Sistem elektronskega upravljanja dokumentov (EDMS): kaj je to, značilnosti in priporočila

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Pred nekaj leti se je o elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov govorilo kot o svetli prihodnosti. Danes se že aktivno uporabljajo v zasebnih in javnih podjetjih. Najpomembneje pa je, da povpraševanje po EDMS nenehno raste. Kaj je sistem za upravljanje elektronskih dokumentov in kako deluje, si oglejmo primer sistemov, ki delujejo v Ruski federaciji.

Ozadje

Za boljše razumevanje delovanja programa EDMS je potrebno pregledati osnovne koncepte in naloge. Ključni dejavniki so tisti, ki določajo izbiro določenega sistema.

Če lahko organizacija deluje v pogojih neformalnega upravljanja, potem upravljanje z dokumenti ni potrebno. S prihodom poslovnih procesov je treba mehanizem upravljati s pomočjo urejene dokumentacije. Če s papirji ne ravnate pravočasno, se bodo začeli kopičiti in izgubljati.

Kot alternativa papirnim medijem se uporablja posebna shema za shranjevanje datotekna strežniku. Ampak tudi ne deluje dolgo. Ko obseg podjetja raste, se potreba po shranjevanju in sinhronizaciji informacij povečuje.

Obstaja dilema: ali uporabiti stare papirne medije ali EDMS za shranjevanje informacij. Kaj je tako pomembnega, kar lahko dobite zahvaljujoč elektronskemu sistemu? Povečajte učinkovitost organizacije.

Ekonomski učinek

Učinkovitost dela je mogoče povečati na dva načina: zmanjšati stroške ali povečati rezultate. Dokumenti EDMS vam omogočajo doseganje dveh ciljev hkrati. To pomeni, da implementacija sistema omogoča organizaciji, da porabi manj, a zasluži več.

Zmanjšanje stroškov z zmanjšanimi stroški papirja, izgubljenim časom, pospeševanjem komunikacije, spreminjanjem kulture podjetja.

Za oceno učinkovitosti programa EDMS morate izračunati čas, porabljen za dokumentacijo. Svetovalna podjetja ocenjujejo, da takšne operacije vzamejo 20 % delovnega časa. V sistemu ruske birokracije to traja še več - 60% časa. Uvedba EDMS bo te stroške zmanjšala za vsaj 10-krat.

Pisarniško delo in pretok dokumentov

Oba izraza sta povezana. Vodenje evidence je izraz, ki se nanaša na formalni niz pravil za delo z dokumenti. Nekatere sisteme EDMS je mogoče prilagoditi po pravilih pisarniškega dela, obstajajo pa tudi tisti sistemi, na podlagi katerih se pisarniško delo že oblikuje.

Dokument je enota za shranjevanje informacij v EDMS. Dokumentni tok se oblikuje izrazlični viri: drugi sistemi, aplikacije, e-pošta, predvsem pa iz skeniranih papirnih medijev. Zato so skenerji in druga oprema sestavni del EDMS. Sistem shranjuje vse dokumente, vzdržuje njihovo zgodovino, zagotavlja gibanje po organizaciji in z njimi izvaja poslovne procese.

V taki bazi je sklep, navodilo in odredba SED. Preko njih se organizacija upravlja. Vsak dokument je opremljen s "pomoč". Nabor polj v obrazcu je odvisen od vrste dokumenta. Podatki so shranjeni v sistemu v obliki baze podatkov vsakega polja takšne kartice.

Funkcije in naloge EDMS

Program za upravljanje z dokumenti je zasnovan za reševanje naslednjih nalog:

• sistematizacija dela z dokumenti.
• ustvarjanje dokumentov po predlogah, njihova registracijska shramba;
• avtomatizacija računovodstva;
• razvrstitev dokumenta.

Pobližje si oglejmo funkcije SED. Program poteka dela se uporablja za:

• ustvarjanje kartic.
• oblikovanje besedila dokumenta;
• shrani podatke kot pdf ali ms word;
• upravljanje pravic dostopa uporabnika;
• ustvarjanje poti;
• nadzor pretoka dokumentov;
• pošiljanje obvestil, opomnikov;
• dnevništvo, imeniki, klasifikatorji;
• ustvarjanje naročil;
• išči in podpiši dokumente;
• generacija poročila.

Splošne sistemske funkcije vključujejo:

• daljinskidelo z dokumenti;
• uporaba DBMS za shranjevanje podatkov;
• hkratno delo z EDMS;
• varno s certifikati, črtnimi kodami in personalizacijo.

Prednosti in slabosti

Prehod na SED ima več prednosti kot slabosti. Vendar pa lahko slabo organiziran projekt uniči vse prednosti avtomatizacije. Cilji izvajanja EDMS morajo biti dosegljivi. Prednosti vključujejo:

• centralizirano strukturirano shranjevanje informacij;
• enak pristop k oblikovanju in obdelavi dokumentov;
• uporaba predlog;
• iskanje;
• revizijski dostop.

Slabosti vključujejo visoke začetne stroške in strogo usposabljanje uporabnikov.

Postopki dokumentov

V EDMS gre elektronsko upravljanje dokumentov skozi vrsto stopenj, med katerimi se dokumentu dodelijo določene lastnosti. Obdelava se izvaja ročno in samodejno. V drugem primeru nastavite:

• pogoji za prehode med stopnjami;
• ločitev poti;
• obdelovalni cikli;
• začnite podprocese, časovnike, postopke obdelave;
• vloge uporabnikov so nastavljene.

Vrste zdravljenja:

• Ustvarjanje dokumenta.
• Urejanje.
• Preimenovanje.
• Premakni.
• Shrani.
• Indeksiranje.
• Izbris.

SED stroški

Upravljanje dokumentov ne more v celoti delovati brez licence, strežnikov, popolne nastavitve in usposabljanja vseh uporabnikov. Vsak od teh elementov zahteva velike denarne izdatke. Poleg tega ne smemo pozabiti na integracijo EDMS z drugimi sistemi, posodabljanje podatkovnih baz in programske opreme, posvetovanja s tehnično podporo in druge stroške vzdrževanja.

Uvedba EDMS

Izvedba projekta lahko traja več mesecev. Postopek je odvisen tako od števila dokumentacijskih procesov kot od finančnih, organizacijskih in virskih zmožnosti. Izvedba se izvaja po naslednjem algoritmu:

• ustvarjanje delovne skupine, identifikacija vodje;
• določite cilje in cilje;
• preverjanje obstoječih postopkov dokumentacije;
• razvoj nalog;
• izbira SED;
• sklenitev pogodbe za izvedbo EDS;
• razvoj in potrditev delovnih predpisov;
• Preverjanje začetne vsebine imenikov;
• EDS pred-test;
• usposabljanje osebja na delovnem mestu;
• testna implementacija EDMS;
• analiza rezultatov testov;
• popravek napak;
• popolna implementacija EDMS.

Napake pri implementaciji

Posebno pozornost je treba nameniti tistim procesom, ki zahtevajo papirnati dokument. Glavna napaka je podvajanje papirnega dokumenta z elektronskim. To otežuje delo in povzroča negativen odnos do avtomatizacije. Za dvojno delo nihče ne doplača. Treba je graditi avtomatske procese brezpodvajanje. Druga napaka je nepripravljenost kadra. Najpogosteje nove procese dojemamo s sovražnostjo. Zato je treba zaposlenim pojasniti, zakaj se EDMS sploh uvaja, da se zavestno lotijo učnega procesa.

Tehnologije za shranjevanje dokumentov

V EDMS je elektronsko upravljanje dokumentov sestavljeno iz atributov, na podlagi katerih se izvaja iskanje, razvrščanje, združevanje in poročanje. Včasih je dokument ustvarjen po predlogi, včasih s prenosom podatkov iz baze podatkov. Atributi so shranjeni v tabelah. Sama datoteka je postavljena v mapo za shranjevanje, informacije iz nje pa v imenik DBMS. Do podatkov lahko dostopajo samo uporabniki EDMS.

Kaj je vgrajeno skeniranje?

Popolna obdelava dokumentov z naknadno postavitvijo njihovih vzorcev v arhiv se izvaja s pomočjo skenerjev. Med postopkom skeniranja je mogoče samodejno ustvariti črtno kodo na dokumentu in jo registrirati v bazi podatkov z naknadno smerjo po določeni poti.

Optično prepoznavanje besedila

Ta sistem za upravljanje elektronskih dokumentov EDMS pretvori elektronsko sliko dokumenta v obliki fotografije ali jpeg v besedilno obliko. V tem primeru se uporablja posebna programska oprema v obliki samostojne aplikacije ali integriran ESCOM. BPM v EDMS. Kaj je ESCOM. BPM? To je program za prepoznavanje dokumentov, vtipkanih v različnih pisavah. Vendar je treba omeniti, da imajo samostojne aplikacije več funkcij in prepoznajo celo ročno napisano besedilo.

črtno kodiranje

Ta tehnologija zagotavlja niz postopkov za ustvarjanje in uporabo grafične črtne kode v dokumentu. Preko sistemskega strežnika se ustvari edinstvena črtna koda. Omogoča tudi identifikacijo dokumenta, njegovo hitro iskanje v bazi podatkov in distribucijo po skladiščnih lokacijah. Pri registraciji dokumenta se na etiketi natisne črtna koda, ki ustreza identifikatorju elektronske kartice. Prilepljen je na papirno različico dokumenta.

EDS

Digitalni podpis vam omogoča preverjanje pravilnosti dokumenta in nespremenljivosti podatkov. Podpisovanje se izvaja s pomočjo kriptografskega ponudnika in programskega ključa – certifikata. Slednja je datoteka v posebnem formatu, ki se regenerira v centru za izdajo licenc. Za zagotovitev varnosti informacij morate potrdilo shraniti na pametno kartico ali ključe I-Token. Zaščiteni so s kodo PIN. Če PIN večkrat vnesete napačno, se certifikat samodejno blokira.

Iskanje po celotnem besedilu in atributih

Iskanje atributov se izvede prek posebnega obrazca z uporabo več vrednosti iz polj kartice. Merilo »Račun« na primer išče podatke v polju »Prejemnik« ali »Pošiljatelj«. Hkrati sistem primerja vnesene kriterije s podatki na karticah in v rezultat vnese tiste karte, ki se ujemajo. Iskanje temelji na natančnem ali delnem ujemanju.

Iskanje po celotnem besedilu se izvede glede na podatke vdokument, vključno z besednimi oblikami prek vgrajenih orodij DBMS, kot so MS SQL SERVER, ORACLE. Za popolno iskanje je treba datoteke v zbirko podatkov vnesti v obliki dokumenta (doc), tabele (xls), predstavitev, sporočil.