Načrtovanje projekta je Faze in značilnosti procesa, razvoj in priprava načrta

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Med načrtovanjem se sprejemajo kvalitativne in kvantitativne odločitve za doseganje ciljev organizacije na dolgi rok. Poleg tega je pri takem delu mogoče natančno določiti optimalne poti. Načrtovanje projekta je izdelava natančne sheme, po kateri bo potekal razvoj organizacije. To vam omogoča, da razmislite o vseh podrobnostih, izberete načine za reševanje težav in dosežete svoje cilje. Kako se takšno delo izvaja, bomo razpravljali kasneje.

Načrtovanje sestanka

Načrtovanje projektov je pomemben proces v poslovnem upravljanju. Izjemnega pomena je, zato to delo danes opravlja skoraj vsako podjetje. Potrebuje nekaj časa in sredstev, vendar se splača.

Od kakovosti načrtovanja do projektnega vodenjaodvisno od njihove nadaljnje izvedbe. Med takšnim postopkom se izvede iniciacija, v kateri se potrdi listina, register udeležencev in izbere strateška usmeritev nadaljnjega razvoja.

Najprej se določi vrstni red glavnih dejanj. Po njihovi odobritvi so podrobnosti obdelane.

Po začrtanem konceptu prihodnjega projekta in glavnih fazah njegovega napredka bo vodstvo lahko popravilo vse njegove faze, izbralo najboljše načine za doseganje zastavljenih ciljev.

Načrtovanje projekta je pomemben proces v upravljanju. Omogoča vam naknadno spremljanje, pravočasno popravljanje gibanja na poti razvoja. Dejanski kazalniki se primerjajo z načrtovanimi, kar razkriva podatke o stopnji izvajanja načrtovanih nalog. Pri spremljanju se upoštevajo nenehno posodabljanje informacij iz zunanjih in notranjih virov. Pogoji, določeni v načrtu, pogoji in kazalniki se lahko spremenijo, saj morajo ustrezati dejanskemu stanju.

Načrtovanje neposredno vpliva na vse procese vodenja projekta. Zato ga izvaja vsaka organizacija. Nemogoče je karkoli upravljati, če ni jasno določenega zaporedja dejanj. Te faze so naloge, katerih izvajanje vodi k doseganju cilja. Če začne nekaj iti narobe, kot je načrtovano, vodja ugotovi vzroke za takšne pojave, sprejme se odločitve o pravilnih dejanjih v danih okoliščinah.

Proces načrtovanja je začetna faza življenjskega cikla projekta. Brez tega je nemogočedoseči želeni rezultat.

Načrtovanje nalog

Načrtovanje ciljev projekta vključuje razvoj sistema nalog, ki tako kot koraki vodijo do njihovega doseganja. Predstavljeno delo vam omogoča, da že pred začetkom dela ugotovite, ali lahko izbrana vrsta dejavnosti prinese dobiček. Vsak vlagatelj skuša svoja sredstva vložiti v najbolj donosen in donosen projekt. Možno je začrtati glavne parametre in rezultate prihodnjih aktivnosti, izbrati ustrezne, realistične načine za njihovo doseganje pri načrtovanju.

Da bo organizacija produktivna, se bo morala soočiti z vrsto izzivov. Če se med izračuni izkaže, da je rezultat takšnih dejavnosti negativen (podjetje bo prejelo izgubo), ki ni dovolj visok, je treba ugotoviti razloge za ta pojav. Z določenimi prilagoditvami je mogoče povečati učinkovitost projekta. Spremembe se lahko izvajajo v vsaki fazi izvajanja nalog. Lahko so naslednji:

• Detajli, razjasnitev namena (ali ciljev) zasnove, določitev želenega rezultata dogodka.
• Določanje obsega in sestave prihodnjega dela.
• Ocenite čas vsake stopnje.
• Izračunajte proračunske stroške projekta.
• Ustvarite urnik in izračunajte proračun za vsako fazo.
• Potreba po virih je določena. Izračun je narejen za vsako fazo projekta in aktivnosti organizacije v tej smeri kot celoto.
• Logistični načrt v teku.
• Izvaja se ocena tveganja, ustvarja se metodologija za pravilen odziv v primeru nevarnih situacij.
• Podrobnosti o dogodku so podrobno pojasnjene investitorju.
• Podrobnosti so dogovorjene z vsemi udeleženci v procesu.
• Odgovornost za opravljanje dela in izpolnjevanje dodeljenih nalog je porazdeljena med izvajalce in vodje.
• Načrtovane interakcije in postopki vodstvenega načrtovanja so določeni.

Projektno vodenje in načrtovanje projekta sta tesno povezana. Le dosledno izpolnjevanje zastavljenih nalog v dogovorjenem roku in v celoti lahko zagotavlja doseganje cilja in ustvarjanje dobička v okviru dejavnosti podjetja.

Glavni procesi

V procesu organiziranja načrtovanja projekta se izvajajo številni obvezni in neobvezni ukrepi. Ne glede na dejavnosti organizacije se uporabljajo pri oblikovanju splošne strateške vizije. Obvezni postopki vključujejo naslednje:

• Opis in nadaljnja dokumentacija vseh načrtovanih nalog, vsebina projekta.
• Opredelitev glavnih faz projekta, njihova kasnejša podrobnost.
• Priprava ocenjene ocene. Izračunajo se skupni stroški vseh virov, potrebnih za dokončanje projekta.
• Sestavite akcijski načrt po korakih, katerega izvajanje bo vodilo do doseganja vaših ciljev.
• Opisuje zaporedje dela.
• Odvisnosti tehnične narave, pa tudi omejitve opravljenega dela.
• Izračun potrebnega časa zadokončanje vsake faze dela, določitev stroškov dela in drugih virov, ki bodo potrebni na vsaki stopnji proizvodnega cikla.
• Določanje vrste, nabora virov in njihove količine.
• Navedba dejanskega časa dela, če so sredstva omejena.
• Ustvarite proračun in povežite ocenjene stroške za vsako vrsto dela.
• Ustvarite dokončan načrt.
• Zbiranje rezultatov drugega raziskovalnega dela med projektiranjem, postavitev načrtovanih vrednosti v enem dokumentu.

Med načrtovanjem in razvojem projekta so ta dejanja obvezna.

Pomožni postopki

Med načrtovanjem izvedbe projekta nekateri procesi morda ne bodo potrebni. Šele ko se pojavi potreba po njih, jih upravitelj vključi v splošni seznam. Ti podporni procesi vključujejo naslednje:

• Načrtovanje standardov kakovosti, določitev njihovega največjega dovoljenega obsega. Obravnavani so tudi načini za doseganje zahtevane ravni lastnosti končnega izdelka.
• Načrtovanje na področju organizacije, ki pomeni razporeditev funkcionalnih kompetenc, odgovornosti in podrejenosti med vse udeležence projekta.
• Izbor kadrov z ustrezno stopnjo kvalifikacije, delovnih izkušenj, katerih aktivnosti bodo omogočile čimprejšnjo izvedbo projekta. V nekaterih primerih je potrebno oblikovanje dobro usklajenega timskega dela.
• Vzpostavite komunikacijo z varnimi članiprojekt z informacijami, ki jih potrebujete.
• Identifikacija vrst projektnih tveganj, njihova ocena in dokumentacija. To vam omogoča, da prepoznate in odpravite negotovosti že v fazi načrtovanja, da ocenite stopnjo njihovega možnega vpliva na projekt. Na tej stopnji se izračunajo tako ugodni kot neugodni scenariji za razvoj situacije med izvajanjem izbrane strategije.
• Načrtovanje logističnih postopkov. Natančno je določeno, katere surovine, druge potrebne materiale in vire bodo nabavili od zunanjih organizacij, v kakšni količini in tudi s kakšno pogostostjo se bodo dobave izvajale.

Med načrtovanjem procesov projekta bodo morda potrebne druge dejavnosti. Odvisno je od ciljev, ki jih organizacija zasleduje pri opravljanju svojega dela.

Koraki načrtovanja

Obstajajo 4 glavne faze načrtovanja projekta. Ponudilo jih je svetovalno podjetje Booz Allen & Hamilton.

Standardni model načrtovanja je naslednji:

1. faza. Oblikovanje ciljev

Določeni sta dve vrsti ciljev. Lahko so formalne ali resnične. V prvem primeru se predlagajo merila za ugotavljanje uporabnosti projekta. Formalni cilji izhajajo iz motivacije menedžerjev. Pravi cilji so načini, na katere je mogoče doseči formalne cilje.

2. korak. Analiza problema

V tej fazi načrtovanja se določi realno stanje organizacije. Nato se naredi napoved o njegovem prihodnjem stanju. Po temizvaja se identifikacija obstoječih problemov, za kar se sistemi ciljev nasprotujejo rezultatom napovedne analize. To omogoča strukturiranje težav na koncu.

3. stopnja. Iskanje alternativ

To so rešitve, ki se medsebojno izključujejo.

4. stopnja. Ocena alternativ

Določena je sprejemljivost vsakega od obstoječih scenarijev. Oceni se učinkovitost in stopnja tveganja posamezne odločitve, nato pa se sprejme ustrezna odločitev. Optimalna alternativa mora biti ne le praktično izvedljiva, ampak tudi zakonita, ki vam omogoča, da se čim bolj približate cilju. Hkrati se upoštevajo obstoječe omejitve v času, virih itd.

Ko ustvarjate načrt načrtovanja za teritorialno, industrijsko ali drugo vrsto, se prepričajte, da ga uporabite v prihodnosti, da primerjate dejanske rezultate z načrtovanimi. To vam omogoča, da upravljate napredek pri doseganju skupnega cilja, pravočasno opravite ustrezne prilagoditve.

Razpored

Omeniti velja, da načrtovanje projektov temelji na nekoliko drugačni shemi. Izpostavlja 5 glavnih stopenj:

1. Definiranje delovnih mest in njihovo pisanje kot seznam. V nekaterih primerih vodje delajo napake, če ne navedejo vseh procesov hkrati. Za izključitev tega pojava je pri določanju prihajajočega dela priporočljivo uporabiti metodo zaporedne razgradnje.
2. Za vsako izbrano pozicijo se določi vrstni red in trajanje. Odvisno je odtehnološke značilnosti prihajajočega dela. Za to se uporablja tudi tehnika razgradnje, ki jo dopolnjujejo strokovne ocene. To vam omogoča natančno določitev načrtovanega trajanja vsake operacije. Če želite to narediti, lahko uporabite tehniko brainstorminga, ki vam omogoča, da upoštevate značilnosti tehnologije z različnih zornih kotov.
3. Določi vrsto virov in njihovo razpoložljivost. Lahko so finance, materiali, delo, informacije itd. Urnik opravljenega dela je povezan z urnikom logistike, financiranja itd. Vse faze morajo biti med seboj povezane, predstavljati stalen proces. Tako se izognete motnjam v proizvodnem procesu. Hkrati pa je treba redke vire obravnavati ločeno. V veliki meri določajo trajanje in zaporedje celotnega spektra prihajajočih del.
4. Omejitve so določene od zunaj. Ti vključujejo sezonskost proizvodnje, izdelljivost zalog opreme in druge zunanje dejavnike.
5. Ustvarja se sistem za odzivanje na nastajajoča tveganja med vodenjem projekta. Načrtovanje projekta se začne z njihovo analizo. Za najbolj verjetne in nevarne grožnje se razvijajo ustrezni odzivni ukrepi.

Načela načrtovanja

Pri načrtovanju poslovnega projekta se mora vodja držati določenih načel. Glavni so:

• Namen. Izvedba projekta zasleduje jasen, končni cilj, ne da bi ga razpršili na nepomembne naloge.
• Sistematično. Prihodnje vodenje projektov mora biti celostno in celovito. Hkrati se upoštevajo značilnosti njegovega razvoja in sestavljanja. V nekaterih primerih je projekt lahko razčlenjen na podsisteme. Prav tako bodo povezani. Hkrati spremembe v enem sistemu pomenijo spremembe v drugi strukturi. Razčlenitev projekta na več delov vam omogoča sledenje notranjim povezavam in interakcijam elementov, izbiro najučinkovitejše strukture. Oceno izvedbe projekta v tem primeru lahko podamo v smislu kvalitativnih in kvantitativnih procesov.
• Zapletenost. Pojave obravnavamo z vidika njihove povezanosti in odvisnosti. Za to se uporabljajo različne metode in pristopi k upravljanju.
• Varnost. Pri načrtovanju projektnega dela je predvideno, da so vse aktivnosti kadrovsko opremljene s potrebnimi sredstvi.
• Prednost. Glavna pozornost pri razvoju projekta je namenjena glavnim, najpomembnejšim nalogam. Njihova opredelitev je odvisna od splošnega koncepta razvoja v prihodnosti.
• Ekonomska varnost. Izračuna se stopnja izgub in izgub, ki jih ima organizacija v primeru neizpolnitve načrtovanega dogodka. Tveganjem se nikakor ni mogoče izogniti, vendar jih je treba oceniti in v tej smeri sprejeti utemeljene odločitve.

Strukturiranje projekta

V teku načrtovanja projektnega dela je potrebno strukturiranje. Hierarhično zaporedje dela vključuje razbijanje celotnega projekta na ločene dele. To vam omogoča, da komplekse podrobno opišete na različnih ravneh. Takšnepristop poenostavlja upravljanje procesov.

Strukturiranje vam omogoča, da naredite naslednje:

• Določite obseg dela za doseganje vmesnih ciljev.
• Nadzorujte stopnjo napredka projekta, ocenite možnost doseganja vseh njegovih ciljev.
• Poročanje je ustvarjeno v skladu z optimalno strukturo.
• Mejniki so nastavljeni za merjenje napredka projekta.
• Odgovornost je pravilno porazdeljena med izvajalce.
• Vsi člani ekipe prejmejo objektivne, razumljive informacije o ciljih in ciljih projekta.

Napake pri strukturiranju

Nekateri menedžerji delajo napake pri strukturiranju, kar negativno vpliva na doseganje ciljev. Glavne so naslednje:

• Faza strukturiranja je na splošno preskočena. Upravitelj gre naravnost v iskanje rešitev za probleme aktualnega obdobja.
• Uporabljajo se samo organizacijske enote, končni izdelki ali viri niso uporabljeni.
• Strukturiranje ne zajema celotnega projekta.
• Strukturni elementi se ponavljajo.
• Integracije struktur v skladu s posebnostmi priprave projektne dokumentacije in finančnega poročanja ni.
• Struktura je preveč ali premalo podrobna.
• Posameznih elementov projekta ni mogoče obdelati v računalniku.
• Neopredmeteni končni izdelki (storitve, storitve itd.) se ne upoštevajo.

Podlaga za strukturiranje

Načrtovanje projektov je odgovorno delo. Strukturiranje je treba izvesti pravilno. Izvaja se na podlagi naslednjih razlogov:

• Obdobja življenjskega cikla projekta, ki se ustvarja.
• Značilnosti strukture oddelkov.
• Komponente rezultata, ki bodo pridobljeni po zaključku projekta.
• Proces, funkcionalni elementi dela podjetja.
• Geografska lokacija predmetov.