaviti niz kontrol, da preprečimo neželeno vedenje in spodbudimo želeno dejanje.

Tudi če so zaposleni ustrezno opremljeni za dobro opravljanje svojega dela, se nekateri odločijo, da ne bodo, ker posamezni cilji in cilji organizacije morda niso povsem enaki. Z drugimi besedami, ni usklajevanja ciljev. V takih primerih je treba sprejeti ukrepe za povečanje motivacije in produktivnosti zaposlenih.

Učinkovita organizacija je tista, v kateri vodje razumejo, kako upravljati in nadzirati. Namen nadzora kot koncepta in procesa je pomagati motivirati in usmerjati zaposlene v dodeljenih vlogah. RazumevanjeSistemi nadzora procesov in upravljanja so bistveni za dolgoročno učinkovitost organizacije.

Brez dovolj nadzornih sistemov lahko zmeda in kaos preplavita organizacijo. Če pa nadzorni sistemi dušijo organizacijo, lahko trpi zaradi pomanjkanja podjetniške inovativnosti.

Neustrezen nadzor nad izvajanjem vodstvenih odločitev lahko privede do zmanjšanja produktivnosti ali vsaj povečanja tveganja slabih finančnih rezultatov. V skrajnem primeru, če se uspešnost ne spremlja, lahko pride do organizacijske napake.

Lastnosti učinkovitega sistema upravljanja

Učinkovit sistem vodenja poslovanja je integriran nabor procesov in orodij za upravljanje, ki pomagajo uskladiti strategijo podjetja in letne cilje z dnevnimi aktivnostmi, spremljajo uspešnost in sprožijo korektivne ukrepe.

Sistem nadzora upravljanja je stalen proces izboljševanja uspešnosti z določanjem individualnih in skupnih ciljev, ki so usklajeni s strateškimi cilji organizacije, načrtovanjem uspešnosti za dosego teh ciljev, pregledovanjem in vrednotenjem napredka ter razvijanjem znanja, veščin in sposobnosti ljudi. Nadzorni sistem se mora osredotočiti na rezultate.

Učinkovit sistem upravljanja ima naslednje značilnosti:

1. Pomaga doseči organizacijske cilje.
2. Omogoča optimalno uporabo virov.
3. Na splošno se izboljšauspešnost organizacije.
4. Motivira in dviguje moralo zaposlenih.
5. Nadzor vzpostavlja tudi disciplino in red.
6. Jasno opredeljene in razumljive meritve uspešnosti.
7. Zagotavlja načrtovanje prihodnosti s spremembo standardov.
8. Strateški cilji veljajo za vse ravni organizacije.
9. Učinkovit nadzor zmanjša napake.
10. Krepitev upravljanja in zavzetosti zaposlenih.
11. Hitreje dosegajte prednostne cilje.

Proces vodstvenega nadzora ureja dejavnosti podjetij na način, da dejanska uspešnost ustreza vnaprej določenemu načrtu. Učinkovit nadzorni sistem omogoča vodjem, da se izognejo okoliščinam, ki podjetju prinašajo izgube.

18 vodstvenih nadzornih funkcij

Nadzor vodstva je kateri koli proces, orodje ali sistem, ki je vzpostavljen tako, da omogoča vodstvu, da uravnava dejavnosti podjetja v skladu z njegovimi cilji.

Kontroliranje se izvaja na nižji, srednji in višji ravni upravljanja. Na vsaki ravni bo nadzor drugačen: najvišje vodstvo bo vključeno v strateški nadzor, srednje vodstvo v taktični nadzor, nižja raven pa v operativni nadzor.

Naslednje so funkcije nadzora vodstvenih odločitev:

1. Strategija načrtovanja. Postopek oblikovanja akcijskega načrta za doseganje ciljev.
2. Nadzorzahteve. Uradna dokumentacija načrtov kot zahtev in upravljanje sprememb teh načrtov po potrebi.
3. Finančni nadzor. Spremljanje in obračunavanje proračuna podjetja.
4. Upravljanje uspešnosti. Postopek dogovora o nizu ciljev z zaposlenimi in ocenjevanje njihove uspešnosti glede na te cilje.
5. Kontrola dela. Spremljajte zaposlene za izboljšanje produktivnosti, učinkovitosti in kakovosti dela.
6. Upravljanje programov in projektov. Izvajanje spremembe.
7. Nadzor tveganja. Ponavljajoči se postopek prepoznavanja, analize in odpravljanja tveganja.
8. Varnostni nadzor. Prepoznavanje in odpravljanje varnostnih groženj ter implementacija načinov za zmanjšanje različnih tveganj.
9. Nadzor skladnosti. Izvajanje procesov, postopkov, sistemov, revizij, meritev in poročil v skladu z zakoni, predpisi, standardi in internimi politikami organizacije.
10. Metrike in poročanje. Izračun in sporočanje smiselnih meritev organizacijske uspešnosti.
11. Benchmarking. Iterativni postopek primerjalnega preizkušanja rezultatov glede na panogo podjetja, konkurente ali trenutne najboljše prakse.
12. Nenehno izboljševanje. Postopek merjenja uspešnosti, izboljšanja in ponovnega merjenja.
13. Nadzor kakovosti. Zagotavljanje, da izhodni izdelki ustrezajo specifikacijam. Na primer, izvajanje postopka testiranja izdelka na proizvodni liniji.
14. Zagotavljanje kakovosti. Zagotavljanje kakovosti je proces preprečevanja prihodnjih napak v kakovosti. Na primer praksa raziskovanja temeljnih vzrokov vseh napakza iskanje izboljšav proizvodnje.
15. Avtomatizacija. Povečajte produktivnost, učinkovitost in kakovost z avtomatizacijo.
16. Upravljanje podatkov. Praksa zbiranja informacij, ki bi lahko bile koristne v prihodnosti, kot tudi analiza podatkov.
17. Upravljanje zalog. Upravljanje zalog in računovodstvo, da se izognemo pomanjkanju ali presežkom.
18. Upravljanje premoženja. Nadzor sredstev, kot so proizvodni objekti, infrastruktura, stroji, programska oprema in intelektualna lastnina.

Vrste nadzora in njihove značilnosti

Organizacije potrebujejo nadzor, da ugotovijo, ali so bili njihovi načrti doseženi, in po potrebi sprejmejo korektivne ukrepe. Glavni cilji nadzora vodstvenih odločitev:

1. Prilagajanje spremembam. Krmilni sistem lahko predvideva, spremlja in se odziva na spreminjajoče se okoljske razmere.
2. Zmanjšanje napak. Kontrola produktivnega upravljanja in računovodstvo bosta omejila število napak, ki se pojavljajo v dejavnostih podjetja.
3. Zmanjšanje stroškov in povečanje dobička. Če je organizacija nadzora upravljanja učinkovito izvedena, lahko zmanjša stroške in poveča produktivnost.

Podjetja nameščajo nadzorne sisteme na številnih različnih področjih in na različnih ravneh upravljanja. Odgovornost za nadzor vodstvenih odločitev je obsežna. Obstajajo različne klasifikacije in značilnosti te nadzorne funkcije. Eden najpogostejših izgleda takole:

1. Naprej nadzor, znan tudi kot nadzor naprej, se osredotoča na vire, ki jih organizacija črpa iz svojega okolja. On nadzoruje kakovost in količino teh virov, preden pridejo v organizacijo.
2. Spremljanje se osredotoča na ohranjanje standardov kakovosti in količine izdelka ali storitve v procesu preoblikovanja.
3. Končni nadzor, znan tudi kot nadzor povratnih informacij, se osredotoča na rezultate organizacije po končanem procesu transformacije. Čeprav končna kontrola morda ni tako učinkovita kot predhodna ali trenutna, lahko vodstvu zagotovi informacije za prihodnje načrtovanje.

Po drugi klasifikaciji je nadzor razdeljen na dve široki kategoriji - regulativni in normativni nadzor, znotraj teh kategorij pa obstaja več vrst. Vrste vodstvenega nadzora so prikazane v naslednji tabeli.

Regulativni nadzor	Regulativni nadzor
birokratsko Finančni Kakovost	ukaz Organizacijski

Naslednji razdelki opisujejo vsako vrsto in podvrsto nadzora pri upravljavskih dejavnostih.

Regulativni nadzor

Regulativni nadzor izvira iz standardnih operativnih postopkov, kar je povzročilo kritiko te vrste izvajanja nadzora upravljanja kot zastarele in kontraproduktivne. Pomeni popoln in popoln nadzor nadvsa področja organizacije.

Ker so podjetja v zadnjih letih zaradi izravnave organizacijskih hierarhij in širjenja meja postala bolj agilna, kritiki poudarjajo, da lahko regulativni nadzor bolj ovira doseganje cilja. Ključno z vidika obvladovanja organizacije vodstvenih odločitev je skladnost nadzora z organizacijskimi cilji.

Birokratski nadzor

Birokratski nadzor izvira iz pooblastil, ki so odvisne od položaja v organizacijski hierarhiji. Višja kot je stopnja podrejenosti, bolj bo oseba imela pravico narekovati svojo politiko. Birokratski nadzor je bil slabo ocenjen, in prav je tako. Organizacije, ki se preveč zanašajo na odnose v verigi poveljevanja, ovirajo prožnost v primeru nepredvidenih situacij. Vendar pa obstajajo načini, na katere lahko menedžerji naredijo podjetje tako prilagodljivo in odzivno na skrbi strank kot katera koli druga oblika organizacije za nadzor upravljanja.

Kako ohraniti verigo poveljevanja, hkrati pa ohraniti fleksibilnost in odzivnost v sistemu? Ravno to je vprašanje, ki ga mora rešiti birokratski nadzor. Ena od rešitev so standardni operativni postopki, ki odgovornost prenesejo po hierarhiji v podjetju.

Finančni nadzor

Finančni nadzor ureja ključne finančne cilje, za katere so odgovorni menedžerji. Takšni sistemi nadzora upravljanja so pogosti med podjetji, organiziranimi kot več strateških poslovnih enot (SBU). SBUje izdelek, storitev ali geografska linija, ki ima menedžerje, ki so izključno odgovorni za dobičke in izgube. Odgovorni so višjemu vodstvu za doseganje finančnih ciljev, ki prispevajo k splošni dobičkonosnosti korporacije.

Ta kategorija nadzora vodstvenih odločitev nalaga omejitve porabe. Za menedžerje je treba povečanje odhodkov utemeljiti s povečanjem prihodkov. Za vodje oddelkov je ohranjanje proračuna običajno eden od ključnih kazalnikov uspešnosti.

Vloga finančnega nadzora je torej izboljšati splošno dobičkonosnost in ohraniti razumne stroške. Da bi ugotovili, kateri stroški so potrebni, bodo nekatera podjetja primerjala rezultate drugih podjetij v isti panogi in nato izvedla analizo nadzora upravljanja. Ta primerjalna analiza zagotavlja podatke za ugotavljanje, ali so stroški v skladu s povprečji panoge.

Nadzor kakovosti

Nadzor kakovosti opisuje stopnjo variacije v procesih ali izdelkih, ki se šteje za sprejemljivo. Za nekatera podjetja je standard odsotnost napak, torej odsotnost kakršnih koli sprememb. V drugih primerih je sprejemljivo statistično nepomembno odstopanje.

Nadzor kakovosti vpliva na končni rezultat izdelka ali storitve, ki je ponujena strankam. Ko podjetje dosledno ohranja odlično kakovost, se lahko stranke zanesejo na lastnosti izdelkov ali storitev podjetja, vendar je tudiustvarja zanimivo dilemo. Pretirana kontrola kakovosti obstoječih izdelkov lahko zmanjša odziv na edinstvene potrebe strank.

Regulativni nadzor

Namesto da bi se zanašali na standardne politike in postopke organizacije, kot pri prejšnjih vrstah kontrolinga, regulativni nadzor ureja vedenje zaposlenih in menedžerjev s splošno sprejetimi vzorci vedenja.

Normativni nadzor odloča o tem, koliko je določeno vedenje pravilno in drugo manj. Na primer, smoking je lahko sprejemljiva obleka za podelitev nagrad za ameriške poslovneže, a popolnoma neprimerna na podelitvi nagrad za Škote, kjer je formalni kilt bolj v skladu z lokalnimi običaji. Vendar ni bil sprejet noben pisni kodeks oblačenja.

Tako je razlika med regulativnim in normativnim sistemom nadzora vodstvenih odločitev formalnost. Regulativni nadzor je neformalni sistem upravljanja v nasprotju z regulativnim nadzorom.

ukazni nadzor

Ta organizacija nadzora nad odločitvami vodstva je postala običajna v mnogih podjetjih. Timske norme so neformalna pravila, s katerimi se člani ekipe zavedajo svoje odgovornosti do svojih kolegov.

Čeprav je naloga ekipe običajno formalno dokumentirana, se načini interakcije udeležencev v procesu običajno razvijejo sčasoma, ko ekipa gre skozi faze rasti. Tudi vodstvo je neformalno dogovorjeno: včasihimenovani vodja ima lahko manjši vpliv kot neformalni vodja. Če ima na primer mnenjski vodja več izkušenj kot formalni vodja ekipe, se bodo člani ekipe verjetno obrnili na vodjo mnenja za napotke, ki zahtevajo posebne veščine ali znanje.

Ekipne norme se ponavadi razvijajo postopoma, vendar lahko, ko so oblikovane, močno vplivajo na vedenje podjetja.

Organizacijski nadzor

Norme, ki temeljijo na organizacijski kulturi, so tudi vrsta normativnega nadzora. Organizacijska kultura vključuje skupne vrednote, prepričanja in rituale določene organizacije. Tako je ta vrsta nadzora v pravilni uskladitvi norm in ciljev.

Formalni in neformalni sistemi upravljanja

Prej je bilo omenjeno, da regulativni nadzor in vse njegove podvrste spadajo v formalni nadzorni sistem, normativni nadzor pa v neformalni. Spodnja tabela opisuje razlike med obema nadzornima sistemoma.

Formalni sistem upravljanja	Neformalni sistem upravljanja
Organizacija ima jasne postopke, pravila in smernice za razlago različnih zahtev upravljanja Motivirajo vodstvo, pa tudi podrejene, da opravijo dodeljene naloge na način, da dosežejo operativne cilje v optimalnem časovnem okviru Uporablja se za usklajevanje vedenja nadrejenih in podrejenih	Za organizacijo je značilnoneformalni in nenapisani postopki za nadzor upravljanja Skušajo zagotoviti večjo motivacijo med zaposlenimi in zagotoviti ustrezno izvajanje ciljev in strategij organizacije Neformalni sistemi upravljanja prav tako povečujejo usklajenost ciljev
Primer formalnega sistema bi bila pravila in smernice, ki jih uporablja kadrovska služba za funkcije, kot sta zaposlovanje in razvoj osebja.	Primer neformalnega nadzornega sistema je zvestoba organizaciji in spoštovanje organizacijske kulture kot stila obnašanja zaposlenih.

Široke kategorije regulativnega in regulativnega nadzora so prisotne v skoraj vseh organizacijah, vendar se relativni poudarek vsake vrste razlikuje. Znotraj regulativne kategorije so birokratski, finančni in nadzor kakovosti. Normativna kategorija vključuje poveljniške in organizacijske norme. Obe kategoriji norm sta lahko učinkoviti. Naloga vodstva je uskladiti vedenje zaposlenih s cilji organizacije.

Zato je učinkovit vodstveni nadzor mogoče doseči na več različnih načinov. Nadzorni sistemi so zasnovani za zbiranje podatkov in uporabo teh informacij za pomoč organizaciji pri doseganju svojih ciljev. Sistem se osredotoča na učinkovitost različnih organizacijskih elementov, odčloveška dejavnost do finančnih rezultatov.

Vzpostavljen sistem spremljanja lahko podjetju prinese resnične koristi - opozarja na težave, načrtuje nove strategije in zagotavlja boljšo koordinacijo med različnimi oddelki in oddelki.