Trenutni, predhodni in končni nadzor: zakaj in kako se izvaja

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Učinkovitost vodenja je določena z doseganjem cilja, v vseh fazah gibanja k rezultatu mora upravljavec izvajati nadzor in nadzor nad procesom, viri, okoljem. Nadzor je eden najpomembnejših funkcionalnih namenov vodje.

Koncept nadzora v upravljanju

Upravljanje je potrebno za učinkovito organizacijo dejavnosti, racionalno porabo sredstev in doseganje ciljev. Vodenje ima tradicionalno pet osnovnih funkcij: načrtovanje, organiziranje, motiviranje, nadzor in usklajevanje. Vsak od njih ima svojo specifičnost in pomen. Kontrola, tekoča ali strateška, je torej pomembna dejavnost vodje za primerjavo rezultatov dela z načrtom v vseh fazah proizvodnega procesa, preverjanje skladnosti rezultatov s standardi in normativi ter odpravljanje nastajajočih odstopanj.

Pomen nadzora je razložen s potrebo po odstranitvi negotovosti glede stanja v podjetju in napredka proizvodnega procesa. Tudi nadzor je predpogoj za uspešno delovanje. onvam omogoča, da ocenite situacijo in preprečite nastanek kriz. Nadzor in nadzor sta potrebna, vendar imata lahko različne oblike in opravljata različne funkcije. Glede na slog vodenja v organizaciji je nadzor lahko skoncentriran v rokah enega samega vodje, običajno višjega vodje, ali prenesen na več zaposlenih.

Nadzorne funkcije

Nadzor je neprijeten trenutek dela tako za vodjo kot za izvajalca, vendar je nujen. Pri upravljanju je običajno govoriti o več osnovnih kontrolnih funkcijah:

- Ocena okolja, zunanjega in notranjega. Pri nadzoru upravljavec zbira informacije in odpravlja negotovost pri razumevanju trenutnega procesa. Izvajanje nadzora omogoča odkrivanje negativnih ali ogrožajočih dejavnikov v zunanjem in notranjem okolju ter iskanje možnosti za njihovo odpravo oziroma upoštevanje pri izvajanju dejavnosti.

- Odziv na odstopanja. Vodja nadzoruje, da je seznanjen z vsemi podrobnostmi proizvodnega procesa in ima čas za odzivanje na spremembe in odstopanja. Nadzor vam omogoča, da pravočasno opazite napake in grožnje ter hitro obnovite proizvodni proces.

- Dodelitev virov. Taktični in tehnični nadzor omogočata najbolj racionalno porabo razpoložljivega denarja, opreme, najti pravo mesto za kompetence zaposlenih. Hkrati vam nadzor omogoča, da prepoznate rezerve in jih produktivno uporabite.

- Ohranjanje povratnih informacij. Interaktivna funkcija nadzora je, da v času njegovega izvajanjavzpostavi se interakcija med vsemi elementi sistema, med upravljavcem in izvajalcem.

- Ocena uspešnosti osebja. Za kompetentno motiviranje zaposlenih in učinkovito plačilo za njihovo delo je treba zgraditi jasen sistem ocenjevanja, pri čemer vodja pomaga pri nadzoru na vseh stopnjah proizvodnje.

Vrste nadzora

Zapletenost postopka nadzora ima za posledico več kontrolnih kvalifikacij.

Glede na pogostost postopkov se razlikujejo:

- Predhodna kontrola. Še pred začetkom dela je treba izvesti ukrepe za sledenje in vrednotenje ključnih virov: materialnih, človeških, proizvodnih. Njegov namen je preprečiti možnost negativnih posledic dejanj izvajalcev. Omogoča vam, da prilagodite načrt, še preden se začne izvajati in preden se naredijo napake.

- Trenutni nadzor. Izvaja se med izvajanjem del, njegov namen je prepoznati v fazi nastanka in preprečiti napake in odstopanja. Njegov namen je spremljati skladnost z normami in standardi. Trenutni nadzor zahteva stalen pretok informacij in hitro odpravljanje napak.

- Končna kontrola. Izvaja se v fazi seštevanja in vrednotenja doseženih rezultatov. Glavni namen te vrste nadzora je preprečiti podobne napake v prihodnosti. Podatki, pridobljeni v tej fazi, postanejo osnova za ustvarjanje novih načrtov.

Na podlagi pogostosti nadzornih akcij, strateških, taktičnih inoperativni nadzor. Po funkcionalni pripadnosti strokovnjaki imenujejo finančne, proizvodne, tržne in kadrovske vrste nadzora. Razlikujete lahko tudi zunanje in notranje vrste nadzora glede na smer delovanja.

Strateški in taktični nadzor

Najpomembnejše orodje za izvajanje podjetniških načrtov sta strateški in taktični nadzor. Naloga teh vrst vodstvenih dejavnosti je spremljanje pravilnosti načrtov in tekočih ukrepov. Strateški nadzor je sistematično preverjanje skladnosti z globalnimi cilji, strateškimi programi in akcijami. Cilji te vrste dejavnosti so: ugotavljanje pravilnosti izbranih dolgoročnih ciljev in pravilnosti načina za njihovo doseganje, prepoznavanje potencialnih priložnosti za podjetje. Taktični nadzor je povezan s preverjanjem doseganja kratkoročnih, takojšnjih ciljev. Njegovo orodje je tehnični nadzor, ki je namenjen ugotavljanju stroge skladnosti proizvodnega procesa s predpisi, standardi in predpisi.

Nadzor v fazah priprave

Celoten proces upravljanja je prežet s kontrolnimi fazami. Obstaja tradicija etapnega razvrščanja, v tem primeru so: predhodna, tekoča in končna kontrola. Vsak od njih opravlja svoje funkcije in ima posebne značilnosti. Pred začetkom del je predhodna kontrola, je sestavni del načrtovanja. Njegov namen je ustvariti pogoje za učinkovit zagon proizvodnje. Na temNa stopnji se ocenjuje pripravljenost in usposobljenost osebja, razpoložljivost potrebnih sredstev in dokumentacija dejavnosti.

Trenutna kontrola za razliko od predhodne časovno sovpada s proizvodnimi fazami. Njegova glavna funkcija je izboljšati potek dela. Vodja nenehno spremlja skladnost vseh proizvodnih operacij in dejanj izvajalcev z odobrenimi načrti in standardi. Včasih se ta stopnja imenuje tudi "vmesna kontrola", kar poudarja njeno glavno značilnost - prepoznavanje pomanjkljivosti in odstopanj na poti do cilja. Uporablja se za oceno rešitve tako trenutnih kot strateških problemov. Posebej pomembna je končna oziroma končna kontrola. Po svojih nalogah in toku se zelo razlikuje od drugih stopenj.

Končni nadzor: posebnosti

Končna faza proizvodnega procesa vključuje rešitev več pomembnih nalog. To je ugotavljanje stopnje skladnosti z zastavljenimi cilji in rezultati, ocena dela osebja, sestavljanje seznama napačnih izračunov in napak, da bi na podlagi njih prešli na novo stopnjo načrtovanja. Končno kontrolo je treba izvesti po uveljavljenih kriterijih, da izvajalci razumejo, kako se preverja njihovo delo in kako bo to vplivalo na njihovo plačilo. Ta vrsta nadzora je povezana z oceno porabe sredstev, z ugotavljanjem učinkovitosti strategij in taktik ter ocenjevanjem pravilnosti prej sprejetih odločitev. Rezultati te faze so izjemno pomembni za prihodnost organizacije, saj lahko njeni rezultatiizogibajte se napakam pri ustvarjanju načrtov za prihodnost.

Kontrolni postopek

Kontrola, trenutna in končna, se izvaja po enem algoritmu.

Na prvi stopnji se zbirajo informacije, nato se za vsako operacijo in proces oblikujejo ocenjevalni kriteriji, nato se določijo cilji in metode nadzora. To je pripravljalna faza. Nadalje, kontrola vstopi v fazo dejanskega vrednotenja procesa in dejanj. Zadnja faza je analiza prejetih informacij in oblikovanje zaključkov, je sinonim za končno kontrolo. Kot rezultat vseh teh dejanj bi se morala roditi vodstvena odločitev.

Načela nadzora

Upravljavec, ki izvaja nadzor, trenutni, strateški ali končni, si mora zapomniti osnovna načela njegovega izvajanja. Ti vključujejo:

- Pravočasnost. Med kontrolnimi postopki mora biti nekaj časa, ne sme biti prepogost, da zaposleni ne čuti, da mu ne zaupajo. Vendar tega ne bi smeli delati preredko, da zaposleni ne bi imel vtisa pomanjkanja nadzora.

- Prilagodljivost. Prilagajati se mora trenutnim razmeram.

- Dobičkonosnost. Njegov cilj je prihraniti vire, zato ne bi smel zahtevati velikih naložb.