Matrična struktura upravljanja: shema, osnovna načela, učinkovitost

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Organizacijska struktura je model odnosov med položaji in ljudmi v dani organizaciji.

Organizacijska struktura je niz različnih odvisnosti (npr. funkcionalnih, hierarhičnih) med posameznimi elementi (kot so organizacijski položaji, celice, enote) organizacij, ki vam omogočajo upravljanje z njo. Bistvo OS je pravilna povezava ciljev in ciljev z ljudmi in načini vplivanja nanje v delovnih procesih, torej ustvarjanje določenih delov v organizaciji in nato njihova integracija za učinkovitejše upravljanje z njimi.

Matrična struktura je ena izmed najbolj iskanih struktur za kompleksne organizacije, za katere je značilna osredotočenost na projektne aktivnosti.

Za matrično strukturo je značilen odmik od tradicionalne predpostavke, da mora biti formalna organizacijska struktura kot celota stalen in nespremenljiv sistem. V tej strukturi je bilo mogoče združiti pozitivne lastnosti struktur osebja z lastnostmi strukture.

koncept

Matrična oblika organizacije vodenja se nanaša na eno od oblik organizacijskih struktur podjetja, ki so v sodobnih razmerah precej razširjene. Temelji na prekrivanju dveh meril združitve. Funkcionalni oddelki so osnova za ustvarjanje matrike. Po njihovi definiciji se izberejo in izrišejo nabori skupin. Glede na profil podjetja je glavno merilo za razlikovanje prej omenjenih skupin proizvodni ali začasni oddelek, ki se ukvarja z določeno nalogo.

Ta vrsta strukture je povezana z matematičnim konceptom matrike, to je pravokotni niz realnih števil, za katerega je značilna kombinacija stolpcev in vrstic.

V matrični strukturi so stolpci enakovredni stalnim ponavljajočim se funkcijam. Vsak element matrike ima 2 centra odločanja - upravitelja funkcij in upravitelja opravil. Njegove prednosti so fleksibilnost in odprtost do sprememb v okolju, večja odgovornost vodje projekta za projekt, izboljšan pretok informacij in priložnost, da zaposleni povečajo svojo ustvarjalnost.

Ta vrsta organizacijske strukture je bila uvedena v šestdesetih letih v letalski industriji. NASA je igrala vodilno vlogo pri uporabi tega okvira. Struktura niza je najpogosteje zgrajena okoli problemov ali projektov, pri katerih organizacija sodeluje. Običajno so prepoznani v vrsticah matrike. Matrični stolpci so analogi stalnih, ponavljajočih se funkcij.

Aplikacije

Matrična strukturauporablja se takrat, ko je treba izvesti določene posebne dejavnosti, ki zahtevajo imenovanje projektnih skupin v sistemu vodenja podjetja. Člani teh skupin so zaposleni v stalnih organizacijskih enotah strukture.

Dodelitev zaposlenih se lahko zgodi v naslednjih primerih:

• popolna odklop od prvotne celice (oddelka) za čas trajanja naloge (projekta) podjetja in popolna podrejenost vodji dodeljene projektne skupine (govorimo o tako imenovanih projektnih skupinah);
• dvojna podrejenost zaposlenih: tako vodji oddelka glavne celice kot vodji ekipe (ta rešitev ustreza tipičnim matričnim strukturam).

Vsak zaposleni, ki je eden od členov v strukturi matrike, je član projektne ekipe, pa tudi funkcionalnega oddelka. Rezultat tega dvostrankarstva je dejstvo, da obstaja več voditeljev. Matrična organizacijska struktura je precej zapleteno podjetje. Vsako podjetje ga ne more učinkovito izvajati. Uporaba te strukture lahko privede do številnih pozitivnih in negativnih stvari v organizaciji.

Ugodnosti

Med pozitivnimi lastnostmi uporabe matrične strukture so:

• ustvarjanje pogojev za interdisciplinarno delo;
• spodbujanje veščin sodelovanja;
• prožnost;
• spodbujajte visoko identifikacijo zaposlenih s cilji;
• ustvarite neodvisne mehanizme upravljanja in usklajevanja;
• spodbujanje pojava pojava sinergije;
• osvoboditev ustvarjalnega potenciala zaposlenih;
• možnost celovite osredotočenosti na podroben problem;
• večja odprtost in fleksibilnost pri prilagajanju spremembam v okolju;
• povečanje odgovornosti vodje-koordinatorja za podjetje zaradi širitve njegovih kompetenc za celoten cikel izvajanja projekta;
• izboljšanje pretoka informacij.

pomanjkljivosti

Med negativnimi značilnostmi uporabe matrične strukture so:

• visoki stroški upravljanja;
• možnost anarhije;
• podaljšan čas dokončanja naloge;
• kršitev načela enotnosti poveljevanja in možnost sporov o kompetencah med vodji funkcij in koordinatorji projektov;
• pomanjkanje odnosa in zaupanja s strani vodje funkcij in projektov;
• postavlja precej visoke zahteve za vodje in podrejene, kar povzroča težave pri zapolnjevanju delovnih skupin;
• negotovost in grožnja, ki spremljata vodjo ekipe in udeležence v mehanizmu za vodenje projekta;
• preobremenitev vodij projektov s stalnimi težavami pri usklajevanju.

strukturne značilnosti

Matrična struktura je priporočljiva kot sodobna zaradi enostavnosti, s katero organizacija deluje v matrikisistem, ki se je sposoben odzvati na spreminjajoče se okoljske razmere. Ta vrsta strukture je zgrajena na principu dvodimenzionalnega združevanja: stolpci so enakovredni stalnim ponavljajočim se funkcijam, vrstice pa predstavljajo nenavadne, periodično spreminjajoče se naloge, izdelke, projekte.

Če organizacija izvaja več ločenih nalog (projektov) hkrati, ekipe, ki jih izvajajo, delujejo, kot da "prečkajo" tradicionalno strukturo "osebja" in ustvarijo matriko nalog in funkcij.

Vsak element matrike - položaj ali organizacijska enota - sta dva centra odločanja: vodja funkcije in vodja nalog (projektov). Oba sistema se križata kot posledica prodora stare delitve na funkcije z novo delitvijo na projekte. To vodi do prenosa informacij in koordinacije dela v horizontalni razporeditvi, razbremenitev pa običajno preobremeni navpične kanale (hierarhična delitev po funkciji).

V matrični strukturi, ki uporablja dve prekrivajoči se pravili združevanja, obstajajo takšne strukturne značilnosti upravljanja podjetja, kot so:

• visoka stopnja specializacije poklicnega tipa;
• globoka decentralizacija;
• majhna stopnja formalizacije.

Matrična struktura v praksi

Svetovno znani ameriški avtomobilski koncern Ford je uporabil pristop niza za ustvarjanje enega svojih najbolj priljubljenih modelov, in sicer Ford Focus. V ta namen ustvarjena skupina se je imenovala "ekipafokusi", vključno z inženirji, projektanti, strokovnjaki za marketing in proizvodnjo. Organizacijo dela vodje so izvedli strokovnjaki z drugih področij podjetja. Zahvaljujoč izvedbi te strukture in zbiranju strokovnjakov je bil projekt oblikovanja nov model je bil uspešen vsaj leto prej, kot bi ga bilo mogoče doseči s prejšnjim pristopom podjetja.

Matrično strukturo uporabljajo tudi naslednja podjetja: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid in Manhattan Bank. Vendar pa matrična struktura kljub vsem prizadevanjem za implementacijo in poskusom implementacije ni našla uporabe v podjetjih, kot sta Philips ali Citibank. Zgornja situacija predvideva, da matrična struktura ni univerzalna struktura, primerna za implementacijo v katerem koli podjetju.

Primer matrične strukture

Spodnja slika prikazuje primer matrične kontrolne strukture in diagram razmerij v njej.

Kot je razvidno iz slike, struktura vsebuje tako načelo funkcionalne kot oblikovne ločitve podrejenih povezav.

Vodja podjetja v tej strukturi ima več namestnikov. direktor za področja: marketing, raziskave in razvoj, proizvodnja, ekonomija in finance, tehnični oddelek. Ta seznam se lahko razlikuje od podjetja do podjetja. Vsak od teh namest direktorji nosijo svoje funkcionalne odgovornosti v skladu s profilom.

V podrejenosti vsakega od njih lahko vidite funkcionalnozaposlenih. Če vzamemo kadrovski oddelek, bo kadrovski vodja podrejen namestniku za osebje. Če vzamemo marketinškega pomočnika, bo podrejen marketinški strokovnjak itd.

Karovnik opravlja svoje funkcionalne naloge na področju kadrovskega dela, hkrati pa ima še enega vodjo projekta (ne samo funkcionalnega). Ta zaposleni uboga in izpolnjuje ukaze svojega vodje projekta, na katerega je bil vezan. To razkriva bistvo dvojne verige poveljevanja.

Podobno lahko vzamete primer strokovnjaka za dobavo. Po eni strani v okviru organizacijske strukture poroča svojemu vodji nabavne službe, na drugi strani pa sodeluje pri projektu, poroča vodji projekta pri opravljanju funkcije dobave.

Kdaj bi morali uporabiti matrično strukturo?

Matrična krmilna struktura in njena shema uporabe sta možni v naslednjih situacijah:

• Ko zunanje okolje podjetja nanj močno pritiska, na primer v primeru visoke konkurence na trgu. S sprejetjem celovitih ukrepov vseh celic strukture matrike lahko hitro in učinkovito pritegnete pozornost potrošnikov.
• V situaciji, ko podjetje obdeluje nešteto podatkov in informacij. Uporaba te strukture močno olajša porazdelitev odgovornosti in usklajevanje nalog.
• V primeru, da so viri, v katerih se nahaja organizacija, omejeni, se izkaže, da je matrična struktura varčnaodločitev. Z uporabo omejenih virov, kot so strokovnjaki za proizvodnjo, se lahko uporablja ne samo oddelek, ki proizvaja izdelek A, ampak tudi oddelek, ki proizvaja izdelek B.

Kljub težavam pri ustvarjanju strukture aktivnega niza deluje v podjetjih in pogosto prispeva k uspehu in pospešuje časovno razporeditev projektov.

Osnovna načela oblikovanja

V strukturi krmiljenja matrike in shemi njenega oblikovanja se razlikujeta dva ločena dela: fiksni in spremenljivi. Stalni del sestavljajo organizacijske enote, značilne za kadrovsko strukturo (splošna uprava), variabilni del pa skupine zaposlenih, ki so dodeljene določeni obveznosti (projekt). Po zaključku tega projekta so te ekipe ločene in jih je mogoče ponovno ustvariti glede na potrebe ustanove.

Tako variabilni del strukture vključuje organizacijske položaje ali sklope delovnih mest, ustvarjenih iz pridruženih zaposlenih, kot del funkcij, ki sestavljajo proizvodni proces (na primer raziskave in razvoj, načrtovanje, nabava, proizvodnja, prodaje), za izvedbo posameznih projektov. Glede na vrsto podjetja se imenujejo vodje projektov in drugi zaposleni v industrijskih oddelkih. Stalni del te strukture sestavljajo tipične podporne organizacijske enote (npr. osebje, finance, računovodstvo itd.), ki so potrebne zaučinkovito upravljanje institucij.

Struktura upravljanja matrike in shema njene strukture sta matrika, v kateri so stolpci funkcionalna hierarhija, vrstice povezav pa tehnična hierarhija. Tako izvršilne celice (oddelki) poročajo funkcionalnemu vodji v vertikalnem sistemu, v horizontalnem sistemu pa so odvisne od koordinatorjev projekta.

Ime matrične strukture izhaja iz matematike: v znanosti se izraz "matrika" nanaša na pravokotno matriko realnih števil, ki označuje povratne informacije vrstic in stolpcev. To skupaj ustvari matriko, ki definira razmerje med elementi vrstice in stolpci.

V matrični organizacijski shemi vrstice običajno predstavljajo nenavadne, ponavljajoče se subjekte, medtem ko so stolpci enakovredni stalnim, ponavljajočim se funkcijam, ki jih izvajajo skupine osebja. Če se hkrati izvaja več ali ducat velikih projektov, potem ekipe, ki izvajajo ta dela, delujejo kot "križno" tradicionalne kadrovske strukture in ustvarjajo matrico objektno-funkcionalnih nalog. Značilnost matrične strukture je odmik od načela izključnega nadzora.

Sklep

Matrično strukturo lahko štejemo za univerzalno rešitev, predvsem v tistih ustanovah, kjer se izvajajo kompleksne individualne naloge, ki zahtevajo koordinacijo in sodelovanje strokovnjakov iz različnih panog. Zato je matricastruktura je še posebej uporabna v znanstveno-raziskovalnih inštitutih, projektantskih birojih, raziskovalnih centrih itd. Trenutno se taka struktura uporablja tudi v številnih velikih institucijah (holdingih, korporacijah), pa tudi v podjetjih za organizacijsko svetovanje in oglaševalskih agencijah. Struktura matrice je fleksibilna in omogoča interakcijo med ljudmi na vseh ravneh vodenja organizacije.