Glavna funkcija nadzora pri upravljanju

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vsak vodja opravlja osnovne funkcije upravljanja: načrtovanje, organizacija, motivacija, nadzor. Štirje elementi kontrolne funkcije: opredelitev indikatorjev in metod za merjenje rezultatov, merjenje rezultatov, ugotavljanje, ali so rezultati na pravi poti, in korektivni ukrepi.

Vse funkcije upravljanja: načrtovanje, organizacija, motivacija, nadzor so med seboj tesno povezane. Enako pomembni so za učinkovito upravljanje. Ne moremo jih deliti na glavne in manjše. Hkrati pa upravljavske funkcije: organizacija, motivacija in nadzor temeljijo na premišljenem in učinkovitem načrtovanju.

• Načrtovanje je primarna, temeljna funkcija. Na podlagi strateških ciljev se izdela načrt za njihovo doseganje, ki predvideva razporeditev določenih sredstev in to razporeditev časovno poveže. Planiranje dokumentira razporeditev sredstev in združuje prizadevanja posameznih oddelkov in zaposlenih za doseganje skupnega cilja. Za to se izvajarazgradnjo skupnih ciljev na osebne. Nujno je treba zagotoviti načrtovanje in nadzor organizacije. Funkcije upravljanja poleg postavljanja ciljev predvidevajo tudi sestavo seznama del, ki jih je treba opraviti v določenem zaporedju za dosego cilja. Hkrati je vsako delo vezano na čas začetka in konca, sredstva, ki so mu dodeljena, in naslednja (ali prejšnja) dela v času.
• Organizacija je kot funkcija upravljanja ustvariti strukturo, ki omogoča, da posamezni elementi sistema delujejo skupaj po danih pravilih in racionalno porabijo dodeljena sredstva za doseganje ciljev. Organizacijsko strukturo opisujejo številni formalizirani predpisi - predpisi, predpisi, navodila.
• Motivacija kot funkcija vodstva je spodbujanje zaposlenih na vseh ravneh, da učinkovito sodelujejo pri doseganju svojih ciljev. To je najbolj humanistična in najmanj formalizirana funkcija upravljanja.
• Nadzor, kot funkcija, proces vodenja je sestavljen iz kvantitativnega in kvalitativnega obračunavanja rezultatov dela, to je proces, ki zagotavlja, da organizacija doseže svoje cilje

Dodelitev nadzora

Nadzor je glavna funkcija upravljanja. Je za:

• Zmanjšanje negotovosti proizvodnega procesa in procesa upravljanja.
• Napovedovanje in preprečevanje napak.
• Podprite uspešno dejanje.

Nadzor je nepredstavljiv brez merjenja. Da razumem kajdelo poteka po načrtih, potrebno je primerjati dosežene kvantitativne kazalnike v času kontrole z nekaterimi že znanimi načrtovanimi.

Nadzor procesa je sistem, ki vam omogoča načrtovanje, merjenje, ugotavljanje odstopanj in popravljanje katere koli poslovne dejavnosti, kot so proizvodnja, pakiranje, dostava potrošniku in drugo.

Kontrolna funkcija v upravljanju je bistven del procesa upravljanja.

Če krmilne funkcije ni, vsak nadzor izgubi svoj pomen. Ne boste vedeli, ali je bilo načrtovano storjeno in na splošno, če se kaj dela.

Brez nadzorne funkcije je tudi nemogoče upravljati osebje.

Proces upravljanja je funkcionalen proces za organizacijski nadzor, izraščati mora iz ciljev in strateških načrtov organizacije

Štirje elementi krmilne funkcije

V funkciji nadzora upravljanja so štirje glavni koraki:

1. Določite kazalnike in kako meriti rezultate.
2. Izmeri rezultate.
3. Ugotovite, ali so rezultati načrtovani.
4. Uporabi popravni ukrep.

"Nadzor" pomeni seznam, ki se hrani v dvojniku (francosko contrôle, iz contrerôle -, iz latinščine contra - proti in rotulus - pomik).

Nastavitev ciljev in metod za merjenje rezultatov

Treba je oblikovati nabor indikatorjev, ki so pomembni za nadzorovan proces, in določiti načrtovane vrednosti za vsakega v danih časovnih točkah. Kdaj v tem času dejanskoPosledično upravljavci prejemajo signale o tem, kako stvari potekajo, zato jim ni treba preverjati vsakega koraka izvajanja načrtov.

Indikatorji morajo biti jasno izraženi, merljivi in materialni za spremljanje. V proizvodnem obratu lahko meritve vključujejo prodajo in proizvodnjo, delovno učinkovitost, varnost in še več.

Pri izvajanju storitev pa bi morale meritve vključevati na primer število strank, ki morajo čakati v vrsti v banki, ali število novih strank, ki so bile privedene zaradi posodobljene oglaševalske akcije.

Merilne točke na časovni premici prav tako ne smejo biti izbrane naključno, ampak morajo biti povezane s kritično pomembnimi, z vidika nadzorovanega procesa, časovnimi obdobji ali začetkom/koncem pomembnih faz procesa. Lahko bi bilo

• Začetek ali konec obdobja načrtovanja - izmena, dan, teden ali mesec.
• Začetek ali konec pomembne faze: zaključek predprodukcije, začetek končne montaže izdelka, odprema izdelka stranki.
• Nova izdaja izdelka ali doseganje načrtovanih količin storitev.

Funkcije načrtovanja in nadzora v upravljanju so med seboj zelo tesno povezane in nimajo smisla ena brez druge. Nobeden nadzorovan načrt se ne spremeni v prazen kos papirja. Povezani sta tudi upravljavski funkciji motivacije in nadzora.

Rezultati merjenja

Merjenje rezultatov na kontrolnih točkah in njihova primerjava z načrtovanimikazalnike je treba izvajati proaktivno, tako da je mogoče odstopanja odkriti čim prej ali celo predvideti, preden se pojavijo, s čimer se izognemo ali zmanjšamo popravljalni ukrep.

Če so kontrolne točke pravilno načrtovane in so na voljo orodja za natančno določitev, kaj počnejo podrejeni, bo ocenjevanje trenutne in pričakovane uspešnosti natančno in enostavno.

Vendar pa obstaja veliko dejavnosti, pri katerih je težko določiti natančne kontrolne točke, veliko je tudi dejavnosti, ki jih je težko izmeriti.

Precej preprosto je na primer določiti standardni čas za proizvodnjo množičnih izdelkov in prav tako enostavno je izmeriti dejanske vrednosti za te kazalnike

Situacija je bolj zapletena pri vrstah dela, ki so daleč od tehnologije. Na primer, ni lahko spremljati dela vodje za odnose med delodajalci in delodajalci, ker ni lahko razviti jasnega sistema kazalnikov.

Vodja tovrstnega menedžerja se pogosto zanaša na tako nejasne kazalnike, kot so sindikalni odnosi, navdušenje in zvestoba podrejenih, fluktuacija zaposlenih in/ali delovni spori. V takih primerih so tudi rezultati merjenja podrejenega s strani vodje nejasni.

Skladnost rezultatov z načrtom

To je preprost, a zelo pomemben korak v procesu nadzora. Vključuje primerjavo izmerjenih rezultatov z vnaprej določenimi cilji. V tej fazi je izredno pomembna vnaprej razvita primerjalna tehnika. V temV dokumentu mora biti jasno opredeljeno, kaj se posebej meri, v katerem trenutku in pod kakšnimi pogoji. Strogo sledite tej tehniki, sicer bodo rezultati meritev in primerjave z načrtom nezanesljivi.

Če je uspešnost načrtovana, lahko vodstvo verjame, da je vse pod nadzorom. V tem primeru ni treba posegati v vsakodnevno delovanje organizacije.

popravni ukrep

Ta faza postane najpomembnejša v primeru, da kazalniki ne dosegajo načrtovanih in analiza pokaže potrebo po korektivnih ukrepih. Takšni korektivni ukrepi lahko vključujejo spremembe enega ali več vidikov vsakodnevnega delovanja organizacije.

Na primer, vodja bančne poslovalnice se mora odločiti, da mora biti v dvorani zasedenih več blagajnikov, da se izpolni predhodno določeno največje petminutno čakanje.

Ali se vodja trgovine odloči, da bo upravljavce strojev poslala nadure, da bodo izpolnili roke za dostavo izdelkov.

Spremljanje pomaga tudi pri prepoznavanju napačno nastavljenih ciljev, v tem primeru bo korektivni ukrep popravek ciljev in ne boj za spremembo trenutnih izmerjenih vrednosti.

Pravočasnost korektivnega ukrepa

Vedno morate razviti konstruktiven način, da kazalnike pripeljete do načrtovanih vrednosti, sicer se boste morali prepozno zavedati, da se je napaka že zgodila. Prej ko je napaka ali napaka odkrita, večja je verjetnost, da jo odpravite ali dohitite. In manj časa, materialnih in delovnih virov bo porabljenih za njegovo popravljanje.

Odstopanja, odkrita pozneje, je lahko popolnoma nemogoče popraviti. V tem primeru ima organizacija znatne finančne izgube in izgube ugleda, vse do prenehanja svojega delovanja.

Slaba novica danes je boljša kot enaka novica jutri.

D. S. Chadwick

Razmerje kontrolnih funkcij

Funkcije upravljanja: motivacija in nadzor sta med seboj tesno povezana. Da bi zgradil učinkovit sistem motivacije za podrejenega, potrebuje vodja dostop do natančnih in pravočasnih kontrolnih rezultatov.

Nadzor se lahko izvede za skladnost:

• načrtovani kazalniki;
• standardi kakovosti;
• politike podjetja;
• zahteve za varnost in varstvo dela;
• zahteve nadzornih državnih ali javnih organizacij.

Kontrola je lahko tudi periodična in enkratna, načrtovana in nujna, zasebna in kot del splošne revizije organizacije.

Sklep

Glavna funkcija nadzora pri menedžmentu je zagotavljanje izvajanja načrta in s tem doseganje ciljev organizacije. Dodatne funkcije - podpora organizaciji in motivaciji ter interakcija z njimi. Kontrolna funkcija pri upravljanju je najpomembnejša. Točka nadzora nida bi zalotili enoto ali zaposlene pri neizpolnjevanju načrta in jih kaznovali. Bistvo je pravočasno zaznati odstopanja od načrta. Potem obstaja možnost, da imate čas za izvedbo korektivnih ukrepov. Premišljena organizacija procesov nadzora je ključ do natančne in pravočasne izvedbe načrtov ter doseganja ciljev.