Kolektivne metode odločanja v menedžmentu: glavne faze in primeri

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Odločanje za menedžerja je stalno in precej odgovorno delo. Izvaja se dobesedno pri vseh dejanjih vodij na kateri koli ravni, pomaga pri oblikovanju ciljev in vodi k njihovemu doseganju.

Pri odločanju ne gre samo za menedžerja. Vpliva na zaposlene v organizaciji in včasih na celotno ekipo. Zato je za uspeh tako pomembno razumeti naravo in bistvo takšnih dejanj, ki bodo omogočila uspeh na področju menedžmenta.

Da bi bila odločitev čim bolj učinkovita, mora upravitelj upoštevati številne dejavnike. To bo doseženo z uporabo ciljno usmerjenih večfunkcionalnih ekip, katerih člani morajo biti izbrani z različnih nivojev in oddelkov organizacije.

Kolektivne metode sprejemanjaodločitve so najučinkovitejši način razmišljanja. Navsezadnje nam njihova uporaba omogoča, da z zaupanjem govorimo o največji objektivnosti pridobljene strokovne ocene. To se zgodi zaradi sodelovanja predstavnika in široke palete strokovnjakov.

Prednosti skupinskih rešitev

Premislimo o prednostih in slabostih kolektivnih metod. Njihove prednosti so naslednje:

1. Pridobivanje več informacij. Ko je skupina vključena v proces odločanja, je mogoče opaziti različna stališča na podlagi izkušenj, ki jih je pridobil vsak od strokovnjakov, vključenih v to. To postane nemogoče za eno osebo.
2. Razvijanje več možnosti. V zvezi z uporabo velike količine informacij s strani skupine se razpravlja o številnih pogledih. Ta prednost metod kolektivnega odločanja je še posebej očitna v primerih, ko je ekipa sestavljena iz predstavnikov različnih specialnosti. Raznolikost predlogov in misli vodi do bolj uporabnih možnosti kot v primeru dela vsakega posameznega zaposlenega.
3. Največja verjetnost odobritve odločitev ekipe. Pogosto se zgodi, da podjetje ne doseže svojega cilja. To se zgodi zaradi nestrinjanja zaposlenih z izvajanjem odločitve, na katero so bili opozorjeni. Če pa bo pri njegovem sprejemanju sodeloval neposredni izvršitelj, ga bo v prihodnosti zagotovo začel izvajati in poskrbel, da bodo to storili tudi njegovi sodelavci.
4. Velika legitimnost. Kolektivne metode odločanja so skladne z demokratičnimi ideali družbe. Zato mnenje, ki ga je izrazila skupina, mnogi ljudje dojemajo kot bolj pravno veljavno. Odločitev, ki jo sprejmete sami, poleg tega pa tudi oseba s polno močjo, se pogosto dojema kot despotska in diktatorska.

Pomanjkljivosti skupinskih metod

Kaj je mogoče pripisati slabostim timskega dela? Med njimi:

1. Pomembna izguba časa. Skupine ni mogoče hitro sestaviti. Potreben je tudi čas, da skupina zaposlenih razvije enotno rešitev. Takšna pomanjkljivost je brez dejanj ene osebe.
2. Moč manjšine. Člani oblikovane skupine ne bodo nikoli imeli enakega položaja. Med seboj se bodo razlikovali po statusu v organizaciji, delovnih izkušnjah, poznavanju problematike, sposobnosti izražanja lastnih mnenj in idej ter osebni samozavesti. Takšen vpliv bo zagotovo pripeljal do tega, da bo eden ali več članov skupine začelo izkoriščati svojo prednost in bo "pritiskalo" druge. Posledično lahko prevladujoča manjšina vpliva na sprejetje končne različice.
3. Pritisk skupine. V procesu odločanja večina članov ekipe želi biti »kot vsi drugi«. To se zgodi pod vplivom oblikovane ekipe. To vodi do pojava pojava, imenovanega šablonsko ali skupinsko mišljenje. V tem primeru oseba bodisi sploh nima svojega mnenja ali pa ga zavrne v korist mnenja večine. Razmišljanje o predlogah je posebnooblika oddaje. Ko je prisotna, bodo člani ekipe opustili nepriljubljena ali nestandardna stališča samo zato, da bi ustvarili videz strinjanja z večino. Vse to negativno vpliva na učinkovitost skupinskih odločitev.
4. Pomanjkanje jasne razdelitve odgovornosti. Za sprejeto odločitev so odgovorni vsi člani skupine. Toda od koga zahtevati končni rezultat? Ko se sprejme ena sama odločitev, je odgovor na to vprašanje očiten. Toda nihče ni odgovoren za rezultate dela skupine.

Izbor ekipe

Na prvi stopnji uporabe metod kolektivnega odločanja v upravljanju je treba oblikovati delovno ekipo. Praviloma gre za začasno ekipo, ki vključuje tako vodje kot izvajalce. Takšna ekipa je ciljno združenje zaposlenih, ki presega organizacijsko strukturo podjetja.

Med značilnostmi skupine, ustvarjene za sprejemanje vodstvenih odločitev, je mogoče razlikovati naslednje:

1. Deljenje vodenja med člani.
2. Imeti komplementarne spretnosti in sposobnosti.
3. Prisotnost osebne in medsebojne odgovornosti.
4. Ustvarjanje izdelka, ki lahko zagotovi sinergijo.
5. Ocenjevanje učinkovitosti aktivnosti na podlagi končnega rezultata.
6. Skupno odločanje in izvedba.

Ekipne vloge

Po teoriji R. Belbina je v vsaki skupini, ustvarjeni za optimalno vodstveno odločitev,Najbolj učinkovito timsko delo je možno, če člani izpolnjujejo naslednjih devet vlog:

1. Generator idej. To je oseba, katere naloga je predlagati nove strategije. Hkrati se bo moral ta član ekipe osredotočiti le na glavne probleme, ki jih mora skupina rešiti. Generator idej mora biti resen mislec, individualist in hkrati odprt za sveže ideje.
2. Raziskovalec virov. Ta član ekipe bi moral odkrivati in sporočati nove ideje in razvoj, ki se dogaja zunaj ekipe. Takšna oseba bi morala biti po naravi ekstrovertna, zainteresirana, radovedna in družabna.
3. Koordinator. Ta član skupine je zagotovo samozavestna in zrela oseba, ki ima lastnosti vodje. Njegova naloga je opredeliti skupne cilje. Po vodenju postopka odločanja mora moderator spretno prenesti pooblastila.
4. Motivator. To je dinamična in spodbudna oseba. Med delom v timu ne sme izgubiti mirnosti niti v najtežji situaciji. Motivator mora imeti pogum in zagon, kar bo skupini omogočilo uspešno premagovanje nastalih ovir.
5. Kritik. Naloga tega člana ekipe je analizirati probleme s pragmatičnega vidika. Prejete predloge in ideje kritik oceni tako, da usmerja ekipo k uravnoteženi odločitvi. Ta oseba, ki v ekipi igra vlogo skeptika, mora imeti zdravo pamet, preudarnost indiskrecijsko.
6. Čebela delavka. Naloga tega člana ekipe je pretvoriti koncepte in načrte v praktične postopke. Hkrati mora čebela delavka redno in učinkovito izpolnjevati vse prevzete obveznosti. Takšna oseba mora biti občutljiva, nežna in družbeno usmerjena. Mora biti le dober diplomat in se ustrezno odzivati na različne situacije in dejanja ljudi ter aktivno sodelovati pri oblikovanju duha ekipe.
7. Podpora skupini. Oseba, ki igra to vlogo, bo morala podpirati ekipo in ji pomagati v najtežjih situacijah ter pomagati ustvariti dobro razpoloženje. V skupini mu je dodeljena vloga diplomata. Po naravi bi moral biti miren in samozavesten ter obdržati svoje vedenje pod nadzorom.
8. Specialist. Ta član ekipe mora načrte spremeniti v resničnost. Takšna oseba bi morala biti zavezana doseganju visokih standardov na svojem poklicnem področju ter posedovati redke spretnosti in znanja.
9. končno. Za ta član ekipe je pomembno, da ohrani vztrajnost med svojimi člani, da jih reši pred napakami, povezanimi ne le z dejavnostjo, ampak tudi z neaktivnostjo. Po naravi mu je pomembno, da je priden, vesten in priden.

Pojdimo na posebne metode kolektivnega odločanja.

Brainstorming

Meni je, da so to metodo izumili stari Vikingi. Zgodilo se je med plovbo, ko se je njihova ladja znašla v težki situaciji. Nato se je kapetan zbralnapolni celotno ekipo. Vsak od njenih članov je ponudil svojo rešitev problema. Še več, koči so bili prvi, ki so izrazili svoje mnenje, kapetan pa je zadnji spregovoril. Z uporabo takega reda je bilo mogoče izključiti vpliv avtoritete starejših članov ekipe na mnenje mlajših. Toda končna odločitev je bila še vedno na kapitanu.

Za metodo brainstorminga je značilno plazovito napredovanje novih idej brez njihove kritične ocene. Ta postopek se nadaljuje, dokler se ne pojavi optimalna rešitev. Naloga te metode je razviti največje število možnosti za iskanje izhoda iz negotove situacije.

Razširjeno je prepričanje, da je brainstorming nekakšen neformalni sestanek, na katerem zaposleni izrazijo vse, kar jim pride na misel o obstoječem problemu. Po eni strani je to res. Ker pa je brainstorming predvsem metoda, ki vam omogoča, da pridete do rešitve problema, ima svojo tehnologijo, ima pa tudi določena pravila in faze. Njihovo upoštevanje lahko znatno poveča učinkovitost te metode in razvije najučinkovitejšo in visokokakovostno rešitev.

Brainstorming vključuje šest korakov. Prva je pripravljalna. Potreben je za izbiro ljudi in porazdelitev njihovih vlog. Nato je izbran vodja.

Kakšen je princip oblikovanja skupine? Vse bo odvisno od naloge. Na primer, mordasodelovanje celotnega oddelka, ki zadeva posamezno problematiko. Če pa k tej fazi pristopite z vso odgovornostjo, potem morate v skupino vključiti tiste zaposlene v organizaciji, ki se morajo pri svojih uradnih dolžnostih soočiti s težavo, ki se je pojavila.

Eden od primerov brainstorminga je izziv razvoja ideje oglaševalske kampanje za proizvajalca otroške hrane. V tem primeru je za razpravo o tem vprašanju treba povabiti oblikovalce in ustvarjalce ter vodjo oddelka. Za sodelovanje v ekipi boste potrebovali tudi zaposlene v oglaševalski agenciji, ki imajo majhne otroke. Ti delavci bodo verjetno sami kupili izdelek, njihove ideje pa so lahko osnova za razvoj končnega izdelka.

Druga faza metode brainstorminga vključuje postavljanje ciljev, ki so postali povod za ta dogodek. Pri tem je pomembno, da vsakemu od članov ekipe podrobno in razumljivo razložimo bistvo obstoječega problema. To bo zmanjšalo morebitne nesporazume. Ekipa mora zagotoviti čim več prispevkov. Takšno dejanje bo glavni zagon za začetek razprave.

Na tretji stopnji uporabe metode se izvede ogrevanje. Možgani ga potrebujejo prav tako kot mišice. Preden se začne sama razprava, naj se skupina »zamahne«. V tem primeru vodja nastopa kot kolovodja. Vsaka skupinska igra je primerna za ogrevanje možganov. Samo nekaj minut in udeleženci bodo prav razpoloženi.

Naslednji korak je najpomembnejši. On predvidevanenehno in aktivno ustvarjanje idej. Učinkovitost končnega rezultata je neposredno odvisna od te faze. Hkrati je mogoče predlagati kakršne koli ideje - fantastične, absurdne in celo nerealne. Najpomembnejša je kontinuiteta samega procesa. Metode za pridobivanje informacij v tem primeru so lahko zelo različne. To so ustne izjave, ki jih mora ena oseba pritrditi na papir, zamisli pa napisati vsak od udeležencev, ki bodo predmet nadaljnje obravnave.

V petem koraku brainstorminga so vse ideje razvrščene in ocenjene. Pri njihovem razvrščanju sodelujejo bodisi vsi člani skupine bodisi samo vodja. V idealnem primeru bi to morala opraviti ločena ekipa zaposlenih. Vendar tak pogoj za uporabo metode ni obvezen. Po obravnavi vseh predlogov se izločijo najšibkejši. Posledično ostanejo najboljše možnosti. Njihovo število je odvisno od produktivnosti dogodka.

Na zadnji stopnji se rezultati možganske nevihte posredujejo v javno razpravo. V tem času bo morala skupina preiti z letenja fantazije na racionalno razmišljanje. Zato je priporočljivo, da takšno delo opravite nekaj dni po dogodku.

Variety of Brainstorming

To metodologijo je mogoče uporabiti z različnimi načini izvajanja dogodkov. Razmislite o najbolj zanimivih izmed njih:

1. Igranje vlog. Bistvo te metode je v tem, da mora vsak od članov skupineposkusite eno ali drugo sliko. To mu omogoča, da čim bolj natančno začuti določeno situacijo. Na podlagi položaja vloge zaposleni v organizaciji opiše občutke, ideje in misli, ki so mu prišle na misel. Glavna stvar je hkrati biti čim bolj osvobojen, za kar se lahko celo spremenite v svoje junake. Primer te vrste brainstorminga bi bil dokončanje naloge izdelave embalaže izdelkov. V tem primeru morajo člani ekipe igrati vlogo kupcev v supermarketu.
2. "120 sob". Ta metoda vam omogoča, da v dokaj kratkem času ustvarite sto dvajset ustvarjalnih idej. Za to si morajo člani skupine predstavljati hišo pred seboj. Ima 120 praznih sob. Naloga ekipe je vstopiti v vsakega izmed njih, začutiti vzdušje in napolniti sobo z novo idejo.
3. Obratna metoda. Glavna naloga tega dogodka je najti najbolj neuspešne rešitve z njihovo preoblikovanjem v najbolj sprejemljive.

Delphi metoda

Ta način sprejemanja kolektivnih odločitev je bil razvit v ZDA v 50.-60. letih XX. stoletja. Njena glavna naloga je bila predvideti vpliv tistih znanstvenih dosežkov, ki jih je nameraval izvajati v prihodnosti, na metodologijo vodenja vojaških operacij. Ta metoda je bila razvita v ameriškem strateškem centru RAND.

Danes velja za enega od načinov napovedovanja in načrtovanja, kar postane možno pri izvedbi strokovne ocene. Njegova glavna značilnost je večstopenjski, anonimnost, pa tudi dopisovanje. OsnovniPredpogoj za ustvarjanje te metode je ideja, da bo posplošitev in pravilna obdelava posameznih ocen velikega števila strokovnjakov o določeni situaciji zagotovila mnenje, ki ima največjo zanesljivost in zanesljivost.

Bistvo metode Delphi je v iskanju načinov za določitev najbolj optimalne rešitve problema. Kako se to zgodi? Postopek se izvaja z uporabo brainstorminga, vprašalnikov in intervjujev. Temelji na mnenju, da bo ustvarjena ekipa neodvisnih strokovnjakov veliko bolje ocenila in napovedala rezultat kot strukturirana skupina navadnih ljudi. Poleg tega se lahko ekipa strokovnjakov v tem primeru izbere tako, da njeni člani ne vedo drug za drugega. S tem se izognete navzkrižju različnih mnenj.

Pri metodi Delphi sodelujeta dve skupini. Prvo od njih ustvarijo strokovnjaki, ki izrazijo svoje stališče o obstoječem problemu. Drugo skupino predstavljajo analitiki. Potrebni so, da se mnenja strokovnjakov približajo enemu skupnemu imenovalcu.

Metoda sama vključuje več korakov:

1. Prva med njimi je izbor članov strokovne skupine. Praviloma je to 20 ljudi.
2. Na drugi stopnji je problem formuliran. Strokovnjaki, ko dobijo glavno vprašanje, ga razdelijo na več majhnih. Naloga analitikov na tej stopnji je sestaviti vprašalnik. Nadalje je na voljo strokovnjakom, ki ponujajo svoje načine, kako izstopititrenutno stanje ter preuči tudi razpoložljivost virov in ustreznost predstavljenih načinov reševanja problema. Analitiki upoštevajo mnenja strokovnjakov in jih poskušajo čim bolj približati. Ti koraki se ponavljajo znova in znova, dokler ni dosežen konsenz.
3. Tretja stopnja je analitična. Tudi tu se preveri skladnost strokovnih mnenj, analizirajo ugotovitve in izdelajo končna priporočila.

Tako je ta metoda metoda spraševanja, katere postopek je večstopenjski. Po vsakem krogu analitiki dokončno dopolnijo pridobljene podatke in o rezultatih tega dela poročajo strokovnjakom z navedbo ocen.

Na prvi stopnji metode anketiranja člani ekipe ne navajajo razlogov za svoj življenjepis. V drugem krogu je to že prisotno, če strokovnjak ne spremeni svoje ocene.

Morfološka metoda

Proces odločanja pri uporabi te metode je razgradnja obstoječega problema na njegove komponente. Po tem so razčlenjeni na metode izvajanja. Nadaljnje delo se izvaja pri sestavljanju vseh možnih kombinacij. Za najbolj obetavne med njimi se oblikuje projekt.

Metoda analogij

Bistvo tega načina sprejemanja kolektivnih odločitev je, da poskušamo rešiti obstoječi problem s pomočjo idej, ki se dogajajo na drugih področjih znanosti in življenja.

V določenem časovnem obdobju ta metodaIzbira alternativ je bila tako uspešno sprejeta, da je postala osnova za nastanek nove znanosti - sinektike. Koraki za uporabo te metode so naslednji:

• Izolirajte vzrok težave.
• Njegov omejujoč izraz, ki ga zaznavajo strokovnjaki na drugih področjih.
• Opis namena in ciljnih omejitev.
• Izpostaviti področje znanosti ali življenja, kjer so lahko prisotne tesne rešitve.
• Izbira ekipe strokovnjakov z izbranega področja dejavnosti.
• Organizirajte in vodite seje brainstorminga.
• Interpretacije dobljenih rešitev.
• Izbira najbolj učinkovitih in izvedljivih predlogov.

Metoda medsebojnega ocenjevanja

Nekatere vodstvene odločitve je treba sprejeti na področju napovedovanja in načrtovanja gospodarskega razvoja organizacije. Izvajanje teh nalog je zapleten, večstopenjski proces. Vključuje reševanje širokega spektra znanstvenih, tehničnih in družbeno-ekonomskih problemov. Hkrati pa najdejo svojo uporabo različne metode napovedovanja in načrtovanja. Najpogostejše med njimi so intuitivne metode, ki temeljijo na uporabi logičnega razmišljanja.

Ti vključujejo metodo strokovnih ocen. Zaključi se z uporabo intuitivno-logičnega razmišljanja specialista. Hkrati se kombinira s kvantitativnimi metodami za ocenjevanje in obdelavo dobljenih rezultatov. Pri uporabi te metode napoved temelji na mnenju skupine strokovnjakov zstrokovne, praktične in znanstvene izkušnje.