Osnova, slogi in struktura pogajanj

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

V življenju vsakega človeka igrajo pogajanja pomembno vlogo. Vsak dan se morajo ljudje v službi in doma o nečem dogovoriti. Pogajanja so v življenju poslovnežev velikega pomena, saj je od takšne poslovne komunikacije odvisen uspeh dejavnosti in posledično finančni prihodki.

Vendar ni dovolj, da spoznaš osebo in začneš pogovor z njo. Izkušeni poslovneži pravijo, da je treba poznati strukturo poslovnih pogajanj, njihove sloge in druge nianse. Vse to lahko pomaga v tistih trenutkih, ko je treba partnerje prepričati ali se z nečim strinjati.

Nadalje v članku bo podrobno obravnavana struktura pogajanj, opisane bodo njihove faze in funkcije. Poleg tega bodo razvrščeni slogi pogajanj in nianse poslovne komunikacije po telefonu in s partnerji iz drugih držav.

Definicija pojma "pogajanja"

Preden začnete preučevati strukturo pogajanj, morate razumeti, kaj so in kakšno vlogo imajo na splošno. Pogajanja so torej poslovna komunikacija, katere cilj je doseči skupne odločitve o obravnavanih vprašanjih. Pogajanja praviloma pomenijoje komunikacija ljudi, ki imajo podobno mnenje in zasledujejo iste cilje.

Vloga pogajanj v poslu

Treba je ločiti takšno komunikacijo od tiste, ko se partnerja popolnoma strinjata s prepričanji drug drugega ali pa sta, nasprotno, kritična. Dejansko je v prvem primeru to že sodelovanje, v drugem pa soočenje. Glavni cilj pogajanj je najti optimalne rešitve problema za obe strani in določiti skupen akcijski načrt.

Če se stranki zaradi tega srečata, sta praviloma zainteresirana za sodelovanje. Zato je vloga pogajanj razviti ploden delovni odnos.

pogajalska struktura

Vsaka vrsta pogajanj ima isto strukturo. Izkušeni poslovneži poskušajo svoj pogovor zgraditi tako, da sledijo določenim fazam. Ta pristop prihrani čas in je namenjen uspešni komunikaciji. Torej, pogajalska struktura vključuje štiri glavne faze:

1. Priprava.
2. Pogajanje.
3. Konec pogajanj.
4. Analiza rezultatov.

Vsaka od teh stopenj je enako pomembna v procesu poslovne komunikacije. Pomembno je omeniti, da je struktura procesa vodenja mednarodnih pogajanj popolnoma podobna zgoraj navedeni. Vendar pa je vredno zapomniti, da komunikacija s partnerji iz drugih držav zahteva tudi dodatno pripravo, saj je treba preučiti tradicije, norme komunikacije in druge podrobnosti tistih ljudi, s katerimi se boste morali pogajati. Vsako od njih je vredno razmisliti podrobneje.način.

Prva faza: priprava

Uspeh vsakršne poslovne komunikacije s partnerji je v večji meri odvisen od kakovosti priprave na pogajanja. Strokovnjaki na tej stopnji strukture poslovnih pogajanj predlagajo uporabo naslednjega modela priprave:

1. Določite predmet pogajanj. Pomembno je razumeti, o čem bo govora, saj brez tega trenutka ni mogoče imeti koristi od komunikacije. Po mnenju izkušenih menedžerjev pobuda vedno prihaja od nekoga, ki je bolj seznanjen z obravnavano temo.
2. Potrebno je izdelati okvirni program pogajanj. Poseben scenarij bo pomagal predvideti izid komunikacije. Glede na zapletenost pogajanj je lahko več scenarijev.
3. Treba je določiti trenutke, v katerih je mogoče popustiti partnerjem, in tiste, v katerih je absolutno nemogoče popustiti. Hkrati je treba predvideti, kakšne lahko pomenijo popuščanja v korist druge strani pogajanj.

Ta model je zelo vsestranski. Vendar pa je tak akcijski načrt nemogoče izvesti v pripravah na poslovno komunikacijo, če predhodno niso bila preučena naslednja vprašanja:

1. Namen pogajanj.
2. Partner (njegov položaj na trgu, stanje itd.).
3. Po dogovoru.
4. Osebe prisotne na pogovorih.
5. Pogoji in možni pogoji.

V proces priprave je lahko vključenih veliko strokovnjakov, vendar oseba, ki bo neposredno vključena v komunikacijo s partnerjemje dolžan preučiti vse podatke, ki so bili prej zbrani. Omeniti velja, da je kakovost priprave tista, ki določa izid odločanja. Na primer, prva faza strukture prodajnih pogajanj preuči, kaj bo ponujeno stranki, namen sestanka, strankino plačilno sposobnost in druge podrobnosti, ki vam bodo omogočile promocijo izdelka in sklenitev posla.

Druga faza: pogajanja

Pogajalska struktura vključuje naslednje metode vodenja v drugi fazi:

1. Variacijska metoda. Zgrajena je na podlagi dejstva, da je negativna reakcija partnerja na postavljene pogoje znana vnaprej. Takšna pogajanja lahko imenujemo zapletena. Zato bi si morali med pogovorom prizadevati, da bi našli najboljšo rešitev problema z diferenciranim pristopom.
2. Način integracije. Priporočljivo je, da se zatečete k tej metodi, ko je partner obseden s svojimi interesi, vendar ne upošteva nians družbenih odnosov. Ta metoda je namenjena prepričevanju nasprotne strani o smotrnosti ocenjevanja izgub v primeru zanemarjanja družbenih odnosov. Glavni namen uporabe te metode je prepričati partnerja, da so za sprejemanje odločitev o obravnavani temi odgovorne vse strani v pogajanjih.
3. Metoda izravnave. Ta metoda vključuje izbiro najboljših argumentov za prepričanje partnerja. To so lahko dejstva, statistike, izračuni itd. Pomembno je, da se pri uporabi te metode morate držatipartnerjevo mesto in oceniti situacijo z njegove strani. To vam omogoča, da izberete najbolj pravilen argument ob pravem času.
4. Kompromisna metoda. Ta metoda pomeni, da sta partnerja pripravljena vnaprej poiskati kompromise in v primeru razhajanja pogledov dosledno doseči dogovor. Kompromisna metoda ne pomeni zavrnitve prvotnih pogojev, temveč je namenjena obravnavanju problema z uporabo vseh možnosti. Omeniti velja, da se kompromisna metoda uporablja takrat, ko zavrnitev pogajanj in nezmožnost sklenitve določenih sporazumov obema strankama grozi s škodljivimi posledicami.

Pogajalske stopnje v drugi fazi

Na splošno lahko ločimo naslednje faze pogajanj, ki vključujejo strukturo pogajanj na drugi stopnji:

1. Srečanje in vzpostavitev stika. Pogajanja se začnejo od trenutka, ko je prišlo do srečanja s partnerjem, tudi če bi ga morali spremljati z letališča in železniške postaje. Ta faza morda ni tako pomembna z vidika predmeta pogajanj, a odvisno od tega, kakšen vtis bo udeleženec srečanja naredil na svojega partnerja, bo delno odvisen tudi izid pogajanj.
2. Začetek poslovnega dela. Na tej stopnji se pozornost partnerja pritegne na informacije in predmet razprave.
3. Prenos informacij. Ta faza vključuje prepričanje druge strani, da bo ravnala modro, če bo sprejela vaša prepričanja.
4. Podrobna utemeljitev. Na tej stopnji poteka argumentacija lastnih idej in predlogov. drugiZ drugimi besedami, če partnerja zanimajo predlogi, a ni popolnoma prepričan v nič, je treba vse našteto argumentirati in odpraviti vse dvome.

Tretja faza: zaključek pogajanj

Zadnja faza pogajalske strukture je obvezno seznanitev. Če je bil potek poslovne komunikacije zelo pozitiven, potem zaključek pogajanj pomeni kratek povzetek. To je potrebno, da je vsaka od strank prepričana, da se vsi odlično razumejo. Po tem se razpravlja o možnostih novih srečanj.

V nasprotnem primeru, ko zaradi pogajanj ni bilo dogovorov, je pomembno ohraniti subjektivni stik s partnerjem. Pomembno je povzeti, kaj nam je uspelo najti skupni jezik, in povedati tiste točke, ki eni od strani ne ustrezajo. Ob koncu poslovnega srečanja, ki ima negativen izid, je pomembno, da ne izgubite obraza in poskusite razbremeniti vzdušje z sproščenim in prijateljskim slovesom. A v nobenem primeru se s partnerjem ne smete nesramno pogovarjati in s svojim odhodom nenadoma prekiniti pogajanja. Ne smemo pozabiti, da je bolje, da ponudite razpravo o tem vprašanju nekoliko kasneje, odložite pogajanja, se nanje bolj skrbno pripravite in poskusite najti takšne argumente, ki bi vam omogočili, da prepričate drugo stran o nečem.

Četrta faza: analiza pogajanj

Tudi če sta se strani poslovili, pogajanja v tej fazi še niso zaključena. To se zgodi šele po njihovi podrobni analizi in pripravi poročila. Na splošnoanaliza je potrebna za primerjavo ciljev poslovnega komuniciranja in doseženega rezultata, določitev nadaljnjih ukrepov in oceno trenutnega stanja. Pregled je lahko pisni (če situacija tako zahteva) ali refleksiven (če ni treba poročati višjemu vodstvu).

Z razumevanjem strukture pogajanj s strankami in partnerji je veliko lažje zgraditi komunikacijo. Vendar je poleg tega treba vedeti, kakšni so lahko slogi pogajanj.

Slogi

Na splošno obstajajo takšni slogi pogajanj, kot so trdi, mehki, trgovinski in kooperativni. Trd slog pomeni vztrajnost in osredotočenost le na lastne zahteve. Soft je strategija namestitve. Najpogosteje se uporablja, ko je bolj pomembno, da ena stran ohranja prijateljske odnose.

Slog trgovanja implicira načelo kompromisa, ko ena stran popušča, a hkrati zase »baranta« določene koncesije. Sodelujoči slog je komunikacija, ki je usmerjena v izpolnjevanje interesov obeh strani.

Kratek niz pogajalskih pravil

Strokovnjaki s področja poslovnega komuniciranja priporočajo spoštovanje naslednjih pravil, ki bodo pomagala vzpostaviti skupni jezik s katerim koli partnerjem:

1. Ne morete postati osebni in ponižati partnerjeve osebnosti.
2. Ne prezrite partnerjevih strahov, izjav in občutkov.
3. Ne samo, da postavljate vprašanja, ampak tudi pojasnite namen pridobivanja odgovorov.
4. Česogovornik želi nekaj razjasniti ali prosi, da ponovi, kar je bilo povedano, ne jezi se. Poskušati moramo posredovati informacije na način, ki ga vsi razumejo.
5. Ne bodi čustven.

Poleg tega kratkega povzetka velja spomniti, da se morate dobro pripraviti, vnaprej analizirati strukturo pogajanj in obvladati sloge njihovega vodenja. Vse to bo pripomoglo k boljšemu spopadanju z nalogo.

Pravila prepričevanja v pogajanjih

Obstaja več nasvetov psihologov in izkušenih menedžerjev, ki so lahko koristni v tistih trenutkih, ko je treba partnerja o nečem prepričati. Najprej se morate naučiti predstaviti argumente. Najprej morate dati močan argument, nato nekoliko šibkejši in na koncu izpostaviti najmočnejši, tako rekoč argument aduta.

Drugič, ne pozabite, da sogovornika ne morete postaviti v neudoben položaj ali zapeljati v kot. Spoštovanje je ključ do dobrohotnega odnosa in v nekaj lahko prepričaš le, če je oseba pozitivna.

Tretjič, pomembno je, da se predlagani argumenti sekajo z interesi partnerja. V taki situaciji obstaja velika verjetnost, da bo partner izrazil svoje soglasje.

telefonski pogovori

Včasih se morate pogajati o tehničnih komunikacijskih sredstvih. Seveda to nekoliko oteži komunikacijo, saj je težje razumeti sogovornikovo reakcijo.

Pomembno si je zapomniti, da je struktura telefonskih pogovorov absolutnoenako kot za osebni poslovni sestanek:

1. Pozdrav.
2. Začnite pogajanja.
3. Dokončanje.
4. Analiza.

Za poslovne pogovore po telefonu veljajo splošno sprejeta pravila pogajanj. Edina stvar, ki si jo je pomembno zapomniti, je, da ne morete prekiniti govora osebe po telefonu, tudi če so njegove besede nečemu v nasprotju.

Sklep

Če povzamemo, velja omeniti, da je pogajanje umetnost, ko jo obvladaš, lahko dosežeš karkoli. Kot je postalo znano, lahko s poznavanjem 4 faz strukture pogajanj predvidite izid poslovne komunikacije in zagotovite številne korake partnerja.

Najpomembnejša stvar za doseganje dobrih rezultatov s pogajanji je, da upoštevate zgornja pravila in spoštujete tiste, s katerimi se morate o čemer koli pogajati.