Proces sprejemanja vodstvene odločitve: vplivni dejavniki, faze, bistvo in vsebina

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Decision Management (DM) je niz procesov za optimizacijo dejanj. Njegov cilj je izboljšati način upravljanja z uporabo vseh razpoložljivih informacij za izboljšanje natančnosti, doslednosti in učinkovitosti. Za njegovo izvajanje se uporabljajo orodja, kot so poslovna pravila, poslovna inteligenca (BI), nenehno izboljševanje (Kaizen), umetna inteligenca (AI) in napovedna analitika. Za uspešno vodenje podjetja morate vedeti vse o dejavnikih, ki vplivajo na proces sprejemanja vodstvenih odločitev.

Sistem odločanja

Je osnova vodstvenega delovanja. Je neprekinjen cikel delovanja pomembne komponente celostnega procesa vodenja. Odločiti se pomeni priti do določenega zaključka za pravo izbiro iz nabora alternativ.

Sprejeta različica delovanja ekipe je potrebna za organizacijsko in načrtovalsko vodenje, spremljanje in zaposlovanje. Študija dejavnikov, ki vplivajo na processprejemanje vodstvenih odločitev je obvezna faza vodenja.

Višje vodstvo je odgovorno za vse strateške mejnike, kot so poslovni cilji, kapitalski izdatki, operativni dogodki, usposabljanje osebja in druge kontrole. Brez takega SD ni mogoče ukrepati in porabljeni viri bodo postali neproduktivni. Odločitve morajo biti čim natančnejše. V današnjem poslovnem prostoru zahtevajo znanstveni pristop.

Oxfordska terminologija in sodobnost

V Oxfordskem slovarju je izraz "odločanje" opredeljen kot "ukrep za uresničitev ali realizacije". Pomeni izbiro dveh ali več alternativnih tečajev. Za vsak poslovni problem obstajajo alternativne poti s svojimi dejavniki, ki vplivajo na proces sprejemanja vodstvenih odločitev.

Menedžerji upoštevajo te alternative in izberejo najboljšo možnost. Za dejansko izvedbo bi morali menedžerji upoštevati razpoložljivo poslovno okolje in izbrati obetaven alternativni načrt. Pri odločanju je treba kritično pretehtati različne možnosti in izbrati najboljše. Alternativa je lahko ali pa tudi ne, vendar bo v prihodnosti ocenjena na podlagi dejanskih rezultatov, pridobljenih z njeno izvedbo.

Fape dela vodje

Odločanje je sestavljeno iz niza logično izbranih korakov. To je racionalen proceski zahteva veliko časa in vsebuje nekaj pravil in smernic o tem, kako jih izvajati, vključno s številnimi organiziranimi dejavnostmi.

Peter Drucker je pionir znanstvenega pristopa v svoji svetovno znani knjigi The Practice of Management, objavljeni leta 1955. V njem je jasno orisal vse dejavnike, ki vplivajo na proces sprejemanja vodstvenih odločitev, in priporočil znanstveno metodo po naslednjih korakih:

1. Določite pravi poslovni problem. Informacije, ki so pomembne zanj, je treba zbrati tako, da je možna njihova kritična analiza. Jasno je treba razlikovati med težavami in simptomi, ki lahko prikrijejo pravi vzrok. Vodja mora iskati kritični dejavnik, upoštevati vse napake in ugotoviti, ali jih je mogoče nadzorovati ali ne.
2. Analiza situacije. Ta parameter je razvrščen zaradi določitve kroga odločevalcev in oseb, za katere se zahtevajo obvezni podatki. Dejavniki v procesu sprejemanja vodstvenih odločitev, ki se upoštevajo pri analizi: prihodnja faza, količina vpliva, število vključenih argumentov in njihova edinstvenost.
3. Zbiranje podatkov o težavi. V poslovnem svetu obstaja močan pretok informacij, ki ga zagotavljajo najnovejši razvoj na področju informacijske tehnologije. Vsi razpoložljivi podatki o profilu se v celoti uporabljajo za analizo težave, kar vam omogoča razlago vseh njenih vidikov.
4. Razvijanje alternativ. Upravljavec je dolžan določiti razpoložljive alternative, ki jih je mogoče uporabiti za rešitev tega problema. V postopkupri sprejemanju in izvajanju vodstvenih odločitev je treba upoštevati le realne alternative. Enako pomembno je upoštevati časovne in stroškovne omejitve, pa tudi psihološke ovire, ki jih upočasnjujejo.
5. Optimalna izbira rešitve je najbolj racionalna možnost. Tako izbrana alternativa je opozorjena tistim, ki lahko vplivajo na izvedbo.
6. Preoblikovanje odločitve v dejanja. Brez tega bo ostala le izjava o dobrih namenih. Ekipa ga mora izvajati v celoti v skladu z načrtom, ki ga je odobrilo vodstvo, pridobljeno ob upoštevanju vseh dejavnikov procesa odločanja vodstva.
7. Pošljite povratne informacije. Vodja mora sprejeti ukrepe za zagotavljanje povratnih informacij s stalnim testiranjem dejanskega razvoja, da bi izpolnil pričakovanja glede izvajanja akcijskega načrta. Povratne informacije so možne v obliki organiziranih informacij, poročil in osebnih opažanj. Odločiti se je treba ali nadaljevati že sprejet načrt ali ga prilagoditi glede na spremenjene okoliščine.

Večstopenjski faktorji

Odločanje je pomemben vidik sodobnega menedžmenta, saj določa organizacijska dejanja podjetja. To je glavna funkcija upravljanja. Lahko ga definiramo kot potek ukrepanja, ki je namerno izbran iz nabora alternativ za dosego želenega rezultata.

Nekateri dejavniki so pomembnejši na višjih ravneh administracije, drugi na nižjih. Obstajajo različnivrste odločitev:

• programirano;
• ni programirljivo;
• vhodni podatki;
• predsodki;
• kognitivne omejitve.

Programabilni so določeni v procesu sprejemanja in izvajanja vodstvenih odločitev v predpostavljenih pogojih, ko imajo vodje jasne parametre in kriterije, ko so problemi dobro strukturirani in so alternative jasno opredeljene. Težave je treba reševati z uveljavljenimi smernicami in postopki.

Neprogramirljivi so posledica edinstvenih okoliščin, njihovi rezultati pa so pogosto nepredvidljivi. Vodje se soočajo s slabo strukturiranimi težavami, ki zahtevajo odziv uporabniškega načina. Običajno jih obravnava višje vodstvo.

Vhodni podatki so pomembni, ker je za odločitev potrebno imeti ustrezne in točne informacije o situaciji, sicer bo slabša njihova kakovost.

Pri sprejemanju vodstvenih odločitev nastajajo predsodki in predsodki. V procesu upravljanja se lahko zaradi posebnosti človeškega dojemanja sveta izberejo neučinkovite možnosti. Ker je zaznavanje selektivno, manager sprejema informacije iz zunanjega sveta s filtriranjem svojih občutkov. Poleg tega subjektivna stališča izkrivljajo podatke v skladu z vnaprej določenimi prepričanji, stališči in vrednotami.

Kognitivne omejitve vplivajo tudi na reševanje problemov. Človeški možgani, ki so vir razmišljanja in ustvarjalnosti, so omejeni v svoji zmožnosti sprejemanja kompleksnih možnosti iz številnihnepovezani strukturni elementi iz več razlogov. Človeški spomin je na primer kratkotrajen, sposoben je shraniti le nekaj idej, besed in simbolov naenkrat. Zato je pri vodstvenih odločitvah težko hkrati primerjati vse možne alternative in izbirati.

Proces upravljanja in tveganja

Odločitve se v človeku oblikujejo skozi določene osebne lastnosti in organizacijske značilnosti. Na razmerje tveganja vplivajo naslednje spremenljivke:

1. Um razvijalca. Višja raven inteligence običajno vodi do zelo konzervativnih pogledov, takšni posamezniki sprejemajo odločitve na nizki ravni.
2. Čakam na uspeh. Ljudje z visokimi pričakovanji so ponavadi zelo optimistični in pripravljeni prehitro sklepati tudi z manj informacijami. Vodje, ki ukrepajo z nizkim uspehom, bodo potrebovali več informacij v procesu odločanja vodstva organizacije.
3. Časovna omejitev. V sodobnem svetu obstajajo situacije, ko izvajalec zaradi številnih osebnih razlogov (družina, gospodinjstvo, zdravstveni razlogi) potrebuje več časa za racionalno odločitev. Vendar pa obstaja kategorija delavcev, ki delajo bolje v krajšem času in lahko hitro pridejo do idej.
4. Hevristični pristop. Večina ljudi se zaradi pomanjkanja časa zanaša na ta pristop, ki temelji na zadovoljivih in ne optimalnih možnostih. Takšna dejanja omejujejo iskanje dodatnihinformacij, razmislite o manj alternativah, ne da bi se osredotočali na razloge za odstopanja. Ta pristop se lahko uporabi tudi, če so stroški zbiranja informacij in njihove ocene previsoki.

Osebne navade in družbeni vpliv

Osebne navade menedžerjev se oblikujejo kot posledica družbenih vplivov okolja in procesov osebne percepcije, zavzemajo pomembno mesto v glavnih procesih menedžerskega odločanja. Treba jih je preučiti, da bi zagotovili osebni slog vodenja.

Nekateri se držijo samo svojega mnenja, čeprav ni optimalno za proizvodno situacijo. Drugi ne morejo priznati, da so se zmotili, in še naprej delujejo, pri čemer ne upoštevajo jasnih dokazov, ki kažejo na potrebo po spremembi. Obstajajo menedžerji, ki neuspeh pripisujejo zunanjim dejavnikom in ne lastnim napakam. Te osebne navade imajo velik vpliv na organizacijsko delovanje in učinkovitost.

Socialne in skupinske norme prav tako pomembno vplivajo na slog odločanja. Strokovnjaki definirajo družbeno normo kot ocenjevalno lestvico in nakazujejo sprejemljivo in nezaželeno širino vedenjskih aktivnosti, dogodkov, prepričanj ali katerega koli predmeta, ki vznemirja člane družbene skupine.

Z drugimi besedami, družbena norma je standardni in sprejet način presojanja. Podobno ima velik vpliv kulturna vzgoja in njeni različni vidikistil vodenja. Na primer, v japonskem organizacijskem sistemu se oseba odloči v posvetovanju z drugimi udeleženci. Ta slog je kulturno usmerjen in zelo olajša izvajanje, saj je v proces vključen vsak član ekipe.

Analiza procesa odločanja vodstva

To je pomemben korak in morda najtežji. Vodje morajo določiti prednosti in slabosti vsake alternative in jih pretehtati glede na različne situacije, preden naredijo končni načrt.

Metode za razvoj alternativ:

1. Brainstorming, kjer ekipa sodeluje pri ustvarjanju idej in alternativnih rešitev.
2. Tehnika nominalne skupine je metoda, ki vključuje uporabo visoko strukturiranega sestanka z dnevnim redom. Ta model omejuje razpravo ali medosebno komunikacijo v procesu.
3. Tehnika Delphi, kjer se udeleženci ne srečajo, vendar vodja ekipe uporablja pisne metode v procesu sprejemanja vodstvenih odločitev in ocenjevanja alternativ.

Alternative je mogoče oceniti na različne načine:

1. Kvalitativne in kvantitativne meritve.
2. Analiza stroškov in koristi za vsako alternativo.
3. Analiza marže.

Ko so alternative analizirane in ovrednotene, mora vodja izbrati najboljšo možnost, ki daje največjo prednost pri izpolnjevanju vseh zahtevanih kriterijev. Včasih je izbira preprosta z očitnimi koristmi, vendar običajnonajboljša rešitev je kombinacija več alternativ. V primerih, ko najboljša alternativa morda ni očitna, upravljavec uporablja verjetnosti, raziskave in analize na podlagi svojih izkušenj in presoje.

Delo menedžerjev se ne konča pri sprejemanju odločitev. Vodje so odgovorni za doseganje pozitivnih rezultatov izvedenega načrta, katerega učinkovitost preverjamo s sistemi ocenjevanja, ki zagotavljajo povratne informacije za spremljanje kakovosti izboljšav.

Glavna skupina dejavnikov

Na opredelitev vodstvenega odločanja lahko vpliva več dejavnikov.

Razdeljeni so v tri glavne skupine:

1. Težave z zaznavanjem. To lahko opišemo kot način, kako udeleženci interpretirajo svoje okolje. Zaznavanje osebe lahko vpliva na to, kako rešuje težave. Na primer, ko je treba zbrati informacije o problemu, ta občutek vpliva na to, kje se informacije iščejo.
2. Organizacijska politika zadeva obnašanje posameznikov in skupin, ki bodo vplivali na druge izvajalce načrtov podjetja.
3. Okoljska vprašanja. So zunanji dejavniki, ki vplivajo na organizacijo. Vrste zunanjih dejavnikov - to je trg, na katerem deluje podjetje, gospodarstvo, vladna zakonodaja, odziv strank na izdelke in storitve organizacije.

Slog voditelja

Razvoj procesa vodstvenega odločanja je v veliki meri odvisen od posameznika inpristop k reševanju problemov. Vsak vodja ali menedžer ima svoj individualni slog, ki ga dopolnjujejo izkušnje in osebne sposobnosti. Obstaja več stilov vedenja vodstvenega osebja:

1. Legitimno ali avtokratsko dejanje. Vodje, ki se držijo tega sloga, ocenijo več alternativ z omejenimi informacijami. Ne zdi se jim pomembno, da se posvetujejo z drugimi, da iščejo popolnejše in zanesljivejše informacije.
2. Analitično dejanje. Vodje, ki uporabljajo ta slog, bi radi pridobili več informacij in razmislili o številnih alternativah, preden se dokončno odločijo. Iščejo ustrezne informacije iz svojih virov, jih poiščejo in podrobno preučijo z uporabo vseh možnih virov. Ti menedžerji so previdni ljudje, ki se znajo prilagoditi in obvladati edinstvene situacije.
3. Proces vedenjskega odločanja. Vodje, ki se držijo tega modela, verjamejo v soupravljanje, upoštevajo mnenje in izkušnje podrejenih ter jim vedno prisluhnejo.
4. Konceptualno odločanje. Vodje, ki uporabljajo ta slog, so intuitivni v svojem razmišljanju in tolerantni do negotovosti. Raziskujejo številne alternative in so osredotočeni izključno na dolgoročno.

tehnologija

Zaporedje procesa vodstvenega odločanja vključuje različne tehnološke vrste. Informacijska tehnologija zagotavlja podporo za poslovne rešitve DSS in umetno inteligenco. Kombinacija teh sistemov pomaga ustvariti bazo podatkov prek spletaOLAP analitični proces za olajšanje postopka, ki zahteva veliko truda in analize, kar poenostavlja proces odločanja pri upravljanju.

Raven tehnologije v podjetju zagotavlja oblikovanje načrta za izvedbo izbrane možnosti:

1. Moč obdelave podatkov se povečuje z uvedbo tehnologij, ki pomagajo sprejemati hitre poslovne odločitve in zagotavljajo možnost obdelave ogromnih količin informacij z orodji za rudarjenje podatkov.
2. Zagotavljanje hitrosti tehnologije v procesu odločanja pri upravljanju, obdelava ogromnih nizov in zapletenih modelov obdelave pomaga ustvariti koristne informacije.
3. Tehnologija podpira skupinsko odločanje, skupina zaposlenih lahko uporablja sistem skupinske podpore za hiter proces.
4. GDSS Decision Support System je vrsta sistema, ki olajša oblikovanje skupinskih problemov, sprejetje timskega načrta prek integracije, timskega dela, zmogljivosti DSS in telekomunikacij. Bolj zapletena in manj strukturirana je odločitev, ki jo mora ekipa sprejeti, bolj lahko GDSS pomaga.

Prilagodljivi interaktivni sistemi

Za sprejemanje hitrih in pomembnih odločitev v organizaciji se uporablja sodobna tehnologija:

1. Sistemi za podporo odločanju DSS je zelo prilagodljiv in interaktiven IT sistem, zasnovan za podporo procesu, ko težava ni strukturirana.
2. skupinapodpora odločanju GDSS je sistem, ki olajša oblikovanje skupinskih problemov.
3. Geografski informacijski sistemi (GIS) so sistemi, posebej zasnovani za prostorske informacije.
4. Umetna inteligenca (AI) je znanost o ustvarjanju strojev, ki posnemajo človeško razmišljanje in vedenje.
5. Strokovni sistemi so sistemi umetne inteligence, ki uporabljajo moč logike za sklepanje.
6. Nevronska mreža je inteligentni sistem, ki se lahko nauči razlikovati vzorce.
7. Genetski algoritem je sistem umetne inteligence, ki posnema evolucijski proces preživetja najmočnejših, da bi razvili boljše rešitve.

Prednosti strateškega konsenza

Sprejetje načrtov je glavna funkcija upravljanja. Začne se šele, ko vodstvo sprejme strateške usmeritve razvoja. Brez tega dejanja ni mogoče dokončati stopenj procesa vodstvenega odločanja in sredstva ne bodo uporabljena. Tako je sprejetje strategije glavna funkcija upravljanja in olajša celoten proces z zagotavljanjem ustreznega ozadja za prvo dejavnost upravljanja, imenovano "planiranje".

Daje konkretno obliko širokim poslovnim ciljem, ki jih sprejme najvišji menedžer. Ta proces je s funkcijo neprekinjenega nadzora. Vodje na vseh ravneh sprejemajo odločitve v okviru svojih delovnih obveznosti. Kontinuiteta procesa je nujna za vse vodje in vodstvoosebje.

Nadaljnje ukrepanje ni mogoče, razen če se sprejmejo odločitve. Oblikovati jih je treba redno, ko se v podjetju razvijajo novi problemi, zapletenosti in neuspehi. To je lahko posledica sprememb v okolju. Na trg lahko vstopijo novi izdelki, lahko vstopijo konkurenti in vladne politike se lahko spremenijo. Vse to vodi do sprememb v okolju okoli poslovne strukture.

To je občutljivo in odgovorno delo. Vodje se morajo pri opravljanju svojih nalog hitro in pravilno odločati. Pravzaprav so plačani za svojo zrelost in sposobnost za odgovornost. Upravljavska dejavnost je mogoča le, če so sprejeti ustrezni načrti. Pravilna dejanja zagotavljajo priložnosti za rast, napačna pa vodijo v izgube in nestabilnost podjetja.

Pogoste napake pri upravljanju

Številni dejavniki, ki vplivajo na proces odločanja, lahko povzročijo napake. V boljšem položaju je vodja skupine, ki se pravočasno in v celoti zaveda vseh možnih vrst napak in njihovih vzrokov za napake. Nekaj pogostih napak in njihovih vrst v procesu sprejemanja vodstvenih odločitev:

1. Odstop od osebne predloge. Vsaka oseba ima svoj edinstven nabor prednosti ali predsodkov, ki vodijo do določenega sloga vodenja. Najboljši način za reševanje te težave je, da poskušate biti odprti za informacije v sistemu upravljanja.
2. Pretirano zaupanje v podatke drugih ljudi. Vodje se pogosto zanašajo na mnenja drugih ljudi. Vendar, če niso neposredno vpleteniv problematični situaciji morda nimajo potrebne ravni zavedanja za sprejemanje odločitev.
3. Ignoriranje informacij, prejetih od članov kolektiva. Ta težava se zlahka pojavi v timski situaciji. V mnogih primerih so zaposleni v podjetju ljudje, ki so najtesneje povezani s problemom. Če se njihovo mnenje ne upošteva, pride do splošnega neuspeha ekipe. Najboljši način za rešitev te težave je zagotoviti, da so v proces vključeni vsi člani organizacije.
4. Ignoriranje intuicije. V mnogih primerih ljudje delujejo pravilno na podzavestni ravni. Na žalost pogosto ignorirajo svojo intuicijo in potem naredijo napačno stvar.

Nasvet vrhunskim menedžerjem

Obstajajo strategije, s katerimi se lahko izognete pogostim napakam in izpopolnite svoje vodstvene sposobnosti. Sprejemanje boljših in hitrejših odločitev bo ekipi pomagalo izkoristiti poslovne priložnosti in se izogniti pastem:

1. Premislite o težavi. Ko ekipa naleti na oviro v aktivnosti, je treba preučiti njen celoten kontekst in problem videti z največjega možnega vidika. To bo pomagalo prezreti en vidik ali zanemariti druge. Najti morate vsaj 3 različne načine pogleda na problem.
2. Sprejemajte premišljene odločitve. Cilj vodstva je uporabiti znanstvene dokaze pri načrtovanju, ne le zanašati se na intuicijo.
3. Uporabi podatke o uspešnosti za podpororešitve.
4. Pridobite najnovejše in popolne informacije iz poslovnega okolja.
5. Izzovite svoje notranje občutke in poiščite objektivne dokaze, ki jih podpirajo.
6. Poslušajte mnenja drugih.
7. Bodite odprtega duha.
8. Poiščite načine za spodbujanje komunikacije znotraj podjetja.
9. Bodite odprti za pogovor in ustvarite okolje, v katerem so ljudje lahko neposredni, tudi ko resnica pride na dan.
10. Razvijajte občutek za tveganje.
11. Pozabite pretekle napake. Ljudje se nagibajo k odločitvam, ki opravičujejo pretekle izkušnje, tudi če prejšnja odločitev ni delovala. Prav tako ponavadi porabijo čas in denar za odpravljanje preteklih težav, ko bi bilo bolj koristno priznati napako in iti naprej.
12. Bodite iskreni do sebe.
13. Bodite odločni.

Tako je jasno, da je odločanje pomemben vidik sodobnega menedžmenta in ga je najbolje opraviti profesionalno.