Tender - kaj je to? Pomen besede in kako se uporablja v praksi

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Danes se skoraj vsi izdelki na trgu kupujejo na razpisni osnovi. Razpis je pravzaprav tekmovanje, na podlagi katerega naročnik izbere dobavitelja oziroma izvajalca, ki je pripravljen ponuditi najugodnejše pogoje sodelovanja: nizko ceno, izvirne rešitve ali neprekosljivo strokovnost.

Torej ste se odločili, da se prijavite na razpis. To pomeni, da boste morali skrbno sestaviti ponudbo, pokazati stranki, da resnično dobro poznate svoj tržni segment in imate dovolj delovnih izkušenj.

Tender vs. Dražba: v čem je razlika?

Tu boste morda imeli povsem logično vprašanje: kako se ta shema za izbiro izvajalcev in dobaviteljev razlikuje od drugih?

Najprej se lahko vsi udeleženci dražbe seznanijo s ponudbami svojih konkurentov, ugotovijo, po kakšni ceni so pripravljeni delati. Se pravi, vedno obstaja možnost, da svojo ponudbo prilagodite tako, da izstopate od drugih podjetij. Tukaj je razpisto je najprej pomanjkanje te odprtosti. Vsi udeleženci oddajo predloge tako rekoč "v zaprti ovojnici."

Dejansko je vsebina dokumentov popolnoma skrita pred konkurenti in je na voljo le posebni proviziji.

Kaj je razpisna dokumentacija?

Naročnik in udeleženci pripravljajo paket dokumentov, ki vsebuje pogoje tekoče konkurence in bodočo pogodbo.

Dokumentacija mora vsebovati dva dela:

• Tehnično. Vključuje opis glavnih pogojev pogodbe, splošne podatke o predmetu dražbe, informativne kartice, ki označujejo postopek za pripravo in oddajo ponudb.
• komercialno. Vsebuje cene in shemo za njihovo določanje, plačilne načrte in pogoje, vire financiranja, bančne garancije, pa tudi zahteve za določene vrste zavarovanj.

Pomembno je upoštevati, da razpisna komisija v vsakem primeru določi vsebino na individualni osnovi. Zelo pomembna je kompetentna priprava dokumentov. Najbolje je, če celoten postopek nadzoruje izkušen strokovnjak za razpis. To je pomembno, saj je vaš prihodnji uspeh vsaj 50% odvisen od tega, kako kompetentno so sestavljeni in pripravljeni vsi potrebni dokumenti. Navsezadnje se bo stranka, ki nima izkušenj pri delu z vašo organizacijo, lahko zanesla samo na dokumente, ki jih zagotovite.

Skrivnosti uspeha za tiste, ki se bodo udeležili razpisa

Mnenje je, da se pri izbiri primerne ponudbe kupec osredotoča izključno na ceno. Seveda se to zgodi, vendar veliko manj pogosto, kot si lahko predstavljate. Pri sestavljanju razpisnega predloga strokovnjaki priporočajo spoštovanje več načel. Te resnice so stare kot svet, a sčasoma niso izgubile svoje pomembnosti.

1. Ne prijavi se na vsa tekmovanja zapored

Preden hitite v boj in oddate ponudbo, desetkrat pretehtajte prednosti in slabosti, ugotovite, ali se res splača sodelovati na tem razpisu. Želja po dobičku ne bi morala biti vedno odločilni dejavnik – včasih je veliko bolj pomembno, da se osredotočite na razvoj lastnega podjetja, pereče probleme ali iščete druge, bolj donosne projekte, na katerih boste z velikim veseljem delali in ki vam bodo prinesli imate veliko več dobička.

2. Naj vaša ponudba prinese dodano vrednost

Eno od glavnih pravil, ki si jih mora podjetje, ki želi zmagati na razpisu, zapomniti, da ni dovolj, da doseže popolno skladnost ponudbe s pogoji, ki jih določi naročnik. Vendar tudi nižja cena ni zagotovilo, da bo pogodba z vami sklenjena. Poskusite izvedeti več o podjetju naročnika, razumeti, s kakšnimi težavami se sooča upravljanje, in nato dokončajte svoj predlog, da ga komisija ne more prezreti.

3. Bodite pozorni na malenkosti

Še enkratVrnimo se k temi, ki smo se je že dotaknili zgoraj. Tudi če vam uspe narediti ugoden vtis na stranko in ponuditi ugodno ceno, vendar ne posvečate dovolj pozornosti pravilni izvedbi dokumentov, tvegate, da boste zamudili številne priložnosti. A tudi vi se ne smete preveč zanesti, saj se zgodi ravno obratno: zatopljeni v birokratsko vrvež, lahko pozabite na bistvo in namen predloga.

4. Ne pozabite, da organizacije ne sprejemajo odločitev, ljudje

Od njih je odvisno, kdo zmaga na razpisu. Kako deluje? Včasih je za pridobitev priložnosti za delo na želenem projektu dovolj le vzpostaviti stik s tistimi, ki bodo sprejeli odločitev, ki vam bo spremenila življenje.

5. Ohranite blagovno znamko pravega profesionalca

Toda tudi če je vaš predlog 100% izdelan, ni gotovo, da boste zmagali na razpisu. Razlogov za to je lahko veliko, eden izmed njih pa je nezmožnost vašega pogajalca, da bi med pogajanji jasno odgovoril na naročnikova vprašanja. Zato je stopnja vključenosti v delovni proces in usposobljenost vseh udeležencev brez izjeme eden od odločilnih dejavnikov uspeha.

Kako pripraviti razpis? Informacije za stranko

Naročnik, ki se je odločil organizirati tovrstno tekmovanje, se mora nanj skrbno pripraviti in zagotoviti vse potrebne dokumente:

• Vabilo k sodelovanju za druga podjetja.
• Kvalifikacijski obrazec (v katerem bodo udeležencinavedite uradne podatke o sebi).
• Brief (vprašalnik, ki vsebuje osnovne podatke o predmetu razpisa).
• Dodatne informacije o projektu.
• Glavna merila za ocenjevanje udeležencev, po katerih se boste vodili pri končni izbiri.

Izjemno pomembno je, da so vsi podatki v dokumentih resnični, zanesljivi in dobro strukturirani. Dandanes je mogoče brez težav izdelati elektronsko ponudbo - to je pravzaprav isti razpis, vendar vse informacije od naročnika in morebitnih izvajalcev prihajajo preko omrežja, na internetu.

Samo natečaj je sestavljen iz treh stopenj: iskanje potencialnih udeležencev, podrobna analiza njihovih predlogov, razprava o projektu in pravzaprav sklenitev pogodbe z nagrajencem.