Razvoj priročnika o kakovosti: razvojni postopek, značilnosti, pogoji in zahteve

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Upravljanje kakovosti, izdelava priročnika o kakovosti - to so danes najpomembnejše naloge v sistemu vodenja kakovosti opravljenih izdelkov ali storitev. Priporočljivo je, da to vprašanje podrobneje analizirate, upoštevajte vse njegove vidike ločeno.

Izbira pristopa k razvoju dokumentov

Ta ali drugače je pred razvojem priročnika o kakovosti organizacije izbira posebnega pristopa. Z drugimi besedami, ugotoviti morate, katere točke je vredno opisati v dokumentu in katere ne. Zaposleni v katerem koli podjetju bi morali to "referenčno knjigo" uporabljati v svojih poklicnih dejavnostih, zato je treba ta dejavnik upoštevati pri ustvarjanju. Kako organizirati razvoj priročnika za vodenje kakovosti, da bo učinkovit in učinkovit?

Da bi bil kateri koli dokument učinkovit, je treba razumeti, da mora biti razumljiv in izčrpen. On morabiti priročen za uporabo. Zato je pri izdelavi priročnika kakovosti pomembno upoštevati, da praviloma vsebuje vse osnovne informacije o sistemu vodenja kakovosti strukture. Po potrebi postanejo pomembne povezave do dodatne dokumentacije. Enostavnost predstavitve in jasnost omogočata uporabo priročnika tako za strokovnjake, ki delajo na področju kakovosti, kot tudi za druge zaposlene v podjetju. Enostavnost uporabe, ki jo je tako pomembno upoštevati pri razvoju priročnika o kakovosti, zagotavlja, da se bodo zaposleni pogosteje sklicevali na ta dokument in ne bodo iskali rešitev prek sodelavcev ali sami.

Popolnost kot osnovna zahteva za razvoj smernic

Priporočila za razvoj priročnika kakovosti za laboratorij, proizvodni obrat ali drugo podjetje vključujejo popolnost predstavljenega materiala. Zdi se, da je ta zahteva ena najtežjih. Vendar se ne bi smeli bati. Na srečo je v našem primeru že prehojena trnova pot, saj trenutno obstajajo ISO standardi vodenja kakovosti. So jasna ureditev, iz katerih elementov mora biti sestavljen sistem vodenja kakovosti v podjetju. Poleg tega vam standardi omogočajo, da se ne sprašujete, kako je ta sistem ustvarjen in kako naj deluje.

Ko razvijate priročnik za vodenje kakovosti, morate vedeti, da je ključni del dokumenta opis ciljev strukture vpodročju kakovosti. Z drugimi besedami, govorimo o idejah, ki jih podjetje načrtuje uresničiti v določenem časovnem obdobju. Doseganje ciljev, ki jih je imenoval razvijalec, je posledica kompetentnega izpolnjevanja zahtev na področju kakovosti. Zato je pri razvoju priročnika o kakovosti za podjetje vredno poudariti, kako se vsaka od teh zahtev izvaja ločeno v tej strukturi. Običajno so naslovi zahtev naslovi razdelkov zadevnega dokumenta. Pri tem je treba dodati, da v procesu priprave priročnika ne bi smeli pustiti lastne domišljije glede oštevilčenja razdelkov. Pri razvoju priročnika o kakovosti ni smiselno odstopati od oštevilčenja, ki je odobrena v standardu. Le tako bo končni dokument razumljiv in prepoznaven tako med zaposlenimi v podjetju kot zunanjimi revizorji.

Pomembno je upoštevati, da so nekateri ljudje običajno odgovorni za izpolnjevanje zahtev standarda v podjetju. V skladu s tem je treba te uradnike navesti pri pripravi priročnika o kakovosti, in sicer po opisu posameznih zahtev. Odgovorni so lahko tako lastniki procesov kot določeni uradniki, ki vodijo dejavnosti, opisane v dokumentaciji.

Jasnost kot zahteva za razvoj smernic

Pri razvoju priročnika o kakovosti za laboratorij, proizvodni obrat ali drugo strukturo je pomembno upoštevati številne zahteve. Poleg popolnosti predstavitve igra pomembno vlogorazumevanje gradiva. Tako ali drugače bi moralo vodstvo ustvariti predstavo o procesih, ki potekajo v podjetju, in njihovi interakciji. To se naredi zaradi izpolnjevanja zahtev standarda.

Torej, če obstaja poseben proces, katerega izvajanje izpolnjuje določeno zahtevo standarda, je treba v dokumentu navesti ne samo sam proces, ampak tudi njegovega lastnika. Če je izpolnjena zahteva za dejavnost, ki ni označena kot proces, je treba navesti dokumentiran postopek z navodili za izvajanje te dejavnosti z ustreznimi komentarji, ki so vzročni.

Pri oblikovanju priročnika kakovosti za nove zahteve je treba upoštevati, da je za izpolnjevanje teh zahtev praviloma potrebna dodatna dokumentacija. To so na primer procesni predpisi, ki določajo sestavo odgovornih in faze samih procesov. Pomembno je vedeti, da so sklicevanja na te dokumente nujno določena v priročniku. Zaradi izvajanja teh operacij bi moral vsak zaposleni že od prve obravnave razumeti, kaj se od njega pričakuje v smislu izvajanja zahtev standarda kakovosti in ustreznih ciljev na tem področju. Zaposleni mora imeti v mislih, kakšni so načini za dosego teh ciljev, vsaj na svojem delovnem mestu. Izvajanje teh priporočil o razvoju priročnika o kakovosti bo omogočilo vključitev vseh zaposlenih v organizaciji v proces upravljanja parametrov kakovosti ponujenih izdelkov ali storitev.

Enostavnost uporabepriročniki

Druga pomembna zahteva za razvoj priročnika o kakovosti za laboratorij, proizvodno podjetje ali drugo strukturo je njegova enostavna uporaba. Nemogoče je trditi, da tudi na najmočnejšem avtomobilu ne morete iti daleč in pravzaprav sploh ne morete oditi, če je njegov volan nameščen v prtljažniku. In preobremenitev armaturne plošče z vsemi vrstami sekundarnih senzorjev bo nekako pripeljala do dejstva, da se bo voznik v svojem primeru začel motiti od glavnega procesa, da bi prebral zanimive indikatorje.

Primer priročnika o kakovosti ISO

Bilo bi koristno pregledati priročnik in njegove standardne dele s posebnim primerom. Za to bomo vzeli laboratorij za testiranje. Prvi del dokumenta je uvod. Piše:

• ime strukture v polni in skrajšani obliki;
• regulacija dejavnosti laboratorija, kjer je treba navesti imena dokumentov in njihove registrske številke;
• lokacija pravne osebe, kjer morate navesti poštni in pravni naslov;
• kontaktni podatki (e-pošta, telefonska številka);
• organizacijska struktura podjetja, ki se praviloma nahaja v prilogah glavnega dokumenta.

Mimogrede, najbolje je prikazati organizacijsko strukturo shematično.

Obseg uporabe

Po uvodu v proces razvoja priročnika o kakovostipomembno je, da preskuševalni laboratorij navede obseg. Ta tema je vzeta v ločen razdelek, običajno prvi v vrsti. Na primer:

1. Ta dokument predstavlja politiko vodenja kakovosti ter ključna načela in prakse, ki zagotavljajo delovanje sistema kakovosti v raziskovalnem laboratoriju.
2. Priročnik izdela en ali drug zaposleni, podpiše ga direktor raziskovalnega centra, odobri pa ga tudi vodstvo organizacije in zavaruje s pečatom pravne osebe.
3. Za zagotovitev vzdrževanja sistema kakovosti na visoki ravni in učinkovitosti ter pravočasnega izvajanja korektivnih ukrepov se priročnik pregleda in dopolni ob spremembi ali reorganizaciji pravne osebe ter v primeru spremembe obsega akreditacije strukture ali izboljšanja sistema kakovosti.
4. Ta dokument je bil sestavljen v skladu z zahtevami nekaterih zakonov in predpisov države.
5. Obseg sistema vodenja kakovosti sega na vse točke izvajanja laboratorijske dejavnosti.

Normativne reference

Drugi del zadevnega dokumenta običajno vsebuje normativne reference. Pomembno je omeniti, da morajo biti vsi zakoni, predpisi, priročniki in drugi viri, ki se uporabljajo pri pripravi priročnika o kakovosti, jasno in podrobno opisani in označeni. Nadalje je priporočljivo nadaljevati s seznanitvijo s tretjim delom priročnika, ki opisuje vse izraze in definicije,uporabljen pri delu.

Izrazi in definicije

Ta razdelek je precej velik, zato si ga poglejmo na konkretnem primeru našega laboratorija. V tem dokumentu veljajo naslednji izrazi in definicije:

• Akreditacija je potrditev skladnosti pravne osebe ali samostojnega podjetnika z določenimi merili.
• Izpisek iz registra (z drugimi besedami, potrdilo o akreditaciji) je dokument, ki se generira avtomatsko s sredstvi državnega informacijskega sistema na področju akreditacije. Je certifikat, potrditev dejstva akreditacije na določenem področju dejavnosti.
• Kakovost je niz lastnosti, ki so lastne predmetu. Običajno se te značilnosti nanašajo na sposobnost objekta, da izpolni prvotno ugotovljene potrebe.
• QCA ali kvantitativna kemijska analiza je kvantitativna določitev, oblikovana eksperimentalno in se nanaša na vsebnost ene ali več sestavin vzorca s fizikalnimi ali kemičnimi sredstvi.
• Tehnika analize je kompleks specifično označenih operacij, katerih izvajanje vodi do pridobivanja rezultatov CCI z uveljavljenimi kazalniki točnosti.
• Revizija ali notranji pregled je dokumentiran, neodvisen, sistematičen postopek pridobivanja rezultatov revizije in objektivnega vrednotenja teh rezultatov, da se ugotovi, v kolikšni meri so bila izpolnjena predhodno dogovorjena revizijska merila..
• Revizijski program jeniz uveljavljenih meril za revizijo ene ali serije revizij, ki so načrtovane za določeno časovno obdobje in so usmerjene predvsem v doseganje zastavljenih ciljev.
• Revizijska merila so niz zahtev, postopkov in politik, ki se uporabljajo kot reference. Pomembno je omeniti, da se revizijska merila uporabljajo za primerjavo revizijskih dokazov z njimi.
• Revizor je oseba, ki dokaže svoje osebne lastnosti in usposobljenost za izvedbo revizije.
• revizijska skupina – eden ali več revizorjev, ki sodelujejo pri reviziji.

Seznam izrazov in definicij je mogoče nadaljevati, vendar je glavni namen tega članka razjasniti pomen in naravo gradiva, objavljenega v vsakem razdelku vodnika, zato je priporočljivo, da preidete na naslednje odstavek.

Zahteve za vodenje kakovosti laboratorija

Ta odstavek je zadnji v obravnavanem dokumentu. Je pa najbolj informativen. Za začetek je treba tukaj navesti ime laboratorija, kot v prvem razdelku, nato pa navesti podatke o upravljanju strukture, in sicer morate opisati položaj vodje raziskovalnega centra ali kakovost upravitelja in komu poročajo. Po tem je priporočljivo opisati organizacijsko strukturo in vodstveno osebje s položaji in s tem povezanimi poklicnimi odgovornostmi. Poleg tega je pomembno zapomnitinadomestne poti, torej namestniki direktorjev različnih oddelkov laboratorija. Nato se pogovorite o:

• Odgovoren za zaposlenega v sistemu vodenja kakovosti. Navesti je treba ne le njegov položaj, temveč tudi podatke ustreznega naročila za zaposlitev.
• Izvedba QMS in osnove njegovega delovanja.
• Odgovornosti in pooblastila zaposlenih v raziskovalnem centru na področju kakovosti, vključno z razdelitvijo dolžnosti, pravic in odgovornosti med zaposlene v raziskovalnem centru.
• Pravila dejavnosti strukture.
• Right Research Center.
• Politika zasebnosti, tudi od tretjih oseb.
• Odgovornost vodstva za dejavnosti, ki so organizirane v laboratoriju.
• Komplet regulativne in tehnične dokumentacije, ki v vsakem primeru deluje kot last stranke. Tako ta dokumentacija po laboratorijskem delu ostane v raziskovalnem centru ali se po predhodnem dogovoru vrne stranki.
• Rezultati opravljenega dela in izdani papirji, ki so last stranke šele po plačilu dela.

Kaj še?

Poleg zgornjih postavk morate v razdelku »Zahteve« glede laboratorijskega centra navesti še naslednje:

• Sklenitev podizvajalskih pogodb za izvedbo meritev. Dodati je treba, da je namen tega postopka zagotoviti kakovostne rezultate testov vv primeru podizvajalskih struktur, ki sodelujejo pri njihovem izvajanju. Tako ali drugače je raziskovalni laboratorij v celoti odgovoren za delo, ki ga izvaja podizvajalska organizacija.
• Upravljanje dela, povezanega s testi, ki ne izpolnjujejo odobrenih zahtev.

Po opisu vseh razdelkov priročnika na primeru raziskovalnega centra in podrobni analizi vseh zahtev za dokument danes, je priporočljivo narediti nekaj zaključkov.

Pomembna točka je potreba po dokumentiranju celotnega nabora procesov, ki se izvajajo na področju zagotavljanja in izboljšanja kakovosti opravljenih izdelkov ali storitev. Prav tako je pomembno imeti dokument, ki ureja vprašanja upravljanja z dokumenti na splošno kot del dokumentiranih procesov.