Plačilo za gorivo in maziva: izvedba pogodbe, postopek izračuna, pravila in značilnosti registracije, obračunavanja in plačila

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Pogosto nastanejo situacije, ko je zaposleni zaradi proizvodnih potreb prisiljen uporabljati svojo lastnino. Najpogosteje gre za uporabo stroja. Poleg tega je delodajalec dolžan to nadomestiti: plačati gorivo in maziva (POL), amortizacijo in druge stroške. Kako narediti čim bolj učinkovito?

zakonodajni okvir

Malo ljudi sploh ne razume, kaj pomeni plačati gorivo in maziva ter nadomestilo za uporabo osebnih vozil. In delodajalci to izkoriščajo. Čeprav je njihova obveznost, da delavcu povrnejo stroške, določena v členu 188 delovnega zakonika. Vendar, kot bo razvidno spodaj, njegova uporaba ni najboljša možnost. Veliko več koristnih informacij je v civilnem in davčnem zakoniku. Če želite izkoristiti vse prednosti, ki jih ponujajo, morate k vprašanju pristopiti pravilno.

Kako deluje v praksi?

Pogosto ima zaposleni možnost izbire: ali greš 300 km v drugo mesto v vročini z avtobusom,ali vozite svoj avto. Niti na misel mu ne pride, da se mu stroški za plačilo goriva in maziv in ne le lahko in bi morali nadomestiti. Podjetja izkoriščajo pravno nepismenost zaposlenih. Večina ne ve, kaj sta gorivo pri delu in nadomestilo stroškov.

Mimogrede, to ne velja samo za avto, ampak tudi za katero koli drugo osebno lastnino, ki jo zaposleni uporablja pri opravljanju svojih uradnih dolžnosti. Najpogosteje se uporablja samo osebni prevoz. V skladu s tem je plačilo goriva in maziv zaposlenim na stroške delodajalca norma. Čeprav se vsi delodajalci ne strinjajo s plačilom.

Par primerov

Vsak, ki je kdaj poskusil delati kot prodajni zastopnik, je to izkusil. Drug primer, ko zaposleni najpogosteje uporabljajo lasten prevoz, so taksiji. Za prejem odškodnine mora delavec uporabljati avtomobil ali drugo lastnino le z vednostjo in dovoljenjem vodstva. In vse mora biti dokumentirano.

Plačilo za gorivo in maziva zaposlenim - kaj je to?

Pogosto odgovora na to vprašanje ne poznajo niti računovodje, kaj šele navadni zaposleni. Mnogi ljudje mislijo, da so gorivo in maziva samo gorivo: bencin ali dizelsko gorivo. To ni povsem res. Pravzaprav se veliko več stvari imenuje goriva in maziva (goriva in maziva):

• maslo;
• antifriz - pozimi;
• drugi potrebni potrošni material.

V skladu s tem plačilo za gorivo in maziva ne vključuje samo stroškov goriva.

Kako to narediti uradno?

Obstajajo 3 načiniformalizirajte svoje dogovore z delodajalcem:

• dodatna pogodba k pogodbi o zaposlitvi;
• pogodba o najemu avtomobila;
• pogodba za opravljanje prevoznih storitev.

Vsak od njih ima svoje prednosti in slabosti. Oglejmo si jih podrobneje spodaj.

Dodatni dogovor k pogodbi o zaposlitvi

Najenostavneje je skleniti dodatni dogovor z delodajalcem k pogodbi o zaposlitvi. Vendar preprostejše ne pomeni učinkovitejše: zaposlenim ne bo lahko prejeti plačila za gorivo in maziva na stroške delodajalca. Spodaj je primer takega sporazuma.

Jasno mora biti navedeno:

• znamka in značilnosti vozila;
• višina mesečnega nadomestila in stroški, ki jih delodajalec tudi nadomesti: plačilo goriva in maziv, tekočih in večjih popravil, diagnostike in vzdrževanja, zavarovanja;
• rok, do katerega je treba predložiti poročilo o dejanskih stroških;
• pogoji, v katerih delodajalec povrne stroške zaposlenega.

Zaposleni mora pogosto potovati po navodilih vodstva ali pa potovalna narava dela predvideva opravljanje njegovih uradnih dolžnosti. Dejansko je po zakonu plačilo goriva in maziv pri uporabi osebnih vozil, pa tudi nadomestilo za druge stroške, možno le, če obstaja potreba po proizvodnji.

Zaposleni vsak mesec odda poročilo o svojih potovanjih, kjer navede:

• datum potovanja;
• čas odhodain vrnitev;
• destinacija;
• namen potovanja.

Poleg tega mora ta dokument vsebovati datum sestavljanja in podpis zaposlenega.

Prednosti in slabosti dodatne pogodbe

Nadomestilo stroškov delavca po pogodbi o zaposlitvi je koristno predvsem za delodajalca. Konec koncev ga lahko vedno omejite na velikost, določeno z vladno uredbo št. 92 z dne 8. februarja 2002: 1200 rubljev - za avtomobile s prostornino motorja manj kot 2000 cm³ in 1500 rubljev - za avtomobile s prostornino motorja več kot 2000 cm^3.

Vendar takšno nadomestilo zaposlenemu verjetno ne bo ustrezalo - po trenutnih cenah bencina ga je skoraj nemogoče izpolniti. V skladu s tem mora delodajalec sklepati kompromise in skleniti najemno pogodbo ali pogodbo za opravljanje prevoznih storitev ali pa plačati iz svojega žepa - nadomestila ne bo mogoče pobotati z znižanjem davkov.

Kako najeti avto?

V tem primeru bo razmerje med strankama urejeno s civilnim zakonikom. V praksi se pogosteje uporabljajo najemnine brez čolna. Spodaj si lahko ogledate tipično pogodbo.

V najemni pogodbi je obvezno navesti:

• lastnosti avtomobila: znamka, leto izdelave, barva, številka karoserije in motorja, državna številka;
• pogoji podnajema - delodajalcu je zaželeno prepovedati najem avtomobila komu drugemu;
• drugi dogovori - kdo in v kakšnem časovnem okviru izvaja MOT, kdo plačapotrošni material in vzdrževanje, za kakšne namene se lahko uporablja avto - na primer samo prevoz potnikov.

Pri sklenitvi najemne pogodbe morate razumeti, da s tem svoj avtomobil, čeprav začasno, vendar v uporabo, prenašate na podjetje. Po pogodbi o zaposlitvi lahko avto uporabljate samo vi.

Zato mora najemna pogodba natančno določiti, kako lahko delodajalec uporablja vaš avto. Sicer pa ne bodite presenečeni, da boste prisiljeni prevažati različno blago ali kakšne smeti - navsezadnje je podjetje zdaj lastnik avtomobila, čeprav začasno.

Pomembno: obvezno določite stroške avtomobila v času najema v pogodbi.

Pogosto je problem v tem, da stranki v najemni pogodbi ne znata predpisati plačila goriva in maziv. O tem se prepirajo celo odvetniki. Obračun plačila za gorivo in maziva se izvede na podlagi tovornih listov - glede na dejansko kilometrino. Za to obstajajo posebna pravila, na podlagi katerih se izvede odpis.

Strokovnjaki še vedno priporočajo sklenitev pogodbe o najemu avtomobila s plačilom goriva in maziv. Vendar je to po dogovoru. Če najem ne predvideva plačila goriva, se z dobaviteljem sklene ločena pogodba o plačilu goriva in maziv, vozniku pa se izda kartica za gorivo z določeno mejo.

Pomembno je tudi, da vnaprej določite druge nianse: ali vam podjetje vsak mesec plača fiksni znesekali pa je plačilo urno - odvisno od dejansko opravljenih ur, kdo in kako plačuje zavarovanje.

Pogodba za opravljanje prevoznih storitev

Uporablja se veliko manj pogosto - predvsem, če se blago prevaža z osebnim prevozom. Predstavljajte si selitveno podjetje. Namesto nakupa ali lizinga avtomobila bi lahko sklenila pogodbo z nakladalcem, ki je lastnik želenega avtomobila za opravljanje prevoznih storitev.

Tako bi nakladalec opravljal svoje neposredne naloge (nakladanje in razkladanje) po pogodbi o zaposlitvi. In zasebno bi opravljal storitve za prevoz tega blaga od točke A do točke B. Za to pa bi moral izdati IP, ker je podjetniška dejavnost v Ruski federaciji prepovedana brez registracije.

Kako lahko lastnik avtomobila optimizira davke?

Za najem avtomobila ali opravljanje prevoznih storitev mora zaposleni izdati IP. Strogo gledano, lahko odda svoj avto, ne da bi bil podjetnik. Če pa je takšnih avtomobilov več, morate še vedno izdati IP. Poleg tega v tem primeru plača manj davka - 6 % od dohodka po poenostavljeni obdavčitvi namesto 13 % dohodnine. Vendar pa bo od njegove uradne plače še vedno odtegnjen dohodnina v višini 13%.

Tu je še en pomemben odtenek. Ne glede na uspešnost samostojnega podjetnika mora plačevati zavarovalne premije, tudi če nima zaposlenih. Znesek je fiksni in v letu 2018 znaša 32.385 rubljev. Če pa dohodek samostojnega podjetnika presega 300.000 rubljev na leto, potemdoplačilo 1% razlike "dohodek minus 300.000 rubljev".

Vendar znesek zavarovalnih premij ne sme presegati določenega zneska. V letu 2018 je to 212.360 rubljev v pokojninski sklad (ta denar "ne izgine", ampak gre za oblikovanje prihodnje pokojnine podjetnika) in 5.840 rubljev v obliki prispevkov za zdravstveno zavarovanje. Skupno zavarovalne premije za samostojne podjetnike ne smejo presegati 218.200 rubljev na leto.

Na prvi pogled so zavarovalne premije nepotrebni dodatni stroški. Toda ali je res tako? res ne. Dejstvo je, da imajo samostojni podjetniki pravico zmanjšati akontacijo po poenostavljenem davčnem sistemu "Dohodek" za znesek plačanih zavarovalnih premij. Tako pri najemu avtomobila sploh ne morete plačati davka (višina davka verjetno ne bo presegla plačanih prispevkov) in je povsem zakonito. In glavni del plačanih prispevkov gre za vašo bodočo pokojnino.

Pomembno: status samostojnega podjetnika in poenostavljen davčni sistem podjetnika ne oprosti plačila prometne dajatve. Vseeno bo treba plačati. Toda davka na nepremičnine v tem primeru ni treba plačati.

Primer, kako samostojni podjetnik poveča dohodek od najema avtomobila

Predstavljajmo si, da je Ivan najel svoj avto podjetju Romashka LLC, katerega zaposleni je, za 100.000 rubljev na mesec. Hkrati podjetje skrbi za tekoča in večja popravila avtomobila ter za plačilo goriva in maziv ter ostalega potrošnega materiala.

Brez registracije samostojnega podjetnika bi zaposleni prejel le 1.044.000 rubljev na leto. Delodajalec bi kot Ivanov davčni zastopnik od tega zneska samostojno odtegnil 13 % dohodnine. Hkrati z izdajo IP o poenostavljenem davčnem sistemu"Dohodek", bi Ivan plačal naslednje davke:

• zavarovalni prispevki v pokojninski sklad: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rubljev;
• prispevki za zdravstveno zavarovanje: 5840 rubljev;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubljev.

V skladu s tem je bil njegov čisti dohodek 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rubljev. Poleg tega bi 41.385 rubljev šlo za Ivanovo prihodnjo pokojnino in ne v državno blagajno. Tako bi davčni prihranki znašali 125.385 rubljev na leto. Ali nekaj več kot 10.000 rubljev na mesec.

Poleg tega v prvem primeru Ivan plača dohodnino takoj. Pravzaprav tega denarja niti ne vidi – delodajalec mu nakaže davek. V drugem Ivan prejme celoten znesek "v svoje roke". In potem plača davke. Poleg tega jih lahko med letom razdeli, kot želi - glavna stvar je, da vse plačate najkasneje do 31. decembra.

Zmožnost upravljanja časa plačil davkov zagotavlja pomembno prednost. Recimo, da se je Ivan odločil enakomerno porazdeliti davčno breme in plačati zapadli znesek vsako četrtletje.

Tako lahko dodatno sprosti naslednje zneske:

• januar - 100.000 × 13%=13.000 rubljev;
• februar - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rubljev;
• marec - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rubljev.

Do konca marca lahko ta denar uporablja, kot se mu zdi primerno. In šele nato plačajte ustrezno plačilo za zavarovalne premije, s čimer zmanjšate akontacijo po poenostavljenem davčnem sistemu "Dohodek".

VklopljenoNa prvi pogled se zdi, da so zneski majhni. Če pa Ivan poveča svoj dohodek za 10-krat - najamete več avtomobilov ali namesto najema izbere leasing, bo prihranek postal impresiven.

Kako lahko podjetje prihrani pri davkih?

Če je podjetje na DOS (splošni davčni sistem) ali poenostavljeni davčni sistem »Dohodki minus odhodki« (ena od vrst poenostavljenega sistema obdavčitve), potem strošek najema avtomobila, opravljanje prevoznih storitev oz. izplačilo nadomestila po pogodbi o zaposlitvi se lahko upošteva za znižanje davčne osnove. Res je, v slednjem primeru je za avtomobile znesek odbitka omejen z zakonom.

V primeru najema avtomobila na DOS-u se ne pobota samo najemnina, ampak tudi:

• goriva in maziva ter drugi potrošni material;
• vzdrževanje in remont avtomobilov;
• Vzdrževanje, pranje, parkirnine in parkirišče;
• zavarovanje;
• plače voznikov.

Poleg tega se kot odbitni stroški priznavajo samo dokumentirani stroški. Hkrati morajo biti ekonomsko utemeljeni.

Pomembno: podjetje ni lastnik najetega avtomobila, zato ni dolžno plačevati davka na nepremičnine in prevoz.

Podjetja običajno zaslužijo več kot stroški najema avtomobila. V skladu s tem je z znižanjem dohodnine mogoče več kot nadomestiti vse dejansko nastale stroške.

Povzetek

188. člen delovnega zakonika zavezuje delodajalcaDelavcu plačati nadomestilo za uporabo osebnega prevoza v službene namene. Če naj bi bila taka uporaba občasna, je dovolj le skleniti ustrezno dopolnilno pogodbo k pogodbi o zaposlitvi in pravočasno oddati poročilo.

Vendar, če zaposleni brez uporabe osebnega prevoza ne more opravljati svojih dolžnosti in je prisiljen ves čas uporabljati svoj avtomobil v poslovne namene, to nadomestilo ne bo moglo kriti večine dejanskih stroškov. Ali to le na račun dobička podjetja. Organizacija bo tako nadomestilo lahko uporabila za znižanje dohodnine le v zakonsko določenem znesku, ki ne bo kril niti desetine dejanskih stroškov.

Ta pristop torej ni koristen niti za zaposlenega niti za podjetje. In vse zaradi posebnosti obdavčitve: zaposleni kot posameznik plača preveč dohodnine, podjetje pa ne more pravilno optimizirati davkov. Za obe stranki je veliko bolj donosno skleniti najemno pogodbo ali opravljanje prevoznih storitev (če se prevažajo drugi potniki ali tovor).

Samo v tem primeru bo moral zaposleni izdati IP - postopek ni zapleten in ne vzame veliko časa. Nekateri menijo, da ko postanejo samostojni podjetnik, ne bodo mogli delati kot zasebnik. Vendar je v resnici mogoče - zakon ne prepoveduje.