Elementi notranjega okolja organizacije in njihove značilnosti

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Sestavni del izvedbe SWOT analize je prepoznavanje tržnih priložnosti in groženj ter ugotavljanje prednosti in slabosti podjetja, za kar se analizirajo različni elementi notranjega okolja organizacije.

Kakšno je notranje okolje organizacije?

Ko gre za notranje okolje organizacije, običajno pomeni nabor elementov, na katere je mogoče tako ali drugače vplivati, v primerjavi z okoljskimi dejavniki, ki jih ni mogoče spremeniti. Torej, notranje okolje organizacije vključuje:

1. Ljudje.
2. goli.
3. Opravila.
4. tehnologija.
5. Struktura.

Kombinacija vseh teh elementov je bistvo organizacije: ljudje, združeni v določeno strukturo, opravljajo vrsto nalog z uporabo določenih tehnologij za doseganje končnih ciljev.

Tako je lahko združevanje elementov notranjega okolja organizacije učinkovito ali pa tudi ne. Naloga analize je identificirati tiste procese, ki so idealno zastavljeni, pa tudi tiste, ki sozmanjšati celotno dobičkonosnost podjetja.

Kako so razvrščeni elementi notranjega okolja?

Glavni elementi notranjega okolja organizacije so običajno razvrščeni v skupine ali tako imenovane rezine:

• organizacijska rezina;
• marketinški rez;
• rez okvirja;
• produkcijska rezina;
• finančna rezina.

Za udobje analize se elementi vsake skupine obravnavajo ločeno. V organizacijskem kontekstu preučujejo značilnosti podjetja z vidika organizacijske strukture podjetja. Pozornost je namenjena tako hierarhičnim odnosom znotraj podjetja kot sistemu interakcije med posameznimi strukturami podjetja. Trženjska rezina daje predstavo o ponudbi izdelkov, njihovih lastnostih in prednostih, dejavnikih cen, pa tudi o prodajnih in oglaševalskih metodah.

Pri obravnavanju finančnega zmanjšanja je pozornost namenjena računovodskim izkazom, dinamiki glavnih kazalnikov stroškov in dobičkonosnosti. Določena je učinkovitost denarnega toka. V kadrovskem delu se obravnava odnos med vodstvenim in vodstvenim osebjem ter izvaja analiza rezultatov delovne dejavnosti. To vključuje tudi korporativno ali organizacijsko kulturo organizacije, metode spodbujanja in motiviranja osebja.

Peti razdelek - proizvodnja - vključuje seznam tehnologij, norm, pravil in standardov za proizvodnjo blaga in nadzor njihove kakovosti. Različni inovativni razvoj in znanstvene raziskave, katerih cilj je razširiti ponudbo ali izboljšati uporabne lastnosti izdelka, tudiglej proizvodni rez.

Kadrovci kot element notranjega okolja

Naloga situacijskega pristopa pri analizi in vodstvenem odločanju je upoštevati vedenje posameznih zaposlenih, njihovih skupin ter naravo vpliva vodstvenega osebja. Po ekonomski teoriji je kader eden glavnih proizvodnih dejavnikov, v sodobnih realnostih pa ekipa zaposlenih postane strateško pomemben element.

Naloga vodstva je čim bolj učinkovito organizirati delo osebja, pri čemer je treba upoštevati več komponent tega procesa:

• načela zaposlovanja in zaposlovanja;
• prilagajanje novih zaposlenih;
• nadzor osebja, njegove metode;
• motivacija in stimulacija osebja;
• usposabljanje, razvoj osebja;
• ustvarjanje in vzdrževanje korporativne kulture.

Tako lahko sistem organizacijske kulture organizacije, ki je v podjetju nepravilno prilagojen, postane njena šibka stran in posledično oteži doseganje tako kratkoročnih kot dolgoročnih ciljev in vmesnih nalog. Vodenje ekipe ostaja ena izmed strateških dejavnosti vodij.

Cilji podjetja kot element notranjega okolja

Pri analizi stanja podjetja in načrtovanju nadaljnje strategije se zastavi eden ali več ciljev. Naloga vodstva podjetja je, da izbere le dosegljive cilje, ki ustrezajo stanju na trgu inpodjetje.

Zadostna finančna sredstva, osebje in učinkovito načrtovanje skupaj vodijo do pravilne postavitve ciljev. Hkrati je treba seznam splošnih ciljev razdeliti na podcilje ali naloge, katerih odgovornost za izvajanje je porazdeljena med zaposlene ali oddelke organizacije.

Na primer, podjetje X, ki vstopa na trg s serijsko proizvedenimi izdelki, si zada cilj: kratkoročno postati vodilni na določenem trgu. Hkrati je družba X poslovala v drugem segmentu, pri analizi računovodskih izkazov pa je bilo ugotovljeno, da je pri banki neplačano posojilo v velikem znesku. Poleg tega je analiza kadrovske politike pokazala, da prodajni oddelek svoje funkcije opravlja neučinkovito in načrtovani kazalniki niso doseženi. Očitno je, da je cilj, ki si ga zastavi vodstvo, ne le težko dosegljiv, ampak skoraj nemogoč.

Primeri pravilno oblikovanih ciljev:

• dosežite do 60 % prepoznavnosti blagovne znamke;
• povečanje tržnega deleža na 16%;
• za vstop med tri najboljša podjetja na trgu;
• povečaj povprečni račun na 1500 rubljev;
• povečaj promet na spletnem mestu na 2000 ljudi na dan.

Tako mora upravljanje podjetja za učinkovito zastavljanje ciljev temeljiti na poglobljeni tržni raziskavi in trenutnem položaju podjetja v njej.

Naloge podjetja kot element notranjega okolja

Po sestavi seznama ciljev podjetja jih je treba razdeliti na naloge, torej na komponente. Redko v kateri koli organizacijipostavljen je samo en cilj. Tako se strateški cilji podjetja pretvorijo v operativne cilje za leto, pol leta ali četrtletje. Nadalje je cilj razdeljen na seznam posebnih nalog, ki jih je treba opraviti, da dosežemo želeni rezultat.

Vsaka od postavljenih nalog mora imeti dokumentiran končni rezultat ter oddelke in določene zaposlene, ki so odgovorni za njegovo izvajanje. Tukaj je primer pretvorbe enega od ciljev v seznam nalog. Torej, da bi dosegli cilj povečanja prodaje za 25 %, lahko podjetje naloge razdeli na ta način:

1. Povečajte urnik sestankov za vsakega vodjo prodaje za 5%. Odgovornost in nadzor je na vodji oddelka Ivanov I. I.
2. Preliminarna analiza stanja na trgu iz marketinške službe, razvoj oglaševalskega podjetja z mesečnim spremljanjem izvajanja priporočil. Odgovorni - vodja oddelka A. P. Petrov.
3. Razširitev prodajne ekipe na 20 ljudi do konca leta. Odgovorni - HR-manager A. I. Sidorov.
4. Odpiranje 5 novih poslovalnic v regijah v 6 mesecih. Odgovorni - namestnik direktorja za razvoj G. I. Laptev, vodja kadrov A. I. Sidorov.

Tako lahko vodja organizacije nadzoruje proces doseganja cilja podjetja po fazah, pravilno delo kadrovskih menedžerjev pa bo vsakemu zaposlenemu omogočilo, da je osebno odgovoren za doseganje skupnega rezultata.

Tehnologije in njihovo mesto v notranjem okolju

Procespreoblikovanje surovin v končne izdelke zahteva določene tehnologije. Če gre za tovarno konzerv, potem so potrebne posebne linije, usposobljeno osebje, odobreni standardi in registrirani patenti. Vse našteto velja za podjetniško tehnologijo.

Ne glede na to, kako presenetljivo je, je tehnologija kot element notranjega okolja prisotna tudi pri malih podjetnikih ali samostojnih podjetjih. Na primer, fotograf ali oblikovalec pri svojem delu uporablja posebno programsko opremo, opremo in tehnologijo, brez katere je preprosto nemogoče ostati konkurenčen na trgu.

Struktura podjetja kot element njegovega notranjega okolja

Eden prvih korakov pri analizi notranjega okolja podjetja je podroben pregled organizacijske strukture. Hkrati tržniki in menedžerji ne vzpostavijo le seznama notranjih oddelkov, temveč tudi razmerje med njimi, hierarhično podrejenost in odvisnost.

Hierarhija v organizaciji dela osebja pomaga učinkovito razporediti delo. Zaposleni so ločeni in ločeni v ločene skupine in oddelke, razporejeni so v različne oddelke. Hierarhija v podjetju je lahko horizontalna in vertikalna, učinkovitost in kakovost razporeditve dela pa se razkrije v analizi.

Ena od pomembnih komponent takšne analize je lahko ugotavljanje učinkovitosti informacij in drugih tokov med organizacijskimi enotami. Na primer v podjetju B, ki proizvaja dele zavozil, se zamude pri izvajanju načrta nenehno beležijo. Zaposlene so prosili, naj izpolnijo delovne kartice, uvedene so bile kazni, vendar takšni predhodni ukrepi upravljanja ekipe niso bili učinkoviti.

Pri analizi razmerja med oddelki podjetja B se je izkazalo, da niso krivi zaposleni, ki izdelujejo dele, temveč oddelek, ki je odgovoren za popravilo opreme. Tako je veliko strojev zaradi dolgotrajnih popravil nedelujočih več kot načrtovani čas.

Kako določite prednosti in slabosti podjetja?

Pred sprejetjem vodstvene odločitve sledi temeljita analiza vseh elementov notranjega okolja, zunanjega okolja, nato pa sklep o mestu podjetja na trgu in njegovih zmožnostih.

Podatki, pridobljeni med analizo, morajo biti predstavljeni v obliki seznama. To so lahko na primer naslednji predmeti:

1. Nekvalificirano prodajno osebje.
2. Pomanjkanje lastnih zbranih sredstev.
3. Inovativni razvoj v proizvodnji blaga.
4. Imati bančno posojilo.
5. Širok izbor izdelkov.
6. Zastarela proizvodna oprema.

Po pripravi takega seznama je treba podatke ločiti po kvalitativnem vplivu, torej ugotoviti, ali ta ali tisti dejavnik vpliva pozitivno ali negativno na delovanje podjetja.

Torej je treba prvotni seznam razdeliti na dva dela, naslednji korak pa ocena možnega vpliva teh dejavnikov notranjega okoljaorganizacije. Priporočamo uporabo lestvice od 1 do 5 ali od 1 do 10. Vsako postavko na seznamu je treba oceniti v točkah, odvisno od tega, koliko ta dejavnik vpliva na dejavnosti podjetja.

Naslednji korak je oceniti možno škodo, ki jo lahko povzroči vsak od elementov na seznamu. Posledično je treba nastali seznam razvrstiti po dveh kazalnikih – možnostih in verjetnosti. Ta metoda bo pomagala odrezati nepomembne podatke in ustvariti seznam glavnih težav, ki so bile ugotovljene pri analizi dejavnikov notranjega okolja organizacije. Primer kvalitativne analize okolja organizacije naj se konča s posebnim seznamom največ 10 postavk za vsako od kategorij – slabosti in prednosti podjetja.

Kakšen je odnos med notranjim okoljem in SWOT analizo?

Orodje SWOT vključuje analizo notranjega in zunanjega okolja podjetja. Elementi notranjega okolja organizacije in njihove značilnosti kažejo, katere prednosti je mogoče uporabiti za doseganje konkurenčnih prednosti. Seznam slabosti, pridobljenih med analizo, bo pomagal prilagoditi dejavnosti podjetja, da bi zmanjšali njihovo škodo ali posodobili in izboljšali.

Rezultat SWOT analize pomaga primerjati nevarnosti in priložnosti zunanjega okolja, torej trga, na katerem podjetje deluje ali namerava delovati, z dejavniki notranjega okolja. Naloga tržnika, menedžerja ali vodje je sestaviti marketinški načrt tako, da z uporabo prednostipodjetja bi se lahko izognila škodi zaradi tržnih groženj. Enako lahko rečemo o združevanju tržnih priložnosti in prednosti podjetja – vodja se mora odločiti, kako jih najbolje uporabiti skupaj.

Kako narediti SWOT analizo?

Da bi razumeli, kako pravilno izvesti SWOT analizo, upoštevajte najpogostejše napake, ki jih vodje delajo pri njenem izvajanju.

Nerazumno vključevanje elementov notranjega okolja v kategorijo prednosti ali slabosti podjetja vodi do napak pri načrtovanju. Vsako dejstvo mora biti podprto s posebnimi številkami in podatki iz poročanja. Neutemeljeno je mogoče trditi, da je podjetje vodilno na trgu, a v resnici to potrjujejo le besede vodje, ne pa tudi trženjske raziskave.

Ob tem je treba poleg zanesljivosti vsako od domnevnih prednosti primerjati z znanimi podatki o konkurentih. To bo razkrilo resnične prednosti podjetja, ki bodo pomagale pri doseganju njegovih ciljev.

Na primer, moč podjetja je bila bližina surovin. Očitno je to za podjetje veliko prednosti, saj pomaga prihraniti tako finančne stroške kot čas. Vendar pa se pri analizi teh informacij glede na razlike od konkurentov lahko izkaže, da se vsi glavni akterji nahajajo blizu virov surovin. Izkazalo se je, da ima vsako podjetje na trgu tako močno točko, zato ne bo mogoče dobiti prednosti v primerjavi s konkurenti.

Za udobje in preprečevanje napak morate analizirati konkurente iz razpoložljivih odprtih virov in določiti njihove prednosti in slabosti. Nato je vredno sestaviti testno tabelo, v kateri se vsak element notranjega okolja primerja s konkurenti. Posledično se izkaže, da se podjetje ne ponaša s toliko prednosti.

Vsa priporočila za ugotavljanje prednosti in slabosti podjetja lahko pripišemo tudi procesu analize priložnosti in nevarnosti na trgu. Vsi podatki morajo biti resnični in točni.

Pogosta napaka je navesti splošne informacije, ki posredno vplivajo na dejavnosti podjetja. Ali pa je njihov vpliv premajhen, da bi ga bilo mogoče dokazati. Na primer, neizkušeni menedžerji navajajo takšne okoljske dejavnike:

• kriza v državi;
• težke razmere v gospodarstvu;
• nestabilni menjalni tečaji.

Če govorimo o krizah v gospodarstvu, je nemogoče izmeriti in načrtovati njihov pomen za dejavnosti posameznega podjetja. Faktor »krize« je precej nejasen, zato ga je treba razstaviti na specifične komponente, ki resnično vplivajo na položaj podjetja. Možno je, da je bilo obvezno licenciranje uvedeno na državni ravni ali pa so bile določene kvote za določene vrste dejavnosti.

Kar zadeva nestabilen menjalni tečaj, ga v svojih SWOT-analizah pogosto omenjajo tista podjetja, ki nimajo valutne odvisnosti. Če podjetje ne uvaža ali izvaža, ne kupuje surovin iz tujine,ne prodaja končnih izdelkov v drugih državah, potem ima vpliv nihanj menjalnih tečajev nepomemben vpliv na dejavnosti podjetja.

Na koncu

Notranje okolje podjetja je pomemben strateški vir, ki lahko pomaga ali, nasprotno, škoduje dejavnostim podjetja. Notranje okolje organizacije vključuje več osnovnih elementov: ljudi, tehnologijo, strukturo, naloge in cilje. Takšen nabor elementov ni naključen, saj vsaka organizacija z določeno strukturo zaposluje ljudi, ki s pomočjo tehnologije dosegajo cilje in splošne cilje podjetja.

Vodja organizacije pri sprejemanju vodstvenih odločitev mora temeljiti na analizi notranjega in zunanjega okolja podjetja. Če je na trgu očitna grožnja, jo bodo sredstva notranjega okolja pomagala premagati. Enako velja za tržne priložnosti, ki jih je mogoče povečati le z uporabo notranjih virov podjetja.

Viri notranjega okolja v analizi so ocenjeni glede na njihov vpliv in razdeljeni na prednosti in slabosti podjetja. Organizacijska struktura organizacije je lahko šibka stran organizacije, hkrati pa je profesionalen in učinkovit marketinški oddelek mogoče pripisati moči podjetja.

Pri izdelavi marketinškega načrta se več splošnih ciljev porazdeli v obliki nalog med oddelke, oddelke, skupine in posamezne zaposlene. Pravi sistemmotivacija in stimulacija osebja, vodenje ekipe bo pripomoglo k temu, da bo vsaka naloga osebna odgovornost zaposlenega. Hkrati bo vsak zaposleni v ekipi razumel, da si prizadeva doseči en skupen cilj.