Nadzor v podjetju: orodja, cilji in cilji

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Tisti, ki prvič slišijo besedo "nadzor", si običajno predstavljajo, da nekaj nadzorujejo, v resnici pa sploh ni tako. Kontroling v podjetju je kompleksen sistem, ki je namenjen izboljšanju finančnih, kadrovskih in tehnoloških procesov, da bi dosegli učinkovito delovanje organizacije kot celote. Za razliko od kontrole, ki je zasnovan tako, da prepozna težave in napake, storjene v preteklosti, si kontroling prizadeva zgraditi sistem vodenja procesov v podjetju, ki se osredotoča na tekoče in prihodnje zadeve. Zakaj je to tako pomembno?

Storitev kontrolinga v podjetju je pomemben element, saj lahko zaposleni zmanjšajo izgubo sredstev, analizirajo trenutne in prihodnje načrte ter prepoznajo tudi morebitne napake, torej tiste, ki bi lahko nastale med dejavnosti podjetja. Vendar, da bi razumeli, kaj je ta vrsta dejavnosti, je pomembno, da podrobneje preučimo njene značilnosti in ključne točke. Ta članek bo obravnaval osnovne koncepte, cilje in ciljenadzor, kot tudi njegove koncepte, orodja in funkcije.

Pojmovi in definicije

Kontroliranje je nova smer v sistemu vodenja, zato danes ni enoznačne definicije tega pojma. Vendar pa obstaja več definicij, ki so najbolj priljubljene in odražajo bistvo tega izraza.

Njegov izvor je povezan z angleškim glagolom nadzorovati. V prevodu je "controlling" "upravljanje, nadzor, nadzor, upravljanje, regulacija." Vendar tak opis ni dovolj za razumevanje bistva tega pojava, zato je vredno razmisliti o naslednjih dveh natančnejših definicijah.

Kontroliranje je ločeno področje delovanja v organizacijah, ki je povezano z izvajanjem ekonomske funkcije in je usmerjeno v sprejemanje pravih strateških in operativnih odločitev s strani vodstva.

Kontroliranje je skupek dejanj, katerih cilj je podpreti vse procese s potrebnimi informacijami in analitično podporo za sprejemanje pravilnih vodstvenih odločitev. Najpogosteje so usmerjeni v povečanje dobička v organizaciji.

Sodobni kontroling v podjetju mora nujno vključevati sistem vodenja kakovosti, obvladovanje tveganj in sistem ključnih kazalnikov ter vodenje procesov pri izvajanju katere koli vrste načrtovanja.

Cilji in cilji

Na podlagi osnovnih konceptov lahko sklepamo, da je glavnanamen kontrolinga v podjetju je usmerjenost vseh procesov vodenja k doseganju določenih ciljev, ki se lahko izrazijo v izboljšanju izdelkov, doseganju ustrezne ravni konkurenčnosti ipd. Z drugimi besedami, cilj je ohraniti učinkovito upravljanje organizacije. Kaj je njen namen?

Na podlagi cilja ločimo naslednje glavne naloge kontrolinga pri vodenju podjetja:

• razvoj metodologije načrtovanja in njene organizacije;
• računovodstvo, vključno z zbiranjem informacij in njihovo obdelavo;
• nadzor;
• organizacija posebnih dogodkov opazovalnega sistema.

Te naloge, povzeto, imajo posebne podnaloge, ki jih mora opraviti služba ali oddelek, ki mu je zaupana kontrolna funkcija. Razvoj metodologije načrtovanja in njena organizacija vključuje naslednje:

• zagotavljanje oblikovanja regulativnega okvira, ki bo pomagal izvajati napovedi razvoja podjetja;
• zagotavljanje nasvetov ljudem, ki razvijajo strateške načrte;
• usklajevanje dela pri pripravi različnih načrtov, pri določanju glavnih ciljev podjetja in proračunu;
• sodelovanje v razpravah in opredelitvah parametrov (kvalitativnih in kvantitativnih) dela.

Računovodska naloga vključuje naslednje:

• razvoj strukture za prenos in sprejemanje informacij;
• ustvarjanje informacijskega podpornega sistema za zagotavljanje referenc, informacij inporoča osebam, odgovornim za določen proces v upravljanju družbe;
• določite potrebo po posredovanju potrebnih informacij vodjem ali drugim odgovornim osebam;
• primerjanje načrtov in poročil ter sestavljanje dokumentacije vmesnega poročanja, ki prikazuje napredek načrtov;
• analiza odstopanj od načrtov, ugotavljanje možnih vzrokov in razvoj predlogov za preprečevanje vpliva negativnih dejavnikov, ki so povzročili motnje pri delu.

Kontrolna naloga vključuje:

• spremljanje izvajanja načrtov za doseganje strateških ciljev;
• spremljanje stanja okoljskih razmer v zvezi z razvojem strateških načrtov;
• spremljanje pomanjkljivosti, ki so bile ugotovljene med načrtovanjem ali pregledom napredka programa.

Naloga organiziranja dogodkov za poseben opazovalni sistem predvideva naslednje:

• razvoj regulativnega okvira za pridobivanje in zagotavljanje informacij znotraj organizacije;
• razvoj dejavnosti za dodatne informacije in analitično podporo.

Posebno mesto v sistemu obvladovanja financ, kadrov in virov zavzema računovodstvo. Tradicionalno poročanje praviloma pomeni osredotočenost na preteklost in predstavitev dejanskih podatkov o preteklih procesih in pojavih, medtem ko je poročanje v kontrolingu usmerjeno v prihodnost.

Tako lahko vidite, da organizacija kontrolinga v podjetju prispeva k ustvarjanjutekoči nadzor nad procesi z namenom ugotavljanja posledic določenih vodstvenih odločitev. Prav tako lahko rečemo, da vam uvedba kontrolinga omogoča, da vodstvo podjetja rešite pred prenagljenimi ali nedonosnimi odločitvami, ki pomenijo zapravljanje virov.

Metode

Za izpolnjevanje vseh nalog, zastavljenih pri vodenju organizacije, kontroling vključuje uporabo naslednjih splošnih znanstvenih metod:

• analiza;
• odbitek;
• indukcija;
• specifikacija;
• abstrakcija;
• sinteza;
• analogija;
• simulacija.

Po preučitvi ciljev, ciljev in metod tega področja delovanja je izjemno pomembno, da se osredotočimo na njegove funkcije.

Funkcije

Kontrolni sistem v podjetju vključuje osnovne funkcije, kot so:

• informativni;
• računovodstvo in nadzor;
• analitično;
• funkcija načrtovanja.

In tudi pogojno je mogoče razlikovati tri funkcije, ki bodo kombinacija zgoraj naštetega - storitev, komentiranje in upravljanje.

Razlogi za nadzor

Na prelomu iz devetnajstega v dvajseto stoletje so se številni ameriški voditelji v procesu vodenja organizacij soočili z nujno potrebo po izboljšanju metod ekonomskega računovodstva in finančnega nadzora. Prvi poskusi izboljšanja računovodskega sistema so izgledali takolenačin - vodje podjetij, ki so glavnemu financerju in sekretarju podjetja dodelili nalogo zagotavljanja analitičnih informacij o vprašanjih gospodarskega in gospodarskega dela. Tako je nastal tesen delovni odnos med finančno službo in osebo, ki pomaga izvršnemu direktorju. Kasneje se je izkazalo, da je zaradi raznolikosti informacij in potrebe po njihovih podrobnostih to nalogo bolj smotrno zaupati posameznim uradnikom. Tako je prišlo do uvedbe kontrolinga v podjetju.

Ločimo naslednje predpogoje za nastanek kontrolinga:

• svetovna gospodarska kriza;
• zaplet in zaostritev davčnega sistema za podjetnike;
• zapletenost oblik financiranja.

Razvoj kontrolinga kot veje ekonomske znanosti je posledica naslednjih razlogov:

• internacionalizacija in diferenciacija podjetij;
• sprememba tehnologij, vključenih v proizvodna področja;
• zaplet sistema upravljanja podjetja;
• zaplet zunanjega okolja;
• zapletenost komunikacijskih procesov za sprejemanje vodstvenih odločitev, kar je privedlo do nujne potrebe po kompetentnem kadru na področju sistemskega inženiringa in organizacije.

Danes številni vodje tujih podjetij ugotavljajo, da so se po ustanovitvi kontrolnih oddelkov v podjetju na primer povečali prihodki podjetja, uporaba finančnih, človeških in drugih vrst virov je postala pravilnejša in uspela pomemben način.zmanjšati stroške.

Služba kontrolinga v organizaciji se sooča z zelo resno nalogo - zagotoviti hitro zbiranje in pripravo podrobne analize informacij o vseh razpoložljivih stroških za upravljanje podjetja. Direktor podjetja, vodja finančne službe in vodje proizvodnih oddelkov morajo pravočasno in redno prejemati informacije, da lahko v primeru morebitnih odstopanj sprejmejo prave ukrepe in popravijo delo celotnega podjetja.

koncepti

Danes se v ekonomski literaturi razlikujeta nemški in ameriški koncept kontrolinga. Na splošno sta si ti koncepti med seboj zelo podobni, vendar je njihova glavna razlika v tem, da je prvi bolj osredotočen na obravnavanje problemov notranjega računovodstva in analize notranjega okolja organizacije, drugi pa je bolj osredotočen na probleme zunanje okolje, s katerim je podjetje tesno povezano.

Omeniti velja, da je nemški koncept pridobil širši sprejem. Po tem konceptu je osrednja naloga reševanje problemov notranjega računovodstva v načrtni, kontrolni in dokumentarni obliki.

Ameriški koncept postavlja v ospredje tudi reševanje vprašanj v zvezi s plansko, kontrolno in dokumentarno obliko notranjega računovodstva, vendar je tu osrednje mesto tudi reševanje problemov ocenjevanja zunanjega okolja in njegovega podrobnega analiza.

Orodja

Orodja za nadzor so nabor dejanj, ki vam omogočajo izvajanje določenih funkcij in nalog. Ta orodja lahko razvrstimo kotmerila:

• obdobje veljavnosti (strateško ali operativno);
• obseg (odvisno od nalog).

Da bi jasno razumeli, katera so glavna orodja, ki se uporabljajo pri nadzoru in v kakšnih okoliščinah jih je najbolje uporabiti, si oglejte spodnjo tabelo.

Obseg uporabe	Zbirka orodij	Obdobje veljavnosti
Računovodstvo	Poročila o poslovnih dejavnostih Evidenčni obrazci računovodske številke Metode analize poročanja	Operativno
Organizacija informacijskih tokov	Sistem za upravljanje dokumentov	strateško
Načrtovanje	Delo z obsegi naročil analiza prelomne točke ABC analiza Analiza slabosti podjetja Analiza investicijskih projektov Analiza popustov Analiza vzorcev prodaje in potrošnje Vrednotenje donosnosti začetka proizvodnje surovin za izdelavo lastnih izdelkov Ocena učne krivulje logistične metode Benchmarking Ocena potenciala podjetja SWOT analiza zemljevidi zaznavanja Meritev kakovosti storitve Ganttov grafikon Izračun ravni zalog Načrtovanje zmogljivosti Cene Analiza vstopnih ovir Načrtovanje omrežja in še več	strateško
Spremljanje in nadzor	Sistem zgodnjega opozarjanja analiza stroškov Analiza ujemanja kazalnikov (načrtovanih in dejanskih) analiza vrzeli	strateško

K vprašanju izbire orodij pri kontrolingu je treba pristopiti skrajno previdno. Na primer, za organizacijo, ki deluje na oligopolnem ali monopolnem trgu, ni smiselno uporabljati analize konkurentov.

Zgornja orodja pri obvladovanju financ lahko močno poenostavijo postopek gospodarskega razvoja ter pripravo dokumentacije za načrtovanje in poročanje.

Strateški in operativni nadzor

Obstajata dve vrsti kontrolinga, ki se razlikujeta po obdobju delovanja, pa tudi po nalogah in načinih za njihovo reševanje.

Strateški kontroling je usmerjen k izvajanju dolgoročnih programov, strategij. Njegov cilj je oblikovati jasen sistem načrtovanja, ki vam bo omogočil zanesljivo upravljanje podjetja, kar bo vodilo do povečanja dobička.

A. Galweiter (znanstvenik-ekonomist) je v svojih spisih opredelil osem področij, ki bi jih strateški kontroling moral pokrivati, in sicer:

1. Določanje popolnosti načrtov podjetja, pa tudi njihove formalne in finančne vsebine.
2. Nadzor nestabilnostirazmere znotraj organizacije in v zunanjem okolju, ki so tesno povezane z izvajanjem strateških načrtov podjetja.
3. Nadzor sprejemanja pomembnih odločitev in njihovega izvajanja na podlagi vidika časovne razporeditve.
4. Sledenje izvajanju načrtov, zlasti v težkih ali pomembnih fazah njegovega izvajanja.
5. Pravočasni odziv na neugodne zunanje in notranje razmere, ki lahko povzročijo finančno škodo organizaciji ali povzročijo stranski produkt dejavnosti.
6. Sledenje strateškemu položaju podjetja na podlagi rednih pregledov.
7. Preverjanje razmejitve strateških enot podjetja.
8. Spremljanje skladnosti z definiranimi načeli podjetja, ki so bila prej opredeljena.

Ločimo naslednje naloge te vrste kontrolinga:

• določite kvantitativne in kvalitativne cilje;
• odgovornost za načrtovanje;
• izdelava sistema alternativnih strategij;
• določanje kritičnih točk v notranjem in zunanjem okolju za sistem alternativnih strategij;
• prepoznavanje in obvladovanje organizacijskih slabosti;
• formiranje kazalnika;
• obvladovanje odstopanj in njihovih kazalnikov;
• upravljanje motivacije v ustanovi;
• upravljanje gospodarskega potenciala.

Operativni kontroling v podjetju se od strateškega razlikuje po tem, da je usmerjen v pomoč menedžerjem pri doseganju rezultatov pri kratkoročnih ciljih. Treba je opozoriti, da je njegova glavna naloga preprečevanje krizestatus v organizaciji in spremljanje trenutnega napredka načrtovanih aktivnosti.

Če želite razumeti razlike med tema dvema vrstama, upoštevajte spodnjo tabelo.

znaki	Strateški nadzor	Operativni nadzor
Orientacija	Notranje okolje Zunanje okolje	Donosnost Stroškovna učinkovitost
Nadzorna raven	Strateško (dolgoročno)	Taktično in operativno
Cilji	Ustvarjanje pogojev za preživetje Izvajanje protikriznih ukrepov Ohranjanje uspešnega potenciala	Zagotavljanje likvidnosti in dobičkonosnosti
Glavne naloge	Določite kvantitativne in kvalitativne cilje Odgovornost pri načrtovanju Razvijanje sistema alternativnih strategij Določanje kritičnih točk v notranjem in zunanjem okolju za sistem alternativnih strategij Prepoznavanje in obvladovanje organizacijskih slabosti Analiza stroškovne učinkovitosti	Metodološka pomoč pri razvoju proračuna Išči slabosti za taktični nadzor Določanje nabora nadzorovanih indikatorjev v skladu s tokomcilji Primerjava načrtovanih in dejanskih kazalnikov Določanje vpliva odstopanj na izvedbo tekočih načrtov Motivacija

Razmerje med operativnim in strateškim kontrolingom

Ti dve vrsti kontrolinga sta sestavni deli drug drugega. Najpomembnejša naloga strateškega kontrolinga je zagotavljanje dolgoročnega obstoja določenega podjetja ter operativno - tekoče načrtovanje in izvajanje določenih načrtov za dobiček.

Odnos teh dveh vrst je mogoče predstaviti kot take izreke:

• "delati pravo stvar" je strateški nadzor;
• "delati pravo stvar" deluje.

Tako lahko sklepamo, da je operativni kontroling sestavni del izvajanja strateškega.

Uvod in organizacija storitve

Če se je vodja podjetja odločil za uvedbo sistema kontrolinga, bo moral najprej spremeniti organizacijsko strukturo in ustvariti službo (oddelek), ki mora biti neposredno podrejen generalnemu direktorju ali vodji izvršni. Kontrolna služba lahko vključuje naslednje strokovnjake:

• vodja službe;
• kontrolor-kustos delavnic (oddelkov/oddelkov/oddelkov);
• poslovodni računovodja;
• strokovnjak za informacijske sisteme.

Če obsegi proizvodnje ozvelikost organizacije je majhna, potem lahko združite funkcije teh območij in izključite eno pozicijo.

Za pravilno organizacijo dela pri izvajanju takšnega sistema je treba vsakemu specialistu dati opise delovnih mest, katerih funkcionalnost bo določena glede na potrebe podjetja.

Vsak vodja, še posebej tista podjetja, ki se nahajajo na postsovjetskih ozemljih, se mora zavedati, da lahko uvedba inovativnih metod upravljanja povzroči kritiko osebja in v nekaterih primerih celo popolno zavrnitev. Zato je treba pred začetkom dela nadzorne službe predstaviti novosti in vsem zaposlenim posredovati glavne naloge, cilje in glavne funkcije, ki jih bo opravljala ta strukturna enota.

Omeniti velja tudi, da je treba izvajanje takšne storitve postopno izvajati in vključevati pripravljalno fazo, v kateri se preuči stanje podjetja, nato samo izvajanje in na koncu, če je potrebno, stopnjo avtomatizacije.

Sklep

Na splošno kontroling odraža ogromen spekter znanstvenih ekonomskih in vodstvenih disciplin - management, strateško načrtovanje, kibernetika, ekonomska teorija itd. Zahvaljujoč temu je strokovni vodja ali ekipa več strokovnjakov, ki jim je zaupana funkcija nadzora, sposobna reševati proizvodna, gospodarska in kadrovska vprašanja, ob upoštevanju raznolikosti in širokega spektra problemov te dejavnosti. Zato prisotnost vzpostavljenega sistema nadzora v podjetju omogoča reševanje, pogosto pa tudi predvidevanje težav, kar posledično vodi do pravočasnega odziva in minimiziranja različnih stroškov in resnih finančnih izgub.